Estrarre o archiviare file in una raccolta documenti

Se si vuole apportare modifiche a un file in una raccolta documenti di SharePoint, ma evitare che altri utenti apportare modifiche contemporaneamente, estrarre il file dalla raccolta documenti.

Quando si estrae un file da una raccolta SharePoint documenti, solo l'utente può modificarlo. Si può modificare il file online in Microsoft 365 o offline e salvare le modifiche tutte le volte che si vuole prima di archiviarlo di nuovo. Dopo aver apportato modifiche al file, archiviarlo nella raccolta per caricarle. Se si cambia idea, è possibile rimuovere le modifiche e annullare l'estrazione.

Nota: Se l'interfaccia utente visualizzata in questi esempi non è visualizzata, è possibile che si sta usando una versione server precedente di SharePoint. Vedere Estrarre e archiviare file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta.

Nota: Quando si estrae un file, non succede nulla. Il file è ancora archiviato nella raccolta. È contrassegnato solo per mostrare che si hanno diritti di modifica esclusivi finché non lo si archivia di nuovo. Per modificarlo, è necessario scaricare il documento o modificarlo online. La modalità di modifica o aggiornamento del file dipende dal tipo di file. Se si tratta di un documento Word, è possibile usare Word in Microsoft 365 o la copia desktop di Word. Per un file che non è un formato Microsoft 365, scaricare il file e usare qualsiasi editor si usi normalmente per tale formato.

Estrarre un file da una raccolta documenti

È possibile estrarre uno o più file contemporaneamente. 

  1. Aprire la raccolta con il file da estrarre, selezionare il file, fare clic sui puntini di sospensione (...) sulla barra degli strumenti e quindi fare clic su Estrai.

    selezionare un file, fare clic sui puntini di sospensione sulla barra superiore e selezionare Estrai

    È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul file, scegliere Avanzate o Altro equindi fare clic su Estrai.

  2. Mentre il file viene estratto, viene visualizzata una nota. Se si fa clic sull'icona, è possibile verificare lo stato di avanzamento dell'estrazione.

    Nota sull'estrazione con l'icona evidenziata
  3. Quando un file è estratto, sull'icona del documento viene visualizzata una freccia verde.

    Nome file e icona con freccia verde sovrapposta.

Archiviare un file in una raccolta documenti

  1. Aprire la raccolta e selezionare il file da archiviare. Fare clic sui puntini di sospensione (...) sulla barra degli strumenti e quindi su Archivia.

    Menu Documento con l'opzione Archivia evidenziata

    Nota: È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul file, scegliere Avanzate o Altroe quindi fare clic su Archivia.

  2. Nella finestra di dialogo Archivia è possibile immettere un commento, ad esempio quali modifiche o aggiunte sono state effettuate.

    Finestra di dialogo Archivia con il commento inserito e il pulsante Archivia evidenziato
  3. Al termine, fare clic su Archivia.

Se si prova ad archiviare un documento in cui non sono state apportate modifiche, viene visualizzato un messaggio che indica che uno o più elementi non sono stati aggiornati.

Messaggio e icona di un elemento non aggiornato

Verificare di aver salvato le modifiche nel documento prima di archiviarle. Poiché SharePoint in Microsoft 365 il documento viene estratto e nessun altro può modificarlo, annullare l'estrazione se non si vogliono apportare modifiche.

Note: 

Annullare un'estrazione da una raccolta documenti:

  1. Aprire la raccolta e selezionare il file che si vuole rimuovere dall'estrazione.

  2. Fare clic sui puntini di sospensione (...) sulla barra degli strumenti e quindi su Annulla estrazione.

    Fare clic su Annulla estrazione per annullare le modifiche apportate al file e annullare l'estrazione

    Nota: È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sul file, scegliere Avanzate o Altroe quindi fare clic su Annulla estrazione.

  3. Viene visualizzato un messaggio di richiesta di conferma dell'operazione. Fare clic su Annulla estrazione per continuare.

    Finestra di dialogo di conferma con l'opzione Annulla estrazione evidenziata

    Per verificare lo stato di estrazione del file, è possibile fare clic sull'icona sopra il messaggio Annulla estrazione.

    Messaggio sullo stato di avanzamento di un'estrazione annullata.

Note: 

Un modo rapido per vedere chi ha una colonna esesta è passare il puntatore del mouse sull'icona Estratto Spostare l'intestazione per visualizzare un suggerimento che indica chi ha estratto il file.

Posizionare il puntatore del mouse sull'icona con la freccia verde e vedere chi ha un file estratto.

È anche possibile visualizzare la colonna Estratto da nella visualizzazione predefinita della raccolta. In questo modo si può vedere facilmente chi ha estratto un documento. È possibile scegliere le colonne da visualizzare e nascondere quando si crea una visualizzazione personalizzata di una raccolta documenti.

Per sostituire un documento esistente con uno nuovo, seguire questi passaggi.

  1. Nella raccolta documenti estrarre il file da sostituire.

  2. Assegnare al nuovo file esattamente lo stesso nome di quello da sostituire e quindi trascinarlo nella raccolta oppure usare il pulsante Carica. In alternativa, è possibile scaricare il file e sovrascriverlo. Per altre informazioni sul caricamento, vedere Upload file e cartelle in una raccolta documenti.

  3. Sulla barra degli strumenti di SharePoint in Microsoft 365 viene visualizzato un messaggio di stato che indica che l'elemento non è stato caricato. Fare clic sul messaggio.

    Campo di stato con il caricamento non riuscito
  4. Nella finestra di dialogo Stato fare clic su Sostituisci.

    Finestra di dialogo Caricamento non riuscito con il pulsante Sostituisci evidenziato
  5. Archiviare di nuovo il file per sostituire quello vecchio con quello nuovo. Se si cambia idea, seguire la procedura indicata sopra per annullare l'estrazione.

Se è abilitato il controllo delle versioni, quando il file viene archiviato, SharePoint una nuova copia, mantenendo le versioni precedenti. Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere Funzionamento del controllo delle versioni in un elenco o una raccolta.

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Aggiornato il 3 ottobre 2018.

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