Questo articolo illustra come spostare i dati da Excel ad Access e convertire i dati in tabelle relazionali in modo da poter usare Microsoft Excel e Access insieme. Per riepilogare, Access è ideale per l'acquisizione, l'archiviazione, l'esecuzione di query e la condivisione di dati e Excel è ideale per calcolare, analizzare e visualizzare i dati.

Due articoli, Uso di Access o Excel per gestire i dati e I 10principali motivi per usare Access con Excel , illustrano quale programma è più adatto per una particolare attività e come usare Excel e Access insieme per creare una soluzione pratica.

Quando si spostano i dati Excel in Access, il processo è in tre passaggi di base.

Tre passaggi di base

Nota: Per informazioni sulla modellazione dei dati e sulle relazioni in Access, vedere Nozioni fondamentali sulla progettazione di database.

Passaggio 1: Importare dati da Excel in Access

L'importazione di dati è un'operazione che può essere eseguita molto più agevolmente se si richiede del tempo per preparare e pulire i dati. L'importazione di dati è come passare a una nuova abitazione. Se si pulisce e si organizzano i beni prima di trasferirsi, la sistemazione nella nuova casa è molto più semplice.

Pulire i dati prima di importare

Prima di importare dati in Access, in Excel è buona idea:

  • Convertire le celle che contengono dati non atomici, ovvero più valori in una cella, in più colonne. Ad esempio, una cella in una colonna "Competenze" che contiene più valori di competenza, ad esempio "programmazione C#", "programmazione VBA" e "progettazione Web", deve essere suddivisa per separare le colonne che contengono ognuna un solo valore di competenza.

  • Usare il comando TAGLIA per rimuovere gli spazi iniziali, finali e più spazi incorporati.

  • Rimuovere i caratteri non stampabili.

  • Trovare e correggere gli errori di ortografia e punteggiatura.

  • Rimuovere le righe duplicate o i campi duplicati.

  • Assicurarsi che le colonne di dati non contengano formati misti, in particolare numeri formattati come testo o date formattate come numeri.

Per altre informazioni, vedere gli argomenti della Guida Excel seguenti:

Nota: Se le esigenze di pulizia dei dati sono complesse o se non si hanno il tempo o le risorse necessarie per automatizzare il processo, è consigliabile usare un fornitore di terze parti. Per altre informazioni, cercare "software di pulizia dei dati" o "qualità dei dati" dal motore di ricerca preferito nel Web browser.

Scegliere il tipo di dati migliore durante l'importazione

Durante l'operazione di importazione in Access si vogliono effettuare scelte valide in modo da ricevere pochi (se presenti) errori di conversione che richiedono l'intervento manuale. La tabella seguente riepiloga la modalità di conversione dei formati numerici e dei tipi di dati di Access Excel quando si importano dati da Excel Excel ad Access e offre alcuni suggerimenti sui tipi di dati migliori da scegliere nell'Importazione guidata Foglio di calcolo.

Excel numero

Tipo di dati di Access

Commenti

Procedura consigliata

Testo

Testo, Memo

Il tipo di dati Testo di Access archivia dati alfanumerici fino a 255 caratteri. Il tipo di dati Memo di Access archivia dati alfanumerici fino a 65.535 caratteri.

Scegliere Memo per evitare di troncare i dati.

Num, Percentuale, Frazione, Scientifico

Numero

Access ha un tipo di dati Numerico che varia in base a una proprietà Dimensione campo (Byte, Intero, Intero lungo, Single, Double, Decimal).

Scegliere Double per evitare errori di conversione dei dati.

Data

Date

Access e Excel entrambi usano lo stesso numero di data seriale per archiviare le date. In Access l'intervallo di date è maggiore: da -657.434 (1 gennaio 100 d.C.) a 2.958.465 (31 dicembre 9999 d.C.).

Poiché Access non riconosce il sistema di data 1904 (usato in Excel per Macintosh), è necessario convertire le date in Excel o access per evitare confusione.

Per altre informazioni, vedere Modificare il sistema di data, il formato o l'interpretazione dell'anno a due cifre e Importare o collegare dati in una cartella di lavoro Excel dati.

Scegliere Data.

Time

Ora

Access e Excel entrambi archiviano i valori di ora usando lo stesso tipo di dati.

Scegliere Ora, che in genere è l'impostazione predefinita.

Valuta, Contabilità

Valuta

In Access il tipo di dati Valuta archivia i dati come numeri a 8 byte con precisione fino a quattro posizioni decimali e viene usato per archiviare dati finanziari e impedire l'arrotondamento dei valori.

Scegliere Valuta, che in genere è l'impostazione predefinita.

booleano

Sì/No

Access usa -1 per tutti i valori Sì e 0 per tutti i valori No, mentre Excel usa 1 per tutti i valori VERO e 0 per tutti i valori FALSO.

Scegliere Sì/No,che converte automaticamente i valori sottostanti.

Collegamento ipertestuale

Collegamento ipertestuale

Un collegamento ipertestuale in Excel e Access contiene un URL o un indirizzo Web che è possibile fare clic e seguire.

Scegliere Collegamentoipertestuale, altrimenti Access potrebbe usare il tipo di dati Testo per impostazione predefinita.

Una volta che i dati sono in Access, è possibile eliminarli Excel dati. Non dimenticare di eseguire il backup della cartella di lavoro Excel prima di eliminarla.

Per altre informazioni, vedere l'argomento della Guida di Access Importare o collegare dati in una Excel cartella di lavoro.

Accodare automaticamente i dati nel modo più semplice

Un problema comune Excel utenti è l'aggiunta di dati con le stesse colonne in un foglio di lavoro di grandi dimensioni. Ad esempio, potrebbe essere disponibile una soluzione di rilevamento delle risorse iniziata in Excel ma che ora è diventata sempre più disponibile per includere file di molti gruppi di lavoro e reparti. Questi dati possono essere in fogli di lavoro e cartelle di lavoro diversi oppure in file di testo che sono feed di dati di altri sistemi. Non esiste un comando dell'interfaccia utente o un modo semplice per accodare dati simili in Excel.

La soluzione migliore consiste nell'usare Access, in cui è possibile importare e accodare facilmente i dati in un'unica tabella usando l'Importazione guidata Foglio di calcolo. Inoltre, è possibile accodare molti dati in un'unica tabella. È possibile salvare le operazioni di importazione, aggiungerle come attività pianificate di Microsoft Outlook e persino usare le macro per automatizzare il processo.

Passaggio 2: Normalizzare i dati usando la Creazione guidata Analizzatore tabelle

A prima vista, l'esecuzione del processo di normalizzazione dei dati può sembrare un'attività scoraggiante. Fortunatamente, la normalizzazione delle tabelle in Access è un processo molto più semplice, grazie alla Creazione guidata Analizzatore tabelle.

Creazione guidata Analizzatore tabelle

1. Trascinare le colonne selezionate in una nuova tabella e creare automaticamente relazioni

2. Usare i comandi dei pulsanti per rinominare una tabella, aggiungere una chiave primaria, impostare una colonna esistente come chiave primaria e annullare l'ultima azione

È possibile usare questa procedura guidata per eseguire le operazioni seguenti:

  • Convertire una tabella in un set di tabelle più piccole e creare automaticamente una relazione di chiave primaria ed esterna tra le tabelle.

  • Aggiungere una chiave primaria a un campo esistente che contiene valori univoci oppure creare un nuovo campo ID che usa il tipo di dati Numerazione automatica.

  • Creare automaticamente relazioni per applicare l'integrità referenziale con gli aggiornamenti a catena. Le eliminazioni a catena non vengono aggiunte automaticamente per impedire l'eliminazione accidentale dei dati, ma è possibile aggiungere facilmente le eliminazioni a catena in un secondo momento.

  • Cercare dati ridondanti o duplicati nelle nuove tabelle, ad esempio lo stesso cliente con due numeri di telefono diversi, e aggiorna questi dati nel modo desiderato.

  • Eseguire il backup della tabella originale e rinominarla aggiungendo "_OLD" al nome. Quindi, si crea una query che ricostruisce la tabella originale, con il nome della tabella originale, in modo che le maschere o i report esistenti basati sulla tabella originale funzionino con la nuova struttura della tabella.

Per altre informazioni, vedere Normalizzare i dati usando Analizzatore tabelle.

Passaggio 3: Connessione accedere ai dati da Excel

Dopo la normalizzazione dei dati in Access e la creazione di una query o di una tabella che ricostruisce i dati originali, è semplice connettersi ai dati di Access da Excel. I dati sono ora disponibili in Access come origine dati esterna e possono quindi essere connessi alla cartella di lavoro tramite una connessione dati, ovvero un contenitore di informazioni usato per individuare, accedere all'origine dati esterna e accedervi. Le informazioni di connessione vengono archiviate nella cartella di lavoro e possono essere archiviate anche in un file di connessione, ad esempio un file ODC (Office Data Connection) (estensione ODC) o un file di nome dell'origine dati (estensione dsn). Dopo la connessione a dati esterni, è anche possibile aggiornare automaticamente la cartella di lavoro di Excel da Access ogni volta che i dati vengono aggiornati in Access.

Per altre informazioni, vedere Importare dati da origini dati esterne (Power Query).

Accedere ai dati in Access

Questa sezione illustra le fasi seguenti di normalizzazione dei dati: Suddividere i valori nelle colonne Agente di vendita e Indirizzo nelle parti più atomiche, separare gli argomenti correlati nelle proprie tabelle, copiare e incollare tali tabelle da Excel in Access, creare relazioni chiave tra le tabelle di Access appena create e creare ed eseguire una query semplice in Access per restituire informazioni.

Dati di esempio in formato non normalizzato

Il foglio di lavoro seguente contiene valori non atomici nella colonna Agente di vendita e nella colonna Indirizzo. Entrambe le colonne devono essere divise in due o più colonne separate. Questo foglio di lavoro contiene anche informazioni su venditori, prodotti, clienti e ordini. Queste informazioni devono anche essere suddivise ulteriormente, per argomento, in tabelle separate.

Venditore

ID ordine

Data ordine

ID prodotto

Qtà

Prezzo

Nome cliente

Indirizzo

Telefono

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$ 7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$ 9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$ 16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$ 5,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$ 4,50

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Gianni

2351

3/4/09

C-795

6

$ 9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Gianni

2352

3/5/09

A-2275

2

$ 16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Gianni

2352

3/5/09

D-4420

3

$ 7,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$ 16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$ 7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Informazioni nelle sue parti più piccole: dati atomici

Se si usano i dati di questo esempio, è possibile usare il comando Testo in colonna in Excel per separare le parti "atomiche" di una cella, ad esempio l'indirizzo, la città, lo stato e il codice postale, in colonne discrete.

La tabella seguente mostra le nuove colonne nello stesso foglio di lavoro dopo che sono state divise per rendere tutti i valori atomici. Si noti che le informazioni nella colonna Agente di vendita sono state suddivise in colonne Cognome e Nome e che le informazioni nella colonna Indirizzo sono state suddivise in colonne Indirizzo, Città, Stato e CAP. Questi dati sono in "prima forma normale".

Cognome

Nome

 

Via e numero civico

Città

Provincia

CAP

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

MI

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia Circle

Ravenna

MI

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

MI

98227

Koch

Ano

7007 Cornell St Redmond

Redmond

MI

98199

Suddividere i dati in argomenti organizzati in Excel

Le diverse tabelle di dati di esempio che seguono mostrano le stesse informazioni del foglio di lavoro Excel dopo che sono state suddivise in tabelle per venditori, prodotti, clienti e ordini. La struttura della tabella non è definitiva, ma è sulla strada giusta.

La tabella Venditori contiene solo informazioni sul personale di vendita. Si noti che ogni record ha un ID univoco (ID agente di vendita). Il valore ID agente di vendita verrà usato nella tabella Ordini per connettere gli ordini ai venditori.

Venditori

ID agente di vendita

Cognome

Nome

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Ano

La tabella Prodotti contiene solo informazioni sui prodotti. Si noti che ogni record ha un ID univoco (ID prodotto). Il valore ID prodotto verrà usato per connettere le informazioni sul prodotto alla tabella Dettagli ordine.

Prodotti

ID prodotto

Prezzo

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5,25

La tabella Clienti contiene solo informazioni sui clienti. Si noti che ogni record ha un ID univoco (ID cliente). Il valore ID cliente verrà usato per connettere le informazioni sui clienti alla tabella Ordini.

Clienti

ID cliente

Nome

Via e numero civico

Città

Provincia

CAP

Telefono

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

MI

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia Circle

Ravenna

MI

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

MI

98199

425-555-0201

La tabella Ordini contiene informazioni su ordini, venditori, clienti e prodotti. Si noti che ogni record ha un ID univoco (ID ordine). Alcune delle informazioni in questa tabella devono essere suddivise in una tabella aggiuntiva contenente i dettagli dell'ordine, in modo che la tabella Ordini contenga solo quattro colonne, ovvero l'ID ordine univoco, la data dell'ordine, l'ID agente di vendita e l'ID cliente. La tabella illustrata non è ancora stata suddivisa nella tabella Dettagli ordine.

Ordini

ID ordine

Data ordine

ID agente di vendita

ID cliente

ID prodotto

Qtà

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

I dettagli dell'ordine, ad esempio l'ID prodotto e la quantità, vengono spostati dalla tabella Ordini e archiviati in una tabella denominata Dettagli ordine. Tenere presente che sono presenti 9 ordini, quindi è logico che in questa tabella siano presenti 9 record. Si noti che la tabella Ordini ha un ID univoco (ID ordine), a cui viene fatto riferimento dalla tabella Dettagli ordine.

La struttura finale della tabella Ordini dovrebbe essere simile alla seguente:

Ordini

ID ordine

Data ordine

ID agente di vendita

ID cliente

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

La tabella Dettagli ordine non contiene colonne che richiedono valori univoci, ovvero non esiste una chiave primaria, quindi è possibile che una o tutte le colonne contengano dati "ridondanti". Tuttavia, nessun record in questa tabella deve essere completamente identico (questa regola si applica a qualsiasi tabella in un database). In questa tabella dovrebbero essere presenti 17 record, ognuno corrispondente a un prodotto in un singolo ordine. Ad esempio, nell'ordine 2349, tre prodotti C-789 costituiscono una delle due parti dell'intero ordine.

La tabella Dettagli ordine dovrebbe quindi avere un aspetto simile al seguente:

Dettagli ordine

ID ordine

ID prodotto

Qtà

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Copiare e incollare dati da Excel in Access

Ora che le informazioni su venditori, clienti, prodotti, ordini e dettagli sugli ordini sono state suddivise in argomenti distinti in Excel, è possibile copiare i dati direttamente in Access, dove diventeranno tabelle.

Creazione di relazioni tra le tabelle di Access e l'esecuzione di una query

Dopo aver spostato i dati in Access, è possibile creare relazioni tra tabelle e quindi creare query per restituire informazioni su vari argomenti. Ad esempio, è possibile creare una query che restituisca l'ID ordine e i nomi dei venditori per gli ordini immessi tra il 05/03/09 e il 08/03/09.

È anche possibile creare maschere e report per semplificare l'immissione di dati e l'analisi delle vendite.

Servono altre informazioni?

È sempre possibile rivolgersi a un esperto nella Tech Community di Excel, ottenere supporto nella community Microsoft o suggerire una nuova caratteristica o un miglioramento in Excel UserVoice.

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