È possibile usare le applicazioni di Office per salvare o convertire i file in formato PDF, in modo da poterli condividere o stampare tramite servizi di stampa esterni. Non sono necessari altri software o componenti aggiuntivi.

Usare il formato PDF se si vuole un file con le caratteristiche seguenti:

  • Aspetto identico nella maggior parte dei computer

  • Dimensioni del file ridotte

  • Conformità con un formato standard

Gli esempi includono curriculum, documenti legali, newsletter, file destinati a essere letti (non modificati) e stampati e file destinati alla stampa professionale.

Importante: Molti programmi, tra cui Microsoft Word, hanno la possibilità di aprire e modificare file PDF. La semplice condivisione di un file pdf non è sufficiente a garantire che il destinatario non possa modificare il file.

Per visualizzare istruzioni dettagliate, selezionare un'applicazione di Office nell'elenco a discesa.

  1. Aprire la tabella o il report che si desidera pubblicare in formato PDF.

  2. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni selezionare PDF o XPS.

    Icona del pulsante PDF o XPS

  3. Nel campo Nome file digitare o selezionare un nome per il documento.

  4. Nell'elenco Tipo file selezionare PDF (*.pdf).

    • Se il documento richiede una qualità di stampa elevata, selezionare Standard (pubblicazione online e stampa) .

    • Se le dimensioni del file sono più importanti della qualità di stampa, selezionare Dimensioni minime (pubblicazione online).If file size is more important than print quality, select Minimum size (publishing online).

  5. Selezionare Opzioni per impostare la pagina da stampare, scegliere se stampare o meno i commenti e selezionare le opzioni di output. Seleziona OK .

  6. Selezionare Pubblica.

Queste informazioni si applicano anche a Microsoft Excel Starter 2010.

Nota: Non è possibile salvare i fogli di Power View come file PDF.

  1. Selezionare la scheda File .

  2. Selezionare Salva con nome .
    Per visualizzare la finestra di dialogo Salva con nome in Excel 2013 o Excel 2016, è necessario scegliere un percorso e una cartella.

  3. Nella casella Nome file immettere un nome per il file, se non è già stato fatto.

  4. Nell'elenco Tipo file selezionare PDF (*.pdf).

    • Se si vuole che il file venga aperto nel formato selezionato dopo il salvataggio, selezionare la casella di controllo Apri file dopo la pubblicazione .

    • Se il documento richiede una qualità di stampa elevata, selezionare Standard (pubblicazione online e stampa) .

    • Se le dimensioni del file sono più importanti della qualità di stampa, selezionare Dimensioni minime (pubblicazione online).

  5. Selezionare Opzioni per impostare la pagina da stampare, scegliere se stampare o meno i commenti e selezionare le opzioni di output. Per altre informazioni sulla finestra di dialogo Opzioni di Excel, vedere Altre informazioni sulle opzioni PDF . Al termine, selezionare OK .

  6. Seleziona Salva .

  1. Selezionare la scheda File .

  2. Seleziona Esporta .

  3. In Esporta corrente selezionare la parte del blocco appunti da salvare in formato PDF.

  4. In Seleziona formato seleziona PDF (*.pdf) e quindi esporta .

  5. Nel campo Nome file della finestra di dialogo Salva con nome immettere un nome per il blocco appunti.

  6. Seleziona Salva .

  1. Selezionare la scheda File .

  2. Selezionare Salva con nome .
    Per visualizzare la finestra di dialogo Salva con nome in PowerPoint 2013 e PowerPoint 2016, è necessario scegliere un percorso e una cartella.

  3. Nella casella Nome file immettere un nome per il file, se non è già stato fatto.

  4. Nell'elenco Tipo file selezionare PDF (*.pdf).

    • Se si vuole che il file venga aperto nel formato selezionato dopo il salvataggio, selezionare la casella di controllo Apri file dopo la pubblicazione .

    • Se il documento richiede una qualità di stampa elevata, selezionare Standard (pubblicazione online e stampa) .

    • Se le dimensioni del file sono più importanti della qualità di stampa, selezionare Dimensioni minime (pubblicazione online) .

  5. Selezionare Opzioni per impostare la pagina da stampare, scegliere se stampare o meno i commenti e selezionare le opzioni di output. Al termine, selezionare OK .

  6. Seleziona Salva .

  1. Nella scheda File scegliere Salva con nome .
    Per visualizzare la finestra di dialogo Salva con nome in Project 2013 o Project 2016, è necessario scegliere un percorso e una cartella.

  2. Nella casella Nome file immettere un nome per il file, se non è già stato fatto.

  3. Nell'elenco Tipo file selezionare File PDF (*.pdf) o File XPS (*.xps) e quindi scegliere Salva .

  4. Nella finestra di dialogo Opzioni di esportazione documenti selezionare un intervallo di pubblicazione , se includere informazioni non stampate e conformità ISO 19500-1 (solo PDF).

Suggerimenti sulla formattazione

Il progetto non supporta tutte le caratteristiche di formattazione dei file PDF o XPS, ma è comunque possibile usare alcune opzioni di stampa per modificare l'aspetto del documento finale.

Scegliere File > Stampa e quindi modificare una di queste opzioni:

  • Date

  • Orientamento

  • Formato della carta

  • Imposta pagina

Nella finestra di dialogo Imposta pagina è possibile modificare le opzioni in queste schede:

  • Margini

  • Legenda

  • Visualizzazione

  1. Selezionare la scheda File .

  2. Selezionare Salva con nome .
    Per visualizzare la finestra di dialogo Salva con nome in Publisher 2013 o Publisher 2016, è necessario scegliere un percorso e una cartella.

  3. Nella casella Nome file immettere un nome per il file, se non è già stato fatto.

  4. Nell'elenco Tipo file selezionare PDF (*.pdf).

  5. Se si vuole modificare la modalità di ottimizzazione del documento, selezionare Cambia . Selezionare Opzioni in Publisher 2013 o Publisher 2016.

    • Apportare le modifiche necessarie alla risoluzione delle immagini e alle informazioni non stampabili.

    • Selezionare Opzioni di stampa per apportare modifiche alle opzioni di stampa per il documento.

    • Al termine, selezionare OK .

  6. Se si vuole che il file venga aperto nel formato selezionato dopo il salvataggio, selezionare la casella di controllo Apri file dopo la pubblicazione .

  7. Seleziona Salva .

  1. Selezionare la scheda File .

  2. Selezionare Salva con nome .
    Per visualizzare la finestra di dialogo Salva con nome in Visio 2013 o Visio 2016, è necessario scegliere un percorso e una cartella.

  3. Nella casella Nome file immettere un nome per il file, se non è già stato fatto.

  4. Nell'elenco Tipo file selezionare PDF (*.pdf).

    • Se si vuole che il file venga aperto nel formato selezionato dopo il salvataggio, selezionare la casella di controllo Visualizza automaticamente il file dopo il salvataggio .

    • Se il documento richiede una qualità di stampa elevata, selezionare Standard (pubblicazione online e stampa) .

    • Se le dimensioni del file sono più importanti della qualità di stampa, selezionare Dimensioni minime (pubblicazione online).

  5. Selezionare Opzioni per impostare la pagina da stampare, scegliere se stampare o meno i commenti e selezionare le opzioni di output. Seleziona OK .

  6. Seleziona Salva .

  1. Se il file è stato salvato in precedenza, selezionare File > Salva una copia.
    Se il file non è salvato, selezionare File > Salva con nome.

  2. Selezionare Sfoglia per scegliere il percorso nel computer in cui salvare il file.

  3. Nell'elenco a discesa selezionare PDF.

    Immagine che mostra la selezione di 'PDF (*.pdf) dal menu a discesa

  4. Selezionare Salva.

Selezionare Altre opzioni > Opzioni per personalizzare il PDF.

  • Per creare un file PDF solo da alcune pagine del documento, scegliere un'opzione in Intervallo pagine.

  • Per includere le revisioni nel PDF, in Elementi da pubblicare selezionare Documento con commenti. In caso contrario, verificare che l'opzione Documento sia selezionata.

  • Per creare un set di segnalibri nel file PDF, selezionare Crea segnalibri con. Quindi, scegliere Titoli o, se sono stati aggiunti segnalibri al documento, Segnalibri di Word.

  • Se si vogliono includere le proprietà del documento nel PDF, verificare che l'opzione Proprietà documento sia selezionata.

  • Per semplificare la lettura del documento da parte del software di lettura dello schermo, selezionare Tag per la struttura del documento per l'accessibilità.

  • Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A) Questa opzione consente di generare il documento PDF in versione PDF 1.7, uno standard di archiviazione. PDF/A assicura che il documento manterrà lo stesso aspetto quando viene aperto in un altro computer.

  • Testo bitmap quando i tipi di carattere non possono essere incorporati Se i tipi di carattere non possono essere incorporati nel documento, vengono usate le immagini bitmap del testo in modo che il PDF risulti identico al documento originale. Se questa opzione non è selezionata e il file usa un tipo di carattere che non può essere incorporato, il lettore di PDF potrebbe sostituirlo con un altro tipo di carattere.

  • Crittografare il documento con una password Per limitare l'accesso in modo che solo le persone munite di password possano aprire il PDF, selezionare questa opzione. Quando si seleziona OK, Word apre la casella Crittografa documento PDF , in cui è possibile digitare e immettere di nuovo una password.

Aprire e copiare il contenuto di un PDF con Word

È possibile copiare qualsiasi tipo di contenuto di un file PDF aprendolo in Word.

Passare a File > Apri e passare al file PDF. Word apre il contenuto del PDF in un nuovo file. Da qui è possibile copiare qualsiasi tipo di contenuto, tra cui immagini e diagrammi.

Per salvare il file in formato PDF in Office per Mac seguire questa procedura:

  1. Selezionare File.

  2. Scegliere Salva con nome.

  3. Selezionare Formato file nella parte inferiore della finestra.

    Usare lo strumento Formato file in Salva con nome in Word per selezionare altri formati di salvataggio, ad esempio PDF
  4. Scegliere PDF nell'elenco dei formati di file disponibili.

  5. Assegna un nome al file, se non ne ha già uno, quindi seleziona Esporta.

Nota: Quando si usa l'opzione Ottimale per la stampa , i collegamenti ipertestuali potrebbero non essere convertiti correttamente. Si tratta di un problema noto in Word per Mac.

Importante: 

È possibile usare Word, PowerPoint e OneNote per il Web per convertire il documento in un PDF.

  1. Selezionare File > Stampa > Stampa (in PowerPoint si seleziona uno dei tre formati disponibili).

  2. Nel menu a discesa in Stampante selezionare Salva come PDF e quindi Salva.

    Opzione Salvataggio in formato PDF per la stampa.

  3. Quindi, nel menu Esplora risorse che si apre è possibile assegnare un nome al PDF e scegliere dove salvarlo e quindi selezionare Salva.

Verrà generato un PDF di base che mantiene il layout e il formato del documento originale.

Se è necessario un maggiore controllo sulle opzioni per il file PDF, ad esempio l'aggiunta di segnalibri, usare l'app desktop per convertire il documento in un PDF. Selezionare Apri nell'app desktop sulla barra degli strumenti di PowerPoint e OneNote per iniziare a usare l'app desktop, quindi in Word selezionare prima l'elenco a discesa Modifica e quindi apri nell'app desktop .

Immagine del comando Apri nell'app desktop

Se non si dispone dell'app desktop, è possibile provare o acquistare subito l'ultima versione di Office.

Suggerimenti su questa funzionalità?

Votare un'idea o condividerne una nuova nella casella dei suggerimenti in word.uservoice.com.

Per esportare il documento di Word o la cartella di lavoro di Excel in formato PDF in iOS, toccare il pulsante File in alto a sinistra, scegliere Esporta e quindi PDF.

Toccare File > Esporta per esportare il documento in PDF

Portable Document Format (PDF) consente di mantenere la formattazione del documento e supporta la condivisione di file. Quando il file in formato PDF viene visualizzato online o stampato, mantiene il formato desiderato. Il formato PDF è utile anche per i documenti che verranno riprodotti con i metodi di stampa commerciali. Il PDF è accettato come formato valido da molti organismi e organizzazioni e, inoltre, i visualizzatori sono disponibili su più piattaforme rispetto all’XPS.

XPS (XML Paper Specification) è un formato di file che mantiene la formattazione del documento e consente di condividere i file. Il formato XPS garantisce che quando il file viene visualizzato online o stampato, mantiene esattamente il formato previsto e i dati in esso contenuti non possono essere facilmente modificati.

Importante: La maggior parte dei Web browser moderni può aprire e visualizzare un file PDF. Se si dispone di un sistema operativo meno recente, tuttavia, potrebbe essere necessario un lettore PDF installato nel dispositivo, ad esempio Acrobat Reader, disponibile da Adobe Systems.

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