SharePoint に組み込まれているワークフローの概要

SharePoint ワークフローは、さまざまなビジネス プロセスを合理化および自動化する事前にプログラムされたミニ アプリケーションです。 署名、フィードバック、計画やドキュメントの承認の収集から、日常的な手続きの現在の状態のトラッキングまで、さまざまなワークフローがあります。 SharePoint ワークフローは、時間と労力を節約して、定期的に実行するタスクの一貫性と効率を確保するように設計されています。

SharePoint ワークフローとは

フローチャートについては既に多くの方がご存じでしょう。 これはプロセスのグラフィカルマップであり、各ステップで何が起こるかについての指示があります。

SharePoint ワークフローは、自動化されたフローチャートのようなもので、標準のワークフロー プロセスから多くの労力、試行錯誤、不規則性を取り除きます。

たとえば、図のドキュメント承認プロセスを確認します。 このプロセスを手動で実行すると、多くのチェックと追跡、ドキュメントの転送、リマインダーの送信が意味され、それらの各タスクは、ユーザーまたは 1 人以上の同僚によって実行する必要があります。 これは、多くの余分な作業と中断の絶え間ない流れを意味します。

ただし、SharePoint ドキュメント承認ワークフローを使用してプロセスを実行すると、そのチェックと追跡と通知と転送はすべてワークフローによって自動的に実行されます。 誰かがタスクの完了に遅れている場合、または他の問題が発生した場合は、含まれているワークフローのほとんどが通知を生成して、そのことを知らせます。 プロセスの監視が削減されます。

SharePoint ワークフローの実行は簡単です。 ワークフローの種類を選択し、オプションを選択して、ワークフローを実行します。 必要に応じて、ワークフローを取り消すか終了します。

SharePoint ワークフローを使用して自動化できるプロセス

組み込まれている各種のワークフローは、テンプレートのように機能します。 ワークフローのインスタンスを 1 つのリストまたはライブラリに追加するか、 開始フォーム を使用してサイト コレクション全体に対して、インスタンスに必要なオプションと選択を指定します。 これらのオプションと選択には、ワークフローがタスクを割り当てるユーザー、タスクの期限、ワークフローの開始方法とユーザー、タスク通知に含める指示が含まれます。 [リストの設定] > [ワークフローの設定]>[ワークフローの追加] に移動して、新しいワークフローを作成します。 必要な場合は、 2010 と 2013 のワークフローの詳細を参照してください。

プログラム済みのワークフローの種類が 5 つ用意されています。

承認 (承認のためのドキュメントまたはアイテムの回覧)

承認ワークフローは、ドキュメントまたはその他のアイテムを、承認または却下のために指定されたユーザーにルーティングします。 承認ワークフローを使用して、リストまたはライブラリでコンテンツの承認を管理することもできます。 詳細と手順については、「承認ワークフローの概要」を参照してください。

フィードバックの収集 (フィードバックのためのドキュメントまたはアイテムの回覧)

フィードバックの収集ワークフローは、ドキュメントまたはその他のアイテムを、フィードバックのために指定されたユーザーにルーティングします。 フィードバックの収集ワークフローは、参加者からのすべてのフィードバックをまとめて、校閲プロセスの記録と共にワークフローの所有者に提供します。 詳細と手順については、「フィードバックの収集ワークフローについて」を参照してください。

署名の収集 (署名を集めるためのドキュメント、ブック、またはフォームの回覧)

署名の収集ワークフローは、デジタル署名の指定されたユーザーに Microsoft Office ドキュメントをルーティングします。 署名の収集ワークフローは、Word 文書、Excel ブック、InfoPath フォームを使用する場合にのみ機能します。 詳細と手順については、「署名の収集ワークフローについて」を参照してください。

3 段階の状態管理 (案件、プロジェクト、またはタスクの 3 つの状態 (フェーズ) の追跡)

3 状態ワークフローは、リスト アイテムの状態を 3 つの状態 (フェーズ) で追跡するように設計されています。 組織が大量の問題や項目を追跡する必要があるビジネス プロセスを管理するために使用できます。 例: カスタマー サポートの問題、セールス リード、またはプロジェクト タスク。

状態間の遷移ごとに、ワークフローはタスクを人に割り当て、その人にタスクに関する電子メール アラートを送信します。 このタスクが完了すると、アイテムの状態が更新されて、次の状態に進みます。 3 状態ワークフローは Issue Tracking リスト テンプレートを使用するように設計されていますが、3 つ以上の値を持つ Choice 列を含む任意のリストで使用できます。

詳細と手順については、「3 段階の状態管理ワークフローを使用する」を参照してください。

発行の承認 (校閲と承認のためのコンテンツ回覧の自動化)

発行承認ワークフローは、レビューと承認のために、主題の専門家や利害関係者へのコンテンツのルーティングを自動化するという点で、他の SharePoint ワークフローと似ています。 発行承認ワークフローが一意なのは、新しい Web ページと更新された Web ページの発行が厳密に制御されている発行サイト専用に設計されていることです。 これらの種類のサイトでは、ワークフロー内のすべての承認者によって承認されるまで新しいコンテンツは発行できません。 詳細と手順については、「発行承認のワークフローの操作」を参照してください。

SharePoint ワークフローの追加と開始ができるユーザー

ワークフローを追加したり開始したりするには、ワークフローが実行されるリスト、ライブラリ、またはサイト コレクションに対する適切な権限が必要です。

• ワークフローを追加するには 既定では、ワークフローを 追加 するには、[リストの管理] アクセス許可が必要です。 (所有者グループとメンバー グループには、既定で [リストの管理] アクセス許可があります。Visitors グループにはアクセスできません)。
• ワークフローを開始するには また、既定では、既に追加されているワークフローを 開始 するには、[アイテムの編集] アクセス許可が必要です。 (所有者グループとメンバー グループの両方に、既定で [アイテムの編集] アクセス許可があります。Visitors グループにはアクセスできません)。
  または、所有者は、所有者グループのメンバー のみが 開始できるように、特定のワークフローを構成することもできます。 一意のアクセス許可を持つサブ サイトの場合、所有者は、必要なアクセス許可がワークフロー ユーザーに明示的に割り当てられていることを確認する必要があります。 「SharePoint リストまたはライブラリのアクセス許可をカスタマイズする」を参照してください。

SharePoint ワークフローを追加して実行する方法

次の図は、SharePoint ワークフローの計画、追加、実行、変更のための基本的な段階の概要を示しています。 各手順に関する個々のセクションを次に示します。

• 計画 開始フォームを使用してワークフローのバージョンを追加するときに、必要なオプションと、使用可能な情報がわかっていることを確認します。
• 追加 開始フォームへの入力を行って、リスト、ライブラリ、またはサイト コレクションにワークフローのバージョンを追加します。
• 開始 ドキュメントまたはリストまたはライブラリ内の他のアイテムで、手動または自動で新しいワークフローを開始します。 (手動で開始する場合は、簡単な開始フォームでワークフローの関連付けフォーム設定の一部を変更する機会があります)。ワークフローが開始されると、タスクが作成され、通知メッセージが送信され、アクションとイベントの追跡が開始されます。
• モニター ワークフローの実行中に、[ ワークフローの状態] ページを表示して、完了したタスクとその他のアクションを確認できます。 さらに、このワークフローの実行を取り消したり終了したりすることもできます。
• レビュー 実行が完了すると、その履歴全体を [ワークフローの状態] ページで確認できます。 また、状態ページから、このワークフローの一般的なパフォーマンスに関する統計レポートを作成できます。
• 変更 ワークフローが目的とまったく同じように機能しない場合は、追加に使用した元の関連付けフォームを開き、そこで変更を加えることができます。