Riepilogo Informazioni su come integrare tipi di contenuto e flussi di lavoro nella soluzione di gestione dei documenti di SharePoint 2013.
In questo articolo vengono illustrati i tipi di contenuto e i flussi di lavoro e vengono fornite indicazioni su come pianificare l'integrazione nella soluzione di gestione dei documenti di SharePoint Server 2016. Un tipo di contenuto è una raccolta riutilizzabile di metadati (colonne), flusso di lavoro, comportamento e altre impostazioni per una categoria di elementi o documenti in un elenco SharePoint Server 2016 o in una raccolta documenti. I tipi di contenuto consentono di gestire le impostazioni per una categoria di informazioni in modo centralizzato e riutilizzabile. Un flusso di lavoro consente di allegare un processo aziendale agli elementi in SharePoint Server 2016.
In questo articolo:
Prima di usare il foglio di lavoro per il tipo di contenuto e la pianificazione del flusso di https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878 incluso in questo articolo per pianificare i tipi di contenuto e i flussi di lavoro, verificare di aver letto identificare gli utenti e analizzare l'utilizzo dei documenti in SharePoint 2013 e aver completato l'"analizza l'utilizzo dei documenti" e i fogli di testo "partecipanti al documento" associati a tale articolo.
Panoramica del tipo di contenuto
Un tipo di contenuto definisce gli attributi di una voce di elenco, un documento o una cartella. Ogni tipo di contenuto può specificare quanto segue:
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Proprietà da associare agli elementi del tipo.
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Metadati da associare agli elementi del tipo.
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Flussi di lavoro che possono essere avviati da elementi del tipo.
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Criteri di gestione delle informazioni da associare agli elementi del tipo.
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Modelli di documento (per i tipi di contenuto del documento).
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Caratteristiche personalizzate.
Puoi associare un tipo di contenuto a un elenco o a una raccolta. Quando si esegue questa operazione, si specifica che l'elenco o la raccolta può contenere elementi del tipo di contenuto e che il nuovo comando nell'elenco o nella raccolta consentirà agli utenti di creare nuovi elementi di quel tipo.
Nota: È anche possibile associare proprietà, flussi di lavoro, criteri e modelli direttamente con un elenco o una raccolta. Tuttavia, questa operazione può limitare queste associazioni all'elenco o alla raccolta e non è riutilizzabile in tutta la soluzione. In SharePoint Server 2016 i flussi di lavoro a livello di sito possono essere associati a più elenchi o raccolte.
Le raccolte documenti e gli elenchi possono contenere più tipi di contenuto. Una raccolta, ad esempio, può contenere sia i documenti che la grafica relativi a un progetto. Quando un elenco o una raccolta contiene più tipi di contenuto, si applicano le operazioni seguenti:
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Per impostazione predefinita, il comando nuovo nell'elenco o nella raccolta consente agli utenti di selezionare tutti i tipi di contenuto disponibili quando creano un nuovo elemento. I proprietari dei tipi di contenuto possono configurare il nuovo comando per visualizzare solo determinati tipi di contenuto.
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Vengono visualizzate le colonne associate a tutti i tipi di contenuto disponibili.
Puoi definire tipi di contenuto personalizzati nella raccolta di tipi di contenuto di un sito. Un tipo di contenuto personalizzato deve essere derivato, direttamente o indirettamente, da un tipo di contenuto principale, ad esempio documento o elemento. Dopo essere stato definito in un sito, è disponibile un tipo di contenuto personalizzato in tale sito e in tutti i siti sotto il sito. Per rendere più ampiamente disponibile un tipo di contenuto in una raccolta siti, definirlo nella raccolta di tipi di contenuto del sito principale. In SharePoint Server 2016 è anche possibile creare un tipo di contenuto personalizzato all'interno di un hub del tipo di contenuto definito in un'istanza del servizio metadati gestiti. Quando viene creato in un hub del tipo di contenuto, il tipo di contenuto sarà disponibile per altre raccolte siti che fanno parte di applicazioni Web associate all'istanza del servizio metadati gestiti.
Nota: Il servizio metadati gestiti e l'hub del tipo di contenuto non sono disponibili in SharePoint Foundation 2013.
Ad esempio, se l'organizzazione usa un modello di contratto specifico, nella raccolta tipo di contenuto del sito principale di una raccolta siti è possibile creare un tipo di contenuto che definisce i metadati per il contratto, il modello del contratto e i flussi di lavoro necessari per rivedere e completare il contratto. Quindi, qualsiasi raccolta documenti nella raccolta siti a cui si associa il tipo di contenuto contratto includerà tutte queste funzionalità e consentirà agli autori di creare nuovi contratti basati sul modello.
In siti basati su SharePoint Server 2016 ogni elemento di elenco o elemento di raccolta predefinito, ad esempio contatto, attività o documento, ha un tipo di contenuto di base corrispondente nella raccolta di tipi di contenuto del sito. Quando si pianificano i tipi di contenuto, è possibile usare queste definizioni di tipo di contenuto di base come punti di partenza e nuovi tipi di contenuto in quelli esistenti, se necessario.
I tipi di contenuto sono organizzati in una gerarchia che consente a un tipo di contenuto di ereditare le caratteristiche da un altro tipo di contenuto. Questa ereditarietà consente alle classi di documenti di condividere le caratteristiche in un'organizzazione e consente ai team di personalizzare queste caratteristiche per particolari siti o elenchi.
Ad esempio, tutti i documenti di risultato finale dell'organizzazione possono richiedere un set di metadati, come numero di conto, numero di progetto e Project Manager. Creando un tipo di contenuto Customer deliverable di primo livello da cui ereditare tutti gli altri tipi di documenti risultato finale del cliente, assicurati che le informazioni necessarie, ad esempio i numeri di account e i numeri di progetto, vengano associate a tutte le varianti dei documenti di risultato finale dell'organizzazione. Tieni presente che se il proprietario del tipo di contenuto aggiunge un'altra colonna obbligatoria al tipo di contenuto finale del cliente di primo livello, il proprietario del tipo di contenuto può propagare le modifiche a tutti i tipi di contenuto che ne ereditano, che aggiungerà la nuova colonna a tutti i documenti di risultato finale del cliente.
Integrazione delle proprietà con Office 2016
In Microsoft Office System, quando un utente modifica un documento da un server di gestione documenti SharePoint Server 2016, viene visualizzato un riquadro informazioni documento nella parte superiore del documento. Nel riquadro informazioni documento viene visualizzata una forma modificabile delle proprietà del documento nel server.
SharePoint Server 2016 consente di personalizzare facilmente la maschera di proprietà per un tipo di contenuto. Quando si configura un tipo di contenuto, è possibile iniziare InfoPath 2016, che genera un modulo di proprietà predefinito basato sulle proprietà del tipo di contenuto. La maschera predefinita include gli stessi controlli, il layout e lo schema che InfoPath 2016 userebbe se non sono stati definiti moduli personalizzati. È quindi possibile personalizzare e distribuire il modulo come si farebbe con qualsiasi altro InfoPath 2016 modulo. Ad esempio, è possibile aggiungere il logo della società, i tipi di carattere e la combinazione di colori a una maschera; connetterla a un'origine dati personalizzata; aggiungere la logica condizionale; e le caratteristiche dei moduli di progettazione disponibili per gli utenti in base ai rispettivi ruoli.
Insieme alle proprietà di modifica nel riquadro informazioni documento, gli autori che usano Word 2016 possono inserire le proprietà definite nel server nei propri documenti. Ad esempio, se le proprietà del documento includono un nome di Project Manager, è possibile inserire questo nome nella pagina del titolo, nel piè di pagina o in qualsiasi altra posizione in cui il nome viene usato nel documento. Se un nuovo Project Manager viene assegnato a un progetto, la proprietà Project Manager può essere aggiornata nel server di gestione documenti. Questo nome di Project Manager aggiornato verrà riflesso in ogni istanza di questa proprietà inserita in un documento.
Uso di metadati con tipi di contenuto
I metadati sono informazioni su un documento usato per categorizzare e classificare il contenuto. I metadati sono associati a un tipo di contenuto come colonna. I metadati possono includere informazioni contestuali sul documento associando l'autore, l'oggetto, il pubblico, la lingua e così via. A differenza delle proprietà, i metadati vengono archiviati come colonne e possono essere indicizzati e cercati dal motore di ricerca di SharePoint.
I metadati aggiunti a livello di raccolta siti possono essere associati ai tipi di contenuto. Usando i metadati con i tipi di contenuto, tutti i tipi di contenuto successivi possono ereditare alcuni o tutti i metadati dal tipo di contenuto padre a livello di raccolta siti. I metadati aggiuntivi possono quindi essere aggiunti a un livello inferiore, ad esempio un singolo documento.
Modelli di colonna
Ogni elemento di metadati associato a un tipo di contenuto è una colonna, ovvero una posizione in un elenco in cui archiviare le informazioni. Gli elenchi o le raccolte vengono spesso visualizzati graficamente come colonne di informazioni. Tuttavia, a seconda della visualizzazione associata all'elenco, le colonne possono essere visualizzate in altre maschere, ad esempio giorni in una visualizzazione del calendario. Nelle maschere associate a un elenco o a una raccolta, le colonne vengono visualizzate come campi.
Puoi definire le colonne da usare in più tipi di contenuto. A questo scopo, creali in una raccolta di modelli di colonna. È disponibile una raccolta di modelli di colonna in ogni sito di una raccolta siti. Come per i tipi di contenuto, le colonne definite nella raccolta modelli di colonna di un sito sono disponibili in tale sito e in tutti i siti sottostanti.
Tipi di contenuto delle cartelle
I tipi di contenuto delle cartelle definiscono i metadati associati a una cartella in un elenco o in una raccolta. Quando si applica un tipo di contenuto di una cartella a un elenco o a una raccolta, il comando nuovo nell'elenco o nella raccolta includerà il tipo di contenuto della cartella, che consente agli utenti di creare cartelle di quel tipo.
È possibile definire visualizzazioni in un elenco o in una raccolta disponibili solo in cartelle di un tipo di contenuto specifico. Questa operazione è utile quando si vuole che una cartella contenga un determinato tipo di documento e si desideri che le visualizzazioni nella cartella visualizzino solo le colonne rilevanti per il tipo di documento contenuto in tale cartella.
Usando il modello a oggetti Prodotti SharePoint, puoi personalizzare il nuovo comando per un tipo di contenuto della cartella in modo che quando un utente crea una nuova cartella di quel tipo, la cartella venga prepopolata con più file e documenti in base a modelli archiviati nel server. Questa operazione è utile, ad esempio, per l'implementazione di un tipo di documento composto che richiede che più file contribuiscano a un singolo documento finale.
Set di documenti è una funzionalità in SharePoint Server 2016 che consente di usare Office 2016 per gestire i risultati finali che si estendono su più documenti. I set di documenti sono tipi speciali di cartelle che vengono usati per gestire un singolo risultato finale o un prodotto di lavoro, che può includere più documenti in più posizioni. Per creare set di documenti, è possibile usare i modelli estensibili forniti con SharePoint Server 2016. È anche possibile personalizzare i modelli di set di documenti per rappresentare i prodotti di lavoro rilevanti per l'organizzazione. I set di documenti includono anche il controllo della versione, che consente di acquisire lo stato del set di documenti completo in diversi punti del ciclo di vita. Per altre informazioni sui set di documenti, vedere pianificazione di set di documenti (SharePoint Server 2010).
Pianificare i tipi di contenuto del documento
La prima fase della pianificazione dei tipi di contenuto per i documenti consiste nel rivedere ogni tipo di documento elencato nel foglio di lavoro analizza documento di utilizzo (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) per determinare se un tipo di contenuto esistente funzionerà per questo tipo di documento. Ogni tipo di contenuto del documento deve ereditare le impostazioni direttamente dal tipo di contenuto del documento principale o da un tipo di contenuto decrescente dal tipo di contenuto del documento. In questo modo, le colonne di base per i tipi di documento, ad esempio titolo e creato da, sono presenti e possono associare un modello al tipo di contenuto. Se è sufficiente un tipo di contenuto principale, ad esempio documento, immettere il nome del tipo di contenuto nella colonna tipo di contenuto del foglio di lavoro "analizza utilizzo documenti".
Nota: I tipi di contenuto principali supportati non includono file PDF.
Per informazioni sulla modifica dei tipi di contenuto principali, scaricare il white paper "indicazioni per la modifica di tipi di contenuto predefiniti e colonne del sito" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).
Pianificare tipi di contenuto elenco
Gli elementi di un tipo di contenuto elenco includono le colonne di metadati associate al tipo di contenuto e ai flussi di lavoro che possono essere eseguiti su elementi del tipo di contenuto. Usare un tipo di contenuto elenco per definire un tipo di elemento di elenco univoco per la soluzione. Ad esempio, in una soluzione di Customer Call Center, in cui i professionisti del supporto analizzano e risolvono i problemi tecnici dei clienti, è possibile usare un tipo di contenuto elenco per standardizzare i dati per ogni evento di supporto e per tenere traccia dell'incidente usando un flusso di lavoro.
Pianificare flussi di lavoro
I flussi di lavoro implementano i processi aziendali in documenti, pagine Web, moduli ed elementi di elenco in SharePoint Server 2016. Possono essere associate a raccolte, elenchi o tipi di contenuto.
In gestione documenti usare i flussi di lavoro per instradare i documenti da persona a persona in modo che possano completare le attività di gestione dei documenti, ad esempio rivedendo i documenti, approvando la propria pubblicazione o gestendo la propria disposizione. Inoltre, USA flussi di lavoro personalizzati per trasferire documenti da un sito o una raccolta a un altro. Ad esempio, è possibile progettare un flusso di lavoro per copiare un documento da un sito a un altro quando il documento è programmato per l'archiviazione.
SharePoint Server 2016 include il flusso di lavoro in tre stati, che può essere usato per gestire processi aziendali che tengono traccia dello stato di un elemento tramite tre Stati o fasi. SharePoint Server 2016 include anche i flussi di lavoro seguenti che affrontano le esigenze di gestione dei documenti:
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Raccolta commenti e suggerimenti Invia un documento per la revisione.
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Approvazione Invia un documento per l'approvazione, spesso come prerequisito per pubblicarlo.
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Disposizione Gestisce la scadenza e la disposizione del documento.
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Raccolta firme Instrada un documento per le firme.
Associare un flusso di lavoro a un tipo di contenuto quando si vuole rendere disponibile il flusso di lavoro quando si usa quel tipo di contenuto. Ad esempio, un tipo di contenuto dell'ordine di acquisto può richiedere l'approvazione di un responsabile prima che la transazione possa essere completata. Per assicurarsi che il flusso di lavoro approvazione sia sempre disponibile quando viene avviato un ordine di acquisto, creare un tipo di contenuto per l'ordine di acquisto e associare il flusso di lavoro approvazione. Aggiungere quindi il tipo di contenuto ordine fornitore a tutte le raccolte documenti in cui verranno archiviati gli ordini di acquisto.
Per pianificare i flussi di lavoro per la soluzione di gestione dei documenti, analizzare ogni tipo di contenuto del documento che si intende implementare e identificare i processi aziendali che devono essere disponibili per l'esecuzione sul contenuto del tipo. Identifica quindi i flussi di lavoro che dovrai rendere disponibili per il contenuto.
Di seguito è riportata una tabella di esempio che analizza i flussi di lavoro per un tipo di contenuto Contract.
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Processo di contratto |
Flusso di lavoro contratto |
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Rivedere le bozze. |
Raccolta di commenti e suggerimenti |
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Ottenere l'approvazione del responsabile e del consulente legale. |
Approvazione |
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Risolvere i problemi aperti. |
Gestione problemi |
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Ottenere le firme. |
Raccogliere firme |
Per altre informazioni, vedere flusso di lavoro in SharePoint 2013.
Foglio di lavoro
Usare il foglio di lavoro seguente per registrare le informazioni discusse in questo articolo:
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Foglio di lavoro per il tipo di contenuto e per la pianificazione del flusso di https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878
