Pianificare set di documenti in SharePoint Server

Informazioni sui set di documenti

I set di documenti sono una caratteristica di SharePoint Server 2016 che consente a un'organizzazione di gestire un singolo risultato finale o un prodotto di lavoro, che può includere più documenti o file. Un set di documenti è un tipo speciale di cartella che combina attributi univoci del set di documenti, gli attributi e il comportamento di cartelle e documenti e fornisce un'interfaccia utente, i metadati e gli elementi del modello a oggetti per facilitare la gestione di tutti gli aspetti del prodotto.

Per i team e gli utenti di molte organizzazioni, è necessario un set di documenti o un prodotto di lavoro per gestire in modo più efficace un progetto o un risultato finale. Ad esempio, un team legale potrebbe dover raccogliere, creare e gestire vari documenti, foto e file audio correlati a un caso specifico. In alternativa, un team di vendita potrebbe dover compilare documenti da varie origini per creare e gestire una richiesta di proposta (RDP) per un potenziale client. I set di documenti conferiscono a questi team e agli utenti la possibilità di gestire questi set di documenti come una singola raccolta, un risultato finale o un prodotto di lavoro. I proprietari dei set di documenti possono quindi creare una pagina di benvenuto personalizzata in grado di visualizzare gli elementi inclusi e le informazioni importanti sul prodotto lavorativo.

In SharePoint Server 2016 le organizzazioni che vogliono creare e gestire i set di documenti in modo coerente possono configurare un tipo di contenuto set di documenti per ogni prodotto di lavoro in genere creato. Un tipo di contenuto set di documenti può quindi definire i tipi di contenuto, gli attributi, gli elementi predefiniti, le colonne, i flussi di lavoro e i criteri approvati. Altri tipi di contenuto set di documenti personalizzati possono quindi essere creati dal tipo di contenuto padre, ognuno dei quali eredita le proprietà e le impostazioni del tipo di contenuto del documento padre. Dopo aver aggiunto il tipo di contenuto a una raccolta, gli utenti possono quindi creare un set di documenti che eredita gli attributi del tipo di contenuto del set di documenti usando il comando nuovo . Un tipo di contenuto set di documenti fornisce impostazioni aggiuntive che consentono di specificare i tipi di contenuto consentiti, il contenuto predefinito, le colonne condivise, le colonne della pagina di benvenuto e la visualizzazione pagina di benvenuto predefinita.

Per altre informazioni sui tipi di contenuto, vedere pianificare tipi di contenuto e flussi di lavoro (SharePoint Server 2010).

Per altre informazioni su come creare e gestire set di documenti in SharePoint Server 2016, vedere creare e configurare un nuovo tipo di contenuto del set di documenti nella guida di SharePoint Server 2016.

Amministrazione di set di documenti

I set di documenti in SharePoint Server 2016 condividono molti degli stessi attributi e proprietà delle cartelle. Tuttavia, è importante tenere presenti alcune considerazioni importanti quando si pianifica una soluzione set di documenti.

• Non esiste alcun limite per il numero di documenti che possono esistere in un set di documenti. Tuttavia, i tempi di caricamento visualizzati possono essere limitati dalla soglia della visualizzazione elenco, che per impostazione predefinita è impostata su elementi di 5.000. Le cartelle sono consentite nei set di documenti, ma non è possibile usare l'esplorazione dei metadati in un set di documenti. Di conseguenza, è importante considerare la possibilità di superare le soglie della visualizzazione elenco e i problemi di progettazione della struttura di spostamento quando si determina il numero di elementi che devono essere presenti in un set di documenti. Inoltre, quando si usa la caratteristica Invia a con un set di documenti, la somma per tutti i documenti in un set di documenti non può essere maggiore di 50 MB. Per una raccolta o un prodotto di lavoro con un numero molto elevato di elementi, una struttura di cartelle in una raccolta documenti può essere una soluzione migliore.

• Non esiste alcun limite per il numero di set di documenti che possono esistere in una raccolta documenti. Tuttavia, il numero di set di documenti che possono essere visualizzati negli elenchi sarà limitato dalla soglia della visualizzazione elenco.

• Quando si usano metadati condivisi, se sono presenti più di 10 elementi che usano metadati condivisi in un set di documenti, gli aggiornamenti dei metadati verranno eseguiti da un processo timer ogni 15 minuti. Se ad esempio sono presenti 10 documenti nel primo livello della raccolta e un singolo documento in un set di documenti con metadati condivisi, il processo ora non verrà eseguito. Se invece si aggiunge un altro set di documenti con altri 9 documenti, verrà eseguito il processo timer.

• Quando si usa il routing set di documenti, i set di documenti inviati a un Content Organizer rimarranno nella raccolta di drop-off e verranno spostati nella posizione appropriata dal processo timer di elaborazione del contenuto organizzatore, che per impostazione predefinita viene eseguito giornalmente.

Per usare i set di documenti in una raccolta siti, la caratteristica set di documenti deve essere abilitata.

Per abilitare la caratteristica set di documenti per una raccolta siti

1. In Amministrazione raccolta siti nella pagina Impostazioni sito fare clic su Caratteristiche raccolta siti.

2. Nella pagina caratteristiche , per set di documenti, fare clic su attiva.

Una volta abilitata la caratteristica set di documenti, è possibile creare tipi di contenuto del set di documenti.

Pianificare i tipi di contenuto del set di documenti

È possibile pianificare i tipi di contenuto del set di documenti per la soluzione usando il foglio di lavoro analizza utilizzo documenti, che è possibile completare usando l'articolo identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti in SharePoint 2013. È quindi possibile usare il foglio di lavoro tipo di contenuto (http://go.Microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid = 0x409) per registrare le decisioni relative a ogni nuovo tipo di contenuto del set di documenti che verrà usato nella soluzione.

Per pianificare i tipi di contenuto del set di documenti tramite il foglio di lavoro tipo di contenuto

1. Immettere il set di documenti nel campo tipo di contenuto    del foglio di lavoro tipo di contenuto.

2. Immettere l'URL del sito in cui verrà definito il nuovo tipo di contenuto del set di documenti. Tieni presente che i tipi di contenuto sono disponibili nel sito in cui sono definiti e in tutti i siti sotto il sito.

3. Determinare il tipo di contenuto padre    Immettere il tipo di contenuto del set di documenti padre nel campo tipo di contenuto padre    del foglio di lavoro tipo di contenuto. Si tratta di un tipo di contenuto set di documenti di base o di un tipo di contenuto set di documenti personalizzato già programmato.

4. Determinare le impostazioni del set di documenti    Determinare e quindi specificare le impostazioni di set di documenti seguenti nel foglio di lavoro tipo di contenuto:

   1. Determinare i tipi di contenuto consentiti    Specificare i tipi di contenuto predefiniti che saranno consentiti in questo tipo di contenuto set di documenti.

   2. Determinare il contenuto predefinito    Se il tipo di contenuto impostato per il documento da creare sarà configurato per creare automaticamente il contenuto predefinito quando si crea una nuova istanza di un set di documenti, è possibile aggiungere manualmente i file al set di documenti. È possibile aggiungere solo i file dei tipi di contenuto consentiti per il set di documenti.

   3. Determinare le colonne condivise    Specificare se i valori di colonna per il set di documenti devono essere sincronizzati automaticamente con tutti i documenti contenuti nel set.

   4. Determinare le colonne della pagina di benvenuto    Specificare le colonne da visualizzare nella pagina di benvenuto per ogni set di documenti.

   5. Determinare la visualizzazione della pagina di benvenuto    Specificare la visualizzazione per visualizzare il contenuto del documento impostato nella pagina di benvenuto.

5. Determinare le colonne e l'ordine delle colonne    Nella tabella colonne piano    del foglio di lavoro tipo di contenuto:

   1. Immettere ogni colonna ereditata dal tipo di contenuto padre. Nella colonna New?    digitare No per ogni voce.

   2. Per ogni colonna aggiuntiva, immettere il nome di una colonna predefinita o di una colonna che verrà creata. Immettere i nomi delle colonne aggiuntive, i relativi tipi e indicare se sono nuove.

6. Nella sezione modello piano    del foglio di lavoro digitare None.

7. Determinare i flussi di lavoro    Se è presente un flusso di lavoro disponibile rilevante per il tipo di contenuto del set di documenti, è possibile associarlo facoltativamente al tipo di contenuto. Il flusso di lavoro può quindi essere avviato in qualsiasi elemento di elenco di quel tipo di contenuto. Per una discussione completa sulla pianificazione del flusso di lavoro, vedere pianificare i flussi di lavoro. Dopo aver rivedeto i flussi di lavoro e aver determinato i flussi di lavoro disponibili, immettere ogni flusso di lavoro da associare al tipo di contenuto nella tabella flussi di lavoro    del foglio di calcolo del tipo di contenuto. Se il flusso di lavoro non è ereditato dal tipo di contenuto padre, immettere le informazioni nella nuova    colonna.

8. Determinare il criterio    Un criterio è un set di regole per un tipo di contenuto; le caratteristiche dei criteri offrono i dettagli di ogni regola, ad esempio se gli elementi del tipo di contenuto possono essere stampati o le azioni per l'elemento devono essere controllate. Per altre informazioni sulla pianificazione dei criteri, vedere pianificare i criteri di gestione delle informazioni in SharePoint Server 2013. Dopo aver rivedeto i criteri e aver determinato le caratteristiche dei criteri e i modelli di criteri disponibili, nella sezione pianificare una politica    del foglio di lavoro tipo di contenuto eseguire le operazioni seguenti:

   1. Se il tipo di contenuto padre contiene impostazioni dei criteri, verranno applicate invariate nel nuovo tipo di contenuto. Questo garantisce che i criteri, dopo averli impostati, vengano applicati in tutti i tipi di contenuto pertinenti. Se il tipo di contenuto corrente eredita le impostazioni dei criteri dal relativo tipo padre, nella sezione pianificare una politica    del foglio di lavoro tipo di contenuto rispondere Sì alla domanda "i criteri sono definiti nel tipo di contenuto padre?".

   2. Se il tipo di contenuto corrente eredita un criterio in base al tipo di contenuto padre, digitare il nome del modello di criterio nella sezione registra il nome del criterio    del piano un criterio    . Analogamente, se il tipo di contenuto corrente non eredita un criterio e si vuole applicare un modello di criteri, digitare il nome del modello di criteri nel campo registra nome criterio    della sezione piano a Policy    .

   3. Se il tipo di contenuto corrente eredita una o più caratteristiche dei criteri individuali dal tipo di contenuto padre, immettere ogni caratteristica dei criteri nella tabella delle caratteristiche    nella sezione pianificare una politica    del foglio di lavoro. Viceversa, se il tipo di contenuto corrente non eredita un criterio e si vogliono associare le caratteristiche dei criteri al tipo di contenuto corrente, immettere le caratteristiche dei criteri nella tabella delle funzionalità    . Tieni presente che non puoi associare sia le singole caratteristiche dei criteri che i criteri per nome a un tipo di contenuto.

Fogli di lavoro

Usare i fogli di lavoro seguenti per registrare le informazioni discusse in questo articolo:

• Foglio di lavoro tipo di contenuto (http://go.Microsoft.com/fwlink/?linkid=165878&clcid = 0x409)

• Analizzare il foglio di lavoro utilizzo documenti (http://go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409)