Se si vuole modificare un file che si trova in una Raccolta SharePoint e impedire ad altre persone di accedervi, è possibile estrarlo. In questo modo ci si assicura che nessun altro possa modificare il file a cui si lavora. Le modifiche completate potranno essere visualizzate da altre persone dopo l'archiviazione del file nella raccolta di SharePoint. Il file diventerà inoltre disponibile per l'estrazione da parte di altri, se hanno le autorizzazioni appropriate. Se si decide di non apportare o conservare le modifiche nel file, è possibile estrarlo in modo da non influire sulla cronologia delle versioni.
Importante: È possibile eseguire il salvataggio solo in un server dotato di Microsoft Office SharePoint Server 2007 e Microsoft SharePoint Server 2010. Per usare SharePoint in Office per Mac, è necessario avere Microsoft Office per Mac Home e Business 2011, Microsoft Office per Mac Academic 2011 o Microsoft Office per Mac Standard 2011.
Eseguire una delle operazioni seguenti:
Archiviare le modifiche apportate a un file
A seconda delle esigenze dell'organizzazione, la raccolta può essere configurata in modo da tenere traccia solo delle versioni principali. Oppure può tenere traccia delle versioni principali e secondarie. Se gli utenti del gruppo non lavorano spesso su diverse revisioni, l'organizzazione potrebbe voler tenere traccia delle versioni principali. Se molti utenti lavorano insieme ai file e in genere creano più versioni, l'organizzazione potrebbe voler tenere traccia delle versioni principali e secondarie. Fornire due tipi di versioni può aiutare il team a gestire al meglio il proprio contenuto. Le persone che lavorano con il contenuto possono comprendere meglio lo stato corrente di un file. Una versione principale, ad esempio, è in genere pronta per vedere e rivedere un gruppo più grande, mentre una versione secondaria è una bozza a cui ancora sta lavorando un utente.
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Nel menu File fare clic su Archivia.
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Se viene chiesto di scegliere quale tipo di versione archiviare, significa che la raccolta tiene traccia sia delle versioni principali dei file sia di quelle secondarie ed è quindi possibile eseguire una delle operazioni seguenti:
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Per aggiornare il file sul server e |
Operazione da eseguire |
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Consentire ad altri di visualizzare e approvare le modifiche |
Fare clic su Versione principale (visibile da tutti). |
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Creare una bozza del file |
Fare clic su Versione secondaria (visibile da utenti con autorizzazioni di modifica). |
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Sovrascrivere la versione secondaria corrente |
Fare clic Sovrascrivi esistente (sostituisce il file nel server). |
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Nota: Con le opzioni delle versioni viene inoltre assegnato un numero alla versione archiviata. Ad esempio, 2.3 corrisponde alla terza versione secondaria di un file pubblicato due volte come versione principale, mentre 3.0 è la versione principale successiva dello stesso file.
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Per archiviare le modifiche ma mantenere il file estratto, selezionare la casella di controllo Mantieni il file estratto dopo l'archiviazione di questa versione.
Nota: Questa opzione è disponibile solo se il documento è in Formato Open XML.
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In Commenti sulla versione immettere una descrizione delle modifiche apportate al file e quindi fare clic Archivia.
Annullare l'estrazione
Se si estrae un file da una raccolta su un sito, si apportano modifiche e quindi si decide di non volerle conservare, è possibile annullare l'estrazione. Le modifiche apportate al file dopo l'estrazione vengono ignorate e il file viene reso nuovamente disponibile ad altre persone per la modifica.
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Nel menu File fare clic su Ignora estrazione.
