Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta firme

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint sono funzionalità che consentono di automatizzare i processi aziendali, rendendoli più coerenti ed efficienti. È possibile usare un flusso di lavoro Raccolta firme di SharePoint per indirizzare i documenti creati in Excel, Word o InfoPath a uno o più utenti per la firma dei documenti.

Per altre informazioni, vedere Panoramica dei flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

Se è sufficiente completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme Basta andare al segmento COMPLETO ed espanderlo. Per il momento potresti non aver bisogno di altri segmenti.

I flussi di lavoro di SharePoint sono:

• Efficiente e coerente Un flusso di lavoro Raccolta firme instrada automaticamente il documento, assegna le attività di firma e ne tiene traccia dello stato di avanzamento. L'attività nel flusso di lavoro può essere monitorata e modificata da una pagina di stato centrale e la cronologia degli eventi nell'esecuzione del flusso di lavoro viene mantenuta per 60 giorni dopo il completamento.
• Meno lavoro per te Un flusso di lavoro Raccogli firme consente a te e ai tuoi colleghi di risparmiare tempo e fatica e, allo stesso tempo, semplifica e standardizza il processo di firma.

Ecco un diagramma di una versione molto semplice del flusso di lavoro Raccolta firme.

Suggerimenti per l'uso di questo articolo

Le informazioni contenute in questo articolo sono presentate in segmenti espandibili.

Se è sufficiente completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme Basta andare al segmento COMPLETO ed espanderlo. Per il momento potresti non aver bisogno di altri segmenti.

Se si desidera aggiungere, avviare, monitorare e gestire i flussi di lavoro Se non si ha già familiarità con queste attività, potrebbe essere utile lavorare su questo articolo, segmento per segmento, la prima volta che si progetta e si aggiunge un flusso di lavoro. Una volta acquisita familiarità con le informazioni e il layout dell'articolo, sarai in grado di andare direttamente al segmento di cui hai bisogno in caso di visite ulteriori.

Una nota sulla grafica Le immagini di schermata e i diagrammi concettuali in questa serie di articoli sui flussi di lavoro sono generalmente basati sul tipo di flusso di lavoro di approvazione. Se necessario, per chiarezza concettuale o didattica, tuttavia, le immagini e i diagrammi presenti in questo articolo sono stati personalizzati per i flussi di lavoro Raccolta firme.

Una parola sulla stampa di questo articolo Questo è un lungo articolo. Se si desidera stampare solo i segmenti selezionati, assicurarsi che solo tali segmenti vengano espansi durante la stampa. Inoltre, se si desidera includere la grafica completa nella copia stampata, stampare con orientamento orizzontale e non verticale.

E una parola sulla ricerca Prima di cercare testo o termini in questo articolo, assicurarsi che tutti i segmenti in cui si desidera eseguire la ricerca siano espansi.

Ulteriori informazioni sui flussi di lavoro Raccolta firme

Un flusso di lavoro Raccolta firme è una funzionalità dei prodotti SharePoint che indirizza un documento o un modulo creato in Word, Excel o InfoPath a uno o più utenti per la relativa firma. Il flusso di lavoro automatizza, semplifica e standardizza l'intero processo.

Il flusso di lavoro di base Raccolta firme incluso nei prodotti SharePoint funziona come modello. Questo modello consente di aggiungere uno o più flussi di lavoro Raccolta firme ai siti. Ogni flusso di lavoro aggiunto è una versione univoca del flusso di lavoro Raccolta firme di base, ognuno con un modo di lavorare specifico, in base alle impostazioni specificate al momento dell'aggiunta.

Che cosa può fare un flusso di lavoro Raccolta firme?

• Quando si aggiunge per la prima volta un flusso di lavoro Raccolta firme all'elenco, alla raccolta o alla raccolta siti, è possibile specificare il numero di partecipanti da includere e indicare se le rispettive attività vengono assegnate una dopo l'altra (in serie) o tutte insieme (in parallelo). Puoi anche decidere se dividere i compiti dei partecipanti in due o più fasi separate. Ogni volta che si avvia manualmente il flusso di lavoro in un documento, è possibile modificare una qualsiasi di queste impostazioni.
• Il flusso di lavoro assegna un'attività a ogni partecipante specificato. Ogni partecipante sceglie tra diverse risposte possibili: firmare (o non firmare) il documento, riassegnare l'attività di firma o eliminare l'attività.
• Mentre il flusso di lavoro è in esecuzione, è possibile monitorare lo stato di avanzamento e apportare modifiche (se necessario) da un'unica pagina centrale dello stato del flusso di lavoro.
• Per 60 giorni dopo il completamento del flusso di lavoro, l'elenco di tutti gli eventi del flusso di lavoro che si sono verificati nel corso di questa esecuzione (o istanza) del flusso di lavoro è ancora disponibile nella pagina Stato flusso di lavoro, per riferimento informale.

Cosa non può fare un flusso di lavoro Raccolta firme?

Il flusso di lavoro Raccolta firme non è progettato per raccogliere approvazioni e rifiuti per un documento o per controllare la pubblicazione di pagine Web per un sito Web. Se si desidera aggiungere un flusso di lavoro in cui i partecipanti approvano o rifiutano il documento da rivedere, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro di approvazione.

Inoltre, i flussi di lavoro Raccolta firme non sono progettati per raccogliere feedback. Se si desidera utilizzare un flusso di lavoro per raccogliere feedback su un documento, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro di raccolta feedback.

È inoltre possibile utilizzare Microsoft SharePoint Designer 2013 per personalizzare ulteriormente i flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint.

Chi può utilizzare questo tipo di flusso di lavoro?

Per aggiungere un flusso di lavoroPer impostazione predefinita, per aggiungere un flusso di lavoro è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Membri e il gruppo Visitatori non ce l'hanno.

Per avviare un flusso di lavoroInoltre, per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro già aggiunto. Sia il gruppo Membri che il gruppo Proprietari dispongono dell'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Visitatori non ce l'ha.

In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare flussi di lavoro specifici in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo Proprietari. A tale scopo, selezionare la casella di controllo Richiedi autorizzazioni per la gestione degli elenchi per avviare il flusso di lavoro , nella prima pagina del modulo di associazione.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo delle firme digitali?

Sempre più transazioni commerciali vengono condotte elettronicamente. Di conseguenza, le firme digitali sono sempre più utilizzate per vincolare legalmente le parti facenti affidamento sulla certificazione alle loro transazioni. La firma digitale viene usata per verificare l'identità della persona che ha firmato il documento e conferma che il contenuto non è stato modificato dopo l'applicazione della firma digitale al documento. Le firme digitali forniscono sicurezza basata sulle tecnologie di crittografia e contribuiscono a ridurre i rischi associati alle transazioni commerciali elettroniche. Con i miglioramenti apportati alla firma digitale, Office mira a soddisfare le esigenze di sicurezza delle informazioni delle imprese e degli enti del settore pubblico in tutto il mondo.

Per creare una firma digitale, è necessario disporre di un certificato digitale che dimostri la propria identità alle parti relying party e che deve essere ottenuto da un'autorità di certificazione (CA) affidabile. Se non si dispone di un certificato digitale, Microsoft dispone anche di partner che forniscono certificati digitali e altre firme avanzate.

Come si pianifica, si aggiunge, si esegue e si gestisce questo tipo di flusso di lavoro?

Queste sono le tappe fondamentali:

• PRIMA dell'esecuzione del flusso di lavoro (pianificazione, aggiunta, avvio)
  Prima di aggiungere un flusso di lavoro, pianificare dove si vuole aggiungerlo (per un singolo elenco o raccolta o per l'intera raccolta siti) e i dettagli del suo funzionamento. Dopo aver aggiunto e configurato il flusso di lavoro, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro in un documento specifico. Il flusso di lavoro può anche essere impostato per l'esecuzione automatica. Le esecuzioni automatiche possono essere attivate in base a uno o entrambi i due eventi che l'attivano, ovvero quando un documento viene aggiunto o creato in un elenco o in una raccolta oppure quando viene modificato un documento in un elenco o in una raccolta.
• MENTRE il flusso di lavoro è in esecuzione (completa, monitora, regola)
  Durante l'esecuzione del flusso di lavoro, i singoli partecipanti completano le attività assegnate. Nel frattempo, l'avanzamento del flusso di lavoro può essere monitorato da una pagina centrale dello stato del flusso di lavoro per quella particolare istanza del flusso di lavoro. Le modifiche al flusso di lavoro durante l'esecuzione possono essere apportate dalla stessa pagina; e, se necessario, il flusso di lavoro può essere annullato o terminato da lì.
• DOPO l'esecuzione del flusso di lavoro (revisione, report, modifica)
  Una volta completato il flusso di lavoro, l'intera cronologia dell'esecuzione (o dell'istanza) può essere esaminata per un massimo di 60 giorni nella pagina Stato flusso di lavoro. In caso di modifiche al funzionamento del flusso di lavoro, è possibile aprire e modificare il modulo di associazione completato quando è stato aggiunto il flusso di lavoro per la prima volta.

Il diagramma di flusso seguente illustra queste fasi dal punto di vista della persona che aggiunge un nuovo flusso di lavoro.

Pianificare un nuovo flusso di lavoro Raccolta firme

In questo segmento, identifichiamo le decisioni che è necessario prendere e le informazioni che è necessario assemblare prima di aggiungere una versione del flusso di lavoro Raccogli firme.

Se si ha già familiarità con l'aggiunta di questo tipo di flusso di lavoro e occorre solo un promemoria sui passaggi specifici, si può passare direttamente al segmento ADD appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Modelli e versioni

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint fungono da modelli master su cui si basano i singoli flussi di lavoro specifici aggiunti agli elenchi, alle raccolte e alla raccolta siti.

Ogni volta che si aggiunge un flusso di lavoro Raccolta firme, ad esempio, si aggiunge in realtà una versione del modello di flusso di lavoro Raccolta firme generale. A ogni versione vengono assegnati il proprio nome e le proprie impostazioni, che vengono specificate nel modulo di associazione quando si aggiunge quella particolare versione. In questo modo, è possibile aggiungere più flussi di lavoro, ognuno dei quali è una versione basata sul modello master flusso di lavoro Raccolta firme, ma ogni versione è denominata e personalizzata in base al modo specifico in cui verrà utilizzata.

In questa figura sono stati aggiunti tre flussi di lavoro basati sul modello di flusso di lavoro Approvazione, uno per tutti i tipi di contenuto di una singola raccolta, uno per un singolo tipo di contenuto in un'unica raccolta e uno per un singolo tipo di contenuto in un'intera raccolta siti.

Presentazione del modulo di associazione

Ogni volta che si aggiunge una nuova versione del flusso di lavoro in base a uno dei modelli di flusso di lavoro inclusi, è possibile compilare un modulo di associazione per specificare il modo in cui si vuole che la nuova versione funzioni.

Nella sezione seguente troverai un elenco di domande che ti prepareranno a compilare il modulo di associazione. Prima, però, prenditi un momento o due per esaminare il modulo e i suoi campi.

Prima pagina del modulo di associazione

Seconda pagina del modulo di associazione

I campi di questa seconda pagina vengono visualizzati anche nel modulo di avvio, che viene visualizzato ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato manualmente e può essere modificato in quel momento solo per quella singola esecuzione.

Nove domande a cui rispondere

Non appena hai le risposte a tutte le domande in questa sezione, sei pronto per aggiungere il tuo flusso di lavoro.

È il tipo di flusso di lavoro corretto?

Questo articolo riguarda il modello di flusso di lavoro visualizzato nel menu come Raccolta firme - SharePoint 2010. Se non sei sicuro che questo tipo di flusso di lavoro sia la scelta migliore per te, fai riferimento al segmento LEARN di questo articolo. Per ulteriori informazioni sugli altri modelli di flusso di lavoro disponibili, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

È importante sapere che le righe della firma del tipo di cui stiamo parlando qui possono essere inserite solo nei documenti creati in Word, Excel o InfoPath.

Un elenco o una raccolta oppure l'intera raccolta siti? (e) Un tipo di contenuto o tutti i tipi di contenuto?

Che cos'è un tipo di contenuto?

Ogni documento o altro elemento archiviato in un elenco o una raccolta di SharePoint appartiene all'uno o all'altro tipo di contenuto. Un tipo di contenuto può essere semplice e generico come un documento o un foglio di calcolo di Excel oppure altamente specializzato come un contratto legale o una specifica di progettazione del prodotto. Alcuni tipi di contenuto sono disponibili nei prodotti SharePoint per impostazione predefinita, ma è possibile personalizzarli e aggiungerne altri creati dall'utente.

È possibile rendere disponibile la nuova versione del flusso di lavoro Raccolta firme in un solo elenco o in una sola raccolta oppure nell'intera raccolta siti.

• Se si aggiunge il flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta, è possibile configurarlo in modo che venga eseguito su tutti i tipi di contenuto o su un solo tipo di contenuto.
• Se si aggiunge il flusso di lavoro per l'intera raccolta siti, è tuttavia necessario configurarlo in modo che venga eseguito in un solo tipo di contenuto del sito.
• In tutti i casi, ogni documento in cui viene eseguito un flusso di lavoro Raccolta firme deve essere un file creato in Word, Excel o InfoPath.

Qual è un buon nome?

Assegnare alla versione del flusso di lavoro un nome che:

• Indica chiaramente a cosa serve.
• Lo distingue chiaramente da altri flussi di lavoro.

Esempio

Immagina di essere un membro di un gruppo di redattori. Il gruppo vuole usare due diversi flussi di lavoro di Raccolta feedback:

• Si eseguirà il primo flusso di lavoro su ogni documento inviato da un membro del proprio gruppo. Questo flusso di lavoro raccoglie i feedback solo dal responsabile del gruppo.
• Si eseguirà il secondo flusso di lavoro su ogni documento inviato da persone esterne al proprio gruppo. Questo flusso di lavoro raccoglie il feedback di ogni membro del gruppo.

Il primo flusso di lavoro può essere chiamato Feedback sull'invio interno e il secondo Feedback sull'invio esterno.

Elenchi attività ed elenchi cronologia: esistenti o nuovi?

Per il flusso di lavoro è possibile usare l'elenco attività predefinito e l'elenco cronologia del sito, usare altri elenchi esistenti o richiedere nuovi elenchi solo per questo flusso di lavoro.

• Se il sito prevede numerosi flussi di lavoro o se alcuni di essi includono numerose attività, è consigliabile richiedere nuovi elenchi per ogni flusso di lavoro. (La gestione di elenchi troppo lunghi è uno degli elementi che possono rallentare le prestazioni. È più veloce e più facile per il sistema mantenere diversi elenchi più brevi di uno molto lungo.)
• Se le attività e la cronologia per questo flusso di lavoro conterranno dati sensibili o riservati che si vorrà mantenere separati dagli elenchi generali, è assolutamente necessario indicare che si vogliono nuovi elenchi separati per questo flusso di lavoro. Dopo aver aggiunto il flusso di lavoro, assicurarsi che siano state impostate le autorizzazioni appropriate per i nuovi elenchi.

Chi aggiunge le righe della firma e quando?

Le righe della firma possono essere inserite nel documento in due occasioni:

• Prima che il flusso di lavoro venga avviato nel documento.
• Dopo l'avvio del flusso di lavoro, ma prima che il primo partecipante aggiunga la firma a una riga della firma.

L'aggiunta di una firma digitale a un documento è un processo in due passaggi:

1. Per prima cosa, qualcuno inserisce una riga di firma nel corpo del documento.
   
2. Poi qualcuno aggiunge la propria firma alla riga inserita.
   

Tenere presente questo aspetto Dal momento in cui il primo partecipante aggiunge la propria firma al documento, la modifica del documento viene bloccata. Qualsiasi ulteriore modifica al documento dopo quel punto, ad eccezione di altri firmatari che aggiungono le loro firme, invalida o cancella tutte le firme che sono state aggiunte. E poiché l'inserimento di una riga della firma conta come una modifica nel documento, tutte le righe della firma devono essere già presenti nel documento prima che il primo partecipante aggiunga la propria firma effettiva a una di queste righe.

Quindi, ci sono tre semplici modi per rispondere a questa domanda:

• Per entrambi i tipi di inizio Il documento è basato su un modello o un modulo che ha già righe della firma, in modo che nessuno debba aggiungerle per ogni singola esecuzione del flusso di lavoro.
• Per un avvio manuale La persona che avvia il flusso di lavoro inserisce tutte le righe della firma necessarie prima di avviare il flusso di lavoro.
• Per un avvio automatico Il primo partecipante che apre il documento inserisce tutte le righe della firma necessarie prima di aggiungere la propria firma.

Ecco un rapido riassunto grafico del punto principale.

Come (e da chi) può essere avviato questo flusso di lavoro?

Un flusso di lavoro può essere impostato per l'avvio solo manuale, solo automatico o in entrambi i casi:

• Quando si avvia manualmente un flusso di lavoro Raccolta firme in un documento specifico, viene presentato un altro modulo, il modulo di avvio. Il modulo di avvio contiene le impostazioni della seconda pagina solo del modulo di associazione . In questo modo, se la persona che avvia il flusso di lavoro desidera modificare una di queste impostazioni (solo per l'istanza corrente), può farlo prima di fare clic su Avvia.
• Con un avvio automatico, ovviamente, non c'è la possibilità di presentare un modulo di iniziazione, quindi le impostazioni predefinite specificate nel modulo di associazione vengono utilizzate senza alcuna modifica.

La figura seguente mostra la differenza tra avviamenti manuali e avviamenti automatici.

Tutte le modifiche apportate nel modulo di avvio vengono applicate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per modificare le impostazioni permanenti e predefinite del flusso di lavoro, modificare il modulo di associazione originale, come descritto nel segmento MODIFICA di questo articolo.

Avvio manuale

Se si consente l'avvio manuale, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro in qualsiasi documento idoneo in qualsiasi momento.

I vantaggi di un avvio manuale sono che tu e i tuoi colleghi potete eseguire il flusso di lavoro solo quando e se lo desiderate, e che ogni volta che lo eseguite avrete la possibilità di modificare alcune impostazioni utilizzando il modulo di avvio.

Naturalmente, con un avvio manuale qualcuno deve ricordarsi di eseguire il flusso di lavoro ogni volta che è appropriato farlo.

Avviamenti automatici

È possibile configurare il flusso di lavoro in modo che venga avviato automaticamente da uno degli eventi seguenti:

• Un nuovo documento viene creato o caricato nell'elenco o nella raccolta.
• Un documento già archiviato nell'elenco o nella raccolta viene modificato.

Il vantaggio di un avvio automatico è che nessuno deve ricordarsi di avviare il flusso di lavoro. Viene eseguito ogni volta che si verifica un evento di attivazione.

Considerazioni speciali per gli avvii automatici con flussi di lavoro Raccolta firme

A differenza di alcuni degli altri flussi di lavoro inclusi, non è possibile aggiungere altre attività dopo l'avvio di un flusso di lavoro Raccolta firme. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, assegna solo le attività di firma già specificate nelle impostazioni predefinite. Ognuna di queste attività può essere riassegnata durante l'esecuzione del flusso di lavoro, ma non è possibile creare e assegnare altre attività. In altre parole, un flusso di lavoro Raccolta firme deve essere eseguito automaticamente solo quando l'identità, o almeno il numero, dei partecipanti è noto in anticipo.

Dopo un avvio automatico è possibile eliminare o annullare attività già assegnate, ma si noti che l'annullamento di un'attività non rimuoverà la riga della firma associata dal documento.

Di seguito sono riportati tre scenari in cui viene utilizzato un avvio automatico. Si noti che in ogni scenario:

• Il flusso di lavoro viene eseguito in una raccolta in cui le persone caricano documenti che devono essere firmati.
• Il gruppo di persone a cui sono assegnate attività di firma è stabile nel tempo e non deve essere rivisto o modificato ogni volta che viene avviato il flusso di lavoro.

Naturalmente, in ognuno di questi scenari, se l'elemento caricato è un documento o un modulo che contiene già le righe della firma appropriate, non è necessario che i partecipanti al flusso di lavoro inseriscano righe della firma durante l'esecuzione del flusso di lavoro.

Scenario 1: Attività singola, firmatario singolo

Le nuove note spese devono essere firmate da Anna, quindi Anna crea una raccolta denominata Nuove note spese. Chiunque nell'organizzazione può creare o caricare un reclamo.

Anna crea un flusso di lavoro e gli assegna lo stesso nome: Nuove note spese. Il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente su ogni nuovo documento, assegnando solo un'attività di firma, ovviamente ad Anna.

Scenario 2: più attività, più firmatari

Questa volta, i contratti devono essere firmati da Anna, Sean e Frank – da tutti e tre.

Sean crea una libreria denominata Contratti per le firme. Crea un flusso di lavoro Raccolta firme denominato Firme (annaANDseanANDfrank). Il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente su ogni nuovo documento, assegnando un'attività di firma a ciascuna delle tre persone.

Il primo firmatario che apre il documento inserisce le righe della firma per tutti e tre i firmatari prima di aggiungere la propria firma.

Scenario 3: Più attività, singolo firmatario

In questa versione, i contratti devono essere firmati da Anna o Sean o Frank – da uno solo dei tre.

Sean crea una libreria denominata Contratti per la firma e un flusso di lavoro denominato Firma (annaORseanORfrank). Crea anche una mailing list o un gruppo di distribuzione, anch'esso chiamato annaORseanORfrank, che include tutti e tre.

Anche in questo caso il flusso di lavoro viene eseguito automaticamente su ogni nuovo documento nella raccolta, ma questa volta assegna solo un'attività di firma al gruppo annaORseanORfrank .

Questo tipo di attività è denominata attività di gruppo e funziona nel modo seguente: Il flusso di lavoro invia una notifica dell'attività tramite posta elettronica a ogni membro del gruppo, ma crea una sola attività, che ogni singolo membro del gruppo può richiedere e completare per conto dell'intero gruppo.

Per istruzioni su come rivendicare e completare un'attività di gruppo, vedi il segmento COMPLETO di questo articolo.

Anche i tipi di contenuto che ereditano da questo tipo ottengono questo flusso di lavoro?

Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto per l'intera raccolta siti, viene offerta la possibilità di aggiungere il flusso di lavoro anche a tutti gli altri tipi di contenuto della raccolta siti che ereditano dal tipo di contenuto a cui si sta aggiungendo il flusso di lavoro. Si noti che se si aggiunge un flusso di lavoro solo per un singolo elenco o raccolta, questa opzione non verrà visualizzata.

Partecipanti: Quali persone, in quale ordine?

È necessario specificare il nome o l'indirizzo di posta elettronica di ogni persona a cui verrà assegnata un'attività di firma.

Attività di gruppo o individuali? Se si assegna un'attività a un gruppo o a una lista di distribuzione, verrà assegnata un'attività di gruppo : ogni membro del gruppo riceverà una notifica sull'attività, ma solo un membro dovrà richiedere e completare l'attività. Per istruzioni su come rivendicare e completare un'attività di gruppo, vedi il segmento COMPLETO di questo articolo.

Una fase o più fasi?È possibile scegliere di avere una sola fase di attività di firma o più fasi. Se hai più di una fase, le fasi verranno eseguite una dopo l'altra.

Recensioni parallele o recensioni seriali?Per i partecipanti a qualsiasi fase, è possibile scegliere se assegnare i loro compiti principali tutti contemporaneamente (in parallelo) o se assegnare i loro compiti uno dopo l'altro (in serie) nell'ordine indicato. L'opzione seriale può essere utile se, ad esempio, uno dei firmatari è il vero decisore in merito al documento e non ha senso che nessuno degli altri firmatari completi i propri compiti di firma se il decisore decide di non firmare.

Esempio

Questo semplice scenario illustra alcuni dei vantaggi delle assegnazioni di più fasi e di attività seriali:

Si supponga che Frank aggiunga un nuovo flusso di lavoro Raccolta firme per una libreria di contratti. Poiché Frank è il vero decisore, vuole essere la prima persona a firmare ogni contratto. Se decide di non firmare, né Anna né Sean saranno assegnati a un compito di firma. Frank può impostare questa impostazione in due modi:

• Usando una revisione serialeFrank mette in piedi un unico palcoscenico seriale in cui lui è il primo partecipante e Anna e Sean sono il secondo e il terzo.
  Ecco come Frank imposta la sua revisione seriale in un'unica fase.
  
• Utilizzando due fasiSe Frank vuole che Anna e Sean siano assegnati ai loro compiti contemporaneamente, in modo che Sean non debba aspettare che Anna aggiunga la sua firma prima che lei possa aggiungere la propria, può impostare due fasi del flusso di lavoro. La prima fase include solo il suo compito principale e la seconda è una fase parallela contenente i compiti di Anna e Sean. Se la prima fase non è completata, la seconda fase non verrà avviata.
  Ecco come Frank imposta la sua revisione parallela in due fasi.
  

Ecco i diagrammi di entrambe le soluzioni. In entrambe le versioni, se Frank non completa il suo compito principale, i compiti non vengono mai assegnati né ad Anna né a Sean.

Chi deve essere avvisato?

Nella seconda pagina del modulo di associazione nel campo CC è possibile immettere i nomi o gli indirizzi di tutti gli utenti a cui inviare una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.

• L'immissione di un nome qui non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro a tale persona.
• Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo.
• Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto in origine riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo.

Aggiungere un flusso di lavoro Raccolta firme (per un solo elenco o raccolta)

Se non si ha ancora familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, può essere utile esaminare i segmenti LEARN e PLAN precedenti in questo articolo prima di procedere con i passaggi in questo segmento.

Prima di iniziare

Prima di poter aggiungere un flusso di lavoro, è necessario disporre di due aspetti:

Email Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche tramite posta elettronica, è necessario abilitare la posta elettronica per il sito di SharePoint. Se non si è certi che questa operazione sia già stata eseguita, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni Per le impostazioni predefinite dei prodotti SharePoint, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. Il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Membri e il gruppo Visitatori non ce l'hanno. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento LEARN di questo articolo.)

Aggiungere il flusso di lavoro

Effettuare questi passaggi:

1. Aprire l'elenco o la raccolta in cui si vuole aggiungere il flusso di lavoro.

2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.
   Il nome della scheda può variare a seconda del tipo di elenco o di raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendar.

3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, specificare un singolo tipo di contenuto per l'esecuzione del flusso di lavoro o Tutti (per tutti i tipi di contenuto), quindi fare clic su Aggiungi un flusso di lavoro.

   Nota

   I flussi di lavoro Raccolta firme possono essere eseguiti solo su documenti creati in Word, Excel o InfoPath.

   

   1. Compila la prima pagina del modulo di associazione.
      (Le istruzioni seguono l'illustrazione.)

	Tipo di contenuto Mantenere la selezione predefinita come Tutti o selezionare un tipo di contenuto specifico.
	Flusso di lavoro Selezionare il modello Raccolta firme - SharePoint 2010 . Nota: Se il modello Raccolta firme - SharePoint 2010 non viene visualizzato nell'elenco, contattare l'amministratore di SharePoint per informazioni sull'attivazione per la raccolta siti o l'area di lavoro. Se si dispone delle autorizzazioni per la raccolta siti, vedere Abilitare i modelli di flusso di lavoro di SharePoint.
	Name Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti di questo elenco o raccolta. Per suggerimenti sull'assegnazione di un nome al flusso di lavoro, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Elenco attività Selezionare un elenco attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente o fare clic su Attività (nuovo) per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per la creazione di un nuovo elenco attività (invece di sceglierne uno esistente), vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Elenco cronologia Selezionare un elenco di cronologia da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco della cronologia esistente o fare clic su Nuovo elenco della cronologia per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per la creazione di una nuova lista di cronologia (invece di sceglierne una esistente), vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Opzioni di avvio Specificare il modo o i modi in cui è possibile avviare il flusso di lavoro. Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento PLAN di questo articolo.

1. Quando tutte le impostazioni di questo modulo sono quelle desiderate, fare clic su Avanti.
2. Compilare la seconda pagina del modulo di associazione.
   (Le istruzioni seguono l'illustrazione.)
   I prodotti SharePoint presentano tutte le opzioni di questa seconda pagina del modulo di associazione ogni volta che si avvia manualmente il flusso di lavoro, in modo che sia possibile apportare modifiche a tali opzioni solo per tale istanza.

	Assegna a Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni le attività. Se le attività verranno assegnate una alla volta (in serie) Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui si vogliono assegnare le attività. Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo) L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante. Se si include un gruppo o una lista di distribuzione Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica sull'attività, ma solo un membro dovrà riscattare e completare l'attività. Per istruzioni su come rivendicare e completare un'attività di gruppo, vedi il segmento COMPLETO di questo articolo.
	Ordine Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in serie) o tutte in una volta (in parallelo). Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di stadi seriali e paralleli, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Aggiungere una nuova fase Aggiungere le fasi desiderate, oltre alla prima appena configurata. Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo Assegna a relativa alla fase e quindi premere CTRL+CANC. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più fasi, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	CC Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato. L'immissione di un nome qui non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro. Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto in origine riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo.

1. Quando tutte le impostazioni della pagina sono desiderate, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

Prodotti SharePoint crea la nuova versione del flusso di lavoro.

Passaggi successivi

Se si è pronti per iniziare e testare il nuovo flusso di lavoro, passare alla sezione START di questo articolo.

Le istruzioni per inserire righe della firma in un documento sono disponibili nel segmento INSERISCI di questo articolo.

Aggiungere un flusso di lavoro Raccolta firme (per un'intera raccolta siti)

Se non si ha ancora familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, può essere utile esaminare i segmenti LEARN e PLAN in questo articolo prima di procedere con i passaggi in questo segmento.

Prima di iniziare

Prima di poter aggiungere un flusso di lavoro, è necessario disporre di due aspetti:

EmailPer consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche tramite posta elettronica, è necessario abilitare la posta elettronica per il sito. Se non si è certi che questa operazione sia già stata eseguita, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni Per le impostazioni predefinite dei prodotti SharePoint, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. Il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Membri e il gruppo Visitatori non ce l'hanno. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento LEARN di questo articolo.)

Aggiungere il flusso di lavoro

Effettuare questi passaggi:

1. Passare alla home page della raccolta siti (non alla home page di un sito o di un sito secondario della raccolta).

2. Fare clic quindi su Impostazioni sito.
   In SharePoint in Microsoft 365, fare clic su Impostazioni Pulsante , quindi fare clic su Contenuto del sito. In Contenuto del sito fai clic su Impostazioni sito.

3. Nella pagina Impostazioni sito, in Raccolte Web Design, fare clic su Tipi di contenuto del sito.
   

4. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito per cui si vuole aggiungere un flusso di lavoro.

   Nota

   I flussi di lavoro Raccolta firme possono essere eseguiti solo su documenti creati in Word, Excel o InfoPath.

   

   1. Nella pagina per il tipo di contenuto selezionato, in Impostazioni, fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
      
   2. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Aggiungi un flusso di lavoro .
      
   3. Compila la prima pagina del modulo di associazione.
      (Le istruzioni seguono l'illustrazione.)

	Flusso di lavoro Selezionare il modello Raccolta firme - SharePoint 2010 . Nota: Se il modello Raccolta firme - SharePoint 2010 non viene visualizzato nell'elenco, contattare l'amministratore di SharePoint per informazioni sull'attivazione per la raccolta siti o l'area di lavoro. Se si dispone delle autorizzazioni per la raccolta siti, vedere Abilitare i modelli di flusso di lavoro di SharePoint.
	Name Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti di questa raccolta siti. Per suggerimenti sull'assegnazione di un nome al flusso di lavoro, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Elenco attività Selezionare un elenco attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente o fare clic su Attività (nuovo) per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per la creazione di un nuovo elenco attività (invece di sceglierne uno esistente), vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Elenco cronologia Selezionare un elenco di cronologia da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco della cronologia esistente o fare clic su Nuovo elenco della cronologia per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per la creazione di una nuova lista di cronologia (invece di sceglierne una esistente), vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Opzioni di avvio Specificare il modo o i modi in cui è possibile avviare il flusso di lavoro. Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	È stato aggiornato l'elenco e i tipi di contenuto del sito? Specificare se questo flusso di lavoro deve essere aggiunto (associato) a tutti gli altri tipi di contenuto del sito e dell'elenco che ereditano da questo tipo di contenuto. L'operazione che esegue tutte le aggiunte aggiuntive può richiedere molto tempo per essere completata. Se l'ereditarietà è stata interrotta per i siti o i siti secondari in cui si vuole aggiungere il flusso di lavoro ai tipi di contenuto ereditari, prima di eseguire l'operazione è necessario essere un membro del gruppo Proprietari di ognuno di questi siti o siti secondari.

1. Quando tutte le impostazioni di questa pagina sono come desideri, fai clic su Avanti.
2. Compilare la seconda pagina del modulo di associazione.
   (Le istruzioni seguono l'illustrazione.)
   Prodotti SharePoint presenta tutte le opzioni di questa seconda pagina del modulo di associazione ogni volta che si avvia manualmente il flusso di lavoro, in modo che sia possibile apportare modifiche a queste opzioni solo per tale istanza.

	Assegna a Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni le attività. Se le attività verranno assegnate una alla volta (in serie) Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui si vogliono assegnare le attività. Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo) L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante. Se si include un gruppo o una lista di distribuzione Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica sull'attività, ma solo un membro dovrà riscattare e completare l'attività. Per istruzioni su come rivendicare e completare un'attività di gruppo, vedi il segmento COMPLETO di questo articolo.
	Ordine Specificare se le attività in questa fase devono essere assegnate una alla volta (in serie) o tutte in una volta (in parallelo). Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di stadi seriali e paralleli, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Aggiungere una nuova fase Aggiungere le fasi desiderate, oltre alla prima appena configurata. Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo Assegna a relativa alla fase e quindi premere CTRL+CANC. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più fasi, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	CC Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato. L'immissione di un nome qui non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro. Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto in origine riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo.

1. Quando tutte le impostazioni della pagina sono desiderate, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

Prodotti SharePoint crea la nuova versione del flusso di lavoro.

Passaggi successivi

Se si è pronti per iniziare e testare il nuovo flusso di lavoro, passare alla sezione START di questo articolo.

Le istruzioni per inserire righe della firma in un documento sono disponibili nel segmento INSERISCI di questo articolo.

Inserire righe della firma

Prima che un partecipante al flusso di lavoro possa aggiungere la propria firma, è necessario inserire una riga della firma nel documento. L'inserimento della riga e l'aggiunta della firma stessa sono due azioni distinte.

È importante ricordare quanto segue:

• Una volta aggiunta una firma a qualsiasi riga della firma, il documento viene bloccato da tutte le ulteriori modifiche, ad eccezione dell'aggiunta di ulteriori firme alle righe della firma già presenti.
• Se viene apportata una modifica dopo l'aggiunta della prima firma, tutte le firme già aggiunte vengono invalidate o rimosse dal documento.
• Gli inserimenti e le eliminazioni delle righe della firma vengono considerati come modifiche nel documento.
• Pertanto, prima che il primo partecipante aggiunga la propria firma, tutte le aggiunte e le eliminazioni delle righe della firma devono essere già completate.

Ecco un rapido riepilogo grafico di tutto questo.

Inserire o eliminare una riga della firma (Word o Excel)

Per inserire una riga della firma in Word o Excel:

1. Nel documento o nel foglio di lavoro fare clic per posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire una riga della firma.

2. Nel gruppo Testo della scheda Inserisci fare clic su Riga firma.

3. Nella finestra di dialogo Imposta firma completare uno qualsiasi, tutti o nessuno di questi quattro campi:

   • Firmatario consigliato
     Il nome completo del firmatario.
     (Visualizzato nella firma completata.)
   • Titolo del firmatario consigliato
     (Visualizzato nella firma completata.)
   • Indirizzo di posta elettronica del firmatario consigliato
     (Non visualizzato nella firma completata.)
   • Istruzioni per il firmatario
     Ogni informazione utile o necessaria per il firmatario.
     (Non visualizzato nella firma completata.)
     

4. Sempre nella stessa finestra di dialogo, selezionare o deselezionare le caselle di controllo seguenti:

   • Consenti al firmatario di aggiungere commenti nella finestra di dialogo Firma
     Consentire al firmatario di digitare lo scopo della firma.
     (I tipi di firmatario non verranno visualizzati nella firma completata).
   • Mostra data della firma nella riga della firma
     Data in cui viene aggiunta la firma.
     (Visualizzato nella firma completata.)

5. Fare clic su OK.

Ripetere la stessa procedura per aggiungere altre righe della firma.

Per eliminare una riga della firma in Word o Excel:

1. Fare clic sulla riga della firma per selezionarla.
2. Premere CANC.

Inserire o eliminare una riga della firma (InfoPath)

Per inserire una riga della firma in InfoPath:

1. Nella maschera fare clic per posizionare il cursore nel punto in cui si desidera inserire una riga della firma.

2. Nel gruppo Controlli della scheda Home della barra multifunzione fare clic su Riga della firma.

3. Fare clic sulla riga della firma per selezionarla, quindi fare clic con il pulsante destro del mouse su di essa e, nel menu di scelta rapida, scegliere Proprietà riga firma.

4. Nella scheda Generale della finestra di dialogo Proprietà riga firma completare qualsiasi, tutti o nessuno di questi quattro campi:

   • Messaggio che i firmatari vedranno prima di firmare
     Ogni informazione utile o necessaria per il firmatario.
     (Non visualizzato nella firma completata.)
   • Nome firmatario
     (Visualizzato nella firma completata.)
   • Titolo firmatario
     (Visualizzato nella firma completata.)
   • Indirizzo di posta elettronica del firmatario
     (Non visualizzato nella firma completata.)
     

5. Apportare le modifiche desiderate nella scheda Dimensioni e nella scheda Avanzate .

6. Fare clic su OK.

Per eliminare una riga della firma in InfoPath:

• Fare clic sul controllo per selezionarlo e quindi premere CANC.

Passaggi successivi

Se si è pronti per testare il nuovo flusso di lavoro, passare al segmento START di questo articolo.

Se si sta completando un'attività del flusso di lavoro, andare (o tornare) al segmento COMPLETO di questo articolo.

Avviare un flusso di lavoro Raccolta firme

Un promemoria sul processo di firma: tutte le modifiche devono essere apportate al documento, inclusi tutti gli inserimenti e le eliminazioni delle righe della firma , prima che il primo partecipante aggiunga la propria firma a una riga della firma. (Per maggiori dettagli, vedere il segmento PLAN in questo articolo.)

Assicurarsi inoltre che gli utenti a cui il flusso di lavoro assegnerà le attività comprendano come aggiungere le proprie firme e completare i moduli delle attività. Potrebbero trovare utile il segmento COMPLETE in questo articolo.

Due modi per avviare un flusso di lavoro Un flusso di lavoro può essere impostato per l'avvio solo manuale, solo automatico o in entrambi i casi:

• Manualmente in qualsiasi momento, da chiunque abbia le autorizzazioni necessarie.
• Automaticamente ogni volta che si verifica un evento di attivazione specificato, ovvero ogni volta che un documento viene aggiunto all'elenco o alla raccolta e/o ogni volta che un documento già presente nell'elenco viene modificato in qualsiasi modo.
  L'evento o gli eventi di attivazione vengono specificati nella prima pagina del modulo di associazione, durante l'aggiunta e la configurazione originali del flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere il segmento PLAN di questo articolo.)

Non è possibile avviare un flusso di lavoro in un documento attualmente estratto. Un documento può essere estratto dopo l'avvio di un flusso di lavoro, ma dopo l'estrazione non è possibile avviare altri flussi di lavoro nel documento finché non viene archiviato nuovamente.

Avviare il flusso di lavoro automaticamente

Se il flusso di lavoro è configurato per l'avvio automatico, ogni volta che si verifica un evento di attivazione, il flusso di lavoro viene eseguito sul documento che lo ha attivato.

All'avvio, il flusso di lavoro assegna la prima o più attività e invia una notifica di attività a ogni assegnatario. Nel frattempo, invia anche notifiche di avvio (distinte dalle notifiche delle attività) alla persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro e a chiunque sia elencato nel campo CC della seconda pagina del modulo di associazione.

Se le righe della firma necessarie non sono già presenti nel documento prima che l'azione di attivazione avvii il flusso di lavoro, devono essere inserite prima che la prima firma venga aggiunta al documento.

Avviare manualmente il flusso di lavoro

Una nota sulle autorizzazioni In genere, per avviare un flusso di lavoro è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi. Per impostazione predefinita, sia il gruppo Membri che il gruppo Proprietari dispongono di questa autorizzazione, mentre il gruppo Visitatori no. Tuttavia, un proprietario può anche scegliere, flusso di lavoro per flusso di lavoro, di richiedere l'autorizzazione Gestisci elenchi per gli utenti che avviano il flusso di lavoro. Scegliendo questa opzione, i proprietari possono essenzialmente specificare che solo loro e altri proprietari possono avviare un particolare flusso di lavoro. Per altri dettagli, vedi il segmento Scopri di questo articolo.)

Due punti da cui partire

È possibile avviare un flusso di lavoro manualmente da una delle due posizioni seguenti:

• Dall'elenco o dalla raccolta in cui è archiviato il documento.
• Dall'interno del documento stesso, aperto nell'applicazione di Microsoft Office in cui è stato creato. Si noti che deve essere il programma completo installato e non una versione dell'applicazione Web.

Le altre due sezioni di questo segmento forniscono istruzioni per entrambi i metodi.

Avvio manuale dall'elenco o dalla raccolta

1. Aggiungere tutte le righe della firma necessarie al documento o concordare con i partecipanti al flusso di lavoro che assicurarsi che tutte le righe della firma siano presenti nel documento prima che qualsiasi partecipante aggiunga la propria firma a una delle righe.

2. Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato il documento in cui si vuole eseguire il flusso di lavoro.

3. Fare clic sull'icona che precede il nome dell'elemento per selezionarlo, quindi nel gruppo Flussi di lavoro della scheda File sulla barra multifunzione fare clic su Flussi di lavoro.
    

4. Nella pagina Flussi di lavoro: Nome documento , in Avvia nuovo flusso di lavoro, fare clic sul flusso di lavoro che si desidera eseguire.
   

5. Nel modulo di avvio, apportare le modifiche che si desidera applicare all'istanza specifica del flusso di lavoro.

   Nota

   Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono utilizzate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si desidera apportare le modifiche che verranno applicate ogni volta che il flusso di lavoro viene eseguito o se si desidera modificare le impostazioni del flusso di lavoro non visualizzate in questo modulo, vedere il segmento MODIFICA di questo articolo.

	Assegna a Apportare le modifiche desiderate all'elenco di persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni attività. Se le attività verranno assegnate una alla volta Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui devono essere assegnate le attività. Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante. Se si include un gruppo o una lista di distribuzione Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica sull'attività, ma solo un membro dovrà riscattare e completare l'attività. Per istruzioni su come rivendicare e completare un'attività di gruppo, vedi il segmento COMPLETO di questo articolo.
	Ordine Assicurati che le specifiche relative all'assegnazione delle attività in ciascun segmento una alla volta (in serie) o tutte in una volta (in parallelo) siano quelle desiderate. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di stadi seriali e paralleli, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Aggiungere una nuova fase Aggiungere le fasi desiderate, oltre a una o più fasi attualmente configurate. Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo Assegna a relativa alla fase e quindi premere CTRL+CANC. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più fasi, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	CC Apportare le aggiunte o le rimozioni desiderate. Tenere presente che: L'immissione di un nome qui non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro. Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto in origine riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo.

1. Una volta inserite tutte le impostazioni nel modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e nel frattempo invia notifiche di avvio a te e a chiunque sia elencato nel campo CC del modulo di avvio.

Avvio manuale dall'interno di un'applicazione di Microsoft Office

1. Aggiungere tutte le righe della firma necessarie al documento o concordare con i partecipanti al flusso di lavoro che assicurarsi che tutte le righe della firma siano presenti nel documento prima che qualsiasi partecipante aggiunga la propria firma a una delle righe.

2. Aprire il documento nell'applicazione di Office installata nel computer.

   Nota

   Questo metodo non può essere usato quando il documento è aperto in una versione dell'applicazione Web dell'applicazione Microsoft Office. Deve essere aperto nella versione completa installata del programma nel computer.

3. Nel documento aperto fare clic sulla scheda File , scegliere Salva & Invia e quindi fare clic sul flusso di lavoro che si desidera eseguire nel documento.

4. Se viene visualizzato il messaggio seguente che indica che il flusso di lavoro richiede l'archiviazione del file, fare clic sul pulsante Check-In.
   (Se non viene visualizzato questo messaggio, andare al passaggio 5.)

5. Fai clic sul pulsante Avvia flusso di lavoro .

6. Nella pagina Modifica flusso di lavoro, nel modulo di avvio, apportare le modifiche che si desidera applicare a questa istanza specifica del flusso di lavoro.

   Nota

   Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono utilizzate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si desidera apportare le modifiche che verranno applicate ogni volta che il flusso di lavoro viene eseguito o se si desidera modificare le impostazioni del flusso di lavoro non visualizzate in questo modulo, vedere il segmento MODIFICA di questo articolo.

	Assegna a Apportare le modifiche desiderate all'elenco di persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni attività. Se le attività verranno assegnate una alla volta Immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui devono essere assegnate le attività. Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente L'ordine dei nomi o degli indirizzi non è importante. Se si include un gruppo o una lista di distribuzione Verrà assegnata un'attività di gruppo: ogni membro del gruppo riceverà una notifica sull'attività, ma solo un membro dovrà riscattare e completare l'attività. Per istruzioni su come rivendicare e completare un'attività di gruppo, vedi il segmento COMPLETO di questo articolo.
	Ordine Assicurati che le specifiche relative all'assegnazione delle attività in ciascun segmento una alla volta (in serie) o tutte in una volta (in parallelo) siano quelle desiderate. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di stadi seriali e paralleli, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	Aggiungere una nuova fase Aggiungere le fasi desiderate, oltre a una o più fasi attualmente configurate. Per eliminare un'intera fase, fare clic nel campo Assegna a relativa alla fase e quindi premere CTRL+CANC. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più fasi, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
	CC Apportare le aggiunte o le rimozioni desiderate. Tenere presente che: L'immissione di un nome qui non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro. Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo. Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto in origine riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo.

1. Quando nel modulo di avvio sono presenti le impostazioni desiderate, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e nel frattempo invia notifiche di avvio a te e a chiunque sia elencato nel campo CC del modulo di avvio.

Passaggi successivi

• Se è la prima volta che questo flusso di lavoro viene eseguito, gli altri partecipanti avranno bisogno di informazioni e assistenza per completare le attività assegnate? (Potrebbero trovare utile il segmento COMPLETO di questo articolo.)
• Inoltre, è una buona idea controllare se i partecipanti ricevono le notifiche e-mail e, in particolare, che le notifiche non vengano gestite in modo improprio dai filtri della posta indesiderata.
• Naturalmente, potrebbe essere necessario completare una o più attività del flusso di lavoro. Vai al segmento COMPLETO di questo articolo per i dettagli.
• Nel frattempo, per scoprire come tenere traccia dell'avanzamento dell'istanza corrente del flusso di lavoro, passare al segmento MONITOR di questo articolo.

Completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme

Se è la prima volta che viene assegnata un'attività in un flusso di lavoro Raccolta firme, può essere utile rivedere integralmente questa parte dell'articolo prima di completare l'attività. In questo modo, sarai a conoscenza di tutte le opzioni che potrebbero essere disponibili.

Innanzitutto, assicurati di avere l'articolo giusto

Tipi diversi di flussi di lavoro richiedono azioni attività diverse.

Prima di iniziare, assicurarsi che l'attività assegnata sia effettivamente un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme e non un'attività per un altro tipo di flusso di lavoro.

Cerca il testo Questo documento richiede la tua firma in una delle posizioni seguenti:

• Nella riga Oggetto della notifica dell'attività
  
• Sulla barra dei messaggi del documento da rivedere
  
• Nel titolo dell'attività nella pagina Stato flusso di lavoro
  

Se in queste posizioni non è presente il testo di Questo documento richiede la firma , verificare con la persona che ha avviato o aggiunto originariamente il flusso di lavoro per scoprire su quale modello di flusso di lavoro si basa o se si tratta di un flusso di lavoro personalizzato.

Se l'attività è Raccolta firme, tuttavia, continuare a leggere!

Panoramica del processo

Quando si viene assegnati a un'attività in un flusso di lavoro, in genere si scopre l'attività in uno dei tre modi seguenti:

• Si riceve una notifica dell'attività tramite posta elettronica.
• Si apre un documento di Microsoft Office e viene visualizzata una barra dei messaggi che informa che è stata assegnata un'attività correlata.
• Si controlla il sito di SharePoint e si scopre che una o più attività sono attualmente assegnate.

Quando si scopre che è stata assegnata un'attività flusso di lavoro Raccolta firme, in genere si eseguono due operazioni:

• Rivedere il documento Apri e rivedi il documento e quindi lo firmi (o non lo firmi).
• Completa l'attività Si completa e si invia il modulo attività.

Spesso, quindi, i tre elementi seguenti sono coinvolti nel completamento dell'attività:

• Il messaggio di notifica (che riceverai come e-mail)
• Il documento inviato per la tua firma (che apri e poi firmi, o non firmi)
• Il modulo dell'attività (che si apre, si completa e si invia)

Ecco come appaiono questi tre elementi.

Accedere al documento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica dell'attività

(Si noti che se l'attività non è assegnata all'utente personalmente, ma a un intero gruppo o lista di distribuzione di cui si è membri, è necessario richiedere l'attività prima di completarla. Per altre informazioni, vedere la sezione Rivendicare un'attività di gruppo prima di completarla in questo segmento.)

Effettuare questi passaggi:

1. Nel messaggio di notifica dell'attività, nelle istruzioni Per completare l'attività , fare clic sul collegamento al documento.
2. Nel documento aperto fare clic sul pulsante Apri attività sulla barra dei messaggi.

Accedere al documento e al modulo attività dall'elenco o dalla raccolta

(Si noti che se l'attività non è assegnata all'utente personalmente, ma a un intero gruppo o lista di distribuzione di cui si è membri, è necessario richiedere l'attività prima di completarla. Per altre informazioni, vedere la sezione Rivendicare un'attività di gruppo prima di completarla in questo segmento.)

Effettuare questi passaggi:

1. Nell'elenco o nella raccolta in cui è archiviato il documento da rivedere fare clic sul collegamento In corso associato al documento e al flusso di lavoro.
2. Nella pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul titolo dell'attività.
3. Nel modulo attività, nella barra dei messaggi Questa attività del flusso di lavoro si applica alla barra dei messaggi, fare clic sul collegamento al documento.

Firmare il documento

Se l'attività non è assegnata all'utente personalmente, ma a un intero gruppo o a una lista di distribuzione di cui si è membri, è consigliabile richiedere l'attività prima di completarla. Per altre informazioni, vedi la sezione Rivendicare un'attività di gruppo prima di completarla in questo segmento.

Tenere inoltre presente che se la riga della firma è impostata per un utente specifico e la si firma mentre si è connessi come utente diverso , la discrepanza potrebbe essere visibile nella riga della firma. In questo esempio, la riga della firma è stata impostata per Frank Martinez, ma la firma è stata aggiunta da un utente che ha eseguito l'accesso come Anna Lidman.

Nell'esempio seguente, il documento è stato creato in Word.

Si notino le tre barre dei messaggi gialle nella parte superiore del documento:

Contrassegnato come finaleQuesta barra dei messaggi indica che almeno una persona ha già aggiunto la firma su una riga della firma.

Firme È possibile fare clic sul pulsante Visualizza firme per aprire il riquadro Firme . In Firme richieste fare clic sulla freccia accanto al proprio nome e quindi scegliere Firma dal menu a discesa.

Se viene visualizzato un messaggio relativo ai provider di servizi di firma digitale di terze parti, fare clic su OK per continuare. Per evitare di visualizzare il messaggio in futuro, selezionare la casella di controllo.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Firma .

Per firmare il documento, è sufficiente digitare il proprio nome nella casella accanto alla grande X, fare clic su Firma e quindi su OK nella finestra di dialogo di conferma della firma .

Ricorda: se il tuo nome appare più di una volta nell'elenco delle firme richieste , c'è più di una riga della firma a cui aggiungere la tua firma. Usare la stessa procedura per aggiungere ogni firma.

Attività flusso di lavoroQuando si è pronti per completare e inviare il modulo attività, fare clic sul pulsante Apri attività nella barra dei messaggi Attività flusso di lavoro .

Completare e inviare il modulo dell'attività

Il modulo attività per un'attività del flusso di lavoro Raccolta firme ha un aspetto simile al seguente.

Si noti che i primi due controlli (Elimina elemento e Questa attività del flusso di lavoro si applica a Titolo documento) non vengono visualizzati nel modulo attività quando viene aperto dall'interno del documento da firmare. Vengono visualizzati solo quando il modulo attività viene aperto direttamente dal messaggio di notifica dell'attività o dall'elenco attività nella pagina Stato flusso di lavoro.

	Elimina elemento Per eliminare questa attività dall'istanza corrente del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento qui. Se si elimina l'attività, non viene eliminato il documento da firmare. Un'attività eliminata non viene più visualizzata nell'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro. (Tuttavia, la cancellazione è ancora registrata nell'area Storia della pagina.) Nota: Se questa istanza del flusso di lavoro non è stata avviata, è consigliabile rivolgersi alla persona che l'ha avviata oppure, se è stata avviata automaticamente, alla persona che l'ha aggiunta in origine prima di eliminare l'attività.
	Questa attività del flusso di lavoro si applica a Titolo documento Per aprire il documento da firmare, clicca sul link qui.
	stato, richiesto da, commenti consolidati, data di scadenza Non è possibile modificare le voci in questi quattro campi, ma le informazioni in essi contenute possono risultare utili. Si noti che la casella Commenti consolidati contiene tutti i commenti inviati nel modulo dai partecipanti che hanno già completato le loro attività nella stessa istanza del flusso di lavoro. Allo stesso modo, dopo aver inviato il tuo modulo, qualsiasi testo che includi nella casella Commenti (4) apparirà anche nella casella Commenti consolidati per i partecipanti successivi.
	Commenti Qualsiasi testo immesso qui verrà registrato nella cronologia del flusso di lavoro e verrà visualizzato anche nel campo Commenti consolidati (3) per i partecipanti successivi.
	Firma Dopo aver firmato il documento e aver digitato il feedback che si vuole fornire nel campo Commenti , fare clic su questo pulsante per inviare il modulo e completare l'attività.
	Annulla Per chiudere il modulo attività senza salvare le modifiche o le risposte, fare clic su questo pulsante. L'attività rimarrà incompleta e assegnata all'utente.
	Riassegna attività Per riassegnare l'attività a un altro utente, fare clic su questo pulsante. Per un'illustrazione della pagina in cui immettere i dettagli della riassegnazione e per altre istruzioni, passare alla sezione 7 di questo segmento, Riassegnare l'attività a un altro utente. Nota: Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Richiedi un'attività di gruppo prima di completarla (facoltativo)

Se una sola attività viene assegnata a un intero gruppo a cui appartieni, qualsiasi membro del gruppo può richiedere e completare quella singola attività per conto dell'intero gruppo.

Richiedi l'attività prima di aprire e firmare il documento. Non appena rivendichi l'attività, ti viene assegnata e nessun altro membro del gruppo può completarla. (In questo modo, solo una persona fa il lavoro necessario.)

1. Nella pagina Stato flusso di lavoro posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'attività assegnata al gruppo finché non viene visualizzata una freccia.
2. Fare clic sulla freccia, scegliere Modifica elemento e quindi, nel modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Richiedi attività .
   

Quando la pagina Stato flusso di lavoro viene aggiornata, è possibile notare che l'attività non è più assegnata al gruppo, ma specificamente all'utente.

In seguito, se si desidera rilasciare nuovamente l'attività al gruppo senza completarla, utilizzare gli stessi passaggi per tornare al modulo dell'attività, ma ora fare clic sul pulsante Rilascia attività .

Riassegnare l'attività a un altro utente (facoltativo)

Se si desidera che qualcun altro completi un'attività del workflow che è stata assegnata all'utente, fare clic sul pulsante Riassegna attività nel modulo dell'attività del flusso di lavoro.

Viene visualizzato questo modulo.

	Riassegna attività a Immettere il nome o l'indirizzo della persona a cui si vuole assegnare questa attività. Per assegnare questa attività alla persona che ha avviato il flusso di lavoro oppure, se il flusso di lavoro è stato avviato automaticamente, alla persona che ha aggiunto il flusso di lavoro originale, lasciare questo campo vuoto.
	Nuova richiesta Fornisci tutte le informazioni che la persona a cui stai assegnando l'attività avrà bisogno per completare l'attività. (Tutto il testo immesso qui verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati .)
	Nuova durata Eseguire una di queste tre operazioni: Per mantenere la data di scadenza esistente Lasciare vuoto questo campo. Per rimuovere completamente la data di scadenza Digitare il numero 0. Per specificare una nuova data di scadenza Digitare un numero qui e quindi specificare le unità di durata nel campo seguente. Nel loro insieme, le due voci identificano il periodo prima della scadenza dell'attività di modifica. Si noti che per impostazione predefinita, alle attività Raccolta firme non vengono assegnate date di scadenza o durate di attività.
	Nuove unità di durata Se si specifica una nuova durata dell'attività, usare questo campo insieme al campo Nuova durata per identificare il periodo prima della scadenza dell'attività. (Ad esempio: 3 giorni o 1 mese o 2 settimane).

Una volta completato il modulo, fare clic su Invia. L'attività viene contrassegnata come Completata, una nuova attività viene assegnata alla persona ora responsabile dell'attività e viene inviata una notifica dell'attività.

Tutte le nuove informazioni fornite vengono incluse nel testo Delegato da nella notifica della nuova attività (numero 1 nella figura seguente).

Nel frattempo, tutte queste modifiche vengono rilevate e sono visibili nelle sezioni Attività e Cronologia della pagina Stato flusso di lavoro, come illustrato di seguito.

Monitorare, modificare o arrestare un flusso di lavoro Raccolta firme in esecuzione

La posizione centrale da cui è possibile monitorare, modificare o arrestare un flusso di lavoro in esecuzione è la pagina Stato flusso di lavoro per tale istanza del flusso di lavoro.

Per prima cosa verrà illustrato come accedere a tale pagina, quindi verrà illustrato come usare le opzioni e le informazioni disponibili. Infine, verranno visualizzate altre due pagine in cui è possibile ottenere ulteriori informazioni sul monitoraggio.

Accedere alla pagina Stato flusso di lavoro

Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento In corso relativo all'elemento e al flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio, l'elemento è il documento denominato Bozza Keynote e il flusso di lavoro è Approvazione 3.

Viene visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro.

• Se l'elenco o la raccolta contiene un numero elevato di elementi, è possibile usare l'ordinamento e/o i filtri per trovare più rapidamente l'elemento desiderato. Se le operazioni di ordinamento e/o filtro vengono ripetute nello stesso modo, può essere utile creare una visualizzazione personalizzata che automatizzi quella particolare disposizione.
• Per accedere alla pagina Stato flusso di lavoro, è anche possibile fare clic sul collegamento Visualizza lo stato del flusso di lavoro in una notifica e-mail "è stato avviato" o sul collegamento Visualizza cronologia flusso di lavoro in una notifica e-mail "è stato completato" per l'istanza specifica a cui si è interessati.

Utilizzare la pagina Stato flusso di lavoro per monitorare lo stato del flusso di lavoro

Qui, sotto l'illustrazione di ciascuna sezione della pagina Stato flusso di lavoro, sono disponibili le domande di monitoraggio a cui la sezione risponde.

Sezione Informazioni flusso di lavoro

Domande con risposta:

• Chi ha avviato questa istanza del flusso di lavoro?
• Quando è stata avviata questa istanza?
• Quando si è verificata l'ultima azione in questa istanza?
• Su quale elemento è in esecuzione questa istanza?
• Qual è lo stato attuale di questa istanza?

Sezione Attività

Domande con risposta:

• Quali attività sono già state create e assegnate e qual è il loro stato attuale?
• Quali attività sono già state completate e qual è stato il risultato per ognuna di esse?
• Qual è la data di scadenza per ogni attività già creata e assegnata? Si noti che per impostazione predefinita alle attività Raccolta firme non vengono assegnate date di scadenza o durate di attività.

Le attività eliminate e quelle non ancora assegnate non vengono visualizzate in questa sezione.

Sezione Cronologia flusso di lavoro

Domande con risposta:

• Quali eventi si sono già verificati in questa istanza del flusso di lavoro?
• Tieni presente che le attività scadute e le notifiche delle attività scadute non vengono visualizzate in quest'area .

Annullare o terminare l'esecuzione del flusso di lavoro

Esistono due modi per arrestare un'istanza del flusso di lavoro in esecuzione prima del suo normale completamento:

• Annullare il flusso di lavoro Tutte le attività vengono annullate, ma vengono conservate nell'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro.
• Terminare il flusso di lavoro Tutte le attività vengono annullate ed eliminate dall'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro. Tuttavia, si riflettono ancora nell'area Cronologia flusso di lavoro.

Di seguito sono riportate le istruzioni per entrambi i metodi.

Annulla (tutte le attività annullate ma mantenute sia nell'elenco attività che nella cronologia)

Se l'istanza corrente di un flusso di lavoro non è più necessaria, può essere annullata.

Per impostazione predefinita, questa procedura può essere eseguita dalla persona che ha avviato questa istanza del flusso di lavoro o da chiunque disponga dell'autorizzazione Gestione elenchi. Anche in questo caso, il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Membri e il gruppo Visitatori non ce l'hanno.

• Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area immediatamente sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Annulla tutte le attività Raccogli firme .

Tutte le attività correnti vengono annullate e il flusso di lavoro termina con lo stato Annullato. Le attività annullate sono ancora elencate sia nell'area Attività che nell'area Cronologia flusso di lavoro .

Fine (tutte le attività eliminate dall'elenco attività ma mantenute nella cronologia)

Se si verifica un errore o se il flusso di lavoro si interrompe e non risponde, può essere terminato.

Per impostazione predefinita, questa procedura può essere eseguita solo da un utente che dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Anche in questo caso, il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Membri e il gruppo Visitatori non ce l'hanno.

• Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area appena sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Termina flusso di lavoro .

Tutte le attività create dal flusso di lavoro vengono annullate ed eliminate dall'area Attività nella pagina Stato flusso di lavoro, sebbene siano ancora riflesse nell'area Cronologia flusso di lavoro . Il flusso di lavoro termina con lo stato Annullato.

Individuare i flussi di lavoro in esecuzione su un elemento

Nella pagina Flussi di lavoro per qualsiasi elemento è disponibile un elenco dei flussi di lavoro attualmente in esecuzione in tale elemento.

1. Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.
2. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'elemento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi su Flussi di lavoro nel menu a discesa.
3. Nella pagina Flussi di lavoro: Nome elemento , in Flussi di lavoro in esecuzione, è disponibile un elenco delle istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione sull'elemento.

Monitorare i flussi di lavoro per l'intera raccolta siti

Gli amministratori delle raccolte siti possono visualizzare a colpo d'occhio:

• Numero di flussi di lavoro basati su ogni modello di flusso di lavoro attualmente presenti nella raccolta siti.
• Indica se ogni modello di flusso di lavoro è attualmente attivo o inattivo nella raccolta siti.
• Numero di istanze delle versioni del flusso di lavoro basate su ogni modello di flusso di lavoro attualmente in esecuzione nella raccolta siti.

Ecco come:

1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario della raccolta).
2. Fare clic sull'icona Impostazioni , e quindi su Impostazioni sito.
   Nella pagina Impostazioni sito, in Amministrazione sito, fare clic su Flussi di lavoro.
   

Viene visualizzata la pagina Flussi di lavoro, in cui sono visualizzate le informazioni.

Passaggi successivi

Se è la prima volta che viene eseguita questa versione del flusso di lavoro, è consigliabile usare le istruzioni nel segmento REVISIONE di questo articolo per visualizzare gli eventi nell'istanza e scoprire se il flusso di lavoro funziona come desiderato.

Rivedere i risultati del flusso di lavoro Raccolta firme e creare report

Al termine dell'istanza del flusso di lavoro, è possibile esaminare gli eventi registrati nella cronologia. È possibile accedere al record per qualsiasi istanza per un massimo di 60 giorni dopo il completamento dell'istanza.

È inoltre possibile eseguire report sulle prestazioni complessive del flusso di lavoro tra le istanze.

Rivedere gli eventi nell'istanza più recente

Finché un elemento rimane nello stesso elenco o nella stessa raccolta e finché lo stesso flusso di lavoro non viene eseguito di nuovo sullo stesso elemento, è possibile accedere alla cronologia dell'istanza più recente dall'elenco o dalla raccolta.

Per visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza più recente di un flusso di lavoro eseguito su un elemento:

• Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento di stato per l'elemento e il flusso di lavoro desiderato.

In questo esempio, l'elemento è il documento intitolato Bozza di Keynote e il flusso di lavoro è Approvazione nuovo documento.

Nella pagina Stato flusso di lavoro, la sezione Cronologia flusso di lavoro si trova nella parte inferiore.

Accedere alla cronologia delle istanze per un massimo di 60 giorni

Cosa succede se si desidera rivedere la cronologia di un'istanza dopo aver eseguito di nuovo lo stesso flusso di lavoro sullo stesso elemento?

In realtà, è possibile farlo per un massimo di 60 giorni, da uno dei due punti di ingresso: l'elenco o la raccolta oppure la notifica di completamento del flusso di lavoro. Sessanta giorni è il tempo di conservazione della cronologia attività dei prodotti SharePoint per i flussi di lavoro.

Dall'elenco o dalla raccolta

1. Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.
2. Fare clic sull'icona che precede il nome dell'elemento per selezionarlo, quindi nel gruppo Flussi di lavoro della scheda File sulla barra multifunzione fare clic su Flussi di lavoro.
3. Nella pagina Flussi di lavoro: Nome elemento , in Flussi di lavoro completati, fare clic sul nome o sullo stato dell'istanza del flusso di lavoro che si desidera rivedere.
   
   Viene visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per tale istanza.

Dalla notifica di completamento del flusso di lavoro

• Aprire la notifica di completamento del flusso di lavoro per l'istanza che si desidera esaminare, quindi fare clic sul collegamento Visualizza cronologia flusso di lavoro .

Viene visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per tale istanza.

Per conservare tutte le notifiche di completamento, è consigliabile creare una regola di Outlook. Impostare la regola per copiare in una cartella separata tutti i messaggi in arrivo il cui testo è stato completato nella riga Oggetto . Assicurarsi che la regola di Outlook copi i messaggi in arrivo e non li sposti semplicemente, altrimenti non verranno visualizzati nella cartella Posta in arrivo.

Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

Per conoscere le prestazioni generali di una delle versioni del flusso di lavoro, nel tempo e su più istanze, è possibile creare uno o entrambi i due report predefiniti:

• Rapporto Durata attività Usare questa relazione per visualizzare le medie del tempo necessario per il completamento di ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per ogni esecuzione completa o istanza del flusso di lavoro per il completamento.
• Segnalazione annullamento ed errori Utilizzare questa relazione per verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o se si verificano errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

1. Nella colonna Stato del flusso di lavoro dell'elenco o della raccolta fare clic su un collegamento alle informazioni sullo stato.
   
2. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in Cronologia flusso di lavoro, fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
   
3. Individuare il flusso di lavoro per cui si desidera visualizzare un report, quindi fare clic sul nome del report che si desidera visualizzare.
   
4. Nella pagina Personalizza, mantenere o modificare il percorso in cui verrà creato il file di report, quindi fare clic su OK.
   
   Il rapporto viene creato e salvato nel percorso specificato.
5. Una volta completato il report, è possibile fare clic sul collegamento mostrato nella figura seguente per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per terminare e chiudere la finestra di dialogo. In seguito, quando si sarà pronti a visualizzare il report, lo si troverà nella posizione specificata nel passaggio precedente.
   

Passaggi successivi

Se il flusso di lavoro funziona nel modo desiderato, puoi iniziare a usarlo.

Se c'è qualcosa che vuoi cambiare sul funzionamento, vedi il segmento CAMBIA di questo articolo.

Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

Per conoscere le prestazioni generali di una delle versioni del flusso di lavoro, nel tempo e su più istanze, è possibile creare uno o entrambi i due report predefiniti:

• Rapporto Durata attività Usare questa relazione per visualizzare le medie del tempo necessario per il completamento di ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per ogni esecuzione completa o istanza del flusso di lavoro per il completamento.
• Segnalazione annullamento ed errori Utilizzare questa relazione per verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o se si verificano errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

1. Nella colonna Stato del flusso di lavoro dell'elenco o della raccolta fare clic su un collegamento alle informazioni sullo stato.
   
2. Nella pagina Stato flusso di lavoro, in Cronologia flusso di lavoro, fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
   
3. Individuare il flusso di lavoro per cui si desidera visualizzare un report, quindi fare clic sul nome del report che si desidera visualizzare.
   
4. Nella pagina Personalizza, mantenere o modificare il percorso in cui verrà creato il file di report, quindi fare clic su OK.
   
   Il rapporto viene creato e salvato nel percorso specificato.
5. Una volta completato il report, è possibile fare clic sul collegamento mostrato nella figura seguente per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per terminare e chiudere la finestra di dialogo. In seguito, quando si sarà pronti a visualizzare il report, lo si troverà nella posizione specificata nel passaggio precedente.
   

Passaggi successivi

Se il flusso di lavoro funziona nel modo desiderato, puoi iniziare a usarlo.

Se c'è qualcosa che vuoi cambiare sul funzionamento, vedi il segmento CAMBIA di questo articolo.

Modificare, disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro Raccolta firme

Dopo aver eseguito la prima istanza del nuovo flusso di lavoro Raccolta firme e aver esaminato i risultati, è possibile apportare una o più modifiche al modo in cui è configurato il flusso di lavoro.

Inoltre, in futuro potresti voler apportare ulteriori modifiche alla configurazione.

Infine, a un certo punto potresti voler disabilitare il flusso di lavoro per un periodo più o meno lungo, ma non rimuoverlo - o potresti, in effetti, scegliere di rimuoverlo del tutto.

Modificare le impostazioni permanenti per un flusso di lavoro

Per apportare modifiche permanenti alle impostazioni di un flusso di lavoro esistente, aprire e modificare il modulo di associazione utilizzato in origine per aggiungerlo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta

1. Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene eseguito il flusso di lavoro.

2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta .

   Nota

   Il nome della scheda può variare a seconda del tipo di elenco o di raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendar.

3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni), fare clic sul nome del flusso di lavoro per il quale si desidera modificare le impostazioni.

   Nota

   Se il flusso di lavoro Raccolta firme desiderato non viene visualizzato nell'elenco, potrebbe essere associato a un solo tipo di contenuto. I flussi di lavoro visualizzati nell'elenco sono controllati dal controllo Mostra associazioni flusso di lavoro di questo tipo , che si trova appena sopra l'elenco. (Vedi l'illustrazione.) Fare clic tra le opzioni del tipo di contenuto nel menu a discesa per individuare quella che visualizza il flusso di lavoro desiderato. Quando il flusso di lavoro desiderato viene visualizzato nell'elenco, fare clic sul nome del flusso di lavoro.

5. Nella stessa maschera di associazione di due pagine usata in origine per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.
   Per ulteriori informazioni sui campi e i controlli nel modulo di associazione, vedere il segmento PLAN e il segmento ADD appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in tutti gli elenchi e le raccolte della raccolta siti

1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario della raccolta).
2. Fare clic sull'icona Impostazioni , e quindi su Impostazioni sito.

Nella pagina Impostazioni sito, in Gallerie, fare clic su Tipi di contenuto del sito.

1. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
   
2. Nella pagina per il tipo di contenuto selezionato, inImpostazioni, fare clic suImpostazioni flusso di lavoro.
   
3. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni), fare clic sul nome del flusso di lavoro per il quale si desidera modificare le impostazioni.
4. Nella stessa maschera di associazione di due pagine usata in origine per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.
   Per ulteriori informazioni sui campi e i controlli nel modulo di associazione, vedere il segmento PLAN e il segmento ADD appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta

1. Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta .
   Il nome della scheda può variare a seconda del tipo di elenco o di raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendar.
3. Nel gruppo Impostazioni , fare clic su Impostazioni flusso di lavoro
4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Rimuovi un flusso di lavoro .
5. Utilizzare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, abilitare o rimuovere flussi di lavoro.
   

Il formato contiene cinque colonne:

• Flusso di lavoro Nome del flusso di lavoro.
• Istanze Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione su elementi.
• Consenti Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.
• Nessuna nuova istanza Opzione che consente il completamento di tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disabilita il flusso di lavoro non rendendolo disponibile per l'esecuzione di nuove istanze. (Questa azione è reversibile. Per riabilitare il flusso di lavoro in un secondo momento, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.)
• Remove (Rimuovi ) Opzione che rimuove completamente il flusso di lavoro dall'elenco o dalla raccolta. Tutte le istanze in esecuzione vengono immediatamente terminate e la colonna relativa al flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o della raccolta. (Questa azione non è reversibile.)

Se il flusso di lavoro viene eseguito in tutti gli elenchi e le raccolte della raccolta siti

1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario della raccolta).
2. Fare clic su Impostazioni e quindi su Impostazioni sito.
   In SharePoint in Microsoft 365 fare clic sul pulsante Impostazioni Impostazioni sito , fare clic su Contenuto sito e quindi su Impostazioni sito.
3. Nella pagina Impostazioni sito, in Raccolte Web Designer, fare clic su Tipi di contenuto del sito.
   
4. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
   
5. Nella pagina per il tipo di contenuto selezionato, inImpostazioni, fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
6. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Rimuovi un flusso di lavoro .
7. Utilizzare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, abilitare o rimuovere flussi di lavoro.
   

Passaggi successivi

Se sono state apportate modifiche, eseguire un'istanza di test del flusso di lavoro per verificare gli effetti delle modifiche.

Il formato contiene cinque colonne:

• Flusso di lavoro Nome del flusso di lavoro.
• Istanze Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione su elementi.
• Consenti Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.
• Nessuna nuova istanza Opzione che consente il completamento di tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disabilita il flusso di lavoro non rendendolo disponibile per l'esecuzione di nuove istanze. (Questa azione è reversibile. Per riabilitare il flusso di lavoro in un secondo momento, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.)
• Remove (Rimuovi ) Opzione che elimina completamente il flusso di lavoro dalla raccolta siti. Tutte le istanze in esecuzione vengono immediatamente terminate e la colonna relativa al flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o della raccolta. (Questa azione non è reversibile.)

Personalizzazione ulteriore

È possibile personalizzare ulteriormente i flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint in diversi modi.

Puoi anche creare flussi di lavoro personalizzati da zero.

È possibile usare uno o tutti i programmi seguenti:

• SharePoint Designer 2013 Personalizzare moduli, azioni e comportamenti del flusso di lavoro.
• Microsoft Visual Studio Creare azioni del flusso di lavoro personalizzate.

Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di Microsoft Software Developer Network (MSDN).