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Riepilogo:   Informazioni sugli elementi di una soluzione di gestione dei documenti e sul processo di pianificazione della gestione dei documenti in SharePoint 2013.

Questo articolo contiene una descrizione di alto livello dei vari elementi di una soluzione di gestione dei documenti basata su SharePoint Server 2016.

La gestione dei documenti controlla il ciclo di vita dei documenti nell'organizzazione, ovvero il modo in cui vengono creati, esaminati e pubblicati e il modo in cui vengono infine eliminati o conservati. Anche se il termine "gestione" implica che le informazioni sono controllate dalla parte superiore dell'organizzazione, un sistema di gestione dei documenti efficace dovrebbe riflettere la cultura dell'organizzazione che le usa. Gli strumenti utilizzati per la gestione dei documenti devono essere sufficientemente flessibili da consentire di controllare strettamente il ciclo di vita di un documento, se si adattano alle esigenze e agli obiettivi aziendali, ma anche di implementare un sistema più strutturato, se più adatto alla propria azienda.

Elementi di un sistema di gestione dei documenti

Una soluzione efficace per la gestione dei documenti specifica quanto segue:

  • Tipi di documenti e altro contenuto che è possibile creare in un'organizzazione.

  • Modello da usare per ogni tipo di documento.

  • Metadati da fornire per ogni tipo di documento.

  • Posizione in cui archiviare un documento in ogni fase del ciclo di vita.

  • Come controllare l'accesso a un documento in ogni fase del ciclo di vita.

  • Come spostare i documenti all'interno dell'organizzazione quando i membri del team contribuiscono alla creazione, alla revisione, all'approvazione, alla pubblicazione e all'eliminazione dei documenti.

SharePoint Foundation 2013 include funzionalità che implementano tutti questi aspetti della gestione dei documenti. SharePoint Server 2016 include le stesse funzionalità e aggiunge anche quanto segue:

  • Quali criteri applicare ai documenti in modo che le azioni correlate ai documenti siano verificate, che i documenti siano conservati o eliminati in modo appropriato e che il contenuto importante per l'organizzazione sia protetto.

  • Come gestire i documenti come record aziendali, che devono essere mantenuti in base ai requisiti legali e alle linee guida aziendali.

Per assicurarsi che gli information worker possano sfruttare facilmente queste funzionalità senza doversi allontanare dalle operazioni quotidiane e dagli strumenti comuni, le applicazioni in Microsoft Office System, ad esempio Microsoft Outlook e Word, includono anche caratteristiche che supportano ogni fase del ciclo di vita di un documento.

Processo di pianificazione

Il processo di pianificazione della gestione dei documenti è costituito dai passaggi principali seguenti:

  1. Identificare i ruoli di gestione dei documenti      Assicurarsi che i piani incorporino il feedback degli stakeholder principali dell'organizzazione, che si abbia il team migliore per implementare la soluzione e si sappia chi parteciperà ai processi di gestione dei documenti.

  2. Analizzare l'utilizzo dei documenti      Dopo aver identificato chi lavora ai documenti, determinare i tipi di documenti a cui lavorano e il modo in cui li usano. Per altre informazioni, vedere Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti (SharePoint Server 2010).

  3. Pianificare l'organizzazione dei documenti      È possibile organizzare i documenti in raccolte siti, siti e raccolte. SharePoint Server 2016 offre una gamma di caratteristiche che consentono di organizzare e archiviare documenti, da siti specializzati a raccolte documenti strutturate in modo più semplice per creare e collaborare rapidamente. All'interno di una raccolta è anche possibile organizzare il contenuto in cartelle e sottocartelle. Per altre informazioni, vedere Pianificazione della raccolta documenti (SharePoint Server 2010).

  4. Pianificare lo spostamento del contenuto tra le posizioni      Potrebbe essere necessario spostare o copiare un documento da un sito o una raccolta a un'altra in diverse fasi del ciclo di vita. Per altre informazioni, vedere "Pianificare ilflusso del contenuto " in Pianificazione della raccolta documenti (SharePoint Server 2010).

  5. Pianificare i tipi di contenuto      Usare i tipi di contenuto per organizzare informazioni sui documenti, ad esempio metadati, modelli di documento e processi del flusso di lavoro. Si tratta di un passaggio importante che consente di organizzare i documenti e di applicare la coerenza all'interno dell'organizzazione. Per altre informazioni, vedere Tipo di contenuto e pianificazione del flusso di lavoro (SharePoint Server 2010).

  6. Pianificare i flussi di lavoro      Quando si pianificano i flussi di lavoro per l'organizzazione, è possibile controllare e tenere traccia del passaggio dei documenti da un membro del team a un altro quando ogni partecipante collabora al ciclo di vita di un documento. SharePoint Server 2016 flussi di lavoro per le attività comuni del team, ad esempio la revisione e l'approvazione di documenti. SharePoint Server 2016 supporta anche la creazione e l'installazione di flussi di lavoro personalizzati. Per altre informazioni, vedere Tipo di contenuto e pianificazione del flusso di lavoro (SharePoint Server 2010).

  7. Pianificare la governance del contenuto      È possibile pianificare il livello di controllo appropriato in base al tipo di contenuto o alla posizione di archiviazione. Ad esempio, potrebbe essere necessario che i documenti in una determinata raccolta siano estratti prima di poter essere modificati. Per altre informazioni, vedere Controllo delle versioni, approvazione del contenuto e pianificazione dell'estrazione (SharePoint Server 2010).

  8. Pianificare i criteri      Per ogni tipo di contenuto, pianificare i criteri di gestione delle informazioni per assicurarsi che i documenti siano controllati, conservati e gestiti in altro modo in base ai requisiti legali e istituzionali dell'organizzazione. SharePoint Server 2016 include criteri che implementano il controllo, la conservazione dei documenti e i codici a barre (per assicurarsi che il contenuto stampato possa essere correlato alle versioni elettroniche corrispondenti). Per altre informazioni, vedere Pianificazione dei criteri di gestione delle informazioni (SharePoint Server 2010).

    Nota: I criteri non sono disponibili in SharePoint Foundation 2013.

(SharePoint Server 2010)

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