Wordで差し込み印刷を使用して一括メール メッセージを送信する

適用先
Word for Microsoft 365 Word for Microsoft 365 for Mac Word 2024 Word 2024 for Mac Word 2021 Word 2021 for Mac Word 2019 Word 2019 for Mac Word 2016

差し込み印刷で一括メールを送信できるようにするには、Outlook や Gmail などの MAPI 互換のメール プログラムが既にインストールされている必要があります。

次のプロセスでは、送信する予定のメッセージが既に Microsoft Word で開くために作成されていることを前提としています。

メイン ドキュメントを準備する

  • [ 差し込み印刷>差し込み印刷>E-mail メッセージの開始] に移動します。
    メール メッセージを選択して差し込み印刷を開始する

メーリング リストを設定する

メーリング リストはデータ ソースです。 詳細については、「 差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。

ヒント

  • メーリング リストがない場合は、差し込み印刷中に作成できます。
  • データ ソースとして Excel スプレッドシートを使用している場合は、先頭のゼロが自動的に削除されないように、ZIP/郵便番号をテキストとして書式設定します。 詳細については、「Excel で 差し込み印刷番号、日付、およびその他の値を書式設定する」を参照してください。
  • Outlook の連絡先をリスト ソースとして使用する場合は、Outlook が既定のメール プログラムであり、Wordと同じバージョンであることを確認します。

データ ソースにメール アドレスの列があり、目的のすべての受信者のメール アドレスがあることを確認します。

  1. [メーリング]>[受信者の選択] に移動します。
  2. データ ソースを選択します。 詳細については、「 差し込み印刷に使用できるデータ ソース」を参照してください。
  3. [ファイル>保存] を選択します。

メーリング リストの編集、並べ替え、フィルター処理の詳細については、「 差し込み印刷: 受信者の編集」を参照してください。

パーソナライズされたコンテンツをメール メッセージに追加する

  1. [ メーリング>グリーティング ライン] に移動します。
  2. 形式を選択します。
  3. [OK] を選択し、差し込みフィールドを挿入します。
  4. [ ファイル>保存] を選択します 。

データ ソースからメール メッセージに他のフィールドを追加することができます。 この詳細については、「 差し込み印刷フィールドを挿入する」を参照してください。

注

フィールドを挿入した後、電子メールを手動で書式設定する必要があります。

住所やその他のフィールドに不足している部分を修正する方法については、「 差し込み印刷: フィールドの一致」を参照してください。

マージされたコンテンツのフォント、サイズ、または間隔を変更するには、マージ フィールド名を選択し、必要な変更を行います。

プレビューと終了

  1. [プレビュー結果] を選択し、差し込み印刷プレビュー結果の [次へ] レコード ボタンを選択し、差し込み印刷プレビューの結果の [前のレコード] ボタンを選択して、レターの本文に名前と住所を表示します。
    Word の [差し込み文書] タブのスクリーンショット。[結果のプレビュー] グループが表示されています。

  2. [ 完了] & [差し込み印刷>電子メール メッセージの送信] を選択します。
    Wordの [差し込み印刷] タブのスクリーンショット。[& 差し込み印刷の完了] コマンドとそのオプションが表示されています。

  3. [宛先] ボックスで、メーリング リストからメール アドレスの列またはフィールドを選択します。

    注

    Wordは、各メール アドレスに個別のメッセージを送信します。 CC または BCC の他の受信者は使用できません。 添付ファイルを追加することはできませんが、リンクを含めることができます。

  4. [件名] ボックスで、メッセージの件名行を入力します。

  5. [ メールの形式 ] ボックスで、[ HTML ] (既定の設定) を選択するか、[ プレーン テキスト ] を選択して、電子メール メッセージの本文としてドキュメントを送信します。

  6. [ レコードの送信] で、次のいずれかを選択します。

    • すべてのレコード (既定)。
    • [現在のレコード] では、画面に表示可能なレコードのみをメッセージとして送信します。
    • [差出人] および [宛先] は、レコードの範囲のみを送信します。

  7. [OK] を選択して、宛名の差し込みを実行します。

パーソナライズされたメッセージを保存する (省略可能)

[ファイル>保存] に移動します。 メイン文書を保存する場合は、データ ソースへの接続も保存します。 再利用するには、ドキュメントを開き、データ ソースへの接続を維持するように求められたら [はい] を選択します。

関連項目