Piani contenuti in altri piani: progetti principali e sottoprogetti

I progetti possono essere rapidamente a portata di mano. Prima di conoscerlo, un semplice progetto di edificio diventa un collage di progetti più piccoli, ad esempio progettazione, scavo, attività di base e marketing. È possibile avere un maggiore controllo sul progetto creando progetti più piccoli in Project e quindi collegandoli in un unico file di Project per mostrare dove si adattano al progetto principale.

In questo articolo

Panoramica dei progetti principali

Si può pensare a progetto principale come a una raccolta di progetti consolidati che mostrano una gerarchia tra più progetti correlati. I progetti inseriti in un progetto principale sono detti sottoprogetti.

Progetti consolidati

Icona del pulsante Quando si inserisce un sottoprogetto, una piccola icona di Project lo distingue dalle attività di riepilogo che fanno parte del progetto principale.

Icona del pulsante Nel progetto principale i sottoprogetti vengono visualizzati come attività di riepilogo che è possibile disporre facilmente in una struttura.

Icona del pulsante fare clic sul segno più accanto a un sottoprogetto per espandere le attività del sottoprogetto per la visualizzazione.

Icona del pulsante Ogni sottoprogetto rappresenta una fase diversa o un altro gruppo funzionale del progetto principale.

Quando si inserisce un sottoprogetto nel progetto principale, i due progetti vengono collegati ed è possibile visualizzare tutte le informazioni nel sottoprogetto dal progetto principale.

Quando si aggiorna un sottoprogetto dal progetto principale, questo viene aggiornato anche nel file di origine. Se è sufficiente combinare i file per creare un report o stampare una visualizzazione delle informazioni sui progetti combinati, è anche possibile consolidarli temporaneamente in una visualizzazione.

La creazione di un progetto principale e di un sottoprogetto consente di suddividere un progetto di grandi dimensioni e delegarne le parti alle persone necessarie. In termini di gestione dei progetti, l'assegnazione di sottoprogetti in questo modo dà responsabilità a chi fa il lavoro e corrisponde all'autorità con la responsabilità. In termini di Project, la creazione di sottoprogetti in un progetto principale consente ai project manager di accedere e controllare le parti della programmazione.

Per determinare se è consigliabile suddividere un progetto di grandi dimensioni in un progetto principale e in un sottoprogetto, tenere presente quanto segue:

  • Il progetto è molto grande e dettagliato.     Se il progetto contiene più di poche centinaia di attività, suddividerlo in sottoprogetti può semplificarne la gestione. Se alcune parti del progetto contengono un lavoro suddiviso in più dettagli rispetto ad altri, può essere utile trasformarlo in sottoprogetti in modo che la maggior parte degli utenti veda solo una descrizione arrotolata del sottoprogetto, ma le parti interessate possono visualizzarle in modo più dettagliato. Un singolo file è quasi sempre l'alternativa più rapida, ma essere in grado di concentrarsi solo su una parte del progetto può valere il compromesso.

  • L'organizzazione non è centralizzata.     In un'organizzazione decentralizzata o distribuita, un progetto principale e i sottoprogetti offrono ai lavoratori un maggior controllo sul proprio lavoro rispetto a un file di progetto centralizzato.

  • Si vuole aumentare l'efficacia dei metodi di pianificazione dell'organizzazione.     Se i responsabili di livello inferiore sono responsabili e sanno quali attività sono necessarie per il progetto, può essere più sensato consentire loro di pianificare il lavoro dei team e quindi consolidare i file di progetto in un progetto principale. Se la pianificazione dall'alto verso il basso è la norma, è possibile riorganizzare il piano iniziale in sottoprogetti quando viene implementato in modo che i singoli project manager o team possano accedere e controllare le proprie pianificazioni.

  • Si lavora a più progetti.     I project manager possono avere un set di progetti a cui lavorano sempre, indipendentemente dal fatto che i progetti siano correlati o meno. Invece di aprirli uno alla volta, è possibile aprire tutti i sottoprogetti contemporaneamente quando si apre il progetto principale. Questo approccio semplifica anche la generazione di report su più progetti. Se i progetti sono correlati, il project manager può creare relazioni tra attività tra attività in progetti diversi. La creazione di dipendenze tra progetti consente ai diversi project manager di vedere più facilmente in che modo il lavoro di altri project manager influisce sulle pianificazioni.

  • Alcuni progetti sono subordinati ad altri.     È possibile riflettere con precisione la gerarchia di più progetti inserendo vari progetti in altri file. La struttura risultante dei sottoprogetti deve riflettere le priorità e le responsabilità dei membri del team, nonché le relazioni tra le attività in aree diverse e la scadenza generale.

  • Il progetto può essere modificato da più persone.     Idealmente, un file di progetto è di proprietà, gestito e modificato da un singolo project manager. Spesso però un progetto fa parte di un programma più grande che può essere necessario gestire dai responsabili di livello superiore. I membri del team di progetto possono mantenere lo stato attivo sul lavoro visualizzando il progetto come file separato e il project manager che controlla il progetto principale può coordinare la programmazione di ogni team del sottoprogetto.

    Può essere opportuno che le attività cardine del progetto principale possano guidare le attività cardine di ogni team di sottoprogetto per mantenere coordinate le pianificazioni per una scadenza. È possibile coordinare le attività cardine creando una dipendenza tra le attività cardine oppure copiando e incollando le attività cardine dal progetto principale a ogni sottoprogetto.

  • Il progetto include più parti interessate che si preoccupano delle diverse parti del progetto.     Quando gli utenti vogliono esaminare dettagli diversi, i project manager possono inserire tutti i file di progetto in un server e personalizzare visualizzazioni diverse per i vari stakeholder. Lo stesso file di progetto può essere usato come sottoprogetto in diversi progetti principali per personalizzare le informazioni visualizzate.

  • Si vuole che i sottoprogetti siano di sola lettura.     È possibile mantenere un controllo aggiuntivo sulle parti di un progetto spostando le attività in un sottoprogetto e limitando l'accesso alle persone chiave.

  • Si vuole analizzare il percorso critico per ogni fase oltre al progetto complessivo.     Ogni singolo progetto contiene un percorso critico. Il consolidamento di più progetti in un unico progetto principale semplifica la visualizzazione dell'immagine generale come più percorsi critici nel progetto principale, mantenendo percorsi critici distinti per ogni sottoprogetto.

Altre informazioni

Usare i sottoprogetti in un progetto principale

Quando si inserisce un sottoprogetto in un progetto principale, il sottoprogetto viene rappresentato come attività di riepilogo nell'elenco attività e nel campo Indicatori viene visualizzato un indicatore di icona progetto. Il sottoprogetto è rientrato al livello di struttura della riga in cui viene inserito, ma è possibile impostarlo come qualsiasi altra attività. Poiché il sottoprogetto è rappresentato come attività di riepilogo, non è possibile modificarne le informazioni di riepilogo, ma è possibile espandere la struttura per visualizzare le attività del sottoprogetto e modificare le informazioni sul progetto nel file di progetto principale.

Nota: La formattazione applicata alle attività di riepilogo o alle barre di Gantt in un sottoprogetto non viene visualizzata nel progetto principale. Le informazioni di formattazione vengono archiviate in ogni file e devono essere applicate separatamente al progetto principale.

Quando si salva il progetto principale, le modifiche apportate al sottoprogetto vengono salvate anche nel file di origine del sottoprogetto. Se si vuole lavorare direttamente nel file di origine senza aprire il file di progetto master, le modifiche apportate al file di origine del sottoprogetto vengono aggiornate automaticamente nel file di progetto master.

Nota: Se non è più necessario mantenere sincronizzati il progetto principale e il sottoprogetto, è possibile scollegarli. Quindi, se vengono apportate modifiche al sottoprogetto o al progetto principale, l'altro file rimane invariato.

Altre informazioni

Come vengono interessate le risorse quando si combinano i file

Dopo aver consolidato i file in un file di progetto principale, le risorse per entrambi i file rimangono separate, così come le attività di un sottoprogetto rimangono nel sottoprogetto. È possibile modificare le informazioni sulle risorse nel progetto principale e le modifiche verranno replicate nel file di origine del sottoprogetto. È possibile visualizzare tutte le risorse del progetto principale e dei sottoprogetti insieme nella visualizzazione Elenco risorse, ma non è possibile assegnare una risorsa a qualsiasi progetto diverso dal sottoprogetto da cui è stata.

Nota: Se le stesse risorse vengono usate in più sottoprogetti, vengono visualizzati nomi di risorse duplicati perché le risorse non vengono combinate. Tuttavia, se si vogliono assegnare le risorse in sottoprogetti diversi e risolvere nomi di risorse duplicati, è possibile combinarle in un pool di risorse e renderle disponibili per gli altri file.

Altri modi per combinare i file

I progetti principali e i sottoprogetti consentono di creare una gerarchia di progetti che riflettono la relazione tra di essi e, in alcuni casi, la struttura dell'organizzazione. Tuttavia, potrebbero esserci altri motivi per consolidare i file di progetto. Ad esempio, è possibile combinarle temporaneamente per una revisione rapida o per la stampa.

Consolidare file non correlati

Usare i file consolidati se si hanno più file da combinare in un'unica finestra, indipendentemente dal fatto che i file siano correlati o meno. La combinazione di file non correlati in un progetto consolidato semplifica la visualizzazione delle informazioni di più progetti in varie visualizzazioni e la stampa. È possibile consolidare i file di progetto se è necessario tenere traccia di molti progetti in corso, ad esempio quando si sviluppano prodotti diversi contemporaneamente. È possibile ordinare e raggruppare in base ai nomi dei prodotti, alle scadenze dei progetti e ai responsabili per trovare e valutare le informazioni specifiche necessarie. Ad esempio, è possibile stampare una Visualizzazione Diagramma di Gantt che include tutti i progetti.

Creare un'area di lavoro

Un'alternativa al consolidamento dei progetti consiste nel creare un'area di lavoro contenente singoli file di progetto, ognuno aperto nella relativa finestra. Usare un'area di lavoro se si usano spesso gli stessi file di progetto e non si vuole consolidarli in un unico progetto di grandi dimensioni.

Quando si aprono i file e quindi li si salva come area di lavoro, Project salva i file e le impostazioni correnti in un unico file dell'area di lavoro. Quindi, quando si apre il file dell'area di lavoro, tutti i file inclusi vengono aperti contemporaneamente. Ogni progetto ha un proprio pulsante sulla barra delle applicazioni, semplificando il passaggio da un progetto a un altro.

Per creare un'area di lavoro, selezionare o aprire i file di progetto e quindi scegliere File >Salva area di lavoro.

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