Panoramica della gestione dei documenti in SharePoint

Elementi di un sistema di gestione dei documenti

Una soluzione efficace per la gestione dei documenti specifica quanto segue:

• Tipi di documenti e altro contenuto che è possibile creare in un'organizzazione.

• Modello da usare per ogni tipo di documento.

• Metadati da fornire per ogni tipo di documento.

• Posizione in cui archiviare un documento in ogni fase del ciclo di vita.

• Come controllare l'accesso a un documento in ogni fase del ciclo di vita.

• Come spostare i documenti all'interno dell'organizzazione quando i membri del team contribuiscono alla creazione, alla revisione, all'approvazione, alla pubblicazione e all'eliminazione dei documenti.

SharePoint Foundation 2013 include funzionalità che implementano tutti questi aspetti della gestione dei documenti. SharePoint Server 2016 include le stesse funzionalità e aggiunge anche quanto segue:

• Quali criteri applicare ai documenti in modo che le azioni correlate ai documenti siano verificate, che i documenti siano conservati o eliminati in modo appropriato e che il contenuto importante per l'organizzazione sia protetto.

• Come gestire i documenti come record aziendali, che devono essere mantenuti in base ai requisiti legali e alle linee guida aziendali.

Per assicurarsi che gli information worker possano sfruttare facilmente queste funzionalità senza doversi allontanare dalle operazioni quotidiane e dagli strumenti comuni, le applicazioni in Microsoft Office System, ad esempio Microsoft Outlook e Word, includono anche caratteristiche che supportano ogni fase del ciclo di vita di un documento.

Processo di pianificazione

Il processo di pianificazione della gestione dei documenti è costituito dai passaggi principali seguenti:

1. Identificare i ruoli di gestione dei documenti      Assicurarsi che i piani incorporino il feedback degli stakeholder principali dell'organizzazione, che si abbia il team migliore per implementare la soluzione e si sappia chi parteciperà ai processi di gestione dei documenti.

2. Analizzare l'utilizzo dei documenti      Dopo aver identificato chi lavora ai documenti, determinare i tipi di documenti a cui lavorano e il modo in cui li usano. Per altre informazioni, vedere Identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti (SharePoint Server 2010).

3. Pianificare l'organizzazione dei documenti      È possibile organizzare i documenti in raccolte siti, siti e raccolte. SharePoint Server 2016 offre una gamma di caratteristiche che consentono di organizzare e archiviare documenti, da siti specializzati a raccolte documenti strutturate in modo più semplice per creare e collaborare rapidamente. All'interno di una raccolta è anche possibile organizzare il contenuto in cartelle e sottocartelle. Per altre informazioni, vedere Pianificazione della raccolta documenti (SharePoint Server 2010).

4. Pianificare lo spostamento del contenuto tra le posizioni      Potrebbe essere necessario spostare o copiare un documento da un sito o una raccolta a un'altra in diverse fasi del ciclo di vita. Per altre informazioni, vedere "Pianificare ilflusso del contenuto " in Pianificazione della raccolta documenti (SharePoint Server 2010).

5. Pianificare i tipi di contenuto      Usare i tipi di contenuto per organizzare informazioni sui documenti, ad esempio metadati, modelli di documento e processi del flusso di lavoro. Si tratta di un passaggio importante che consente di organizzare i documenti e di applicare la coerenza all'interno dell'organizzazione. Per altre informazioni, vedere Tipo di contenuto e pianificazione del flusso di lavoro (SharePoint Server 2010).

6. Pianificare i flussi di lavoro      Quando si pianificano i flussi di lavoro per l'organizzazione, è possibile controllare e tenere traccia del passaggio dei documenti da un membro del team a un altro quando ogni partecipante collabora al ciclo di vita di un documento. SharePoint Server 2016 flussi di lavoro per le attività comuni del team, ad esempio la revisione e l'approvazione di documenti. SharePoint Server 2016 supporta anche la creazione e l'installazione di flussi di lavoro personalizzati. Per altre informazioni, vedere Tipo di contenuto e pianificazione del flusso di lavoro (SharePoint Server 2010).

7. Pianificare la governance del contenuto      È possibile pianificare il livello di controllo appropriato in base al tipo di contenuto o alla posizione di archiviazione. Ad esempio, potrebbe essere necessario che i documenti in una determinata raccolta siano estratti prima di poter essere modificati. Per altre informazioni, vedere Controllo delle versioni, approvazione del contenuto e pianificazione dell'estrazione (SharePoint Server 2010).

8. Pianificare i criteri      Per ogni tipo di contenuto, pianificare i criteri di gestione delle informazioni per assicurarsi che i documenti siano controllati, conservati e gestiti in altro modo in base ai requisiti legali e istituzionali dell'organizzazione. SharePoint Server 2016 include criteri che implementano il controllo, la conservazione dei documenti e i codici a barre (per assicurarsi che il contenuto stampato possa essere correlato alle versioni elettroniche corrispondenti). Per altre informazioni, vedere Pianificazione dei criteri di gestione delle informazioni (SharePoint Server 2010).

   Nota: I criteri non sono disponibili in SharePoint Foundation 2013.