Pianificare il controllo delle versioni dei documenti, l'approvazione del contenuto e i controlli di estrazione in SharePoint

Informazioni sul controllo delle versioni, l'approvazione del contenuto e le uscite

SharePoint Server 2016 include le caratteristiche seguenti che consentono di controllare i documenti in una raccolta documenti:

• Il controllo delle versioni è il metodo con cui le iterazioni successive di un documento sono numerate e salvate.

• L' approvazione del contenuto è il metodo in base al quale i membri del sito che dispongono delle autorizzazioni di approvazione controllano la pubblicazione del contenuto.

• Estrazione e archiviazione sono i metodi con cui gli utenti possono migliorare il controllo quando viene creata una nuova versione di un documento e anche il commento sulle modifiche apportate durante il controllo di un documento.

Si configurano le impostazioni per le caratteristiche di governance del contenuto descritte in questo articolo nelle raccolte documenti. Per condividere queste impostazioni tra le raccolte della soluzione, è possibile creare modelli di raccolta documenti che includono le impostazioni di gestione del contenuto. In questo modo, le nuove raccolte riflettono le decisioni relative alla governance del contenuto.

Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Pianificare il controllo delle versioni

Il controllo delle versioni predefinito per una raccolta documenti dipende dal modello di raccolta siti. È tuttavia possibile configurare il controllo delle versioni per una raccolta documenti a seconda dei requisiti specifici. Ogni raccolta documenti può avere un controllo delle versioni diverso che meglio si adatta al tipo di documenti nella raccolta. SharePoint Server 2016 ha tre opzioni per il controllo delle versioni:

• Nessun controllo delle versioni      Specifica che non vengono salvate versioni precedenti di documenti. Quando non viene usata la versione, le versioni precedenti dei documenti non possono essere recuperate e la cronologia del documento non viene mantenuta anche perché i commenti che accompagnano ogni iterazione di un documento non vengono salvati. Usare questa opzione per le raccolte documenti che contengono contenuto o contenuto non importante che non verrà mai modificato.

• Creare versioni principali      Specifica che le versioni numerate dei documenti vengono mantenute utilizzando uno schema di controllo delle versioni semplice, ad esempio 1, 2, 3. Per controllare l'effetto sullo spazio di archiviazione, è possibile specificare il numero di versioni precedenti da conservare, ripartendo dalla versione corrente.

  In versioni principali ogni volta che viene salvata una nuova versione di un documento, tutti gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per la raccolta documenti potranno visualizzare il contenuto. Usare questa opzione se non si vuole distinguere tra le versioni bozza dei documenti e le versioni pubblicate. Ad esempio, in una raccolta documenti usata da un gruppo di lavoro in un'organizzazione, il controllo delle versioni principali è una buona scelta se tutti i membri del team devono essere in grado di visualizzare tutte le iterazioni di ogni documento.

• Creare versioni principali e secondarie (bozza)      Specifica che le versioni numerate dei documenti vengono mantenute utilizzando uno schema di controllo delle versioni principale e secondario, ad esempio 1,0, 1,1, 1,2, 2,0 e 2,1. Le versioni che terminano in .0 sono versioni principali e le versioni che terminano con estensioni diverse da zero sono versioni secondarie. Le versioni principali e secondarie precedenti dei documenti vengono salvate insieme alle versioni correnti. Per controllare l'effetto sullo spazio di archiviazione, è possibile specificare il numero di versioni principali precedenti da conservare, ripartendo dalla versione corrente. È anche possibile specificare il numero di versioni principali che devono essere mantenute, incluse le rispettive versioni secondarie. Se ad esempio specifichi che le versioni secondarie devono essere conservate per due versioni principali e la versione principale corrente è 4,0, verranno mantenute tutte le versioni secondarie a partire da 3,1.

  In versioni principali e secondarie qualsiasi utente che disponga delle autorizzazioni di lettura può visualizzare le versioni principali dei documenti. Puoi specificare gli utenti che possono anche visualizzare versioni secondarie. In genere, è consigliabile concedere le autorizzazioni per visualizzare e usare le versioni secondarie agli utenti che possono modificare gli elementi e limitare gli utenti che hanno le autorizzazioni di lettura per visualizzare solo le versioni principali.

  Usare le versioni principali e secondarie quando si vuole distinguere tra contenuto pubblicato che può essere visualizzato da un gruppo di destinatari e contenuto della bozza non ancora pronto per la pubblicazione. Ad esempio, in un sito Web risorse umane che descrive i vantaggi dell'organizzazione, usa il controllo delle versioni principale e secondario per limitare l'accesso dei dipendenti alle descrizioni delle prestazioni mentre le descrizioni vengono modificate.

Pianificare l'approvazione del contenuto

Usare l'approvazione del contenuto per formalizzare e controllare la creazione di contenuto disponibile per un pubblico. Ad esempio, un'organizzazione che pubblica contenuto come uno dei suoi prodotti o servizi può richiedere una revisione legale e l'approvazione prima di pubblicare il contenuto.

La bozza di documento in attesa di approvazione del contenuto è in sospeso. Quando un responsabile approvazione esamina il documento e approva il contenuto, diventa disponibile per la visualizzazione da parte di utenti con autorizzazioni di lettura. Un proprietario di una raccolta documenti può abilitare l'approvazione del contenuto per una raccolta documenti e, facoltativamente, può associare un flusso di lavoro alla raccolta per l'esecuzione del processo di approvazione.

Il modo in cui i documenti vengono inviati per l'approvazione varia a seconda delle impostazioni di controllo delle versioni nella raccolta documenti:

• Nessun controllo delle versioni      Se il controllo delle versioni non viene usato e le modifiche apportate a un documento vengono salvate, lo stato del documento diventa in sospeso. SharePoint Server 2016 mantiene la versione precedente del documento in modo che gli utenti che dispongono delle autorizzazioni di lettura possano ancora visualizzarlo. Dopo aver approvato le modifiche in sospeso, la nuova versione del documento viene resa disponibile per la visualizzazione da parte di utenti con autorizzazioni di lettura e la versione precedente non viene mantenuta.

  Se non viene usato il controllo delle versioni e un nuovo documento viene caricato nella raccolta documenti, viene aggiunto alla raccolta nello stato in sospeso e non è visualizzabile dagli utenti che dispongono delle autorizzazioni di lettura fino a quando non viene approvato.

• Creare versioni principali      Se il controllo delle versioni principali viene usato e le modifiche apportate a un documento vengono salvate, lo stato del documento diventa in sospeso e la versione principale precedente del documento viene resa disponibile per la visualizzazione da parte di utenti con autorizzazioni di lettura. Dopo l'approvazione delle modifiche apportate al documento, viene creata e resa disponibile una nuova versione principale del documento per gli utenti con autorizzazioni di lettura e la versione principale precedente viene salvata nell'elenco della cronologia del documento.

  Se viene usato il controllo delle versioni principali e viene caricato un nuovo documento nella raccolta documenti, questo viene aggiunto alla raccolta nello stato in sospeso e non è visualizzabile dagli utenti che dispongono delle autorizzazioni di lettura fino a quando non viene approvato come versione 1.

• Creare versioni principali e secondarie (bozza)      Se le versioni principali e secondarie vengono usate e le modifiche apportate a un documento vengono salvate, l'autore può scegliere di salvare una nuova versione secondaria del documento come bozza o di creare una nuova versione principale, modificando lo stato del documento in sospeso. Dopo l'approvazione delle modifiche apportate al documento, viene creata e resa disponibile una nuova versione principale del documento per gli utenti con autorizzazioni di lettura. Nel controllo delle versioni principali e secondarie i documenti vengono conservati nell'elenco della cronologia di un documento.

  Se si usa il controllo delle versioni principale e secondario e viene caricato un nuovo documento nella raccolta documenti, è possibile aggiungerlo alla raccolta nello stato bozza come versione 0,1 oppure l'autore può richiedere immediatamente l'approvazione. In questo caso, lo stato del documento diventa in sospeso.

Pianificare l'estrazione e il check-in

È possibile richiedere agli utenti di estrarre i documenti da una raccolta documenti prima di modificare i documenti. I vantaggi di richiedere l'estrazione e l'archiviazione includono i seguenti:

• Migliore controllo della creazione di versioni di documento. Quando un documento è estratto, l'autore può salvare il documento senza archiviarlo. Gli altri utenti della raccolta documenti non saranno in grado di visualizzare queste modifiche e non verrà creata una nuova versione. Una nuova versione (visibile ad altri utenti) viene creata solo quando un autore esegue il controllo in un documento. In questo modo l'autore offre maggiore flessibilità e controllo.

• Migliore acquisizione di metadati. Quando si archivia un documento, l'autore può scrivere commenti che descrivano le modifiche apportate al documento. In questo modo viene creato un record cronologico in corso delle modifiche apportate al documento.

Se la soluzione richiede agli utenti di archiviare e estrarre documenti per modificarli, è possibile usare le funzionalità di Office 2016 applicazioni client che supportano queste azioni. Gli utenti possono estrarre documenti, annullare le estrazioni e archiviare documenti da Office 2016 applicazioni client.

Quando un documento è estratto, viene bloccato per la modifica esclusiva da parte dell'utente. Quando l'utente salva le modifiche in questo file, queste vengono caricate e salvate nel server. Le modifiche sono private per l'utente e non sono visibili ad altri utenti. Quando l'utente è pronto per archiviare il documento, le modifiche più recenti vengono apportate agli altri e pubblicate.

Da Office 2016 applicazioni client, gli utenti possono anche scegliere di abbandonare i documenti estratti nel server modificando le opzioni di modifica del contenuto.