サイト メールボックスを使って共同作業およびチームの電子メールの調整を行う

サイト メールボックスを使って共同作業およびチームの電子メールの調整を行う

組織や組織内のチームは、複数の異なるメール スレッドでの会話を同時に進行していることがよくあります。 そうした状況では、話が交錯し、情報が失われ、見落とされ、コミュニケーションが破たんすることが容易にあり得ます。 サイト メールボックスを使うと、チームやプロジェクト関連のメールを調整して 1 つの場所に保管できるため、チーム内の全員がすべての通信を参照できます。

重要: SharePoint のサイトメールボックス機能は、2017年3月以降、廃止される予定です。 この機能は、今後のリリースで完全に削除されます。 新しい SharePoint 組織では、サイトメールボックスの機能にアクセスできなくなりました。 既存の SharePoint 組織は、新しいサイトメールボックスを作成できなくなりました。 2017 年 3 月より前にセットアップされ、展開されたサイト メールボックスは引き続き機能します。
2017年9月の既存のサイトメールボックスサイトをMicrosoft 365 グループに移行するためのプロセスを提供します。 現在 SharePointでサイトメールボックス機能を使用している場合は、メールコラボレーションシナリオをサポートするために、代わりに Microsoft 365 グループ に変更することを検討する必要があります。 詳細については、「サイトメールボックスではなく Microsoft 365 グループを使用する」を参照してください。

注: サイトメールボックス機能はサポートされていますが、SharePoint Server 2019、 SharePoint Server 2016、 SharePoint Server 2013 、 SharePoint Server 2010 の各製品では使われていません。 共有メールボックスは、サイトメールボックスの代わりとして探すことをお勧めします。

サイド リンク バーの [メールボックス] をクリックします。

クイック起動の [メールボックス]

サイト メールボックスが開き、2 番目の個別の受信トレイとフォルダー構造として、個人用のメール アカウントの隣に表示されます。 サイト メールボックス アカウントに送受信されたメールは、SharePoint サイトへの投稿者権限を持つすべてのユーザー間で共有されます。

サイト メールボックスの設定

メールの受信者としてサイト メールボックスを追加し、メールボックスからメールを送信し、メールボックスをお気に入りに追加できます。 サイトへのメールボックスの追加については、「サイト メールボックスを追加し、電子メールを状況に応じて保管する」をご覧ください。 サイトでメールが有効になっている必要があります。 なっていない場合は、管理者にご連絡ください。

サイト メールボックスを重要なメール スレッドに含めると、チーム内のすべてのユーザーがアクセスできる場所にそのスレッド内の情報のコピーが保管されます。

サイト メールボックスを、メール メッセージの [宛先]、[CC]、または [BCC] 行に追加します。

CC フィールドにサイト メールボックスが含まれた電子メール メッセージ

サイト メールボックスのメール アドレスを、チームの連絡先グループや配布リストに追加できます。 この方法で、関連メールが自動的にチームのサイト メールボックスに保存されるようにできます。

サイト メールボックスからメールを書いて送信するときに、そのメールはそのユーザーから来たように見えます。

サイトの投稿者権限を持つすべてのユーザーがサイト メールボックスにアクセスできるため、何人かのユーザーがメール メッセージの草稿を共同で書くことができます。

メッセージを作成するには、[新しいメール] をクリックします。

サイト メールボックスの新規メールのボタン

これにより、新しいメッセージがサイト メールボックスに開きます。

サイト メールボックス内の電子メールにアドレスを追加する

Outlook で [お気に入り] リストを使っている場合、サイト メールボックスからのフォルダーを自分の [お気に入り] リストにも含めると便利なことがあります。

Outlook では、受信トレイなどのサイトメールボックスフォルダーを右クリックし、[お気に入りに表示] をクリックします。 [お気に入り] リストに、同じ名前の2つのフォルダー (たとえば、2つの受信トレイ) がある場合、Outlook では、メールボックス名がフォルダー名 (たとえば、"受信トレイ– HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com") に自動的に追加されるため、フォルダーを特定することができます。

Outlook の [お気に入り] について詳しくは、「[お気に入り] に頻繁に使用するメール フォルダーを追加する」をご覧ください。

サイト メールボックスを使ってチームで共同作業する

チームは、サイト メールボックスを使って共同で、重要なメール メッセージを作成したり、関連するチーム レベルのメール会話を収集したりできます。 重要なドキュメントの安全な共有も、サイト メールボックスを使って行うことができます。

サイト用のサイトメールボックスを設定した後、サイトの名前を使用して新しいメールアカウントが作成されます。 たとえば、チームサイトでは、http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite という URL を使います。 そのサイトメールボックスのメールアドレスは HRTeamSite@contoso.sharepoint.com です。

Web パーツ タイル

多くのチームが、定期的にメール メッセージを使って会話し合います。 このような会話の中には、今後のいつかの時点で参照するのに役立つ可能性がある情報が含まれることがよくあります。 スレッドの中で最も有益なメールを、サイト メールボックスに転送して保存できます。 サイトへの投稿権限があるユーザーであれば、だれでもサイト メールボックスを開き、メッセージを表示できます。 チーム メンバーは、後でサイト メールボックスを開き、そのアカウントで収集されたメールを検索することで、懸案事項の履歴を参照できます。

このようなチーム レベルのメールでの会話を収集するもう 1 つの方法は、チームにメール メッセージを送信するときに、サイト メールボックスのメール アドレスを宛先の CC に含めることです。 サイト メールボックスのメール アドレスを連絡先グループや配布リストに追加し、チームへのメールの送信時の宛先に自動的に含まれるようにすることもできます。

CC フィールドにサイト メールボックスが含まれた電子メール メッセージ

チームのドキュメントを SharePoint サイトに保存する場合、サイト メールボックス アプリを使って、これらのドキュメントをサイトにアクセスできるユーザーと共有できます。

重要: ユーザーが Outlook でサイト メールボックスを表示すると、サイトのドキュメント ライブラリ内の すべての ドキュメントのリストが表示されます。 すべてのユーザーに対し、サイト メールボックスには同じドキュメントのリストが表示されるため、ユーザーによっては、自分にドキュメントを開くアクセス権がないドキュメントも表示されることがあります。

Exchange を使っている場合、ドキュメントは Outlook のフォルダーにも表示され、ドキュメントを他のユーザーに転送するのがより簡単になります。

サイト メールボックスからドキュメントを転送する

注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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