プレゼンテーションを検査して非表示のデータと個人情報を削除する

ドキュメント検査が Word 文書で見つけて削除するもの

ドキュメントインスペクターには、共有前にドキュメント内の非表示のデータや個人情報を見つけて削除するのに役立ついくつかの異なるインスペクター Word表示されます。

データと情報をすばやく見つけて削除するには::

1. [ドキュメント インスペクター] で、削除または保存するオプション (以下で説明するように) を選択またはオフにします。 
2. [検査] を選びます。
3. 検査結果を確認し、削除する項目で [すべて削除 ] を選択します。
   情報の削除に関する注意事項と情報については、「 ドキュメント インスペクターを使用する」を参照してください。
4. [ 再検査] または [ 閉じる] を選択します。

非表示のデータと個人情報の種類

Word 文書に含まれる非表示データと個人情報には、次の種類があります。

• 変更履歴、バージョン、インク注釈からのコメント、リビジョン マーク 他のユーザーと共同作業してドキュメントを作成した場合、追跡された変更、コメント、インク注釈、バージョンのリビジョン マークなどのアイテムがドキュメントに含まれている可能性があります。 この情報により、文書に手を加えた人の名前、校閲者のコメント、文書に加えられた変更を他の人が確認できますが、これらの情報はチームの外部の人とは共有するのが望ましくない場合があります。
• プロパティと個人情報を文書化する ドキュメントのプロパティまたはメタデータには、作成者、件名、タイトルなど、ドキュメントに関する詳細が含まれます。 ドキュメント のプロパティには、Microsoft 365 プログラムによって自動的に管理される情報 (ドキュメントを最後に保存したユーザーの名前、ドキュメントが作成された日付など) も含まれます。 ユーザーが使用する機能によっては、電子メール ヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、テンプレート名などの個人を特定できる情報 (PII) が文書に含まれていることもあります。
• ヘッダー、フッター、透かしWordドキュメントにはヘッダーとフッターに情報を含めることができます。 さらに、Word ドキュメントに透かしを追加した可能性もあります。
• 非表示のテキストWordドキュメントには、非表示のテキストとして書式設定されたテキストを含めることができます。 ドキュメントに非表示のテキストが含まれているかどうかがわからない場合は、ドキュメント インスペクターを使用して検索できます。
• ドキュメント サーバーのプロパティドキュメントがドキュメントワークスペースサイトやWindows SharePoint Servicesに基づくライブラリなどのドキュメント管理サーバー上の場所に保存された場合、ドキュメントには、このサーバーの場所に関連する追加のドキュメント プロパティまたは情報が含まれている可能性があります。
• カスタム XML データ ドキュメントには、ドキュメント自体に表示されないカスタム XML データを含めることができます。 ドキュメント検査では、この XML データを検索し、削除することができます。

ドキュメント検査を使用して非表示データと個人情報を見つけて削除する

1. 非表示データと個人情報を調べる Word 文書を開きます。

2. [ ファイル ] タブで [ 名前を付けて保存] を選択し、[ ファイル名 ] ボックスに名前を入力して、元のドキュメントのコピーを保存します。

3. 元のドキュメントのコピーで、[ ファイル ] タブの [情報] を選択 します。

4. [ 問題の確認] を選択し、[ ドキュメントの検査] を選択します。

5. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで、検査対象のデータの種類に対応するチェック ボックスをオンにします。

6. [検査] を選びます。

7. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで検査結果を確認します。

8. ドキュメントから削除する非表示コンテンツの種類の検査結果の横にある [ すべて 削除] を選択します。

   重要

   • ドキュメントから非表示のコンテンツを削除した場合は、[ 元に戻す] を選択して復元できない可能性があります。
   • OpenDocument Text (.odt) 形式で保存したドキュメントから非表示のデータと個人情報を削除する場合は、ドキュメントをその形式で保存するたびにドキュメント インスペクターを実行する必要があります。

ドキュメント インスペクターを使用すると、共有前に Excel ドキュメントに保存されている非表示のデータや個人情報を見つけて削除できます。

ドキュメント検査が Excel ドキュメントで見つけて削除するもの

次の表に、ドキュメント インスペクターがブックから検索および削除できる非表示のデータと個人情報の種類を示します。

データと情報をすばやく見つけて削除するには:

1. [ドキュメント インスペクター] で、削除または保存するオプション (以下で説明するように) を選択またはオフにします。
2. [検査] を選びます。
3. 検査結果を確認し、削除する項目で [すべて削除 ] を選択します。
   情報の削除に関する注意事項と情報については、「 ドキュメント インスペクターを使用する」を参照してください。
4. [ 再検査] または [ 閉じる] を選択します。

すべての情報を削除できるわけではありません。詳細については、「 ドキュメント インスペクターが見つけたが削除できない情報」を参照してください。

非表示のデータと個人情報を見つけて削除する

ドキュメント インスペクターは、Excel ブック内の非表示のデータと個人情報を見つけて削除するのに役立ちます。

1. 非表示のデータと個人情報を検査する対象のブックを開きます。

2. [ ファイル ] タブで [ 名前を付けて保存] を選択し、[ ファイル名 ] ボックスに別の名前を入力して、元のブックのコピーを保存します。

3. 元のブックのコピーで、[ ファイル ] タブで [情報] を選択 します。

4. [ 問題の確認] を選択し、[ ドキュメントの検査] を選択します。

5. [ドキュメント検査] ボックスで、検査対象の非表示コンテンツの種類に対応するチェック ボックスをオンにします。 個々のインスペクターの詳細については、「 ドキュメント インスペクターが Excel ドキュメントで検索および削除する内容」を参照してください。

6. [検査] を選択します。

7. [ドキュメント検査] ボックスで検査結果を確認します。

8. ドキュメントから削除する非表示コンテンツの種類の検査結果の横にある [ すべて 削除] を選択します。

   重要

   • ブックから非表示のコンテンツを削除した場合は、[ 元に戻す] を選択して復元できない場合があります。
   • データが入った非表示の行、列、またはワークシートを削除すると、ブック内の計算または数式の結果が変わることがあります。 非表示の行、列、またはワークシートに含まれている情報がわからない場合は、ドキュメント検査を閉じ、非表示の行、列、またはワークシートを再表示して、その内容を確認します。
   • コメントと注釈、ドキュメントのプロパティと個人情報、ヘッダーとフッターのインスペクターは、共有ブックとして保存されているブックでは使用できません (レビュー>ブックの共有)。 共有ブックでは、個人情報を使用して複数のユーザーが同じブックで共同作業できるようにしているためです。 この情報を共有ブックから削除するには、ブックをコピーして共有を解除します。 ブックの共有を解除するには、[ レビュー ] タブで [ ブックの共有 ] を選択し、[ 複数のユーザーによる変更を同時に許可する] をオフにします。
   • OpenDocument スプレッドシート (.ods) 形式で保存するスプレッドシートから非表示のデータと個人情報を削除する場合は、この形式でスプレッドシートを保存するごとにドキュメント検査を実行する必要があります。

Excel の非表示データと個人情報の種類

次のような項目が、Excel ブックに含まれる非表示データや個人情報のソースになることがあります。

• コメントとインク注釈 他のユーザーと共同作業してブックを作成した場合、ブックにコメントやインク注釈などの項目が含まれる場合があります。 この情報により、他のユーザーは、ブックで作業した人の名前、校閲者からのコメント、ブックに加えられた変更を見ることができます。
• プロパティと個人情報を文書化する Excel のメタデータまたはドキュメント プロパティには、他の Microsoft 365 アプリと同様に、作成者、件名、タイトルなどの詳細が含まれます。 Microsoft 365 では、ブックを最後に保存したユーザーの名前、ドキュメントが作成された日付、およびドキュメントの場所が自動的に保持されます。 メールのヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、プリンターのプロパティ (プリンターのパス、セキュリティで保護された印刷パスコードなど)、Web ページを発行するためのファイル パス情報など、他にも個人を特定できる情報 (PII) が含まれていることがあります。
• ヘッダーとフッター ブックには、ヘッダーとフッターに情報を含めることができます。
• 非表示の行、列、ワークシート ブックには、非表示になっている行、列、ワークシート全体を含めることができます。 非表示の行、列、またはワークシートを含むブックのコピーを配布する場合は、他のユーザーがこれらの行、列、またはワークシートを再表示すると入力されているデータを見ることができます。
• ドキュメント サーバーのプロパティドキュメント ワークスペース サイトやWindows SharePoint Servicesに基づくライブラリなど、ドキュメント管理サーバー上の場所に保存されるブックには、追加のドキュメント プロパティやサーバーの場所に関連する情報が含まれている場合があります。
• カスタム XML データ ブックには、ドキュメント自体に表示されないカスタム XML データを含めることができます。 ドキュメント検査では、この XML データを検索し、削除することができます。
• 非表示のコンテンツ ブックには、非表示として書式設定されているため、表示されないオブジェクトを含めることができます。
• 外部リンク ブックには、他のブック内のデータへのリンク (外部リンク) を含めることができます。 その後、そのデータを含むワークシートの名前はブックと共に保存されますが、表示されない場合があります。
• 埋め込みファイルまたはオブジェクト ブックには、埋め込みファイル (Microsoft 365 やテキスト ドキュメントなど) や、表示されないデータを含む埋め込みオブジェクト (グラフや数式など) を含めることができます。
• VBA コードのマクロブックには、非表示データがあるマクロ、VBA モジュール、COM または ActiveX コントロール、ユーザー フォーム、またはユーザー定義関数 (UDF) が含まれていることがあります。
• キャッシュされている可能性がある項目ブックには、非表示のピボットテーブル、ピボットグラフ、スライサー、タイムライン、キューブ式が含まれていることがあります。
• Excel アンケートブックには、Excel for the webに入力され、ブックと共に保存されたが、そこに表示されない非表示の Excel Survey の質問を含めることができます。
• シナリオ マネージャーのシナリオ ブックには、シナリオ マネージャーを使用して定義されたシナリオを含めることができます。 これらのシナリオには、キャッシュされたデータや非表示のデータが含まれている場合があります。
• フィルターブックには、キャッシュ データまたは非表示データがブックと共に保存されるアクティブなオートフィルターやテーブル フィルターが含まれていることがあります。
• 非表示の名前ブックには、非表示データのソースとして非表示の名前が含まれていることがあります。

ドキュメント検査で見つけて削除できない情報

ブックでは非表示のデータを含む可能性がある次の項目が検出されます。 ブックが正しく動作しなくなる可能性があるため、このような項目は削除されません。 検出された各項目を確認し、手動で削除するか、非表示データがない項目 (静的画像など) に置き換えてください。

ドキュメント インスペクターを使用すると、PowerPointプレゼンテーションで非表示の情報を見つけて削除できます。

ドキュメント検査で見つけて削除できる情報

次の表に、ドキュメント インスペクターがPowerPointプレゼンテーションから検索および削除できる非表示のデータと個人情報の種類を示します。

データと情報をすばやく見つけて削除するには:

1. [ドキュメント インスペクター] で、削除または保存するオプション (以下で説明するように) を選択またはオフにします。
2. [検査] を選びます。
3. 検査結果を確認し、削除する項目で [すべて削除 ] を選択します。
   情報の削除に関する注意事項と情報については、「 ドキュメント インスペクターを使用する」を参照してください。
4. [ 再検査] または [ 閉じる] を選択します。

ドキュメント インスペクターを使用して、すべての非表示のデータと情報を削除できるわけではありません。 詳細については、「 ドキュメント インスペクターが見つけたが削除できない情報」を参照してください。

検査モジュールを追加してドキュメント検査機能をカスタマイズしている組織では、この表に記載されていない種類の情報の有無を確認できることがあります。

非表示のデータと個人情報を見つけて削除する

1. 非表示のデータと個人情報を検査するPowerPointプレゼンテーションを開きます。

2. [ ファイル ] タブで [ 名前を付けて保存] を選択し、[ ファイル名 ] ボックスに名前を入力して、元のプレゼンテーションのコピーを保存します。

3. 元のプレゼンテーションのコピーで、[ ファイル ] タブで [情報] を選択 します。

4. [問題の確認] を選択し、[ ドキュメントの検査] を選択します。

5. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで、検査対象のデータの種類に対応するチェック ボックスをオンにします。 個々のインスペクターの詳細については、「 ドキュメント、プレゼンテーション、またはブックを検査して非表示のデータと個人情報を削除する」を参照してください。

6. [検査] を選びます。

7. [ドキュメント検査] ダイアログ ボックスで検査結果を確認します。

8. ドキュメントから削除する非表示コンテンツの種類の検査結果の横にある [ すべて 削除] を選択します。

   • 非表示のコンテンツをプレゼンテーションから削除した場合は、[ 元に戻す] を選択して復元できない場合があります。
   • OpenDocument プレゼンテーション (.odp) 形式で保存するプレゼンテーションから非表示のデータと個人情報を削除する場合は、この形式でプレゼンテーションを保存するたびにドキュメント検査を実行する必要があります。

ドキュメント検査を使用して個人情報を削除した後、プレゼンテーションを変更し続けた場合、PowerPointは、このファイルを保存するときに個人情報を自動的に削除し続けます。 ただし、このプレゼンテーションにさらにコラボレーション編集が必要な場合 (たとえば、共同編集者の名前を残したコメントに関連付ける必要がある場合)、"個人情報の削除が有効" 通知の [変更設定] ボタンをクリックして、PowerPointの個人情報の自動削除を停止できます。

非表示のデータと個人情報の種類

PowerPointプレゼンテーションでは、いくつかの種類の非表示データと個人情報を保存できます。 そのような情報は直接表示されないことがありますが、それでもプレゼンテーションから取得することが可能です。

非表示の情報には、他のユーザーとプレゼンテーションを作成する際に共同作業を行うために追加PowerPointデータを含めることができます。 また、ユーザーが意図的に非表示に指定した情報も含まれることがあります。

PowerPointプレゼンテーションには、次の種類の非表示データと個人情報を含めることができます。

• コメントとインク注釈 他のユーザーと共同作業してプレゼンテーションを作成する場合、プレゼンテーションにコメントやインク注釈などの項目が含まれている可能性があります。 この情報を使用すると、他のユーザーが行った変更と、プレゼンテーションに取り組んだユーザーの名前と、レビュー担当者からのコメントを表示できます。
• リビジョン追跡データクラウドに保存されている共有ドキュメントで共同作業を行う場合、Microsoft 365 のPowerPoint 2016は、ドキュメントに変更を加えたユーザーと変更がいつ行われたかについてのデータを格納します。
• プロパティと個人情報を文書化する ドキュメント プロパティ (メタデータとも呼ばれます) には、作成者、件名、タイトルなどのプレゼンテーションに関する詳細が含まれます。 ドキュメント のプロパティには、Microsoft 365 プログラムによって自動的に管理される情報 (ドキュメントを最後に保存したユーザーの名前、ドキュメントが作成された日付など) も含まれます。 特定の機能を使用した場合、メール ヘッダー、校閲者への送信に関する情報、回覧用紙、Web ページを発行するためのファイル パス情報など、個人を特定できる情報 (PII) も含まれることがあります。
• 非表示のオンスライド コンテンツ プレゼンテーションには、非表示として書式設定されているため、表示されないオブジェクトが含まれている場合があります。
• スライドオフコンテンツPowerPointプレゼンテーションには、スライドからスライド外領域にドラッグされたため、すぐには表示されないオブジェクトを含めることができます。 このスライド外コンテンツには、テキスト ボックス、クリップ アート、グラフィックス、テーブルを含めることができます。
• プレゼンテーションノート PowerPointプレゼンテーションの [ノート] セクションには、特にプレゼンテーションを配信するユーザーの使用目的でのみノートが書かれた場合に、公開したくないテキストを含めることができます。
• ドキュメント サーバーのプロパティドキュメント ワークスペース サイトや、Windows SharePoint Servicesに基づくライブラリなど、ドキュメント管理サーバー上の場所にプレゼンテーションを保存した場合、プレゼンテーションには、このサーバーの場所に関連する追加のドキュメント プロパティまたは情報が含まれている可能性があります。
• カスタム XML データ プレゼンテーションには、ドキュメント自体に表示されないカスタム XML データを含めることができます。 ドキュメント検査では、この XML データを検索し、削除することができます。

ドキュメント検査で見つけて削除できない情報

プレゼンテーションでは非表示のデータを含む可能性がある次の項目が検出されます。 ドキュメント インスペクターは、プレゼンテーションが正常に動作しない可能性があるため、これらの項目を削除できません。 検出された各項目を確認し、手動で削除するか、非表示データがない項目 (静的画像など) に置き換えてください。

ドキュメント検査と個人データ

PowerPoint 2016 ビルド 8403 for Microsoft 365 Insiders で導入されたリビジョン追跡データは、ドキュメント インスペクターの制限を示しています。 たとえば、Kelly と Linda は Microsoft 365 のプレゼンテーション A で共同作業を行います。 変更履歴データ (つまり、編集者のユーザー名と編集日時) がプレゼンテーションに追加されます。 その後、ムハンマドが以前のバージョンのPowerPointでプレゼンテーション A を開き、ファイルでドキュメント インスペクターを実行して個人データを削除した場合、そのバージョンのPowerPointのドキュメント インスペクターは、Kelly と Linda によって使用される新しい Microsoft 365 バージョンのPowerPointによってプレゼンテーションに追加されたリビジョン追跡データを検出および削除できません。 現在のバージョンのPowerPointにアップグレードしてからドキュメント インスペクターを実行しないと、リビジョン追跡データを削除できません

Visio では、Visio ドキュメントのコピーを他のユーザーと共有する前に、非表示の個人情報と個人情報を削除できます。

Visio の次の機能領域から、個人情報と非表示の情報を削除できます。

• ドキュメントのページに挿入されたコメント
• ファイル プロパティ (作成者、マネージャー、会社)
• 校閲者の名前、頭文字、変更履歴
• ステンシル ファイル パス
• テンプレート ファイルのパスと名前

Visio プレゼンテーションで非表示の情報を見つけて削除するには、次の手順に従います。

1. [ファイル] タブの [情報] を選択します。

2. [問題の確認] を選択し、[ 個人情報の削除] を選択します。

3. [ 個人情報 ] タブで、[ ドキュメントからこれらの項目を削除する] を選択します。

   ヒント

   個人情報を再挿入しようとするたびに警告を表示する場合は、[情報が再挿入されるときに警告を表示する] チェック ボックスをオンにします。

4. 外部データ ソースから機密性の高い可能性のあるデータを削除するには、 ドキュメントに格納されている外部ソースからデータを削除するを選択します。

   注

   このチェック ボックスをオンにすると、図形にリンクされているデータは削除されません。 図からデータ ソースは削除されますが、データ ソースからのデータが図にある場合は、手動で削除する必要があります。