Obiettivo della gestione del progetto: aggiungere persone e assegnarle alle attività

Aggiungere risorse al progetto

Quando si aggiungono persone al progetto, tenere a mente quanto segue:

  1. È necessario aggiungere persone alla programmazione del progetto prima di . . .

  2. È possibile assegnare le persone alle attività.

Questa differenza è spesso motivo di confusione quando si usa qualsiasi software per la gestione di progetti.

Per trovare altri articoli in questa serie di guide informative sulla gestione dei progetti, consultare la Guida di orientamento alla gestione dei progetti.

Suggerimenti iniziali per la gestione dei progetti

Se non si ha la funzionalità di gestione dei progetti Se l'utente non ha esperienza di gestione di progetti, potrebbe rendersi conto che ci sono più questioni da prendere in considerazione oltre all'aggiunta di attività, ad esempio quante persone assegnare a ogni attività, come considerare le vacanze e come e dove inserire le informazioni personali, quali numeri di telefono, indirizzi di posta elettronica e informazioni sugli stipendi.

Di seguito sono illustrati alcuni suggerimenti per iniziare.

  • Verificare i tipi di risorse da assegnare alle attività    Dopo aver raccolto le informazioni necessarie sulle attività di progetto, identificare i tipi di risorse necessarie.

    • Risorse utenti    Queste sono le risorse che lavorano sulle attività. Talvolta i project manager le chiamano risorse lavorative in contrapposizione ai materiali e alle attrezzature.

    • Risorse dell'organizzazione    Queste risorse sono risorse lavorative gestite e condivise dall'organizzazione. Le risorse dell'organizzazione vengono usate con Project Professional.

    • Risorse materiali    Queste risorse includono i computer e i macchinari usati per completare il lavoro sulle attività.

    • Risorse generiche    Queste risorse specificano i requisiti in termini di personale per le attività e persone non specifiche, ad esempio falegnami o sviluppatori.

  • Valutare il modo in cui il numero di risorse cambia la durata Quando si mettono più risorse in un'attività, si prevede che la durata di un'attività si abbrevi. In molti casi, tuttavia, l'aggiunta di persone a un'attività può avere l'effetto opposto. Può aggiungere costi aggiuntivi, comunicazioni aggiuntive e altre inefficienze. Ad esempio, la progettazione di un nuovo ponte a pedaggio probabilmente non sarà più veloce se si raddoppia il numero di architetti nel progetto. Project consente di controllare cosa succede alla durata delle attività dopo l'aggiunta alle attività.

  • Valutare in che modo le funzionalità di una persona influiscono sulla durata delle attività L'esperienza di una persona può influire direttamente sulla durata dell'attività. Ci si potrebbe aspettare che una persona con cinque anni di esperienza completi un'attività in meno tempo rispetto a una persona con due.

Se si è un project manager stagionato Con l'ingrandirsi dei progetti, ci sono altre cose a cui pensare. Ora ti preoccupi di usare le risorse in altri reparti, assumere fornitori, tenere traccia del lavoro di centinaia di persone, generare report per i dirigenti e molte altre complessità a cui non hai ancora pensato. Fortunatamente, Microsoft Project ha gli strumenti di cui hai bisogno.

Di seguito sono illustrati alcuni suggerimenti per migliorare le competenze.

  • Rivedere e ottimizzare la stima della durata    Usare le informazioni raccolte relative al progetto corrente e ai progetti simili per perfezionare la stima di durata. La precisione delle stime per i requisiti delle risorse e, alla fine, dei costi del progetto dipende molto dalla precisione delle previsioni della durata dell'attività.

  • Verificare l'avanzamento delle risorse    Verificare che le risorse che lavorano al progetto inviino aggiornamenti regolari sullo stato delle attività. Le visualizzazioni e i report di Microsoft Project consentono di tenere sempre sotto controllo le attività di tutte le risorse.

  • Identificare i problemi di sovrassegnazione delle risorse    Project consente di identificare quando le persone stanno lavorando a troppe attività contemporaneamente.

  • Tenere sotto controllo le previsioni    Le previsioni forniscono un'istantanea del progetto in modo da confrontare l'avanzamento corrente con le previsioni iniziali.

  • Distribuire il lavoro livellando le risorse    Se le risorse lavorano su troppe attività contemporaneamente, Project può modificare le assegnazioni in carichi di lavoro più realistici. Il livellamento delle assegnazioni delle risorse è un modo per uniformare il carico di lavoro.

  • Esportare i dati del progetto in Excel per ulteriori analisi Excel può risultare utile quando occorre eseguire ulteriori analisi delle informazioni di Project. È ad esempio possibile esportare informazioni sull'attività e sulla risorsa in Excel per creare rapporti avanzati sul costo realizzato e quindi visualizzare le informazioni tramite grafici sparkline per vedere come si comportano i costi relativamente alla quantità di lavoro completato.

    Usare grafici sparkline nella gestione del progetto

    Formare i dipendenti con nuove competenze    Le organizzazioni di grandi dimensioni investono tempo e denaro nella formazione dei propri dipendenti con nuove competenze e per lavorare in ambienti diversi. La formazione dei dipendenti correnti può rappresentare una soluzione economia per migliorare le prestazioni piuttosto che assumere nuove persone.

Passaggio 1: aggiungere persone al progetto

Aggiungere persone al progetto

È necessario aggiungere persone e altre risorse prima di assegnarle alle attività. Le altre risorse possono includere risorse materiali, ad esempio cemento o vernice, o risorse costi, ad esempio le tariffe aeree e i ristoranti.

Modificare i giorni lavorativi per il calendario di progetto

Dopo aver aggiunto persone a un progetto, modificare i calendari di lavoro in modo da prendere in considerazione l'orario di lavoro. Project presuppone che la maggior parte delle persone lavori una settimana standard, dal lunedì al venerdì, dalle 8.00 alle 17.00. Ma non è necessario attenersi alla pianificazione del lavoro.

Aggiungere giorni di vacanza

Tutti abbiamo bisogno di ferie. Ci ammaliamo tutti. E a tutti piacciono le nostre vacanze. Informazioni su come creare un account per questo orario non pianificato aggiungendolo alla pianificazione.

Condividere le persone usando un pool di risorse

È possibile aggiungere persone al progetto da un pool di risorse. Un pool di risorse permette di tenere tutte le informazioni sulle persone in un unico file di Project usato come parte dei progetti principali.

Nascondere una colonna con informazioni riservate

È possibile aggiungere a un progetto informazioni riservate, quali i compensi e i numeri di telefono, ma nascondere queste informazioni dalle visualizzazioni senza perderle.

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Passaggio 2: assegnare persone e altre risorse alle attività

Assegnare persone allo svolgimento di attività

Dopo aver aggiunto attività alla programmazione, è possibile iniziare ad assegnare delle persone allo svolgimento di tali attività.

Visualizzare i carichi di lavoro e la disponibilità delle risorse

È possibile trovare risorse sovrassegnate o sottoassegnate in un progetto o in più progetti e verificare se le assegnazioni effettuate hanno comportato conflitti.

Visualizzare i nomi delle attività accanto alle barre del diagramma di Gantt

È possibile interpretare in modo più semplice le barre del diagramma di Gantt se vengono visualizzati anche i nomi delle attività. Questa visualizzazione è utile nei report e nelle riunioni.

Immettere i costi per il personale e i materiali

Quando si aggiungono persone a un progetto, si aggiungono i relativi costi. Dopo aver assegnato le persone alle attività, Microsoft Project calcola automaticamente il costo del progetto.

Controllare gli aggiornamenti dello stato

Se le persone hanno immesso lo stato del lavoro in Project Web App, è possibile visualizzare le modifiche alla programmazione in Project.

Rimuovere una persona dal progetto

Le persone lasciano i progetti, lasciano la società o, magari perché hai digitato un nome in modo errato, non sono mai esistite in realtà. Per tutti questi motivi, potrebbe essere necessario rimuovere persone da un progetto.

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Passaggio 3: gestire persone e altre risorse

Scegliere la visualizzazione appropriata per la visualizzazione delle risorse

Dopo aver assegnato le persone alle attività e dopo che il lavoro è iniziato, usare le diverse visualizzazioni di Project per monitorare lo stato delle attività e modificare la programmazione.

Modificare la durata di un'attività

Un modo per gestire i problemi di carico di lavoro è ridurre la durata delle attività.

Distribuire il lavoro per ridurre il carico di lavoro del personale

Se le persone di un progetto lavorano su troppe assegnazioni contemporaneamente, Project può distribuire il lavoro più equamente.

Modificare l'impostazione basata sulle risorse per i tipi di attività

Quando si aggiungono o rimuovono persone da un'attività, Project allunga o accorcia la durata dell'attività. Questo metodo è detto programmazione basata sulle risorse. Se non si desidera modificare la durata, è possibile modificare l'impostazione basata sulle risorse dell'attività.

Verificare l'avanzamento della programmazione

Tenere traccia del lavoro su un progetto non è fondamentale solo per assicurarsi che il progetto termini in tempo. Consente anche di imparare da errori e successi in un progetto.

Salvare una previsione

Quando un responsabile chiede come sta procedendo il progetto rispetto al piano originario, è inaccettabile rispondere "Non lo so". Per evitarlo, è possibile impostare una previsione, ovvero uno snapshot della programmazione originaria prima dell'inizio delle attività del progetto.

Visualizzare un report di progetto sullo stato di avanzamento del personale

Creare e personalizzare report grafici dell'avanzamento del progetto. È possibile visualizzare i report in Project o esportarli in altre applicazioni, quali PowerPoint, Word o Excel.

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