Non tutte le attività di un flusso di lavoro o di un processo di contenuto devono essere automatizzate, anche se Microsoft 365 Copilot possono farlo. La delega del lavoro all'intelligenza artificiale non trasferisce la responsabilità. Quando si automatizza un'attività o parte di un flusso di lavoro, si rimane responsabili della revisione, della convalida e dell'approvazione del modo in cui viene usato il lavoro e per l'accuratezza, il tono e l'impatto del contenuto finale.
Questo articolo introduce un quadro decisionale pratico che è possibile usare per diversi tipi di lavoro, tra cui flussi di lavoro di progetto, attività di vendita, processi operativi e knowledge work. Consente di determinare quali attività delegare a Copilot o a un agente e quali devono rimanere a guida umana o richiedere una revisione umana prima dell'uso. Evidenzia anche i compromessi e fornisce esempi a supporto del tuo giudizio.
Considera l'intelligenza artificiale come un collaboratore che gestisci
Copilot e gli agenti funzionano al meglio quando li tratti come collaboratori capaci, ma senza supervisione, i cui output richiedono una direzione o una convalida umana prima che vengano condivisi o fatti. Questo vale sia per la creazione di un piano di progetto, la stesura di una proposta di vendita, l'analisi dei dati operativi o il riepilogo di ricerche.
Funzionamento della collaborazione:è possibile impostare la direzione e i limiti → bozze dell'intelligenza artificiale , riepilogare e analizzare → Il risultato viene esaminato, perfezionato e approvato prima che venga usato.
Gli agenti espandono ciò che puoi fare, non quello di cui sei responsabile. La domanda chiave non è "L'IA può fare questo?" ma "Dove dovrebbe supportare il lavoro e dove gli esseri umani devono condurre o rivedere prima di prendere decisioni?"
Ricerca per categorie valutare un'attività prima di decidere di usare l'intelligenza artificiale?
Prima di automatizzare un'attività o una parte del flusso di lavoro di un progetto, posizionare il puntatore del mouse per valutare il lavoro stesso. La maggior parte dei flussi di lavoro è costituita da passaggi più piccoli che variano in termini di rischio, ambiguità e giudizio.
Suddividendo il lavoro in sottoattività viene mostrato dove un agente potrebbe supportare l'esecuzione, ma decidere dove tracciare la linea è una chiamata di valutazione. Delegare troppo può introdurre rischi o minare la fiducia. La delega di troppo poco può limitare il valore dell'automazione.
Per effettuare la chiamata, valutare ogni attività usando gli stessi quattro criteri: Ripetibilità, Impatto, Rilevabilità errori e Sensibilità al tempo.
L'applicazione coerente di questi criteri consente di decidere quali passaggi:
- Automatizzare con la revisione umana
- Supporto con Copilot, ma mantieni la guida umana
- Mantieni completamente guidato dall'uomo
Questi risultati riflettono l'aumento dei livelli di proprietà umana, dalla revisione dell'output dell'intelligenza artificiale alla gestione o al pieno possesso del lavoro.
Ripetibilità
L'attività segue ogni volta lo stesso modello?
Le attività altamente ripetibili, ad esempio la generazione di un aggiornamento dello stato settimanale, la creazione di un riepilogo delle vendite ricorrenti o la creazione di un report operativo standard, sono ottimi candidati per l'automazione con una rapida revisione umana prima della condivisione.
Le attività univoche, esplorative o altamente variabili, ad esempio lo sviluppo di una strategia di trattativa, la definizione di un processo aziendale o la scrittura di contenuti di leadership del pensiero originali, richiedono in genere un'esecuzione più guidata dall'uomo.
Impatto
Cosa succede se l'output non è corretto?
Le attività a basso rischio, come la stesura di una prima versione di un aggiornamento interno o il riepilogo delle note delle riunioni, sono più facili da delegare per la redazione generata dall'IA seguita da una revisione umana.
Le attività ad alto rischio, come l'approvazione del budget, l'invio di proposte per i clienti o la pubblicazione di comunicazioni esterne, richiedono in genere una proprietà a responsabilità umana, anche se l'intelligenza artificiale assiste nella preparazione.
Rilevabilità degli errori
Quanto è facile individuare e correggere gli errori?
L'automazione è più sicura quando gli errori sono evidenti e facili da verificare, ad esempio l'analisi di un riepilogo in base a fatti noti o il controllo incrociato dei numeri in un report rispetto all'origine originale.
Se gli errori possono essere sottili o nascosti, ad esempio formule non corrette in un foglio di calcolo, informazioni approfondite erronee sui clienti o analisi non corrette in un riepilogo della ricerca, potrebbe essere necessario eseguire una convalida o una gestione manuale basata su un'attività umana prima che l'output venga considerato attendibile o riutilizzato.
Sensibilità del tempo
Quanto conta la velocità?
L'automazione può ridurre notevolmente il tempo di consegna per attività frequenti o a tempo limitato, ad esempio rispondere a richieste interne, aggiornare dashboard o redigere comunicazioni di routine.
Tuttavia, se un'attività è così sensibile al tempo che non è possibile rivederla, è possibile scegliere di mantenerla basata su un'attività umana per garantire l'accuratezza e il giudizio appropriato.
Ricerca per categorie bilanciare la velocità con la supervisione durante l'automazione del lavoro?
L'automazione implica sempre un compromesso tra efficienza e controllo.
- Una maggiore automazione aumenta la velocità e la coerenza, ma richiede comunque una revisione umana prima che gli output vengano finalizzati o condivisi.
- Una maggiore supervisione aumenta la fiducia e la responsabilità, ma richiede più tempo.
In molti casi, un approccio ibrido funziona al meglio. Ad esempio:
- Un project manager esamina una relazione sullo stato generata dall'intelligenza artificiale.
- Un venditore perfeziona una proposta di cliente basata sull'intelligenza artificiale.
- Un lead delle operazioni convalida un riepilogo delle prestazioni generato dall'intelligenza artificiale.
Questo mantiene gli esseri umani nel loop pur preservando la velocità e mantenendo la qualità.
Dove funziona bene l'automazione e dove dovrebbero rimanere gli esseri umani al comando?
Gli esempi seguenti illustrano i modelli comuni, non le prescrizioni. La decisione dovrebbe riflettere il contesto, la tolleranza di rischio e la responsabilità.
Attività da automatizzare con la revisione umana
| Tipo di attività | Esempio | Approccio consigliato |
|---|---|---|
| Lavoro di routine ripetibile | Creazione di report o riepiloghi di stato ricorrenti da origini dati note | Copilot o agenti generano output; gli esseri umani rivedere prima di condividere |
| Redazione di contenuti standard | Strutture di disegno o prime versioni di documenti standard | Contenuto delle bozze Copilot; gli esseri umani rivedere e perfezionare |
| Aggregazione di informazioni strutturate | Aggregazione di informazioni da più file o strumenti di monitoraggio | Copilot raccoglie e sintetizza contenuti; gli esseri umani convalidano i dettagli chiave |
| Automazione delle azioni di routine | Invio di promemoria o notifiche di routine | Gli agenti automatizzano le azioni; gli esseri umani monitorano i risultati in base alle esigenze |
Attività adatte per il supporto copilot con il lavoro a guida umana
| Tipo di attività | Esempio | Approccio consigliato |
|---|---|---|
| Lavoro pesante come il giudizio con input strutturati | Assegnazione di priorità alle attività con criteri noti | Gli esseri umani guidano le decisioni; Copilot organizza gli input e suggerisce le opzioni |
| Redazione con chiara proprietà | Preparazione degli aggiornamenti degli stakeholder o della messaggistica interna | Gli esseri umani messaggio forma; Bozze e perfeziona Copilot |
| Analisi esplorativa con indicazioni | Analisi delle tendenze o riepilogo dei dati sulle prestazioni | L'analisi della guida umana; Modelli di superfici Copilot |
Compiti che devono rimanere completamente guidati dall'uomo
| Tipo di attività | Esempio | Approccio consigliato |
|---|---|---|
| Approvazioni finali e responsabilità | Approvazione di budget o impegni | Gli esseri umani guidano; nessuna delega di autorità decisionale |
| Comunicazione ad alto rischio o sensibile | Comunicazioni esterne con rischio legale o reputazione | Gli esseri umani scrivono, esaminano e approvano |
| Lavoro ambiguo o in evoluzione | Definizione di obiettivi poco chiari o risoluzione di complessi compromessi | Gli esseri umani guidano completamente; L'uso dell'intelligenza artificiale è limitato o evitato |
Anche quando le attività si ripetono, il lavoro che si basa sul giudizio, sulla sfumatura o sulla responsabilità di solito trae beneficio dal mantenere gli esseri umani al comando, con Copilot o agenti che supportano passaggi chiaramente definiti.
Usare Copilot per valutare se l'intelligenza artificiale è lo strumento giusto
È possibile usare Copilot per valutare se un'attività deve essere automatizzata, supportata o mantenuta completamente guidata dall'uomo valutando l'attività in quattro criteri: ripetibilità, impatto, rilevamento degli errori e sensibilità al tempo. Questi prompt funzionano in più ruoli, che si tratti della gestione di progetti, della chiusura di trattative, del miglioramento delle operazioni o della creazione di contenuto.
Ripetibilità
Questa attività è: [descrivi attività]. Quanto è ripetibile? Segue uno schema coerente che potrebbe essere automatizzato o varia in modo significativo ogni volta? |
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Impatto
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Quali sono i potenziali rischi se questa attività è automatizzata e l'output non è corretto o incompleto? Classificare il livello di impatto. |
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Rilevabilità degli errori
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Se si verificano errori in questa attività, quanto sarebbero facili da rilevare e correggere? Identificare eventuali rischi che potrebbero essere difficili da verificare. |
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Sensibilità del tempo
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Quanto è importante la velocità per questa attività? L'automazione migliorerebbe in modo significativo i tempi di consegna senza ridurre la necessaria supervisione? |
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Confrontare gli approcci e ottenere suggerimenti
Usare Copilot per valutare direttamente i compromessi
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Confronta i compromessi tra automatizzare questo compito con la revisione umana, supportarlo con Copilot mantenendolo guidato dall'uomo e mantenendolo completamente guidato dall'uomo. Valutare la velocità, il rischio, l'accuratezza e la responsabilità. |
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Usare Copilot per ottenere una raccomandazione con motivi
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In base alla ripetibilità, all'impatto, alla rilevabilità degli errori e alla sensibilità al tempo, si consiglia se questa attività deve essere automatizzata con la revisione umana, supportata da Copilot con la leadership umana o gestita completamente da un essere umano. Spiega il tuo ragionamento. |
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Quali domande devo porre prima di usare l'intelligenza artificiale per questa attività?
In caso di dubbi, sospendere e convalidare la scelta:
- Copilot può comprendere chiaramente l'attività usando i dati disponibili e le istruzioni?
- Qual è l'impatto peggiore se l'output è sbagliato?
- Quanto tempo risparmierebbe realisticamente l'automazione?
- Chi rivedi o convaliderà l'output prima che venga usato o condiviso?
- È possibile verificare facilmente il risultato prima che venga usato o condiviso?
Se la verifica è difficile, considerare l'automazione parziale o mantenere l'attività guidata dall'uomo con il supporto dell'intelligenza artificiale per la redazione o la preparazione.
Elenco di controllo per la preparazione rapida
Prima di decidere di usare Copilot o un agente, conferma:
✔️ Ripetibilità: l'attività segue uno schema coerente che l'intelligenza artificiale può gestire in modo affidabile.
✔️ Impatto: l'impatto degli errori è compreso e accettabile con una revisione umana appropriata.
✔️ Rilevabilità degli errori: gli errori sarebbero visibili e facili da verificare o correggere.
✔️ Sensibilità del tempo: la velocità fornisce valore reale senza ridurre la necessaria supervisione.
Se uno di questi aspetti non è chiaro, riesaminare l'attività prima di decidere come procedere.
La responsabilità resta con te
Il lavoro prodotto da Copilot o da un agente è ancora il tuo lavoro. Mantenere la responsabilità non significa evitare l'automazione, ma mantenere gli esseri umani adeguatamente coinvolti nella revisione o nel lavoro principale in base al rischio e all'impatto.
Quando si applica questo framework a diversi tipi di lavoro, ad esempio progetti, vendite, operazioni o contenuti, si perfeziona la posizione in cui l'intelligenza artificiale aggiunge più valore e dove il giudizio umano conta di più.
Mentre si ottiene esperienza, è possibile modificare ciò che si delega e quanta supervisione si applica. Decisioni ponderate in merito all'automazione aiutano a trarre vantaggio dalla velocità di Copilot proteggendo al contempo la qualità e l'affidabilità dei risultati di lavoro.
Suggerimento
Scarica la guida Decide when Copilot or an agent is the right tool for your workquick reference guide, una risorsa pratica che puoi rivisitare mentre lavori.