Gestire la posta elettronica prima e dopo le vacanze

Ci siamo già stati tutti, giusto? Dopo un'eccitante vacanza vorticosa, tornare al lavoro, aprire Outlook e trovare i messaggi da leggere in attesa di 2000. Basta fare in modo che tu voglia tornare in vacanza. O non prendere mai più una vacanza.

Ma Outlook è un programma potente e può aiutarti a domare rapidamente la posta in arrivo, probabilmente molto più velocemente di quanto avresti potuto immaginare.

Gestire la posta elettronica dopo le ferie

Preparazione per le ferie

Seguiamo insieme a Rachel mentre si prepara a partire per una vacanza di dieci giorni.

Rachel gestisce la comunicazione e la coordinazione per cinque progetti distinti, è membro di una ventina di diverse liste di distribuzione e riceve ogni giorno un numero limitato di messaggi di posta elettronica personali.

Mentre Rachel è fuori sede, Chester sarà il punto di contatto principale per tre dei suoi progetti e Cheryl si occuperà delle altre due.

L'ultima volta che Rachel è andata in vacanza, ha impostato le risposte automatiche per far sapere a tutti che sarebbe tornata tra dieci giorni, ma non ha fatto altro. Quando è tornata, la posta in arrivo era cresciuta da 50 a 500 messaggi.

Questa volta, Rachel sta spendendo pochi minuti il giorno prima di uscire con alcune delle caratteristiche chiave di Outlook per aiutarla a tornare dalle vacanze senza stress.

Rachel sa che la configurazione di una risposta automatica può scongiurare molte domande e confusione per i colleghi. Dato che ha Microsoft 365, seleziona File> risposte automatichee digita il testo seguente.

Gentile utente,

Grazie per il tuo messaggio. Si esce dall'ufficio tra il 1 ° maggio 2019 e il 10 maggio 2019. Non si verificherà la posta elettronica mentre non ci sono.

Per assistenza con i progetti Contoso, Fourth Coffee e Tilt Toys, contattare Chester Beane.

Per assistenza con il progetto Northwind, contattare Cheryl Jenkins. 

-Rachel

Può impostare le risposte automatiche per attivare il giorno in cui esce e disattivare il giorno in cui viene restituita. Questo è un ottimo passaggio 1. Tuttavia, Rachel sa che Outlook ha altre caratteristiche che può usare per aiutarla a tenere sotto controllo la posta in arrivo.

Per configurare le risposte automatiche, vedere inviare risposte automatiche fuori sede da Outlook.

Ora, Rachel può passare al passaggio 2: creazione di regole.

Le regole sono un ottimo modo per gestire i messaggi, sia quando ci si trova in ufficio che fuori sede. La funzionalità risposte automatiche ha le proprie regole predefinite che si attivano solo quando si è fuori sede. 

È possibile configurare regole per la gestione della posta elettronica.

Nella finestra di dialogo regole nella parte inferiore della schermata risposte automatiche , Rachel seleziona Aggiungi regola.

Aggiunge quindi Advertisements@contoso.com al campo da . Riceve un messaggio giornaliero da questo indirizzo che contiene le informazioni riservate in termini di tempo di cui non avrà bisogno quando tornerà dalla sua vacanza.

Nella sezione Esegui queste azioni Rachel controlla la casella per eliminare tutti i messaggi dall'indirizzo di posta elettronica. Può creare più regole che trasferiscono o eliminano o inoltrano messaggi ad altri utenti della propria organizzazione in base alle parole nel corpo del soggetto o del messaggio o a chi viene inviato o ricevuto da un messaggio. 

Quando ha terminato la creazione di regole, può salvare la sua risposta automatica e lasciarla per le sue vacanze sapendo che un buon numero di messaggi di posta elettronica verrà automaticamente inoltrato alla persona giusta e un altro gruppo verrà eliminato completamente.

Per altre informazioni sull'aggiunta di regole, vedere gestire i messaggi di posta elettronica mediante le regole.

Dopo le ferie

Cosa fare se non si è organizzati come Rachel prima di partire in vacanza?

Seguiamo Nelson mentre cerca di gestire una posta in arrivo sovraccarica dopo una vacanza di dieci giorni. Nelson ha creato una risposta automatica, ma non ha dato alle sue colleghe le istruzioni mentre era andato..

Quando Nelson ritorna dalla sua vacanza, ha 1243 messaggi nella posta in arrivo. Fortunatamente, Nelson ha Outlook come parte del suo abbonamento a Microsoft 365, in modo da poter ordinare, filtrare e gestire rapidamente e facilmente i messaggi usando alcune caratteristiche chiave di Outlook.

Prima di tutto, Nelson Ordina i messaggi in base alla priorità. In questo modo vengono posizionati tutti i messaggi con priorità elevata, ovvero quelli che dovranno gestire rapidamente, nella parte superiore della posta in arrivo.

Ordinare i messaggi per importanza.

A tale scopo, seleziona l'elenco a discesa per data nella parte superiore del messaggio e sceglie importanza. Questo Ordina la posta in arrivo.

Nelson può ora passare quindici minuti a rispondere ai cinque messaggi di alta importanza, archiviarli in cartelle e quindi modificare l'ordinamento facendo clic sul menu a discesa e selezionando basso in alto per visualizzare i messaggi di scarsa importanza nella parte superiore dell'elenco dei messaggi. Questi messaggi ottengono solo una rapida analisi e quindi Elimina tutti tranne uno. Gli inviti a pranzo, una notifica di esercitazione antincendio e un avviso relativo a un'interruzione di corrente di tre giorni fa non sono i messaggi a cui deve rispondere.

Ora che ha curato i messaggi di posta elettronica più importanti, Nelson può usare un altro dei filtri predefiniti di Outlook, quello per @mentions. Usando l'elenco a discesa per data in alto a destra del suo messaggio, seleziona la posta menzionata.

Le menzioni possono aiutare a filtrare la posta elettronica.

Nelson sa che se è stato menzionato in un messaggio di posta elettronica specifico, è probabile che il mittente abbia bisogno di qualcosa esplicitamente da lui, piuttosto che da uno dei suoi dipendenti.

Ci sono circa 50 di questi messaggi e Nelson può analizzare rapidamente l'elenco, eliminare quelli che potrebbero essere già stati gestiti da uno dei suoi colleghi e quindi rispondere agli altri. 

Se si ha un numero elevato di progetti, alcuni potrebbero essere più sensibili al tempo rispetto ad altri. La ricerca di messaggi correlati alla maggior parte dei progetti più importanti per il tempo può aiutare a tenersi in primo piano su questi progetti, salvando i progetti meno dipendenti dal tempo per un altro giorno.

Eseguire ricerche nei messaggi di posta elettronica.

Per cercare i messaggi che contengono una frase specifica, usare la casella di ricerca nella parte superiore dell'elenco dei messaggi di Outlook. Racchiudere tra virgolette una frase con più parole per cercare solo la frase e non ogni singola parola all'interno di tale frase.

Il raggruppamento dei messaggi in base al mittente consente di trovare i messaggi che potrebbero essere eliminati rapidamente, ad esempio notiziari o messaggi automatizzati provenienti da account non monitorati o messaggi a cui è necessario rispondere in modo tempestivo, ad esempio i messaggi inviati dal supervisore diretto.

Raggruppare i messaggi per mittente

Per raggruppare i messaggi in base al mittente, fare clic sull'elenco a discesa per data nell'angolo in alto a destra del messaggio e selezionare da.

Nota:  Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Queste informazioni sono risultate utili' Questo è l'articolo in inglese per riferimento.

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