Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta firme

Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta firme

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint sono caratteristiche che è possibile usare per automatizzare i processi aziendali, rendendoli più coerenti e più efficienti. È possibile usare un flusso di lavoro raccolta firme di SharePoint per instradare i documenti creati in Excel, Word o InfoPath a una o più persone per le firme.

Nota: I flussi di lavoro di SharePoint 2010 sono stati ritirati dal 1 ° agosto 2020 per i nuovi tenant e rimossi dai tenant esistenti il 1 ° novembre 2020.  Se si usano flussi di lavoro di SharePoint 2010, è consigliabile eseguire la migrazione a Power Automate o ad altre soluzioni supportate. Per altre info, Vedi pensionamento del flusso di lavoro di SharePoint 2010.

Per altre info, Vedi Panoramica dei flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

Importante: Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro raccolta firme non viene attivato e non è elencato nella casella di riepilogo Seleziona un modello di flusso di lavoro del modulo di associazione. Per renderlo disponibile per l'uso, un amministratore del sito deve attivarle a livello di raccolta siti. Se si dispone delle autorizzazioni a livello di raccolta siti, vedere abilitare i modelli di flusso di lavoro di SharePoint.

Se tutto quello che devi fare è completare un'attività del flusso di lavoro raccolta firme    Basta andare al segmento completo ed espanderlo. Per ora potrebbe non essere necessario alcuno degli altri segmenti.

Confronto tra processo manuale e flusso di lavoro automatizzato

I flussi di lavoro di SharePoint sono:

  • Efficienti e coerenti    Un flusso di lavoro raccolta firme instrada automaticamente il documento, assegna le attività di firma e ne traccia lo stato di avanzamento. L'attività nel flusso di lavoro può essere monitorata e regolata da una pagina di stato centrale e la cronologia degli eventi nell'esecuzione del flusso di lavoro viene mantenuta per 60 giorni dopo il completamento.

  • Meno lavoro per te    Un flusso di lavoro raccolta firme consente di salvare i colleghi sia in tempo che in difficoltà e, allo stesso tempo, snellisce e standardizza il processo di firma.

Ecco un diagramma di una versione molto semplice del flusso di lavoro raccolta firme.

Diagramma di flusso del processo del flusso di lavoro

Suggerimenti per l'uso di questo articolo

Le informazioni contenute in questo articolo sono presentate in segmenti espandibili.

Se tutto quello che devi fare è completare un'attività del flusso di lavoro raccolta firme    Basta andare al segmento completo ed espanderlo. Per ora potrebbe non essere necessario alcuno degli altri segmenti.

Se si vogliono aggiungere, avviare, monitorare e gestire i flussi di lavoro    Se non si ha familiarità con queste attività, potrebbe essere utile usare questo articolo, Segmenta per segmento, la prima volta che si progetta e si aggiunge un flusso di lavoro. Dopo aver acquisito familiarità con le informazioni e il layout dell'articolo, è possibile passare direttamente al segmento necessario per tutte le visite di ritorno.

Nota sulla grafica    Le immagini dello schermo e i diagrammi concettuali in questa serie di articoli del flusso di lavoro sono in genere basati sul tipo di flusso di lavoro approvazione. Laddove necessario per chiarezza concettuale o didattica, tuttavia, le immagini e i diagrammi in questo articolo sono stati personalizzati per raccogliere flussi di lavoro delle firme.

Una parola sulla stampa di questo articolo    Questo è un articolo lungo. Se si vogliono stampare solo i segmenti selezionati, verificare che solo i segmenti vengano espansi quando si stampa. Inoltre, se vuoi includere la grafica completa nella copia stampata, stampa l'orientamento orizzontale e non l'orientamento verticale.

E una parola sulla ricerca    Prima di cercare qualsiasi testo o termine in questo articolo, verificare che tutti i segmenti in cui si vuole eseguire la ricerca vengano espansi.

Ulteriori informazioni sui flussi di lavoro raccolta firme

Un flusso di lavoro raccolta firme è una caratteristica di prodotti SharePoint che instrada un documento o un modulo creato in Word, Excel o InfoPath a una o più persone per la firma. Il flusso di lavoro automatizza, semplifica e standardizza l'intero processo.

Illustrazione della distribuzione con il flusso di lavoro

Il flusso di lavoro raccolta firme di base incluso nei prodotti SharePoint funziona come modello. Usando questo modello, è possibile aggiungere uno o più flussi di lavoro raccolta firme ai siti. Ogni flusso di lavoro che si aggiunge è una versione univoca del flusso dei nomi raccolta firme di base, ognuno con il proprio modo di lavorare specializzato, in base alle impostazioni specificate quando si aggiunge.

  • La prima volta che si aggiunge un flusso di lavoro raccolta firme a un elenco, una raccolta o un insieme di siti, è possibile specificare il numero di partecipanti da includere e indicare se le attività vengono assegnate una dopo l'altra (in seriale) o contemporaneamente (in parallelo). Puoi anche decidere se dividere le attività dei partecipanti in due o più fasi separate. Ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente in un documento, è possibile modificare le impostazioni seguenti.

  • Il flusso di lavoro assegna un'attività a ogni partecipante specificato. Ogni partecipante sceglie tra diverse possibili risposte: per firmare (o meno) il documento, per riassegnare l'attività della firma o per eliminare l'attività.

  • Mentre il flusso di lavoro è in esecuzione, è possibile monitorare lo stato di avanzamento e apportare modifiche, se necessario, da una singola pagina di stato del flusso di lavoro centrale.

  • Per 60 giorni dopo il completamento del flusso di lavoro, l'elenco di tutti gli eventi del flusso di lavoro che si sono verificati nel corso di questa esecuzione (o istanza) del flusso di lavoro è ancora disponibile nella pagina Stato flusso di lavoro, per riferimento informale.

Il flusso di lavoro raccolta firme non è progettato per raccogliere le approvazioni e i respingimenti per un documento o per controllare la pubblicazione di pagine Web. Se si vuole aggiungere un flusso di lavoro in cui i partecipanti approvano o rifiutano il documento che rivedono, vedere l'articolo informazioni sui flussi di lavoro approvazione.

Inoltre, i flussi di lavoro raccolta firme non sono progettati per raccogliere feedback. Se si vuole usare un flusso di lavoro per raccogliere commenti e suggerimenti su un documento, vedere l'articolo tutti i flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti.

È anche possibile usare Microsoft SharePoint Designer 2013 per personalizzare ulteriormente qualsiasi flusso di lavoro incluso nei prodotti SharePoint.

Per aggiungere un flusso di lavoro   Per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi per l' aggiunta di un flusso di lavoro. Il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e il gruppo visitatori non lo fanno.

Per avviare un flusso di lavoro   Anche per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro già aggiunto. (Il gruppo membri e il gruppo proprietari hanno entrambi l'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita; il gruppo visitatori non lo fa).

In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare flussi di lavoro specifici in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo proprietari. A questo scopo, selezionare la casella di controllo Richiedi le autorizzazioni di gestione elenchi per avviare il flusso di lavoro nella prima pagina del modulo di associazione.

Sempre più transazioni commerciali vengono svolte elettronicamente. Di conseguenza, le firme digitali vengono usate sempre più per associare legalmente i partecipanti alle proprie transazioni. Viene usata una firma digitale per verificare l'identità della persona che ha firmato il documento e viene confermato che il contenuto non è stato modificato dopo l'applicazione della firma digitale al documento. Le firme digitali garantiscono la sicurezza basata sulle tecnologie di crittografia e aiutano a mitigare i rischi associati alle transazioni commerciali elettroniche. Con i miglioramenti apportati alla firma digitale, Office mira a soddisfare le esigenze di sicurezza delle aziende e degli enti del settore pubblico in tutto il mondo.

Per creare una firma digitale, è necessario disporre di un certificato digitale, che dimostra la propria identità per i partecipanti e che deve essere ottenuto da un'autorità di certificazione (CA) attendibile. Se non si dispone di un certificato digitale, Microsoft ha anche partner che includono certificati digitali e altre firme avanzate.

Queste sono le fasi di base:

  • Prima dell'esecuzione del flusso di lavoro (piano, aggiunta, inizio)   
    Prima di aggiungere un flusso di lavoro, si pianifica la posizione in cui si vuole aggiungerlo (per un singolo elenco o raccolta o per l'intera raccolta siti) e i dettagli del funzionamento. Dopo aver aggiunto e configurato il flusso di lavoro, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su un documento specifico. Il flusso di lavoro può anche essere configurato per l'esecuzione automatica. Le esecuzioni automatiche possono essere attivate in base a uno o entrambi i due eventi di attivazione: quando un documento viene aggiunto o creato in un elenco o in una raccolta oppure quando un documento di un elenco o di una raccolta viene modificato.

  • Durante l'esecuzione del flusso di lavoro (completamento, monitoraggio, modifica)   
    Durante l'esecuzione del flusso di lavoro, i singoli partecipanti completano le attività assegnate. Allo stesso tempo, è possibile monitorare lo stato di avanzamento del flusso di lavoro da una pagina centrale del flusso di lavoro per quella particolare istanza del flusso di lavoro. Le modifiche apportate al flusso di lavoro durante l'esecuzione possono essere eseguite dalla stessa pagina; e, se necessario, il flusso di lavoro può essere annullato o terminato da lì.

  • Dopo l'esecuzione del flusso di lavoro (revisione, rapporto, modifica)   
    Al termine del flusso di lavoro, l'intera cronologia di tale esecuzione (o istanza) può essere rivista per un massimo di 60 giorni nella pagina Stato flusso di lavoro. Se c'è sempre qualcosa che si vuole modificare per il modo in cui funziona il flusso di lavoro, è possibile aprire e modificare il modulo di associazione completato al primo aggiunta del flusso di lavoro.

Il diagramma di flusso seguente illustra queste fasi dal punto di vista della persona che sta aggiungendo un nuovo flusso di lavoro.

Processo del flusso di lavoro

Pianificare un nuovo flusso di lavoro raccolta firme

In questo segmento identifichiamo le decisioni che devi prendere e le informazioni che devi assemblare prima di aggiungere una versione del flusso di lavoro raccolta firme.

Se si ha già familiarità con l'aggiunta di questo tipo di flusso di lavoro e si ha bisogno solo di un promemoria per i passaggi specifici, è possibile accedere direttamente al segmento di componente aggiuntivo appropriato (elenco/ raccolta o raccolte siti) di questo articolo.

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint sono basati su modelli Master su cui si basano i singoli flussi di lavoro specifici che si aggiungono agli elenchi, alle raccolte e alla raccolta siti.

Ogni volta che si aggiunge un flusso di lavoro raccolta firme, ad esempio, si sta effettivamente aggiungendo una versione del modello di flusso di lavoro raccolta firme generale. È possibile assegnare a ogni versione il proprio nome e le proprie impostazioni, specificate nel modulo di associazione quando si aggiunge quella specifica versione. In questo modo, è possibile aggiungere più flussi di lavoro, ognuno di essi una versione basata sul modello di schema del flusso di lavoro raccolta firme, ma ogni versione denominata e personalizzata per il modo specifico in cui verrà usata.

In questa figura sono stati aggiunti tre flussi di lavoro basati sul modello di flusso di lavoro approvazione, uno per tutti i tipi di contenuto in una singola raccolta, uno per un singolo tipo di contenuto in una singola raccolta e uno per un singolo tipo di contenuto in un'intero insieme di siti.

Tre flussi di lavoro basati sul modello di flusso di lavoro Approvazione

Ogni volta che si aggiunge una nuova versione del flusso di lavoro in base a uno dei modelli di flusso di lavoro inclusi, è necessario compilare un modulo di associazione per specificare il modo in cui si vuole che la nuova versione funzioni.

Nella sezione seguente troverai un elenco di domande che ti prepareranno a completare il modulo di associazione. Prima di tutto, però, è necessario un paio di istanti per esaminare la maschera e i relativi campi.

Prima pagina del modulo di associazione

Prima pagina del modulo di associazione

Seconda pagina del modulo di associazione

Seconda pagina del modulo di associazione

I campi della seconda pagina compaiono anche nel modulo di avvio, che viene presentato ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato manualmente e può essere modificato in quel momento solo per la sola esecuzione.

Nove domande a cui rispondere

Non appena si hanno le risposte a tutte le domande di questa sezione, si è pronti ad aggiungere il flusso di lavoro.

Questo articolo riguarda il modello di flusso di lavoro visualizzato nel menu come raccolta firme-SharePoint 2010. Se non si è certi che questo tipo di flusso di lavoro sia la scelta migliore per l'utente, fare riferimento al segmento Learn di questo articolo. Per altre informazioni sugli altri modelli di flusso di lavoro disponibili, vedere l'articolo sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

È importante sapere che le righe della firma del tipo di cui stiamo discutendo possono essere inserite solo nei documenti creati in Word, Excel o InfoPath.

Cos'è un tipo di contenuto?

Ogni documento o altro elemento archiviato in un elenco o in una raccolta di SharePoint appartiene a uno o un altro tipo di contenuto. Un tipo di contenuto può essere come di base e generico come documento o foglio di calcolo di Excelo come specifica di contratto legale o di progettazione di prodotti. Alcuni tipi di contenuto sono disponibili in prodotti SharePoint per impostazione predefinita, ma è possibile personalizzarli e aggiungerne altri.

È possibile rendere disponibile la nuova versione del flusso di lavoro raccolta firme in un solo elenco o raccolta oppure renderla disponibile in tutta la raccolta siti.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta, è possibile configurarlo per l'esecuzione in tutti i tipi di contenuto o in un unico tipo di contenuto.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per l'intera raccolta siti, è necessario configurarlo in modo che venga eseguito solo in un unico tipo di contenuto del sito.

  • In tutti i casi, ogni documento in cui viene eseguito un flusso di lavoro raccolta firme deve essere un file creato in Word, Excel o InfoPath.

Mappa di raccolta siti con spiegazione di tre modalità di aggiunta

Assegnare un nome alla versione del flusso di lavoro:

  • Indica chiaramente per cosa viene usato.

  • Lo distingue chiaramente dagli altri flussi di lavoro.

Esempio

Immaginate di essere membri di un gruppo di editori. Il gruppo vuole usare due diversi flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti:

  • Verrà eseguito il primo flusso di lavoro in ogni documento inviato da un membro del gruppo. Questo flusso di lavoro raccoglie feedback solo dal responsabile del gruppo.

  • Verrà eseguito il secondo flusso di lavoro in ogni documento inviato da utenti esterni al proprio gruppo. Questo flusso di lavoro raccoglie feedback daogni membro del gruppo.

È possibile assegnare un nome al primo flusso di lavoro all'interno del feedback di invio e al secondo feedback esterno.

Suggerimento: Come al solito, è consigliabile stabilire convenzioni di denominazione coerenti e assicurarsi che tutte le persone coinvolte nei flussi di lavoro abbiano familiarità con tali convenzioni.

Il flusso di lavoro può essere usato nell'elenco delle attività e nell'elenco di cronologia predefiniti del sito, usare altri elenchi esistenti o richiedere nuovi elenchi solo per questo flusso di lavoro.

  • Se il sito include numerosi flussi di lavoro o se alcuni flussi di lavoro coinvolgono numerose attività, è consigliabile richiedere nuovi elenchi per ogni flusso di lavoro. La gestione degli elenchi troppo lunghi è una delle operazioni che possono rallentare le prestazioni. È più semplice e veloce per il sistema mantenere diversi elenchi più brevi rispetto a uno molto lungo.

  • Se le attività e la cronologia di questo flusso di lavoro conterranno dati riservati o riservati che si vogliono mantenere separati dagli elenchi generali, è necessario indicare definitivamente che si vogliono elenchi nuovi e separati per il flusso di lavoro. Dopo aver aggiunto il flusso di lavoro, verificare che siano impostate le autorizzazioni appropriate per i nuovi elenchi.

Le righe della firma possono essere inserite nel documento in una delle due volte seguenti:

  • Prima che il flusso di lavoro venga avviato nel documento.

  • Dopo l'avvio del flusso di lavoro, ma prima che il primo partecipante aggiunga la firma a una riga della firma.

L'aggiunta di una firma digitale a un documento è un processo in due passaggi:

  1. Prima di tutto, qualcuno inserisce unasignalinea di Signa nel corpo del documento.
    Riga della firma inserita ma firma non ancora aggiunta

  2. Poi qualcuno aggiunge la firma alla riga inserita.
    Riga della firma inserita completa di firma

Tieni presente    Dal momento che il primo partecipante aggiunge la propria firma al documento, il documento è bloccato dalla modifica. UnNY modifica ulteriormente il documento dopo tale punto, ad eccezione di altri firmatari che aggiungono le proprie firme, che invalida o Elimina tutte le firme aggiunte. Poiché l'inserimento di una riga della firma viene conteggiato come modifica del documento, tutte le righe della firma devono essere già presenti nel documento prima che il primo partecipante aggiunga la propria firma a una di queste righe.

Quindi, ci sono tre modi semplici per rispondere a questa domanda:

  • Per entrambi i tipi di avvio    Il documento si basa su un modello o una maschera che contiene già le righe della firma, in modo che nessuno debba aggiungerle per ogni singola esecuzione del flusso di lavoro.

  • Per un avvio manuale    La persona che avvia il flusso di lavoro inserisce tutte le righe della firma necessarie prima di avviare il flusso di lavoro.

  • Per un avvio automatico    Il primo partecipante che apre il documento inserisce tutte le righe della firma necessarie prima di aggiungere la propria firma.

Ecco un rapido riepilogo grafico del punto principale.

Documento senza la prima firma e quindi ancora aperto alle modifiche

Documento con la prima firma aggiunta e quindi protetto dalle modifiche

Un flusso di lavoro può essere configurato per l'avvio manuale solo, automaticamente o in entrambi i modi:

  • Quando si avvia manualmente un flusso di lavoro raccolta firme su un documento specifico, viene presentato un altro modulo, il modulo di avvio. Il modulo di avvio contiene le impostazioni della seconda pagina solo del modulo di associazione . In questo modo, se la persona che avvia il flusso di lavoro vuole modificare le impostazioni (solo per l'istanza corrente), può farlo prima di fare clic su Avvia.

  • Con un avvio automatico, naturalmente, non c'è possibilità di presentare un modulo di avvio, quindi vengono usate le impostazioni predefinite specificate nel modulo di associazione senza alcuna modifica.

La figura seguente mostra la differenza tra l'avvio manuale e l'avvio automatico.

Confronto dei moduli per l'avvio manuale e automatico

Tutte le modifiche apportate nel modulo di avvio vengono applicate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per modificare le impostazioni permanentie predefinite del flusso di lavoro, è possibile modificare il modulo di associazione originale, come spiegato nel segmento di modifica di questo articolo.

Avvio manuale

Se si consente l'avvio manuale, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su qualsiasi documento idoneo in qualsiasi momento.

I vantaggi di un avvio manuale sono che tu e i tuoi colleghi potete eseguire il flusso di lavoro solo quando e se lo si sceglie e che ogni volta che lo si esegue si avrà la possibilità di modificare alcune impostazioni usando il modulo di avvio.

Naturalmente, con un avvio manuale qualcuno deve ricordarsi di eseguire il flusso di lavoro ogni volta che è appropriato.

Avvio automatico

È possibile configurare il flusso di lavoro in modo che venga avviato automaticamente da uno o ciascuno degli eventi seguenti:

  • Un nuovo documento viene creato o caricato nell'elenco o nella raccolta.

  • Viene modificato un documento già archiviato nell'elenco o nella raccolta.

Il vantaggio di un avvio automatico è che nessuno deve ricordarsi di avviare il flusso di lavoro. Viene eseguito ogni volta che si verifica un evento di attivazione.

Considerazioni speciali per l'avvio automatico con i flussi di lavoro raccolta firme

Diversamente dagli altri flussi di lavoro inclusi , non èpossibile aggiungere altre attività dopo l'avvio di un flusso di lavoro raccolta firme. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, assegna solo le attività di firma già specificate nelle impostazioni predefinite. Ognuna di queste attività può effettivamente essere riassegnata durante l'esecuzione del flusso di lavoro, ma non è possibile creare e assegnare attività aggiuntive . In altre parole, un flusso di lavoro raccolta firme deve essere eseguito automaticamente solo quando l'identità o almeno il numero dei partecipanti è nota in anticipo.

Ciò che è possibile dopo l'avvio automatico consiste nell'eliminare o annullare le attività già assegnate, ma si noti che l'annullamento di un'attività non rimuoverà la riga della firma associata dal documento.

Di seguito sono riportati tre scenari in cui viene usato un avvio automatico. Notare che in ogni scenario:

  • Il flusso di lavoro viene eseguito in una raccolta in cui gli utenti caricano i documenti che devono essere firmati.

  • Il set di persone assegnate attività di firma è stabile nel tempo e non deve essere esaminato o modificato ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato.

Naturalmente, in ognuno di questi scenari, se l'elemento caricato è un documento o una maschera che contiene già le righe di firma appropriate, non è necessario che i partecipanti al flusso di lavoro inserisca le righe della firma durante l'esecuzione del flusso di lavoro.

Scenario 1: singola attività, singolo firmatario

Le nuove richieste di spesa devono essere firmate da Anna, quindi Anna crea una raccolta denominata New Expense Claims. Chiunque nell'organizzazione può creare o caricare un'attestazione.

Anna crea un flusso di lavoro e gli assegna lo stesso nome: nuove attestazioni spese. Il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente in ogni nuovo documento, assegnando una sola attività di firma, ad Anna, naturalmente.

Diagramma di flusso per il flusso di lavoro

Scenario 2: più attività, più firmatari

Questa volta, i contratti devono essere firmati da Anna e Sean e Frank, da tutti e tre.

Sean crea una raccolta denominata Contracts per le firme. Crea un flusso di lavoro raccolta firme denominato firme (annaANDseanANDfrank). Il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente in ogni nuovo documento, assegnando un'attività di firma a ognuna delle tre persone.

Il primo firmatario per aprire il documento inserisce le righe della firma per tutti e tre i firmatari prima di aggiungere la propria firma.

Diagramma di flusso per il flusso di lavoro

Scenario 3: più attività, singolo firmatario

In questa versione i contratti devono essere firmati da Anna o Sean o Frank, solo da uno dei tre.

Sean crea una raccolta denominata Contracts for Signature e un flusso di lavoro denominato Signature (annaodavideoalessandro). Crea inoltre una lista di distribuzione o un gruppo di distribuzioni, denominato anche annaodavideoalessandro, che include tutti e tre.

Anche in questo caso il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente in ogni nuovo documento della raccolta, ma questa volta assegna una sola attività di firma al gruppo annaodavideoalessandro .

Questo tipo di attività è denominata attività di gruppoe funziona in questo modo: il flusso di lavoro invia una notifica di attività di posta elettronica a ogni membro del gruppo, ma crea una sola attività, che ogni singolo membro del gruppo può richiedere e completare per conto dell'intero gruppo.

Diagramma di flusso per il flusso di lavoro

Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento completo di questo articolo.

Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto per l'intera raccolta siti, è possibile aggiungere il flusso di lavoro anche a tutti gli altri tipi di contenuto della raccolta siti che ereditano dal tipo di contenuto a cui si sta aggiungendo il flusso di lavoro. Se si aggiunge un flusso di lavoro solo per un singolo elenco o solo raccolta, questa opzione non viene visualizzata.

Note: 

  • L'operazione che compie tutte le aggiunte aggiuntive può richiedere molto tempo per il completamento.

  • Se l'ereditarietà è stata interrotta per gli eventuali siti secondari in cui si vuole aggiungere questo flusso di lavoro ai tipi di contenuto che ereditano, assicurarsi di essere membri del gruppo proprietari in ognuno di questi siti o secondari prima di eseguire questa operazione.

È necessario specificare il nome o l'indirizzo di posta elettronica per ogni persona a cui verrà assegnata un'attività di firma.

Raggruppare attività o singoli?    Se si assegna un'attività a un gruppo o a una lista di distribuzione, verrà assegnata un' attività di gruppo : ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività, ma solo un membro dovrà richiedere e completare l'attività. Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento completo di questo articolo.

Una fase o più fasi?   È possibile scegliere di avere una sola fase di attività della firma o di avere più fasi. Se si ha più di una fase, le fasi verranno eseguite una dopo l'altra.

Recensioni parallele o recensioni seriali?   Per i partecipanti in una fase qualsiasi, è possibile scegliere di assegnare le attività di firma tutte contemporaneamente (in parallelo) o di assegnare le proprie attività una dopo l'altra (in seriale) nell'ordine indicato. L'opzione seriale può essere utile se, ad esempio, uno dei firmatari è il decision maker reale relativo al documento e non ha senso che uno degli altri firmatari completi le proprie attività di firma, se il decision-maker decide di non firmare.

Esempio

Questo semplice scenario illustra alcuni vantaggi sia delle assegnazioni di più fasi che delle attività seriali:

Supponiamo che Frank stia aggiungendo un nuovo flusso di lavoro raccolta firme per una raccolta di contratti. Dato che Frank è il vero Decision-Maker, vuole essere la prima persona a firmare ogni contratto. Se decide di non firmare, non verrà assegnata a Anna né a Sean un'attività di firma. Frank può configurarlo in uno dei due modi seguenti:

  • Usando una revisione seriale   Frank configura una singola fase seriale in cui è il primo partecipante e Anna e Sean sono il secondo e il terzo.
    Ecco come Frank configura la recensione seriale a singolo stadio.
    Voci visualizzate nel modulo

  • Usando due fasi   Se Frank vuole che Anna e Sean vengano assegnati i loro compiti contemporaneamente, quindi Sean non deve aspettare che Anna aggiunga la sua firma prima di poterla aggiungere, può configurare due fasi nel flusso di lavoro. La prima fase include solo la propria attività di firma e la seconda è una fase parallela che contiene le attività di Anna e Sean. Se la prima fase non è stata completata, la seconda fase non si avvia.
    Ecco come Frank configura la recensione parallela in due fasi.
    Impostazioni visualizzate nel modulo

Ecco i diagrammi di entrambe le soluzioni. In entrambe le versioni, se Frank non completa l'attività di firma, le attività non vengono mai assegnate né a Anna né a Sean.

Diagrammi di flusso di entrambe le versioni

Nel campo CC , nella seconda pagina del modulo di associazione, è possibile immettere nomi o indirizzi per tutti gli utenti che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.

  • L'immissione di un nome in questo articolo non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro a quella persona.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che l'ha aggiunta in origine riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

Aggiungere un flusso di lavoro raccolta firme (per un solo elenco o raccolta)

Se non si ha familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, è possibile che sia utile rivedere i segmenti Learn e Plan in questo articolo prima di procedere con la procedura descritta in questo segmento.

Prima di poter aggiungere un flusso di lavoro, è necessario essere in ordine di due questioni:

E-mail    Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche tramite posta elettronica, è necessario che la posta elettronica sia abilitata per il sito di SharePoint. Se non si è sicuri che sia già stato fatto, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite per i prodotti SharePoint richiedono l'autorizzazione Gestisci elenchi per l'aggiunta di flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. Il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e il gruppo visitatori non lo fanno. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento Learn di questo articolo.

Seguire questa procedura:

  1. Aprire l'elenco o la raccolta per cui si vuole aggiungere il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Il nome della scheda può variare con il tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro specificare un singolo tipo di contenuto per l'esecuzione del flusso di lavoro (per tutti i tipi di contenuto) e quindi fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

    Nota: Raccolta i flussi di lavoro delle firme possono essere eseguiti solo in documenti creati in Word, Excel o InfoPath.

    Aggiungere un comando di flusso di lavoro con il tipo di contenuto Documento selezionato

    1. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
      (Istruzioni seguire l'illustrazione).

Prima pagina del modulo di associazione per un singolo elenco o una singola raccolta

Callout numero uno

Tipo di contenuto

Mantieni selezionata la selezione predefinita o seleziona un tipo di contenutospecifico.

Callout numero due

Flusso di lavoro

Selezionare il modello raccolta firme-SharePoint 2010 .

Nota: Se il modello raccolta firme-sharepoint 2010 non viene visualizzato nell'elenco, rivolgersi all'amministratore di SharePoint per scoprire se è stato attivato per la raccolta siti o l'area di lavoro. Se si dispone delle autorizzazioni di raccolta siti, vedere abilitare i modelli di flusso di lavoro di SharePoint.

Callout numero tre

Name

Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà questo flusso di lavoro per gli utenti di questo elenco o raccolta.

Per suggerimenti su come assegnare un nome al flusso di lavoro, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

Elenco attività

Selezionare un elenco attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente o fare clic su attività (nuovo) per creare un nuovo elenco.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di attività anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero 5

Elenco cronologia

Selezionare un elenco cronologico da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco della cronologia esistente oppure fare clic su nuovo elenco della cronologia per creare un nuovo elenco.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di cronologia, anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero sei

Opzioni di avvio

Specificare la modalità o i modi in cui questo flusso di lavoro può essere avviato.

Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

  1. Quando tutte le impostazioni in questo modulo sono nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  2. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    (Istruzioni seguire l'illustrazione).

    I prodotti SharePoint presentano tutte le opzioni disponibili in questa seconda pagina del modulo di associazione ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo da poter apportare modifiche a queste opzioni solo per una sola istanza.

Seconda pagina del modulo di associazione con le opzioni con callout

Callout numero uno

Assegna a

Immettere i nomi o gli indirizzi per le persone a cui si vuole assegnare le attività del flusso di lavoro.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza seriale)   
    Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui si desidera assegnare le attività.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
    L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

  • Se si include un gruppo o una lista   
    di distribuzione Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività, ma solo un membro dovrà richiedere e completare l'attività. Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento completo di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in sequenza seriale) o contemporaneamente (in parallelo).

Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungere una nuova fase

Aggiungere le fasi desiderate oltre la prima appena configurata.

  • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

CC

Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutti gli utenti che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.

  • L'immissione di un doesn’nomenon determina l' assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che l'ha aggiunta in origine riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  1. Quando si hanno tutte le impostazioni in questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

Prodotti SharePoint crea la nuova versione del flusso di lavoro.

Altre informazioni

Se si è pronti per avviare e testare il nuovo flusso di lavoro, vedere il segmento Start di questo articolo.

Sono disponibili istruzioni per l'inserimento di righe della firma in un documento nel segmento Inserisci di questo articolo.

Aggiungere un flusso di lavoro raccolta firme (per un'intera raccolta siti)

Se non si ha familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, potrebbe essere utile esaminare i segmenti Learn e Plan in questo articolo prima di procedere con la procedura descritta in questo segmento.

Prima di poter aggiungere un flusso di lavoro, è necessario essere in ordine di due questioni:

E-mail   Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche tramite posta elettronica, è necessario che la posta elettronica sia abilitata per il sito. Se non si è sicuri che sia già stato fatto, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite per i prodotti SharePoint richiedono l'autorizzazione Gestisci elenchi per l'aggiunta di flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. Il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita; il gruppo membri e il gruppo visitatori non lo fanno. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento Learn di questo articolo.

Seguire questa procedura:

  1. Passare alla Home page della raccolta siti (non alla Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic su impostazioni Icona Impostazioni e quindi su Impostazioni sito.

    In SharePoint in Microsoft 365 fare clic su impostazioni Pulsante Impostazioni sulla barra del titolo di SharePoint 2016 , quindi su contenuto del sito. Da contenuto del sito fare clic su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito, in raccolte progettazione Web, fare clic su tipi di contenuto del sito.
    Collegamento Tipi di contenuto del sito in Raccolte

  4. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito per il quale si vuole aggiungere un flusso di lavoro.

    Nota: Raccolta i flussi di lavoro delle firme possono essere eseguiti solo in documenti creati in Word, Excel o InfoPath.

    Tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

    1. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, in Impostazionifare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
      Collegamento Impostazioni flusso di lavoro nella sezione Impostazioni

    2. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Aggiungi flusso di lavoro .
      Collegamento Aggiungi flusso di lavoro

    3. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
      (Istruzioni seguire l'illustrazione).

Prima pagina del modulo di associazione con le opzioni con callout

Callout numero uno

Flusso di lavoro

Selezionare il modello raccolta firme-SharePoint 2010 .

Nota: Se il modello raccolta firme-sharepoint 2010 non viene visualizzato nell'elenco, rivolgersi all'amministratore di SharePoint per scoprire se è stato attivato per la raccolta siti o l'area di lavoro. Se si dispone delle autorizzazioni di raccolta siti, vedere abilitare i modelli di flusso di lavoro di SharePoint.

Callout numero due

Name

Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà questo flusso di lavoro per gli utenti della raccolta siti.

Per suggerimenti su come assegnare un nome al flusso di lavoro, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero tre

Elenco attività

Selezionare un elenco attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente o fare clic su attività (nuovo) per creare un nuovo elenco.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di attività anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

Elenco cronologia

Selezionare un elenco cronologico da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco della cronologia esistente oppure fare clic su nuovo elenco della cronologia per creare un nuovo elenco.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di cronologia, anziché scegliere uno esistente, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero 5

Opzioni di avvio

Specificare la modalità o i modi in cui questo flusso di lavoro può essere avviato.

Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero sei

Aggiornare i tipi di contenuto dell'elenco e del sito?

Specifica se questo flusso di lavoro deve essere aggiunto (associato) a tutti gli altri tipi di contenuto del sito e dell'elenco che ereditano da questo tipo di contenuto.

  • L'operazione che compie tutte le aggiunte aggiuntive può richiedere molto tempo per il completamento.

  • Se l'ereditarietà è stata interrotta per qualsiasi sito o siti secondari in cui si vuole aggiungere questo flusso di lavoro a ereditare i tipi di contenuto, assicurarsi di essere membri del gruppo proprietari in ognuno di questi siti o secondari prima di eseguire questa operazione.

  1. Quando tutte le impostazioni in questa pagina sono nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  2. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    (Istruzioni seguire l'illustrazione).

    I prodotti SharePoint presentano tutte le opzioni disponibili in questa seconda pagina del modulo di associazione ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo che sia possibile apportare modifiche a queste opzioni solo per una sola istanza.

Seconda pagina del modulo di associazione con le opzioni con callout

Callout numero uno

Assegna a

Immettere i nomi o gli indirizzi per le persone a cui si vuole assegnare le attività del flusso di lavoro.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza seriale)   
    Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui si desidera assegnare le attività.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
    L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

  • Se si include un gruppo o una lista   
    di distribuzione Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività, ma solo un membro dovrà richiedere e completare l'attività. Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento completo di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Specificare se le attività in questa fase devono essere assegnate una alla volta (in sequenza seriale) o contemporaneamente (in parallelo).

Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungere una nuova fase

Aggiungere le fasi desiderate oltre la prima appena configurata.

  • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

CC

Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutti gli utenti che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.

  • L'immissione di un doesn’nomenon determina l' assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che l'ha aggiunta in origine riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  1. Quando si hanno tutte le impostazioni in questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

Prodotti SharePoint crea la nuova versione del flusso di lavoro.

Altre informazioni

Se si è pronti per avviare e testare il nuovo flusso di lavoro, vedere il segmento Start di questo articolo.

Sono disponibili istruzioni per l'inserimento di righe della firma in un documento nel segmento Inserisci di questo articolo.

Inserire righe della firma

Prima che un partecipante al flusso di lavoro possa aggiungerne la firma, è necessario inserire una riga della firma nel documento. L' inserimento della linea e l' aggiunta della firma stessa sono due azioni separate.

È importante ricordare che:

  • Dopo aver aggiunto una firma a una riga della firma, il documento viene bloccato da tutte le altre modifiche, ad eccezione dell'aggiunta di altre firme alle linee della firma già presenti.

  • Se viene apportata una modifica dopo l'aggiunta della prima firma, tutte le firme già aggiunte verranno invalidate o rimosse dal documento.

  • Gli inserimenti e le eliminazioni delle righe della firma vengono trattati come modifiche nel documento.

  • Di conseguenza, prima che il primo partecipante aggiunga la firma, è necessario che tutte le aggiunte e le eliminazioni delle righe della firma siano già completate.

Ecco un rapido riepilogo grafico di tutto questo.

Documento senza la prima firma e quindi ancora aperto alle modifiche

Documento con la prima firma aggiunta e quindi protetto dalle modifiche

Per inserire una riga della firma in Word o Excel:

  1. Nel documento o nel foglio di lavoro fare clic per individuare il cursore nel punto in cui si vuole inserire una riga della firma.

  2. Nel gruppo testo della scheda Inserisci fare clic su riga della firma.

  3. Nella finestra di dialogo imposta firma eseguire tutti i quattro campi, tutti o nessuno dei seguenti:

    • Firmatario consigliato   
      Nome completo del firmatario.
      (Visualizzato nella firma completa.)

    • Titolo del firmatario consigliato   
      (Visualizzato nella firma completa.)

    • Indirizzo di posta elettronica del firmatario consigliato   
      (Non visualizzato nella firma completa.)

    • Istruzioni per il firmatario   
      Informazioni utili o necessarie per il firmatario.
      (Non visualizzato nella firma completa.)
      Finestra di dialogo Impostazioni della firma

  4. Sempre nella stessa finestra di dialogo selezionare o deselezionare le caselle di controllo seguenti:

    • Consentire al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo firma   
      Consentire al firmatario di digitare il proprio scopo per la firma.
      (I tipi di firmatario non verranno visualizzati nella firma completa.)

    • Mostra la data di firma in una riga   
      Data in cui è stata aggiunta la firma.
      (Visualizzato nella firma completa.)

  5. Fare clic su OK.

Ripetere la stessa procedura per aggiungere altre righe della firma.

Per eliminare una riga della firma in Word o Excel:

  1. Fare clic sulla riga della firma per selezionarla.

  2. Premere CANC.

Importante: Le righe della firma possono essere inserite solo nei moduli di riempimento di InfoPath.

Per inserire una riga della firma in InfoPath:

  1. Nel modulo fare clic per individuare il cursore nel punto in cui si vuole inserire una riga della firma.

  2. Nel gruppo controlli della scheda Home della barra multifunzione fare clic su riga della firma.

  3. Fare clic sulla riga della firma per selezionarla, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa e scegliere Proprietà linea firmadal menu di scelta rapida.

  4. Nella scheda generale della finestra di dialogo Proprietà linea della firma , completare qualsiasi, tutti o nessuno di questi quattro campi:

    • Messaggio che i firmatari vedranno prima della firma   
      Informazioni utili o necessarie per il firmatario.
      (Non visualizzato nella firma completa.)

    • Nome   
      firmatario (Visualizzato nella firma completa.)

    • Titolo del firmatario Signer title   
      (Visualizzato nella firma completa.)

    • Indirizzo di posta elettronica firmatario   
      (Non visualizzato nella firma completa.)
      Finestra di dialogo Proprietà - Riga della firma

  5. Apportare le modifiche desiderate nella scheda dimensioni e nella scheda Avanzate .

  6. Fare clic su OK.

Per eliminare una riga della firma in InfoPath:

  • Fare clic sul controllo per selezionarlo e quindi premere CANC.

Altre informazioni

Se si è pronti per testare il nuovo flusso di lavoro, vedere il segmento Start di questo articolo.

Se si sta completando un'attività del flusso di lavoro, passare (o restituire) al segmento completo di questo articolo.

Avviare un flusso di lavoro raccolta firme

Un promemoria relativo al processo delle firme: tutte le modifiche devono essere apportate al documento, inclusi tutti gli inserimenti e le eliminazioni delle righe della firma , prima che il primo partecipante aggiunga la propria firma a una riga della firma. Per altri dettagli, vedere il segmento piano in questo articolo.

Verificare inoltre che le persone a cui il flusso di lavoro assegnerà le attività capiscano come aggiungere le firme e completare i moduli delle attività. Potrebbero trovare utile il segmento completo in questo articolo.

Due modi per avviare un flusso di lavoro    Un flusso di lavoro può essere configurato per l'avvio manuale solo, automaticamente o in entrambi i modi:

  • Manualmente in qualsiasi momento da chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie.

  • Automaticamente ogni volta che si verifica un evento di trigger specificato, ovvero ogni volta che un documento viene aggiunto all'elenco o alla raccolta e/o ogni volta che un documento già presente nell'elenco viene modificato in qualsiasi modo.
    L'evento o gli eventi di attivazione vengono specificati nella prima pagina del modulo di associazione, durante l'aggiunta e la configurazione originali del flusso di lavoro. Per altre informazioni, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Un flusso di lavoro puòiniziare in qualsiasi documento attualmente estratto. Un documento può essere estratto dopo l'avvio di un flusso di lavoro, ma dopo l'estrazione, non è possibile avviare altri flussi di lavoro in tale documento finché non viene nuovamente eseguito il check-in.

Se il flusso di lavoro è configurato per l'avvio automatico, ogni volta che si verifica un evento di attivazione, il flusso di lavoro viene eseguito nel documento che lo ha attivato.

All'avvio, il flusso di lavoro assegna la prima attività o attività e invia una notifica di attività a ogni cessionario. Nel frattempo, invia anche le notifiche di avvio (distinte dalle notifiche delle attività) alla persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro e a chiunque sia elencato nel campo CC della seconda pagina del modulo di associazione.

Se le righe di firma necessarie non sono già presenti nel documento prima che l'azione di trigger inizi il flusso di lavoro, deve essere inserita prima che venga aggiunta la prima firma al documento.

Nota sulle autorizzazioni    In genere, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro. Per impostazione predefinita, il gruppo membri e il gruppo proprietari hanno entrambi questa autorizzazione, ma il gruppo visitatori non lo fa. Tuttavia, un proprietario può anche scegliere, in base al flusso di lavoro per flusso di lavoro, di richiedere l'autorizzazione Manage lists per gli utenti che avviano il flusso di lavoro. Scegliendo questa opzione, i proprietari possono essenzialmente specificare che solo gli utenti e gli altri proprietari possono avviare un determinato flusso di lavoro. Per altre informazioni, vedere il segmento Learn di questo articolo.

Due posizioni da cui iniziare

È possibile avviare manualmente un flusso di lavoro da una delle due posizioni seguenti:

  • Dall'elenco o dalla raccolta in cui è archiviato il documento.

  • Dall'interno del documentoaperto nell'applicazione di Microsoft Office in cui è stato creato. Tieni presente che questo deve essere il programma completo, installato e non una versione per l'applicazione Web.

Le due sezioni rimanenti di questo segmento contengono istruzioni per entrambi i metodi.

  1. Aggiungere tutte le righe di firma necessarie al documento oppure disporre i partecipanti al flusso di lavoro per assicurarsi che tutte le righe della firma siano presenti nel documento prima che un partecipante aggiunga la propria firma a una delle righe.

  2. Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato il documento in cui si vuole eseguire il flusso di lavoro.

  3. Fare clic sull'icona davanti al nome dell'elemento per selezionare l'elemento e quindi, nel gruppo flussi di lavoro della scheda file della barra multifunzione, fare clic su flussi di lavoro.
     

  4. Nella pagina flussi di lavoro: nomedocumento , in avvia un nuovo flusso di lavorofare clic sul flusso di lavoro che si vuole eseguire.
    Collegamento per l'avvio del flusso di lavoro

  5. Nel modulo di avvio apportare le eventuali modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota: Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono usate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si vogliono apportare modifiche che verranno applicate ogni volta che il flusso di lavoro viene eseguito oppure se si vogliono modificare le impostazioni del flusso di lavoro che non sono presenti in questo modulo, vedere il segmento di modifica di questo articolo.

Seconda pagina del modulo di associazione con le opzioni con callout

Callout numero uno

Assegna a

Apportare modifiche all'elenco delle persone a cui si vuole assegnare il flusso di lavoro.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta   
    Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui le attività devono essere assegnate.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente   
    L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

  • Se si include un gruppo o una lista   
    di distribuzione Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività, ma solo un membro dovrà richiedere e completare l'attività. Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento completo di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Verificare che le specifiche relative all'assegnazione delle attività in ogni segmento uno alla volta (in sequenza seriale) o contemporaneamente (in parallelo) siano come desiderate.

Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungere una nuova fase

Aggiungere le fasi desiderate al di là di quelle attualmente configurate.

  • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

CC

Apportare le aggiunte o le rimozioni desiderate. Tenere presente che:

  • L'immissione di un doesn’nomenon determina l' assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che l'ha aggiunta in origine riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  1. Quando si hanno tutte le impostazioni del modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima attività o attività e nel frattempo Invia le notifiche di avvio all'utente e a chiunque sia elencato nel campo CC del modulo di avvio.

  1. Aggiungere tutte le righe di firma necessarie al documento oppure disporre i partecipanti al flusso di lavoro per assicurarsi che tutte le righe della firma siano presenti nel documento prima che un partecipante aggiunga la propria firma a una delle righe.

  2. Aprire il documento nell'applicazione di Office installata nel computer.

    Nota: Questo metodo non può essere usato quando il documento è aperto in una versione dell' applicazione Web di Microsoft Office. Deve essere aperto nella versione completa e installata del programma nel computer.

  3. Nel documento aperto fare clic sulla scheda file , su Salva & Inviae quindi sul flusso di lavoro che si vuole eseguire nel documento.

  4. Se viene visualizzato il messaggio seguente, che informa che il flusso di lavoro richiede il controllo del file, fare clic sul pulsante Archivia .
    Se il messaggio non è visualizzato, passare al passaggio 5.

  5. Fare clic sul pulsante Avvia flusso di lavoro grande.

  6. Nella pagina Modifica flusso di lavoro, nel modulo di avvio, apportare le modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota: Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono usate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si vogliono apportare modifiche che verranno applicate ogni volta che il flusso di lavoro viene eseguito oppure se si vogliono modificare le impostazioni del flusso di lavoro che non sono presenti in questo modulo, vedere il segmento di modifica di questo articolo.

Seconda pagina del modulo di associazione con le opzioni con callout

Callout numero uno

Assegna a

Apportare modifiche all'elenco delle persone a cui si vuole assegnare il flusso di lavoro.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta   
    Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui le attività devono essere assegnate.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente   
    L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante.

  • Se si include un gruppo o una lista   
    di distribuzione Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica di attività, ma solo un membro dovrà richiedere e completare l'attività. Per istruzioni su come richiedere e completare un'attività di gruppo, vedere il segmento completo di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Verificare che le specifiche relative all'assegnazione delle attività in ogni segmento uno alla volta (in sequenza seriale) o contemporaneamente (in parallelo) siano come desiderate.

Per altre informazioni sull'uso di fasi seriali e parallele, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungere una nuova fase

Aggiungere le fasi desiderate al di là di quelle attualmente configurate.

  • Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo assegna a per tale fase e quindi premere CTRL + CANC.

Per altre informazioni sull'uso di più fasi, vedere il segmento pianificare di questo articolo.

Callout numero quattro

CC

Apportare le aggiunte o le rimozioni desiderate. Tenere presente che:

  • L'immissione di un doesn’nomenon determina l' assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che l'ha aggiunta in origine riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  1. Quando si hanno le impostazioni del modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima attività o attività e nel frattempo Invia le notifiche di avvio all'utente e a chiunque sia elencato nel campo CC del modulo di avvio.

Altre informazioni

  • Se è la prima volta che il flusso di lavoro è stato eseguito, gli altri partecipanti avranno bisogno di informazioni e assistenza per completare le attività assegnate? (Potrebbero trovare utile il segmento completo di questo articolo).

  • Inoltre, è consigliabile verificare se i partecipanti ricevono le notifiche tramite posta elettronica e, in particolare, che le notifiche non vengano gestite in modo non corretto dai filtri per la posta indesiderata.

  • Naturalmente, potresti avere una o più attività del flusso di lavoro per completarti. Per i dettagli, vedere il segmento completo di questo articolo.

  • Per scoprire come tenere traccia dello stato di avanzamento dell'istanza corrente del flusso di lavoro, passare al segmento di monitoraggio di questo articolo.

Completare un'attività del flusso di lavoro raccolta firme

Se è la prima volta che viene assegnata un'attività in un flusso di lavoro raccolta firme, è possibile che sia utile rivedere questo segmento dell'articolo in pieno prima di completare l'attività. In questo modo, ti accorgerai di tutte le opzioni che potrebbero essere aperte.

Nota: Se si è certi che è stata assegnata un'attività del flusso di lavoro, ma il messaggio di notifica non è stato visualizzato nella cartella posta in arrivo, verificare che la notifica non sia stata instradata dal filtro della posta indesiderata. In caso affermativo, modificare le impostazioni del filtro di conseguenza.

Prima di tutto, assicurati di avere l'articolo giusto

Diversi tipi di flussi di lavoro richiedono azioni di attività diverse.

Prima di iniziare, verificare che l'attività assegnata sia effettivamente un'attività di raccolta delle firme e non un'attività per un altro tipo di flusso di lavoro.

Cercare il testo il documento richiede la firma in uno dei percorsi seguenti:

  • Nella riga dell' oggetto Testo identificativo nella notifica di attività di notifica delle attività

  • Sulla barra dei messaggi del documento da rivedere
    Testo identificativo nell'elemento da rivedere

  • Nel titolo dell'attività nella pagina Stato flusso di lavoro
    Testo identificativo nel titolo dell'attività nella pagina Stato flusso di lavoro

Se il documento in uso non è necessario per il testo della firma in queste posizioni, verificare con la persona che ha avviato o aggiunto il flusso di lavoro per scoprire il modello di flusso di lavoro basato su, o se si tratta di un flusso di lavoro personalizzato.

Se l'attività è un'attività Raccolta firme, tuttavia, Mantieni la giusta lettura.

Quando viene assegnata un'attività in un flusso di lavoro, in genere viene individuata l'attività in uno dei tre modi seguenti:

  • Si riceve una notifica di attività tramite posta elettronica.

  • Si apre un documento di Microsoft Office e viene visualizzata una barra dei messaggi che informa che è stata assegnata un'attività correlata.

  • Si controlla il sito di SharePoint e si scopre che al momento è stata assegnata una o più attività.

Quando si scopre che è stata assegnata un'attività del flusso di lavoro raccolta firme, in genere si eseguono due operazioni:

  • Esaminare il documento    Aprire e rivedere il documento, quindi firmarlo (o non).

  • Completare l'attività    Completare e inviare il modulo dell'attività.

Spesso, pertanto, i tre elementi seguenti sono coinvolti nel completamento dell'attività:

  • Messaggio di notifica (che viene ricevuto come posta elettronica)

  • Documento inviato per la firma (che viene aperto e quindi firmato o non)

  • Modulo attività (che si apre, completa e invia)

Ecco l'aspetto di questi tre elementi.

Nota: Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione del messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo quando il messaggio viene aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando viene aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Messaggio di notifica di attività, elemento da rivedere e modulo dell'attività

Nota: Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione del messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo quando il messaggio viene aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando viene aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Se l'attività non è stata assegnata personalmente, ma a un intero gruppo o a una lista di distribuzione di cui si è membri, è consigliabile richiedere l'attività prima di completarla. Per altre informazioni, vedere l'articolo richiedere un'attività di gruppo prima di completare la sezione in questo segmento.

Seguire questa procedura:

  1. Nel messaggio di notifica dell'attività, nella pagina per completare questa procedura, fare clic sul collegamento al documento.

  2. Nel documento aperto fare clic sul pulsante Apri attività sulla barra dei messaggi.

Accesso all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica tramite pota elettronica

Nota: Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione del messaggio di notifica dell'attività (illustrato nella figura nella parte superiore della freccia nera) viene visualizzato solo quando il messaggio viene aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando viene aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Se l'attività non è stata assegnata personalmente, ma a un intero gruppo o a una lista di distribuzione di cui si è membri, è consigliabile richiedere l'attività prima di completarla. Per altre informazioni, vedere l'articolo richiedere un'attività di gruppo prima di completare la sezione in questo segmento.

Seguire questa procedura:

  1. Nell'elenco o raccolta in cui è archiviato il documento da rivedere fare clic sul collegamento in corso associato al documento e al flusso di lavoro.

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul titolo dell'attività.

  3. Nel modulo attività, nell' attività flusso di lavoro This si applica alla barra dei messaggi, fare clic sul collegamento al documento.

Accesso all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o raccolta

Tieni presente che se l'attività non viene assegnata personalmente, ma a un intero gruppo o a una lista di distribuzione di cui sei membro, devi richiedere l'attività prima di completarla. Per altre informazioni, vedere l'articolo richiedere un'attività di gruppo prima di completare la sezione in questo segmento.

Tieni inoltre presente che se la riga della firma è configurata per un utente specifico e la firmi durante l'accesso come utente diverso , la discrepanza potrebbe essere visibile nella riga della firma. In questo esempio la riga della firma è stata configurata per Frank Martinez, ma la firma è stata aggiunta da un utente registrato come Anna Lidman.

Riga della firma che mostra un firmatario diverso

Nell'esempio seguente il documento è stato creato in Word.

Elemento da rivedere con tre barre dei messaggi

Notare le tre barre dei messaggi gialle nella parte superiore del documento:

Contrassegnata come finale   Questa barra dei messaggi indica che almeno una persona ha già aggiunto la firma in una riga della firma.

Importante: Da questo punto in poi qualsiasi modifica del documento diversa dall'aggiunta delle firme alle righe di firma già presenti comporta la rimozione o l'invalidazione di tutte le firme già aggiunte. Ovvero l'inserimento o l'eliminazione delle righe della firma non è consentita a questo punto, solo l'aggiunta delle firme stesse.

Firme    È possibile fare clic sul pulsante Visualizza firme per aprire il riquadro firme . In firme richiestefare clic sulla freccia accanto al proprio nome e quindi, nel menu a discesa, fare clic su firma.

Note: 

  • Se il nome appare più di una volta nell'elenco firme richieste , è possibile aggiungere una firma a più righe della firma. Usare la stessa procedura per aggiungere ogni firma.

  • Se non si vede il proprio nome nell'elenco firme richieste , verificare con la persona che ha avviato il flusso di lavoro oppure, se è stata avviata automaticamente, verificare con la persona che l'ha aggiunta in origine.

  • I moduli di InfoPath non hanno un riquadro firme o un elenco di firme richiesto . Verificare di avere firmato tutte le righe della firma prima di salvare il documento e completare l'attività.

Elemento con il riquadro Firme aperto

Se viene visualizzato un messaggio relativo ai provider di servizi di firma digitale di terze parti, fare clic su OK per continuare. Per evitare di visualizzare il messaggio in futuro, selezionare la casella di controllo.

Verrà visualizzata la finestra di dialogo firma .

Finestra di dialogo Firma

Per firmare il documento, digitare il proprio nome nella casella accanto alla Xgrande, fare clic su firmae quindi fare clic su OK nella finestra di dialogo di conferma della firma .

Ricorda: se il nome appare più di una volta nell'elenco delle firme richieste , è possibile aggiungere la firma a più righe di una firma. Usare la stessa procedura per aggiungere ogni firma.

Attività flusso di lavoro   Quando si è pronti a completare e inviare il modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Apri attività nella barra dei messaggi dell' attività flusso di lavoro.

Il modulo attività per un'attività del flusso di lavoro raccolta firme ha un aspetto simile al seguente.

Modulo attività con callout delle opzioni

Tieni presente che i primi due controlli (Elimina elemento e questa attività del flusso di lavoro si applica al titolo del documento) non vengono visualizzati nel modulo attività quando viene aperto dall'interno del documento da firmare. Vengono visualizzati solo quando il modulo attività viene aperto direttamente dal messaggio di notifica dell'attività o dall'elenco attività nella pagina Stato flusso di lavoro.

Callout numero uno

Eliminare un elemento

Per eliminare l'attività dall'istanza corrente del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento qui.

  • L'eliminazione dell'attività non elimina il documento da firmare.

  • Un'attività eliminata non viene più visualizzata nell'area attività della pagina Stato flusso di lavoro. Tuttavia, l'eliminazione viene ancora registrata nell'area della cronologia della pagina.

Nota: Se non è stata avviata questa istanza del flusso di lavoro, è possibile verificare la persona che ha eseguito l'avvio oppure, se è stata avviata automaticamente, la persona che l'ha aggiunta in origine, prima di eliminare l'attività.

Callout numero due

Questa attività del flusso di lavoro si applica al titolo del documento

Per aprire il documento da firmare, fare clic sul collegamento qui.

Callout numero tre

Stato, richiesto da, commenti consolidati, data di scadenza

Non è possibile modificare o modificare le voci in questi quattro campi, ma è possibile trovare le informazioni utili.

Si noti che la casella Commenti consolidati contiene tutti i commenti inviati nel modulo dai partecipanti che hanno già completato le proprie attività in questa stessa istanza del flusso di lavoro.

Allo stesso modo, dopo aver inviato un modulo personalizzato, il testo incluso nella casella Commenti (4) verrà visualizzato anche nella casella Commenti consolidati per i partecipanti successivi.

Callout numero quattro

Commenti

Il testo immesso qui verrà registrato nella cronologia del flusso di lavoro e verrà visualizzato anche nel campo Commenti consolidati (3) per i partecipanti successivi.

Callout numero 5

Segno

Dopo aver firmato il documento e aver digitato il feedback che si vuole contribuire nel campo Commenti , fare clic su questo pulsante per inviare il modulo e completare l'attività.

Callout numero sei

Annullare

Per chiudere il modulo dell'attività senza salvare le modifiche o le risposte, fare clic su questo pulsante. L'attività rimarrà incompleta e assegnata all'utente.

Callout numero sette

Riassegnare un'attività

Per riassegnare l'attività a un altro utente, fare clic su questo pulsante.

Per un'illustrazione della pagina in cui si immetteranno i dettagli della riassegnazione e per ulteriori istruzioni, passare alla sezione 7 in questo segmento, riassegnare l'attività a un altro utente.

Nota: Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Se un'unica attività viene assegnata a un intero gruppo a cui si appartiene, un membro del gruppo può richiedere e completare la singola attività per conto dell'intero gruppo.

Richiedere l'attività prima di aprire e firmare il documento. Non appena si reclama l'attività, questa viene assegnata all'utente e nessun altro membro del gruppo può completarlo. In questo modo, solo una persona esegue il lavoro necessario.

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro posizionare il puntatore sul nome dell'attività assegnata al gruppo fino a quando non viene visualizzata una freccia.

  2. Fare clic sulla freccia, fare clic su modifica elemento e quindi, nel modulo attività, fare clic sul pulsante attività attestazione .
    Come richiedere un'attività di gruppo

Quando la pagina Stato flusso di lavoro viene aggiornata, è possibile vedere che l'attività non è più assegnata al gruppo, ma ora in modo specifico.

In seguito, se vuoi rilasciare di nuovo l'attività al gruppo senza completarla, USA gli stessi passaggi per tornare al modulo dell'attività, ma ora fai clic sul pulsante Rilascia attività .

Pulsante Rilascia attività sul modulo dell'attività

Per completare un'attività del flusso di lavoro assegnata a un altro utente, fare clic sul pulsante Riassegna attività nel modulo attività flusso di lavoro.

Questo modulo viene visualizzato.

Modulo di riassegnazione di attività

Callout numero uno

Riassegnare l'attività a

Immettere il nome o l'indirizzo della persona a cui si vuole assegnare l'attività.

Per assegnare questa attività alla persona che ha avviato il flusso di lavoro oppure, se il flusso di lavoro è stato avviato automaticamente, per la persona che ha originariamente aggiunto questo flusso di lavoro, lascia vuoto questo campo.

Callout numero due

Nuova richiesta

Fornisci le informazioni che devono essere completate dalla persona a cui vuoi assegnare l'attività. Il testo immesso qui verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati .

Callout numero tre

Nuova durata

Eseguire una di queste tre operazioni:

  • Per conservare la data di scadenza esistente   Lascia vuoto questo campo.

  • Per rimuovere completamente la data di scadenza   Digitare il numero 0.

  • Per specificare una nuova data di scadenza   Digitare un numero e quindi specificare le unità di durata nel campo seguente. Insieme, le due voci identificano il periodo prima che l'attività di modifica sia dovuta.

Tieni presente che per impostazione predefinita, le attività di raccolta firme non vengono assegnate a scadenze o durata attività.

Callout numero quattro

Nuove unità di durata

Se si specifica una nuova durata dell'attività, usare questo campo insieme al campo nuova durata per identificare il periodo prima che l'attività sia dovuta. (Ad esempio: 3 giorni o 1 mese o 2 settimane)

Al termine della maschera, fare clic su Invia. L'attività è contrassegnata come completata, viene assegnata una nuova attività alla persona ora responsabile dell'attività e viene inviata una notifica di attività.

Tutte le nuove informazioni fornite vengono incluse nel testo delegato in base alla nuova notifica di attività (numero 1 nella figura seguente).

Notifica di attività per un'attività riassegnata

Tutte queste modifiche vengono rilevate e visibili nelle sezioni attività e cronologia della pagina Stato flusso di lavoro, come illustrato di seguito.

Aree Attività e Cronologia nella pagina Stato flusso di lavoro per un'attività riassegnata

Monitorare, modificare o interrompere un flusso di lavoro raccolta firme in corso

La posizione centrale da cui è possibile monitorare, modificare o interrompere un flusso di lavoro in corso è la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza del flusso di lavoro.

Prima di tutto ti mostreremo come accedere a questa pagina, quindi ti mostreremo come usare le opzioni e le informazioni disponibili. Infine, verranno visualizzate altre due pagine in cui è possibile ottenere ulteriori informazioni di monitoraggio.

Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento in corso per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento denominato bozza di Keynote e il flusso di lavoro è approvazione 3.

Clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro.

  • Se l'elenco o la raccolta contiene un numero elevato di elementi, è possibile usare l'ordinamento e/o il filtro per trovare l'elemento che si sta cercando più rapidamente. Se si ritiene che si stiano ripetutamente ordinando e/o filtrando allo stesso modo, è possibile che sia utile creare una visualizzazione personalizzata che automatizza quella particolare disposizione.

  • Per visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro, è anche possibile fare clic sul collegamento Visualizza lo stato del flusso di lavoro in una notifica di posta elettronica "è stato avviato" oppure visualizzare il collegamento Visualizza cronologia flussi di lavoro in una notifica di posta elettronica "completata" per l'istanza specifica che si è interessati.

Qui, sotto l'illustrazione di ogni sezione della pagina Stato flusso di lavoro, troverai le domande di monitoraggio che la sezione risponde.

Sezione informazioni flusso di lavoro

Sezione Informazioni flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Risposte alle domande:

  • Chi ha avviato questa istanza del flusso di lavoro?

  • Quando è stata avviata questa istanza?

  • Quando si verifica l'ultima azione in questa istanza?

  • In quale elemento è in uso l'istanza?

  • Qual è lo stato corrente di questa istanza?

Sezione attività

Area Attività della pagina Stato flusso di lavoro

Risposte alle domande:

  • Quali attività sono già state create e assegnate e qual è il loro stato corrente?

  • Quali attività sono già state completate e qual è stato il risultato per ognuna di queste attività?

  • Qual è la data di scadenza per ogni attività che è già stata creata e assegnata? Si noti che per impostazione predefinita, le attività di raccolta delle firme non vengono assegnate date di scadenza o durata delle attività.

Le attività eliminate e le attività non ancora assegnate non vengono visualizzate in questa sezione.

Sezione Cronologia flusso di lavoro

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Risposte alle domande:

  • Quali eventi si sono già verificati in questa istanza del flusso di lavoro?

  • Tieni presente che le attività scadute e le notifiche di attività scadute non vengono visualizzate in quest'area.

Esistono due modi in cui è possibile interrompere un'istanza del flusso di lavoro in esecuzione prima del completamento normale:

  • Annullare il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate, ma conservate nell'area attività della pagina Stato flusso di lavoro.

  • Terminare il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate e vengono eliminate dall'area attività della pagina Stato flusso di lavoro. (Tuttavia, sono ancora riflessi nell'area Cronologia flusso di lavoro).

Seguire le istruzioni per entrambi i metodi.

Annulla (tutte le attività annullate, ma conservate nell'elenco attività e nella cronologia)

Se l'istanza corrente di un flusso di lavoro non è più necessaria, può essere annullata.

Per impostazione predefinita, questa procedura può essere eseguita dalla persona che ha avviato questa istanza del flusso di lavoro o da chiunque abbia l'autorizzazione Gestisci elenchi. (Anche in questo caso, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Manage lists per impostazione predefinita; il gruppo membri e il gruppo visitatori non lo fanno.)

  • Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area appena sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Annulla tutte le attività di raccolta firme .

Tutte le attività correnti vengono annullate e il flusso di lavoro termina con uno stato annullato. Le attività annullate sono ancora elencate sia nell'area attività che nell'area Cronologia flusso di lavoro .

Fine (tutte le attività eliminate dall'elenco attività ma conservate nella cronologia)

Se si verifica un errore o se il flusso di lavoro si arresta e non risponde, può essere terminato.

Per impostazione predefinita, questa procedura può essere eseguita solo da un utente con l'autorizzazione Gestisci elenchi. (Anche in questo caso, il gruppo proprietari ha l'autorizzazione Manage lists per impostazione predefinita; il gruppo membri e il gruppo visitatori non lo fanno.)

  • Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area appena sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento termina questo flusso di lavoro .

Tutte le attività create dal flusso di lavoro vengono annullate e vengono eliminate dall'area attività nella pagina Stato flusso di lavoro, anche se sono ancora applicate nell'area Cronologia flusso di lavoro . Il flusso di lavoro termina con uno stato di annullato.

Nella pagina flussi di lavoro per qualsiasi elemento è disponibile un elenco dei flussi di lavoro attualmente in uso in tale elemento.

  1. Accedere all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.

  2. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'elemento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su flussi di lavoro nel menu a discesa.

  3. Nella pagina flussi di lavoro: nome elemento , in flussi di lavoro, è disponibile un elenco delle istanze del flusso di lavoro attualmente in uso nell'elemento.

Nota: Tieni presente che più istanze di una singola versione del flusso di lavoro non possono essere eseguite nello stesso elemento contemporaneamente. Ad esempio: sono stati aggiunti due flussi di lavoro, entrambi basati sul modello raccolta firme. Uno è denominato feedback piano e l'altro è denominato feedback preventivo. In un singolo elemento in qualsiasi momento, è possibile eseguire una sola istanza di ogni feedback di piano e feedback preventivo, ma non due istanze di uno o più flussi di lavoro.

Gli amministratori della raccolta siti possono visualizzare in sintesi:

  • Numero di flussi di lavoro basati su ogni modello di flusso di lavoro attualmente esistenti nella raccolta siti.

  • Se ogni modello di flusso di lavoro è attualmente attivo o non attivo nella raccolta siti.

  • Il numero di istanze di versioni del flusso di lavoro basate su ogni modello di flusso di lavoro attualmente in uso nella raccolta siti.

Ecco come:

  1. Aprire la Home page della raccolta siti (non la Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online e quindi su Impostazioni sito.
    Nella pagina Impostazioni sito, in Amministrazione sito, fare clic su flussi di lavoro.
    Collegamento Flussi di lavoro sotto l'intestazione Amministrazione sito

Verrà visualizzata la pagina flussi di lavoro, che visualizzerà le informazioni.

Altre informazioni

Se è la prima volta che questa versione del flusso di lavoro è in esecuzione, è possibile usare le istruzioni del segmento di Revisione di questo articolo per visualizzare gli eventi nell'istanza e scoprire se il flusso di lavoro funziona come si vuole.

Rivedere i risultati del flusso di lavoro raccolta firme e creare report

Dopo il completamento dell'istanza del flusso di lavoro, è possibile esaminare gli eventi registrati nella cronologia. È possibile accedere al record per qualsiasi istanza per un massimo di 60 giorni dopo il completamento dell'istanza.

Importante: Tieni presente che la cronologia del flusso di lavoro viene fornita solo per riferimento informale. Non può essere usato per gli audit ufficiali o per qualsiasi altro scopo legale e probatorio.

È anche possibile eseguire report sulle prestazioni complessive del flusso di lavoro tra le istanze.

Purché un elemento rimanga nello stesso elenco o raccolta e finché non viene eseguito di nuovo lo stesso flusso di lavoro nello stesso elemento, è possibile accedere alla cronologia dell'istanza più recente dall'elenco o dalla raccolta.

Per visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza più recente di un flusso di lavoro eseguito su qualsiasi elemento:

  • Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento stato per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento intitolato progetto di Keynote e il flusso di lavoro è un nuovo approvazione doc.

Clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Nella pagina Stato flusso di lavoro la sezione Cronologia flusso di lavoro si trova nella parte inferiore.

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Cosa fare se si vuole esaminare la cronologia di un'istanza dopo l'esecuzione dello stesso flusso di lavoro nello stesso elemento?

In effetti, puoi farlo per un massimo di 60 giorni, da uno dei due punti di ingresso: l'elenco o la raccolta o la notifica di completamento del flusso di lavoro. (60 giorni è il periodo di tempo in cui i prodotti SharePoint mantengono la cronologia delle attività per i flussi di lavoro).

Dall'elenco o dalla raccolta

  1. Accedere all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.

  2. Fare clic sull'icona davanti al nome dell'elemento per selezionare l'elemento e quindi, nel gruppo flussi di lavoro della scheda file della barra multifunzione, fare clic su flussi di lavoro.

  3. Nella pagina flussi di lavoro: nome elemento , in flussi di lavoro completati, fare clic sul nome o sullo stato dell'istanza del flusso di lavoro che si vuole rivedere.
    Elenco Flussi di lavoro completati nella pagina Flussi di lavoro dell'elemento
    Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza.

Dalla notifica di completamento del flusso di lavoro

  • Aprire la notifica di completamento del flusso di lavoro per l'istanza che si vuole esaminare e quindi fare clic sul collegamento Visualizza cronologia flussi di lavoro .

Notifica di completamento del flusso di lavoro con collegamento cronologia evidenziato
Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza.

Per mantenere tutte le notifiche di completamento, è consigliabile creare una regola di Outlook. Configurare la regola per copiare tutti i messaggi in arrivo in cui il testo è stato completato nella riga dell' oggetto nella propria cartella separata. Assicurarsi che la regola di Outlook copi i messaggi in arrivo e non li sposti semplicemente oppure che non vengano visualizzati anche nella posta in arrivo.

Per informazioni su come eseguire in genere una delle versioni del flusso di lavoro, nel tempo e in più istanze, è possibile creare uno o entrambi i due report predefiniti:

  • Report durata attività    Questo report consente di visualizzare le medie del periodo di tempo necessario per completare ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per completare ogni esecuzione completa o istanza del flusso di lavoro.

  • Report di annullamento e errore    Usare questo report per verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o riscontrato errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

  1. Nell'elenco o nella raccolta, nella colonna stato del flusso di lavoro, fare clic su qualsiasi collegamento informazioni sullo stato.
    Clic sullo stato del flusso di lavoro

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in cronologia flussi di lavoro, fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
    Clic sul collegamento Visualizza report flusso di lavoro nella sezione Cronologia flusso di lavoro

  3. Individuare il flusso di lavoro per cui si vuole visualizzare un report e quindi fare clic sul nome del report che si vuole visualizzare.
    Clic sul collegamento Report durata attività

  4. Nella pagina Personalizza è possibile conservare o modificare il percorso in cui verrà creato il file di report e quindi fare clic su OK.
    Clic su OK nella posizione di salvataggio file
    Il report viene creato e salvato nella posizione specificata.

  5. Al termine del report, è possibile fare clic sul collegamento illustrato nella figura seguente per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per terminare e chiudere la finestra di dialogo. In seguito, quando si è pronti per visualizzare il report, è possibile trovarlo nella posizione specificata nel passaggio precedente.
    Clic sul collegamento per visualizzare il report

Altre informazioni

Se il flusso di lavoro funziona solo nel modo desiderato, è tutto impostato per iniziare a usarlo.

Se c'è qualcosa che si vuole modificare su come funziona, vedere il segmento di modifica di questo articolo.

Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

Per informazioni su come eseguire in genere una delle versioni del flusso di lavoro, nel tempo e in più istanze, è possibile creare uno o entrambi i due report predefiniti:

  • Report durata attività    Questo report consente di visualizzare le medie del periodo di tempo necessario per completare ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per completare ogni esecuzione completa o istanza del flusso di lavoro.

  • Report di annullamento e errore    Usare questo report per verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o riscontrato errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

  1. Nell'elenco o nella raccolta, nella colonna stato del flusso di lavoro, fare clic su qualsiasi collegamento informazioni sullo stato.
    Clic sullo stato del flusso di lavoro

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in cronologia flussi di lavoro, fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
    Clic sul collegamento Visualizza report flusso di lavoro nella sezione Cronologia flusso di lavoro

  3. Individuare il flusso di lavoro per cui si vuole visualizzare un report e quindi fare clic sul nome del report che si vuole visualizzare.
    Clic sul collegamento Report durata attività

  4. Nella pagina Personalizza è possibile conservare o modificare il percorso in cui verrà creato il file di report e quindi fare clic su OK.
    Clic su OK nella posizione di salvataggio file
    Il report viene creato e salvato nella posizione specificata.

  5. Al termine del report, è possibile fare clic sul collegamento illustrato nella figura seguente per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per terminare e chiudere la finestra di dialogo. In seguito, quando si è pronti per visualizzare il report, è possibile trovarlo nella posizione specificata nel passaggio precedente.
    Clic sul collegamento per visualizzare il report

Altre informazioni

Se il flusso di lavoro funziona solo nel modo desiderato, è tutto impostato per iniziare a usarlo.

Se c'è qualcosa che si vuole modificare su come funziona, vedere il segmento di modifica di questo articolo.

Modificare, disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro raccolta firme

Dopo aver eseguito la prima istanza del nuovo flusso di lavoro raccolta firme e aver esaminato i risultati, è consigliabile apportare una o più modifiche al modo in cui è configurato il flusso di lavoro.

Anche in futuro, potresti voler apportare ulteriori modifiche alla configurazione.

Infine, a un certo punto si potrebbe voler disabilitare il flusso di lavoro per un periodo più breve o più lungo, ma non rimuoverlo, oppure scegliere di rimuoverlo completamente.

Per apportare modifiche permanenti alle impostazioni di un flusso di lavoro esistente, aprire e modificare il modulo di associazione usato in origine per aggiungerlo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o in una raccolta

  1. Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene eseguito il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda elenco o raccolta .

    Nota: Il nome della scheda può variare con il tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni), fare clic sul nome del flusso di lavoro per cui si desidera modificare le impostazioni.

    Nota: Se il flusso di lavoro raccolta firme desiderato non viene visualizzato nell'elenco, potrebbe essere associato a un solo tipo di contenuto. I flussi di lavoro visualizzati in questo elenco sono controllati dalle associazioni Mostra flusso di lavoro di questo tipo di controllo, che si trova appena sopra l'elenco. Vedere la figura. Fare clic sulle opzioni del tipo di contenuto nel menu a discesa per individuare quale visualizzare il flusso di lavoro desiderato. Quando il flusso di lavoro desiderato viene visualizzato nell'elenco, fare clic sul nome del flusso di lavoro.

  5. Nello stesso modulo di associazione a due pagine originariamente usato per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.

    Per altre informazioni sui campi e i controlli nel modulo di associazione, vedere il segmento piano e il segmento di componente aggiuntivo appropriato (elenco/ raccolte o raccolta siti) di questo articolo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in tutti gli elenchi e le raccolte della raccolta siti

  1. Aprire la Home page della raccolta siti (non la Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic sull'icona impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online e quindi su Impostazioni sito.

Nella pagina Impostazioni sito, in raccolte, fare clic su tipi di contenuto del sito.
Collegamento Tipi di contenuto del sito in Raccolte

  1. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
    Tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

  2. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, in Impostazionifare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
    Collegamento Impostazioni flusso di lavoro nella sezione Impostazioni

  3. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni), fare clic sul nome del flusso di lavoro per cui si desidera modificare le impostazioni.

  4. Nello stesso modulo di associazione a due pagine originariamente usato per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.

    Per altre informazioni sui campi e i controlli nel modulo di associazione, vedere il segmento piano e il segmento di componente aggiuntivo appropriato (elenco/ raccolte o raccolta siti) di questo articolo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o in una raccolta

  1. Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene eseguito il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda elenco o raccolta .

    Il nome della scheda può variare con il tipo di elenco o raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi flusso di lavoro .

  5. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riabilitare o rimuovere flussi di lavoro.
    Modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro

Il modulo contiene cinque colonne:

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in uso sugli elementi.

  • Consentire    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Nessuna nuova istanza    Opzione che consente di completare eventuali istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disabilita il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di eventuali nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un secondo momento, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovi    Opzione che rimuove completamente il flusso di lavoro dall'elenco o dalla raccolta. Tutte le istanze in uso vengono immediatamente interrotte e la colonna per il flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o della raccolta. Questa azione non èreversibile.

  1. Aprire la Home page della raccolta siti (non la Home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Fare clic su impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online e quindi su Impostazioni sito.

    In SharePoint in Microsoft 365 fare clic su impostazioni Pulsante Impostazioni del sito Web pubblico di SharePoint Online , fare clic su contenuto del sitoe quindi su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito, in raccolte progettazione Web, fare clic su tipi di contenuto del sito.
    Collegamento Tipi di contenuto del sito in Raccolte

  4. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
    Tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

  5. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, in Impostazionifare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  6. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi flusso di lavoro .

  7. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riabilitare o rimuovere flussi di lavoro.
    Modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro

Altre informazioni

Se sono state apportate modifiche, eseguire un'istanza di test del flusso di lavoro per effettuare un doppio controllo sugli effetti delle modifiche.

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in uso sugli elementi.

  • Consentire    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Nessuna nuova istanza    Opzione che consente di completare eventuali istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disabilita il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di eventuali nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un secondo momento, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovi    Opzione che rimuove completamente il flusso di lavoro dalla raccolta siti. Tutte le istanze in uso vengono immediatamente interrotte e la colonna per il flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o della raccolta. Questa azione èn't reversibile.

È disponibile un'ampia varietà di modi per personalizzare ulteriormente i flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint.

Puoi anche creare flussi di lavoro personalizzati da zero.

È possibile usare uno o tutti i programmi seguenti:

  • SharePoint Designer 2013    Personalizzare moduli, azioni e comportamenti del flusso di lavoro.

  • Microsoft Visual Studio    Creare azioni personalizzate del flusso di lavoro.

Per altre informazioni, vedere il sistema della Guida di Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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