サイトを成功させ、ユーザーを満足させるための方程式は、サイトとユーザーの管理に対する綿密に計画された持続可能なアプローチです。 ここでは、サイトの計画や organization のユーザーの管理に使用できる主なタスクと概念をいくつか示します。
サイト コレクションについて
SharePoint を初めて使用する場合でも、多くのバージョンを使用している場合でも、最新の SharePoint エクスペリエンスでは、柔軟性が向上し、ナビゲーションが容易になり、すべてのサイトがモバイル フレンドリーになります。 organization 内のワークロードごとにサイト コレクションを作成することをお勧めします。 最新の SharePoint エクスペリエンスでは、各サイトがサイト コレクションになったため、移動と保守が容易になります。 SharePoint のモダン エクスペリエンスと Hub サイトを使用する利点の詳細について説明します。 ワークロードごとにサイト コレクションを作成し、そのすべてをハブ サイトに関連付けることをお勧めします。 これにより柔軟性が向上し、organization の変化するニーズに簡単に対応できます。 詳細については、「 SharePoint ハブ サイトとは」を参照してください。
SharePoint 管理者は、サイト コレクションの管理を組織内のさまざまなユーザーに委任します organization。 SharePoint のアクセス許可モデルを使用すると、サイト コレクションの管理者、サイト所有者、その他の役割など、さまざまな役割にアクセス許可を割り当てることができるために役立ちます。 サイト コレクション管理者を追加および削除する方法については、「 サイト コレクション管理者の管理 」を参照してください。
サイト コレクション管理者は、サイト コレクションに対する フル コントロール のアクセス許可レベルを持っています。 つまり、サイトを追加または削除したり、サイト コレクション内の任意のサイトの設定を変更したりできます。 さらに、これらのサイト内のすべてのコンテンツを表示、追加、削除、または変更できます。 セカンダリ サイト コレクション管理者は、サイト コレクション管理者が指定できます。 サイト コレクション管理者は、[設定] ページから別のサイト コレクション管理者を追加したり、サイト コレクション管理者を変更したりできます。 このタスクの詳細については、「 サイト コレクション管理者を管理する」を参照してください。
従来のサイト コレクションは、同じ所有者を持ち、アクセス許可などの管理設定を共有する SharePoint サイトのグループです。 サブサイトは、サイト コレクションからナビゲーション、アクセス許可、およびサイト デザインを継承します。 そのため、サイトのメンバーやプロジェクトが変更されるたびに、サイトも変更する必要があります。
各ワークロードのサイトの選択
ワークロードに必要な SharePoint サイト コレクションの種類を計画することが重要です。 次に、ユーザーが簡単にナビゲートして必要なものを見つけられるようにする必要があります。 このセクションでは、利用可能な最新の SharePoint サイトの一部について詳しく説明し、これらのサイトのナビゲーションについても説明します。 ナビゲーションの計画に関する優れた記事は、 最新の SharePoint エクスペリエンスのナビゲーションの計画です。
SharePoint ハブ サイト は、さまざまなチーム サイトやコミュニケーション サイトを整理するのに役立つフレームまたは基盤と考えてください。 organization の各ワークロード用にサイト コレクションを作成すると、ハブ サイトによってこれらのサイト コレクションが論理的な方法で接続されるため、検索と管理が容易になります。 これにより、ワークロードが変更されたときにいつでもハブ サイト間でサイト コレクションを移動および管理できます。 詳細については、「 SharePoint ハブ サイトの計画」を参照してください。
SharePoint チーム サイトとその下に作成したページは、サイトへのアクセス許可を付与して招待したユーザーだけが利用できます。 チーム サイトを Microsoft 365 グループに接続することもできます。 チーム サイトを使用すると、organization、チーム、またはグループは相互に接続し、ドキュメントやその他のファイルでの共同作業、お知らせの投稿、会議のスケジュール設定、タスクの管理、問題またはアクション アイテムの追跡、およびリストへの情報の保存を行うことができます。 詳細については、「 SharePoint チーム サイトとは」を参照してください。
SharePoint コミュニケーション サイト では、ニュース、レポート、状態などの情報を他のユーザーと共有できます。 コミュニケーション サイトは通常、共同作成者は少数ですが、メンバーは多数です。
ガバナンス
ガバナンスは、organizationのビジネス部門と技術チームがビジネス目標を達成するためにどのように協力するかをガイド、指示、および制御する一連のポリシー、役割、責任、およびプロセスです。 SharePoint サイト コレクションに関して、ガバナンス計画は、サイト コレクションをサポートするために必要な役割、責任、およびポリシーを計画するのに役立つガイドとなり得ます。 これには、次のような項目があります。
- 情報アーキテクチャ (Web ページ、ドキュメント、リスト、データなど)
- メンテナンス アクティビティ (ユーザー アカウントの管理など)
- ブランディングとカスタマイズのポリシー
- トレーニング
組織のガバナンス計画を準備するのは重要です。 ガバナンス計画の開発に参加することで、ビジネス チームと技術チームのお互いの管轄を特定し、システム内のどの領域に誰が責任を持つかを定義する際に役立ちます。 ガバナンス計画の作成に関する詳細については、「 概要: ユーザーによるチーム サイトの使用方法を管理するためのベスト プラクティス」を参照してください。
ユーザーを管理する
注
ユーザーを管理するには、SharePoint 管理者と協力する必要がある場合があります。 たとえば、SharePoint 管理者はユーザー プロファイルを管理します。
Microsoft 365 のユーザー アカウント
グローバル管理者は、ユーザーの管理とサービスの構成のためのポータルである Microsoft 365 管理センターを使用して、Microsoft 365 に新しいユーザーを追加します。 詳細については、「 ユーザーとロール」を参照してください。 新しいユーザーを追加する際、グローバル管理者は次を行います。
- そのユーザーが管理センターにもアクセスできるかどうかを指定します
- ユーザーの地理的位置を設定する
- ユーザー ライセンスの種類を選ぶ
- ユーザーのユーザー名とパスワードを作成する
チーム サイト ユーザー
チーム サイトにユーザーを追加し、ユーザーのアクセス許可を調整できます。 アクセス許可レベルと SharePoint グループ メンバーシップは、[ 設定] で確認できます。 ただし、Microsoft 365 では、Microsoft 365 ディレクトリ内のすべてのユーザー (organization の外部にいて、外部共有機能を介して招待されたユーザーを除く) を含む、"外部ユーザーを除くすべてのユーザー" という名前のセキュリティ グループが作成されるようになりました。 このセキュリティ グループには、SharePoint のメンバーとしてアクセス権が自動的に付与されます。 つまり、Microsoft 365 ディレクトリに追加したユーザーは、既定でサイト、リスト、ライブラリを編集できます。
権限レベルとグループ メンバーシップ
アクセス許可レベルは、ユーザーが一連の関連タスクを実行できるようにする SharePoint 権限のコレクションです。 たとえば、"読み取り" という権限レベルには、"アイテムの表示"、"アイテムを開く"、"ページの表示"、"バージョンの表示" など、SharePoint サイト内のページ、ドキュメント、アイテムを表示するために必要な権限がすべて含まれています。 同じ権限を複数の権限レベルに含めることができます。 詳細については、「 アクセス許可戦略を計画する」を参照してください。
アクセス許可レベルを個々のユーザーに直接割り当てることはお勧めしません。これは、サイトにアクセスできるユーザーの追跡と管理が非常に困難になる場合があるためです。 必要な場合もありますが、複雑にならないように最小限に抑える必要があります。 代わりに、グループにアクセス許可を割り当ててから、個々のユーザーを適切なグループに割り当てます。 グループは、アクセス許可の管理を容易にするためにサイト コレクション レベルで定義されたユーザーのセットです。 詳細については、「 既定の SharePoint グループ 」および 「サイトのアクセス許可をカスタマイズする」を参照してください。 各グループには、既定の権限レベルが割り当てられます。 たとえば、既定のコア SharePoint グループの一部には、次のアクセス許可レベルが含まれます。
| グループ | 権限レベル |
|---|---|
| 所有者 | フル コントロール |
| 閲覧者 | 読み取り |
| メンバー | 投稿 |
フル コントロール アクセス許可を持つすべてのユーザーがカスタム グループを作成できます。
サイト コレクション レベルで SharePoint グループにアクセス許可レベルを割り当てると、既定では、すべてのサイトとサイト コンテンツがそのアクセス許可レベルを継承します。 この既定の動作は、アクセス許可の継承と呼ばれます。 サブサイトの作成時に一意のアクセス許可を設定するかどうか、またはサイト、リスト、ライブラリ、またはアイテムに対するアクセス許可の継承を解除するかどうかを指定できます。 詳細については、「 アクセス許可の継承とは」を参照してください。
ユーザーのアクセス許可レベルによって、サイト内で表示およびアクセスできる内容が決まるため、そのグループ メンバーシップを慎重に検討する必要があります。 たとえば、サイトの作成とカスタマイズを行うユーザーなら、少なくともサイトのデザイナー グループのメンバーにしてください。 一方、コンテンツを読んでダウンロードするだけでよく、ビジター グループのメンバーだけでよいユーザー。 詳細については、「SharePoint のアクセス許可レベルについて」を参照してください。
サイトとサイト コレクションの機能を使用する計画
サイト コレクション管理者として、SharePoint は、サイト コレクションおよびサイト レベルで機能を管理する必要がある場合があります。 ガバナンス計画に応じて、これらの機能のアクティブ化または非アクティブ化も管理者のタスクに含まれることがあります。 詳しくは、「サイト コレクションの機能を有効または無効にする」をご覧ください。 「SharePoint サイトのごみ箱を管理する」もご覧ください。