Outlook の Microsoft 365 グループは、社内外の人々とのコミュニケーションとコラボレーションのための強力なソリューションを提供します。 グループを作成して、受信トレイ、予定表、OneDrive、SharePoint サイト、OneNote ノートブックなどを共有します。 社外のゲストを招待して、同じリソースを使用して共同作業を行うこともできます。
Microsoft 365 グループを作成すると、Outlook により、共有 Outlook 受信トレイ、共有予定表、およびファイルで共同作業するためのドキュメント ライブラリが自動的に作成されます。 Microsoft Team を作成し、Teams の Planner とタスクを統合することもできます。 グループにメンバーを追加すると、グループが提供するツールに必要なアクセス許可が自動的に付与されるため、これらすべてのリソースにアクセス許可を手動で割り当てることについて心配する必要はありません。
Microsoft 365 グループは、メンバーに次の機能を提供します。
- 共有受信トレイ - 配布リストで従来の会話が行われる場所です。 この共有の受信トレイは完全に検索することができ、グループ メッセージのライブ アーカイブを作成できます。 グループに新規に参加したユーザーは、履歴を検索したり、たどったりすることで、グループ内で以前に投稿された内容をすばやく把握することができます。 詳細については、「 Outlook でグループにメールを送信する」を参照してください。
- 共有ファイル ライブラリ - ユーザーがドキュメント、ブック、プレゼンテーション、画像、または作業する必要があるその他の種類のファイルを保存、共有、共同作業できる場所です。 詳細については、「 Outlook でグループとファイルを共有する」を参照してください。
- 共有予定表 - グループに関連するイベントを投稿するための共有予定表がグループに与えられます。 グループに登録している各メンバーは、予定表に投稿されたイベントに自動的に招待されるため、必要に応じて、それらのイベントを個人用予定表にも表示できます。 詳細については、「 Outlook でグループ予定表を使用してイベントをスケジュールおよび編集する」を参照してください。
- 共有 OneNote ノートブック - グループには自動的に共有 OneNote ノートブックが設定され、グループ メンバーはそこで情報を収集したり共同作業を行ったりすることができます。 多くのグループは、このノートブックを使って、よく寄せられる質問やその他のリソースを含む生きた Wiki を作成しています。
- ゲスト アクセス - 以前は配布グループに外部連絡先を追加できましたが、メール メッセージしか受信できませんでした。 グループでは、メールの会話やファイル、さらには共有の OneNote ノートブックへのゲスト アクセスを用意することができます。 詳細については、「 Outlook のグループをゲストとして使用する」を参照してください。
- コンテンツは検出可能 - Outlook のグループは既定で公開されています。つまり、organization内の他のユーザーが簡単に見つけて参加したり、グループのコンテンツや共有資料を確認したりすることができます。 グループのコンテンツがより機密性が高い場合は、グループをプライベートに切り替えることができます。これにより、メンバー以外にはコンテンツが非表示になり、グループの所有者が参加要求を承認する必要があります。
- セルフサービス作成 - IT 部門は、グループの作成に関するユーザーからの要求で行き詰まる必要はありません。 ユーザーは必要に応じて独自のグループを作成できます。 organization内のどのユーザーがグループを作成できるかを制御する場合は、「 Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを管理する」を参照してください。
グループの管理
Microsoft 365 には、グループをより簡単に管理するための便利なツールと機能が多数用意されています。
ヒント
Microsoft 365 グループをブックマークする - グループの作成、委任、メール管理、メール フロー、復元、便利なスクリプトに関する管理者情報に簡単にアクセスできる一般的なタスク。
ディレクトリの管理
ディレクトリを管理することは、すべての管理者の関心事です。 それを簡単にするために Microsoft 365 が提供するツールの一部を次に示します。
- 命名ポリシー - 命名ポリシーを使用すると、グループの名前として受け入れられるもの、受け入れられないものを定義できます。 これによりユーザーは不適切または禁止された名前をグループに付けることができなくなります。 さらに、会社の標準的なプレフィックスまたはサフィックスをグループ名に適用することができます。
- 動的メンバーシップ - 動的メンバーシップを使用すると、Active Directory 内のメタデータ (部門や役割など) に基づいてグループ メンバーを追加 (または削除) するルールによってグループ メンバーシップを設定できます。 動的メンバーシップの作成について詳しくは、 属性を使用した詳細ルールの作成を参照してください 。
- メンバーシップ非表示 - グループのメンバーシップを秘密にしたい理由がある場合 (たとえば、メンバーが学生である)、外部の関係者に対してメンバーシップを非表示にすることができます。
- 作成権限 - 新しいグループの作成を許可したくないユーザーが組織内に存在する場合があります。 ディレクトリ内で作成権限を管理するための方法がいくつかあります。 「 Microsoft 365 グループの作成の管理」を参照してください。
- 監査ログ - Microsoft 365 グループ監査ログを使用すると、グループを作成または削除したユーザー、およびそのメンバーシップを変更したユーザーを追跡できるため、ユーザーは確実にグループを作成し、グループ メンバーシップを管理できます。 詳細については、「 Microsoft 365 セキュリティ & コンプライアンス センターでの監査ログの検索」を参照してください。
配信管理
配信管理には、グループによるメッセージの送受信方法を処理するためのいくつかのメソッドが用意されています。 さらに、これらのメッセージのフローを監視するツールもあります。 詳細については、「Microsoft 365 グループ - 一般的なタスク」を参照してください。
- 送信形式または代理送信 - これらの設定では、指定したユーザーが、グループからの送信であるかのように (つまり、グループの代理として) メールを送信することができます。
- 送信者制限 - これらの設定では、グループへのメッセージの送信を許可するユーザーを管理することができます。 外部関係者からのメールを許可するようにグループを構成できますが、許可の対象を特定の外部関係者のみに限定したい場合があります。
- 外部ユーザーのサポート - ゲストをグループに招待することにより、グループ内で行われるメールの会話にゲストを参加させることができます。 ゲストを追加する方法については、「 Outlook のグループにゲストを追加する 」を参照してください。
- トランスポート ルール - トランスポート ルールは、Exchange サーバーの場合と同様に、グループに対して機能します。 ルールは、特定の条件に一致するメッセージを探し、該当するメッセージに対処することができます。
- メールヒント - メール ヒントは、ユーザーがメッセージを作成するときにユーザーに表示される有益なメッセージです。 作成中のメッセージが外部の関係者に届いたり、メッセージのクォータを超えたりする可能性がある場合にユーザーに警告を表示して、NDR の削減を支援します。
- 複数のプロキシ アドレス - グループは、ユーザー メールボックスの場合と同様に、エイリアスを持つことができます。 追加のプロキシ アドレスは、その他のエイリアスに送信されたメッセージを受け入れる場合、または長い名前またはスペリングが難しい名前を持つグループに容易に到達する場合に便利です。 詳細については、「 Microsoft 365 グループを作成するときに使用するドメインを選択する」を参照してください。
- 送受信の最大サイズ - これらのクォータでは、記憶域と帯域幅の要件を適切に管理するために、グループがとても大きなメッセージを受信 (または送信) する場合の問題を軽減することができます。
コンテンツ ポリシー
Microsoft 365 には、グループ内で共有されるコンテンツの種類を管理するためのツールもいくつか用意されています。 詳細については、「Microsoft 365 グループ - 一般的なタスク」を参照してください。
- 使用ガイドライン - Microsoft 365 グループの使用ガイドラインを定義して、グループの効果を維持し、内部コンテンツ ポリシーについて教育するのに役立つベスト プラクティスについてユーザーを教育できます。
- データ分類 - ポリシーの種類 (たとえば、"未分類"、"企業機密"、"極秘" など) によってグループを分離できる、Microsoft 365 グループ用にカスタマイズ可能なデータ分類システムを作成できます。 このようにして、グループは organization 内の他のコンテンツのポリシーを表示できます。 拡張可能なポリシーを使用すると、グループが作成または変更されるたびに呼び出されるエンドポイントを組織organizationが構成でき、グループの作成や変更に対して独自のポリシーを実装できます。
アカウント要件
Exchange Online と SharePoint Online が含まれる Microsoft 365 サブスクリプションでは、グループがサポートされます。 このサブスクリプションには、Business Essentials プランと Business Premium プラン、Enterprise E1、E3、E5 プランが含まれます。
Exchange 専用プランを使用している場合、Outlook ではグループの共有受信トレイ機能および共有予定表機能は引き続き利用できますが、ドキュメント ライブラリや Planner など、その他の機能は利用できなくなります。
Microsoft 365 グループへの変更の管理
ユーザーは変更に対して困惑する場合があるので、配布リストに登録されている既存のメンバーと通信して、想定される内容を知らせることが重要です。 ここでは、このメッセージに含めるべきいくつかの情報と共に、役に立つと考えられる回答を示します。
Outlook のグループとは
Outlook の Microsoft 365 グループは、ディスカッション、ファイル、予定表、メモを簡単に見つけられる統一された方法で共有する場所を必要とするチーム/グループ向けの単一のコラボレーション ソリューションです。 最良の機能を 1 つ挙げるとすれば、グループの受信トレイにディスカッションの履歴が保持され、それにより以前のディスカッションを容易に検索することができる点です。
詳しくは、「 Outlook でのグループ操作」をご覧ください。
この変更を行う理由は何ですか?
これまで、議論した情報を検索するために配布リストに投稿されたメッセージを検索する機能を求める声がたびたびユーザーからありました。 配布リストをグループにアップグレードすることにより、ユーザーは、繰り返し何度も同じ質問をしたり同じ質問に答えたりしなくてもよくなります。
また、新しいグループにはグループ イベントの予定表、共有のファイル ライブラリ、OneNote ノートブック (共同作業や今後参考となる情報の収集が可能) も含まれています。
既に配布リストのメンバーになっている場合、グループに参加する上で何か必要なことはありますか?
いいえ。既に配布リストのメンバーである場合、自動的に新しいグループのメンバーになります。
Outlook で新しいグループにアクセスする操作方法 Outlook on the web はどうですか?
Outlook で新しいグループにアクセスするには、左側のナビゲーション ウィンドウの下部にある [グループ] カテゴリに移動します。 このグループを頻繁に使用する場合は、右クリックして [ お気に入りとして表示] を選択することで、お気に入りとしてピン留めすることを検討してください。
さらに、すべてのモバイル プラットフォーム (iOS、Android など) で利用できる Microsoft 365 グループ用の無料のモバイル クライアントがあるため、外出先でもグループに簡単にアクセスできます。
まだメールだけを送信できないのでしょうか?
もちろん使用できます。 配布リストに使用したのと同じメール エイリアスは、Outlook のグループで引き続き正常に機能します。
その他
この変更が発生することや追加の質問がある場合の問い合わせ先をユーザーに忘れずに伝えてください。
配布リスト (連絡先リスト) の移行
Microsoft では、共有メールボックスを Microsoft 365 グループに変換したり、その逆に変換したりするためのツールを提供していません。 ただし、配布リストを Microsoft 365 グループにアップグレードすることはできます。 これは、organization の配布リストに Microsoft 365 グループのすべての機能を提供するための優れた方法です。 詳細については、「Microsoft 365 グループ - 一般的なタスク」を参照してください。
Microsoft 365 グループにアップグレードできない配布リストはどれですか?
クラウドで管理された、入れ子になっていない配布リストのみを Microsoft 365 グループにアップグレードできます。 配布 リストを Microsoft 365 グループにアップグレードできない」を参照してください。
連絡先リストを移行した後
配布グループを Microsoft 365 グループにアップグレードしたら、それを円滑に進めるために、いくつかのフォローアップ タスクを実行します。
- ユーザーのフォロー アップ アップグレードが完了したらすぐにユーザーに確認を取り、数日後にもう一度確認します。 ユーザーが抱える疑問に耳を傾け、それに対応する姿勢を示すことは、ユーザーに変更に満足してもらい、安心して使用してもらうために、とても重要なことです。
- エンゲージメント レポートを監視する - Microsoft 365 管理ポータルには、グループを使用しているユーザーの数、頻度、使用している機能を示す適切なレポートがいくつかあります。 これらのレポートは、フォロー アップおよびユーザー トレーニングを計画するのに役立つほか、ユーザーが新しいグループのどこに最大限の価値を見出しているかを明らかにするのに有効です。 詳細については、「Microsoft 365 管理センターのアクティビティ レポート」を参照してください。
- エクスペリエンスの共有 - 配布グループをアップグレードしたこと、アップグレードを成功に導いた手順を社内の他のチームに知らせます。 情報を共有すれば、他のチームも成功例に従って独自のアップグレードを適切に実行することができます。
Microsoft 365 グループ技術コミュニティから学ぶ
Microsoft 365 グループについて質問がありますか? Microsoft 365 グループ技術コミュニティにアクセスします。
別のアプリからグループを作成する
ヒント
既定では、すべてのユーザーが Microsoft 365 グループを作成できます。 詳細については、「Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを管理する」を参照してください。
Outlook、Outlook on the web、Outlook Mobile、SharePoint、Planner、Teams などのさまざまなツールから Microsoft 365 グループを作成できます。 どのツールから始めるかは、作業しているグループの種類によって異なります。 たとえば、Microsoft では、メールや予定表を中心として編成されたグループを作成している場合、Outlook から開始する傾向があります。 グループが全社的なコミュニケーションを目的としている場合は、Viva Engage から始める傾向があります。 チャットベースの共同作業の場合、Microsoft Teams からグループを開始します。
- Outlook でグループを作成する
- Microsoft チームを作成する
- ファミリーグループの作成
- Viva Engage でグループを作成する
- SharePoint でチーム サイトを作成する
- Microsoft Planner でプランを作成する
組織外のユーザーはゲストとして特別に招待されていない限り、パブリック グループおよびプライベート グループへの参照やアクセスを行うことはできません。 詳細については、「 Outlook のグループにゲストを追加する」 を参照してください。
Microsoft 365 グループのベスト プラクティス
所有者、メンバー、ゲストの管理
グループ所有者はグループのまとめ役です。 グループ所有者は、メンバーを追加または削除できます。また、共有受信トレイから会話を削除する機能や、グループに関するさまざまな設定を変更する機能など、独自のアクセス許可を持っています。 グループの所有者は、グループの名前を変更したり、説明や画像を更新したりできます。 SharePoint のロールを使い慣れている場合、グループ所有者はサイト コレクション管理者に該当します。
ヒント
可能であれば、グループの所有者を 2 人以上にすることをお勧めします。 これにより、1 人の所有者が対応できない場合、他の所有者がグループに変更を加えることができます。
グループ メンバーは、共同作業にそのグループを使用する組織内の通常のユーザーです。 グループ内のすべてのデータにアクセスできますが、グループの設定を変更することはできません。 SharePoint では、サイト メンバーに該当します。 グループ メンバーを追加または削除する方法の詳細については、「 Outlook でグループのメンバーを追加、編集、削除する」を参照してください。
ゲストはグループ メンバーに似ていますが、組織外のユーザーです。 既定では、ユーザーはゲストをグループに参加させることができ、ユーザーはその設定を制御できます。 詳細については、「 Outlook のグループにゲストを追加する」を参照してください。
永続的なチャットベースのワークスペースに Microsoft Teams を使用する
グループと連絡を取り合う優れた方法は、 Microsoft Teams です。 Microsoft Teams はチーム内の輪です。つまり、とても焦点を絞った話題やグループ内の特定のサブグループについて、くだけた、リアルタイムの会話ができる、持続的なチャットベースのワークスペースです。 Teams 統合は自動的には行われませんが、Microsoft 365 グループに基づいて Teams グループを簡単に作成できます。
グループを使う必要がなくなったら、グループを削除してリソースを解放し、一覧などに表示されないようにすることができます。 詳細については、「 Outlook でグループを編集または削除する」 を参照してください。 古いグループの削除に注意する必要をなくすために、管理者は古いグループを期限切れにし、指定された時間が経過すると自動的に削除される有効期限ポリシーを設定できます。 「 Microsoft 365 グループ有効期限ポリシー」も参照してください。
プロビジョニング、名前付け、情報保護
Microsoft 365 グループ のプロビジョニングには、オープン、IT 主導、または制御の 3 つの主要なモデルがあります。 それぞれに独自の利点があります。
| モデル | 利点 |
|---|---|
| オープン (既定) | ユーザーは、担当者を待ったり、手間を取らせる必要なく、独自のグループを作成することができます。 |
| IT 主導 | ユーザーは、IT 担当者にグループを要求します。 IT 担当者は、ユーザーのニーズに最適なコラボレーション ツールを選択できるようにガイドできます。 |
| 制御 | グループの作成は、特定のユーザー、チーム、またはサービスに制限されます (参照: Microsoft 365 グループを作成できるユーザーを制御する) |
Microsoft 365 グループの名前付け方法を制御する場合は、名前付けポリシーを使用して、グループ名がプレフィックスやサフィックス、不快な名前のブロックなど、特定の標準に準拠するように強制できます。 詳細については、「Microsoft 365 グループの名前付けポリシー」を参照してください。
メンバーの追加または削除や、グループとその内容の基本的なキュレーションを実行できる所有者が、どのグループにも 1 人以上存在します。 グループの所有者 (または複数の所有者) が何らかの理由で organization を離れた場合、管理者はグループに新しい所有者を割り当てることができます。
さらに、Exchange Online 管理者アクセス許可がある場合は、Microsoft 365 管理センター (「Microsoft 365 管理センターでグループ メンバーシップを管理する」を参照) または PowerShell から (「Microsoft 365 グループを管理する」を参照) からグループを管理できます(PowerShell を使用)。
テナントからグループを削除したい場合があるかもしれません。 グループを削除する方法の詳細については、次を参照してください。 Outlook でグループを削除する。 グループを誤って削除した場合、管理者は最大 30 日間までグループを復元できます。 詳細については、「 削除された Microsoft 365 グループを復元する」を参照してください。
Microsoft 365 グループ のライフサイクルをより自動化された方法で管理したい場合は、有効期限ポリシーを使用して、特定の時間間隔でグループを期限切れにすることができます。 グループの所有者は、グループが期限切れになる 30、15、1 日前に電子メールを受け取ります。これにより、グループがまだ必要な場合は、所有者は簡単に更新することができます。 参照: Microsoft 365 グループ有効期限ポリシー。
- Microsoft 365 グループとして、または Microsoft 365 グループの代わりに送信することをメンバーに許可する
- Outlook のグループにゲストを追加する
- サイトのタイトル、説明、ロゴ、サイト情報の設定を変更する
管理者向けの Microsoft 365 グループの概要でグループの制限を確認してください。
Azure Active Directory Connect ツール からの機能、"グループの書き戻し"を使用する予定の場合、"Description" 属性に関連する最大長は 448 文字です。
SharePoint Online ストレージの詳細については、「 SharePoint Online の制限」を参照してください。
グループの使用に関する実行可能な情報がある場合は、Microsoft 365 グループを管理するとさらに効果的です。 Microsoft 365 管理センターには、ストレージの使用状況、アクティブなグループの数、さらにはユーザーがグループをどのように使用しているかなどの情報を確認できるレポート ツールがあります。 詳細については、 管理センターの Microsoft 365 レポートを参照してください。
Microsoft 365 グループには、コンプライアンス、情報保護、電子情報開示のための多数のツールが用意されています。
- アイテム保持ポリシーと保持ラベルの詳細
- 電子情報開示 (Standard) ケースのアップグレード (プレビュー)、終了、再度開く、または削除する
- コンテンツ検索の概要
- メール メッセージでの IRM の使用方法