Uso delle cartelle dei messaggi in Outlook sul Web

Istruzioni per la versione classica di Outlook sul web

Cartelle predefinite

Per impostazione predefinita, con l'account vengono create le cartelle seguenti:

• Posta in arrivo: i messaggi in arrivo arrivano nella cartella Posta in arrivo, a meno che non sia stata creata una regola di posta in arrivo per reindirizzarli a un'altra cartella o che non siano identificati come posta indesiderata. Altre informazioni sulla gestione dei messaggi di posta elettronica tramite le regole in Outlook
• Messaggi secondari: consente di filtrare la posta in base a come sono stati gestiti i messaggi in arrivo in passato. Quando è attivato, il server di posta elettronica tiene traccia dei messaggi letti o non letti. I messaggi che non vengono letti vengono spostati nella cartella Messaggi secondari.
• Posta inviata: per impostazione predefinita, una copia di ogni messaggio inviato viene inserita nella cartella Posta inviata.
• Posta eliminata: quando si elimina un messaggio, questo viene spostato nella cartella Posta eliminata.

In Outlook sul Web, se si sceglie Altro in Cartelle, le cartelle predefinite sono organizzate in Preferiti. Le stesse cartelle predefinite sono elencate anche nella cartella personale e diventano parte di un elenco più lungo di cartelle, molte delle quali potrebbero essere state create dall'amministratore. Le cartelle aggiunte dall'amministratore possono includere:

• Bozze: se si crea o si risponde a un messaggio, ma non si riesce a completarlo subito, questo verrà automaticamente salvato nella cartella Bozze. Si potrà tornare al messaggio in un secondo momento per completarne la modifica e inviarlo.
• Posta indesiderata Email: i messaggi con caratteristiche di posta indesiderata ma che non sono bloccati da un filtro di protezione dalla posta indesiderata prima di raggiungere la cassetta postale verranno spostati automaticamente in questa cartella. Per altre informazioni sulla cartella Posta indesiderata, vedere Informazioni sulla posta indesiderata e sul phishing.
• Note: Questa è una cartella di sola lettura. È necessario usare Outlook per creare o modificare gli elementi in questa cartella.
• Cronologia conversazioni: per impostazione predefinita, una copia di ogni conversazione in Skype for Business viene inserita nella cartella Cronologia conversazioni.

Menu di scelta rapida per le cartelle

La maggior parte delle operazioni possibili con una cartella sono disponibili nel menu di scelta rapida (contestuale) che viene visualizzato quando si fa clic con il pulsante destro del mouse su una cartella. Il collegamento visualizzato dipende se è stata selezionata una cartella in Preferiti o nella cartella personale.

Cartella Preferite

Nella cartella Preferite sono presenti le cartelle di posta elettronica principali. Il menu di scelta rapida include le opzioni più usate o utili quando si lavora con queste cartelle.

• Sposta su o Sposta giù: usa una di queste opzioni per riposizionare la cartella più in alto o più in basso nella gerarchia di cartelle.
• Rimuovi dai Preferiti: rimuove la cartella dai Preferiti. La rimozione della cartella dai Preferiti non la rimuove dalla cartella personale.
• Cartella vuota: elimina tutti gli elementi della cartella, incluse le eventuali sottocartelle.
• Segna tutti come già letti: contrassegna tutti gli elementi della cartella come letti.
• Assegna criterio: assegnare un criterio di archiviazione o conservazione ai messaggi nella cartella. Questa opzione potrebbe non essere disponibile se l'amministratore non l'ha abilitata.
• Autorizzazioni: concedere ad altri utenti l'accesso alle cartelle della cassetta postale.

Cartella personale

La cartella personale è una raccolta di tutte le cartelle di posta disponibili. Il menu di scelta rapida (contestuale) associato alle cartelle personali include più opzioni rispetto al menu di scelta rapida disponibile per la cartella Preferite. Non tutte le opzioni, comunque, sono disponibili per tutte le cartelle e alcune opzioni potrebbero non essere disponibili a causa di autorizzazioni amministrative.

Il menu di scelta rapida per la cartella personale include quattro opzioni che il menu di scelta rapida della cartella Preferiti non ha:

• Nuova cartella: consente di creare una nuova sottocartella nella cartella su cui hai fatto clic con il pulsante destro del mouse.

• Rinomina cartella: Assegna alla cartella un nome diverso. Le cartelle predefinite, ad esempio Posta in arrivo, non possono essere rinominate.

• Aggiungi a Preferiti: aggiunge (collega) la cartella corrente ai Preferiti.

• Sposta cartella: apre una finestra che consente di spostare la cartella selezionata in una nuova posizione nella gerarchia delle cartelle. Si può anche selezionare e trascinare una cartella in una nuova posizione.

  Nota

  Al prossimo accesso, le cartelle create verranno disposte in ordine alfabetico.

Creare una cartella

Creare nuove cartelle per organizzare i messaggi come si preferisce. Ad esempio, si può creare una cartella per un progetto specifico, per tutti i messaggi inviati da un determinato utente o a un gruppo di distribuzione di cui si è membri.

Creare una nuova cartella

1. Seleziona una cartella e fai clic con il pulsante destro del mouse. Seleziona Crea cartella....

   

   OPPURE

   Seleziona una cartella e fai clic con il pulsante destro del mouse. Nella casella visualizzata immettere un nome per la cartella.

2. Nella finestra di dialogo Crea una nuova cartella immettere un nome per la cartella e selezionare OK.

Crea una nuova sottocartella

1. In Cartelle selezionare Altro.

   

2. Nella cartella personale fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella a cui si vuole aggiungere una sottocartella, quindi scegliere Crea nuova sottocartella.

3. Nella casella Nuova cartella immettere un nome per la sottocartella e premere INVIO.

Rinominare una cartella

1. In Cartelle selezionare Altro.

   

2. Nella cartella personale fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si vuole rinominare e scegliere Rinomina.

3. Immettere un nome per la cartella e premere INVIO.

Spostare una cartella

È possibile trascinare una cartella in una nuova posizione nella gerarchia di cartelle oppure si può usare l'opzione Sposta nel menu di scelta rapida.

1. In Cartelle selezionare Altro.

   

2. Nella cartella personale fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si vuole spostare e scegliere Sposta.

3. Nella finestra Sposta cartella che viene visualizzata scegliere una nuova cartella in cui spostare quella selezionata e scegliere Sposta.

Si può anche creare una nuova cartella in cui spostare la cartella facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella padre e scegliendo Crea nuova cartella. È possibile spostare automaticamente i messaggi in arrivo in cartelle specifiche in base ai criteri scelti. Informazioni su come gestire i messaggi di posta elettronica usando le regole in Outlook

Eliminare una cartella

1. In Cartelle selezionare Altro.

   

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella o sulla sottocartella da eliminare e scegliere Elimina cartella.

3. Selezionare OK per confermare.

Preferite

In Outlook sul Web, la cartella Preferiti include automaticamente queste cartelle: Posta in arrivo, Messaggi secondari, Posta inviata, Posta eliminata. È possibile aggiungere cartelle a Preferite per tenere traccia più facilmente delle cartelle che si ritengono più importanti. L'aggiunta di una cartella a Preferite non determina lo spostamento della cartella ma la creazione di un collegamento. Le cartelle aggiunte a Preferite si trovano ancora nella cartella personale.

• Per aggiungere una cartella a Preferite, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e scegliere Aggiungi a Preferiti.
• Per riorganizzare le cartelle scegliere una cartella e trascinarla in una nuova posizione nella gerarchia di cartelle. In alternativa, fare clic con il pulsante destro del mouse su una cartella e scegliere Sposta in alto nell'elenco o Sposta giù nell'elenco.
• Per rimuovere una cartella fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella che si vuole rimuovere da Preferite e selezionare Rimuovi da Preferiti. In questo modo viene solo rimosso il collegamento alla cartella, ma questa rimarrà nella cartella personale.

A seconda dei criteri dell'organizzazione, è possibile aggiungere una cartella pubblica a Preferite. Per informazioni su come creare una cartella pubblica in Outlook sul web e aggiungerla ai Preferiti, vedere Creare e condividere una cartella pubblica.

Assegnare criteri di conservazione e archiviazione

I criteri di archiviazione e conservazione permettono di spostare o eliminare automaticamente i messaggi dopo che sono rimasti nella cassetta postale per un certo periodo di tempo. Per altre informazioni su questi criteri e su come assegnarli, vedere Assegnare etichette di conservazione e criteri di archiviazione in Outlook sul Web.

cartella Elementi eliminati

Quando si elimina un messaggio, viene spostato nella cartella Posta eliminata. È possibile rimuovere manualmente i messaggi dalla cartella oppure impostare Outlook sul Web in modo che svuoti automaticamente la cartella Posta eliminata quando ci si disconnette. L'amministratore potrebbe anche aver configurato un criterio per svuotare gli elementi dalla cartella Posta eliminata dopo che sono stati presenti per un numero di giorni preimpostato.

Svuotare la cartella Posta eliminata quando ci si disconnette

1. Selezionare Impostazioni nella parte superiore dello schermo.
2. In Impostazioni delle app personali scegliere Posta.
3. Selezionare Elaborazione> automaticaOpzioni> messaggioSvuotare la cartella Posta eliminata quando ci si disconnette.
4. Fare clic su Save .

Per informazioni su come ripristinare i messaggi eliminati, vedere Recuperare e ripristinare gli elementi eliminati in Outlook.

Gestire i messaggi

Usare i comandi sulla barra dei menu di Outlook sul Web o configurare regole per fare in modo che Outlook sul Web sposti automaticamente i messaggi nelle cartelle man mano che vengono ricevuti.

Usare i comandi per gestire automaticamente i messaggi

Ad esempio i comandi Organizza e Sposta consentono di eliminare o spostare automaticamente i messaggi provenienti da un determinato mittente. I comandi vengono visualizzati sulla barra dei menu di Outlook sul Web quando si seleziona un messaggio nella posta in arrivo.

• Organizza: consente di eliminare rapidamente i messaggi indesiderati nella Posta in arrivo. Quando si seleziona un messaggio, è possibile eliminare automaticamente tutta la posta in arrivo da tale mittente, conservare solo i messaggi più recenti oppure eliminare i messaggi risalenti a più di 10 giorni fa.
• Sposta in: consente di spostare un messaggio, un messaggio specifico o di spostare automaticamente tutti i messaggi da quel mittente a un'altra cartella.

Impostare le regole per gestire automaticamente i messaggi

Usare le regole per spostare automaticamente i messaggi in cartelle man mano che si ricevono.

1. Nella Posta in arrivo selezionare un messaggio a cui si vuole assegnare una regola e fare clic sulla barra dei menu di Outlook sul Web.

   

2. Fare clic su Crea regola. Verrà visualizzata la finestra di dialogo (modulo) Nuova regola della posta in arrivo.

   • Nome: mostra il nome del mittente.
   • Quando il messaggio arriva e soddisfa tutte queste condizioni: Per impostazione predefinita, vengono impostate tre condizioni per il messaggio ricevuto. Selezionare le frecce per scegliere altre condizioni. Se si vogliono usare altre condizioni, scegliere Aggiungi condizione.
   • Eseguire tutte le operazioni seguenti: Per impostazione predefinita, è impostata una delle tre azioni predefinite. Selezionare la freccia per scegliere altre azioni. Se si vuole aggiungere un'altra azione, scegliere Aggiungi azione.
   • Tranne nel caso in cui corrisponda a una di queste condizioni: Per impostazione predefinita, non vengono impostate eccezioni. Selezionare la freccia per impostare un'eccezione per le condizioni precedenti. Scegliere Aggiungi eccezione se è necessario configurarne più di una.
   • Interrompi l'elaborazione di altre regole: per impostazione predefinita, la casella di controllo è selezionata. In questo caso, le regole successive verranno ignorate, anche se si applicano al messaggio.

3. Selezionare OK per salvare la regola. A seconda della struttura dell'account, si potrebbe ricevere un avviso relativo alla modifica delle regole. Se necessario, rivolgersi all'amministratore.