Obiettivo dell'utente: Gestire i costi

In questo articolo sono disponibili informazioni dettagliate su come tenere traccia delle informazioni relative ai costi. È possibile scoprire come e dove immettere i vari dettagli per i costi, in modo da poter visualizzare e analizzare periodicamente i costi totali, man mano che il progetto avanza. La disponibilità di informazioni accurate sulle destinazioni dei costi sarà di grande aiuto per prendere decisioni migliori per completare il progetto nel rispetto del preventivo.

Suggerimenti iniziali per la gestione dei costi

Questo articolo corrisponde a uno dei molti obiettivi per la gestione dei progetti indicati nella Guida di orientamento alla gestione dei progetti.

• Stima dei costi del progetto La cronologia dei costi dei progetti simili al progetto che si sta pianificando può essere utile per iniziare. Aiuta a prevenire errori costosi. Se l'organizzazione ha esperti di Project Management Office (PMO), è anche possibile discutere con loro i piani di costi e budget o chiedere a un membro del team esperto e competente di rivedere le stime dei costi di attività e risorse. Le stime dei costi sono complicate: le organizzazioni più grandi seguono le linee guida del PMO o assumono stimatori dei costi professionali.
• Sapere quali tipi di costi ci sono in Project La maggior parte dei costi del progetto proviene dalle risorse lavorative, ovvero le persone che lavorano su attività assegnate o i materiali e le attrezzature necessari per completare un progetto. I costi delle risorse sono solitamente basati su tariffe orarie o unitarie, ma può trattarsi anche di costi una tantum, come nel caso di costi per consulenze, forniture o viaggi. I costi non associati alle risorse vengono di solito immessi come costi fissi per attività specifiche o per il progetto nel suo complesso.
• Costi di immissione I costi delle risorse vengono immessi nella visualizzazione del foglio delle risorse per i lavoratori orari, i lavoratori salariati, i terzisti, i costi dei materiali o altri costi delle risorse una tantum, ad esempio i costi per l'assicurazione o le obbligazioni. I costi per le attività vengono immessi in una tabella dei costi che è possibile aggiungere a qualsiasi elenco di attività.
• Ottenere i totali dei costi Project calcola i totali dei costi immessi in modo da poter verificare rapidamente l'importo dei costi del progetto. Condividi queste informazioni sui costi con gli stakeholder del progetto, che potrebbero cercarle.
• Impostazione del budget Quando i costi totali sono simili al budget previsto per il progetto, il salvataggio di una previsione stabilisce tali costi totali come budget del progetto. Questa operazione viene in genere eseguita dopo aver immesso tutte le informazioni necessarie per il progetto e prima che inizi il lavoro effettivo. Una previsione di preventivo di questo tipo è necessaria se si prevede di tenere traccia dei costi e di gestirli, in particolare se si eseguirà l'analisi del costo realizzato per esaminare le variazioni dei costi nel progetto. Per altre informazioni, vedere Impostare e salvare una previsione.
• Esecuzione di analisi dei costiEsportare i dati dei costi in Excel per eseguire analisi approfondite tramite tabelle pivot, grafici e altre caratteristiche di Excel, come la formattazione condizionale e i grafici sparkline, come illustrato nella figura seguente.
  
  In alternativa, si possono usare le relazioni grafiche in Project per visualizzare un grafico pivot del costo realizzato (comunemente noto come curva a S).
  
  È possibile spingersi ancora oltre e creare un'analisi avanzata dei dati di Project tramite le caratteristiche di analisi ANOVA disponibili negli strumenti di analisi in Excel. Non esistono in effetti veri e propri limiti per l'analisi dei costi di Project.

Immissione dei costi nel progetto

Immettere i costi per le risorse	Prima di tutto è necessario immettere le tariffe delle persone che svolgeranno il lavoro e le tariffe unitarie per il materiale necessario per completare il progetto. È poi necessario immettere i costi "fissi" per le apparecchiature e gli eventuali costi una tantum di cui si vuole tenere traccia nel progetto. Project calcola automaticamente i costi effettivi in base al lavoro effettivo accumulato o ai materiali consumati per le attività. Se necessario, tuttavia, è possibile immettere manualmente i costi effettivi per qualsiasi attività assegnata e completata.
Visualizzare i costi totali del progetto	Dopo avere immesso i costi per risorse, attività o entrambe, esaminare i totali per verificare se è necessario modificarli per raggiungere gli obiettivi di costo.
Scegliere la relazione giusta	A un certo punto, sarà necessario preparare una relazione delle informazioni sui costi del progetto da presentare ad altre persone dell'organizzazione. È possibile usare una relazione predefinita sui costi, come la relazione Flusso di cassa o Costo realizzato oppure visualizzare immediatamente i dati dei costi in una relazione grafica, come un grafico pivot di Excel o un diagramma pivot di Visio.

Gestire i costi del progetto

Impostare e salvare una previsione	Dopo aver immesso le stime per i costi, salvarle insieme alla previsione per definire il preventivo. In questo modo sarà possibile confrontare i costi pianificati con quelli effettivi nel corso del progetto e prevedere se i costi rimarranno entro il preventivo o meno.
Verificare lo stato della programmazione, da semplice a esperto	Controllare lo stato di avanzamento delle attività e i costi accumulati, per stabilire se sarà possibile rispettare il preventivo del progetto o se esistono rischi di superarlo.
Analisi del costo realizzato	Eseguire l'analisi del costo realizzato in qualsiasi momento durante il progetto per scoprire se i costi sostenuti sono in linea con il lavoro eseguito e corrispondono alla previsione impostata per attività, risorse e assegnazioni.