Whiteboard は、チームが一緒に考え、さまざまなアイデアを試し、最適な計画を立てるためのスペースを提供します。 Whiteboard は Microsoft Teams に完全に統合されているため、Teams 会議の前、会議中、会議後にプロジェクトを簡単に計画できます。
次回の計画セッションで Whiteboard を最大限に活用するための、以下のヒントをご覧ください。
事前にホワイトボードを準備する
会議の前にホワイトボードを準備しておくための推奨事項をいくつか紹介します。
- ボード ピッカー画面から新しいホワイトボードを作成します。
- [作成] パネルで、[ テンプレート]>[プロジェクト計画] を選択します。
- ニーズに最適なテンプレートを選びます。 たとえば、毎日のスタンドアップ テンプレートを選択して、ワークロードと日常のタスクを追跡します。 または、チームの長期的な目標を定義する必要がある場合は、[Project キックオフ] を選択します。
- ニーズに合わせてテンプレートをカスタマイズします。 たとえば、メモの追加、色の変更、矢印の強調表示などを行うことができます。
- 画像や関連ドキュメント を PDF としてアップロードします。
- 詳細については、「Whiteboard の機能」を参照してください
ボードの準備ができたら、チームにリンクを送信できます。
会議を制御する
会議が開始されたら、次の手順に従って ボードを共有します。
- 会議の共有トレイの [共有 ] アイコンを選択します。
- [ホワイトボード] セクションで [Microsoft Whiteboard] を選択します。
ボード ピッカー ビューが開きます。 すでに用意したボードをリストから選択するか、新しいボードを開始することができます。
会議を主導するときに使用できる追加の Whiteboard 機能をいくつかご紹介します。
- レーザー ポインター ツールを使用してチームの注意を向けます。
- 蛍光ペン ツールまたは矢印図形を使用して、主要な概念を明示します。
- 新しい付箋を追加して、ディスカッションを追跡します。
チームのエンゲージメントを維持する
次のツールを使用してリアルタイムで共同作業できることをチームに思い出させてください。
- 付箋を追加して、新しいアイデアを追跡します。
- チェックマークや笑顔などの付箋リアクションを使用して、アイデアに投票します。
- インク ツールを使用してボードに描画するか手書きでメモを書きます。
- Bing からのストック画像を含む画像をアップロードします。
コラボレーション カーソルを使用すると、どの会議出席者がどの変更を加えているかを簡単に追跡できます。
計画を実行に移す
会議後のフォローアップについて、チームに情報を提供するための推奨事項をいくつか紹介します。
- 結果とフォローアップを含むメッセージを出席者に送信します。 ホワイトボードへのリンクを含めることもできます。
- 会議の出席者に、ボード ピッカーでホワイトボードを見つけることができることを通知します。
- 完成したホワイトボードのスナップショットを、会議に参加できなかった人に送信します。 [設定] メニューから [ 画像のエクスポート ] を選択します。
- 詳細については、「 会議後にホワイトボードでの作業を続行する」を参照してください。
定期的な計画セッションを実行する
定期的な計画会議を設定する場合は、次の操作を行います。
Teams で計画チャネルを作成しホワイトボードを追加する
- Teams でチームに移動し、 . . メニュー を選択して、チャネルを追加します。 チャネル名は、計画している期間である必要があります (例: "第 1 四半期")。
- 同じチャネルで、上部の [+ ] ボタンを選択し、 Whiteboard を検索して、[ 保存] を選択します。
- ホワイトボードがチャネルに接続され、計画を開始できます。
- Teams でメンションし、チームにチャネルとボードについて確実に知らせてください。
計画プロセスを完了する
- プロジェクト計画テンプレートを使用してボードの構造をレイアウトするか、独自のテンプレートを作成します。
- ボード上の明確な場所に指示を記述し、チーム メンバーに使用法を知らせます。
- 一部の指示には、特定の機能がどの領域に該当するか、またはどの反応が機能の受け入れを表すかなどを示すために特定の色を指定することを含む場合があります。
- 色分けされた付箋のボードにバックログ項目を設定するようにチーム メンバーに指示します。
- 計画に関連する会議中は、バックログ内でアイテムを移動させたり、関連する会話を促進するためにボードを使用します。
- プランが設定されたら、それをプロジェクト管理システムに移行します。