メール メッセージにフォローアップのフラグを設定する

メール メッセージにフォローアップのフラグを設定する

メール メッセージにフラグを設定すると、送信したメッセージに対する応答を追跡できます。 また、受信したメッセージをフォローアップすることもできます。 どちらの場合も、アラーム アラートを含めできます。

メッセージに対して時に応じて応答する必要がある場合は、受信者にフラグを使用します。

ヒント:  この機能は、自由に使用できます。 一部の受信者は、自分のアカウントにアラームを追加Outlook。

  1. [送信]を選択する前に、[メッセージ] タブの[タグ] グループ[フォローアップ] を選択し、[カスタム] を選択します

  2. [受信者 のフラグ] を選択します

  3. [ 受信者のフラグ] で、[フラグの宛先] ボックス の一覧でフラグを選択 します。

  4. 既定では、アラームがタスクに伴います。 アラーム アラートなしでフラグを送信するには、[アラーム] チェック ボックスを オフにします。

    受信者が受け取るフラグ テキストが [メッセージ] ボックスに 情報バー。

    メッセージ情報バーで示された受信者のフラグとリマインダー。

送信するメッセージをフォローアップする必要がある場合は、自分でアラームを設定します。

  1. [送信] を選択する前に、[ メッセージ] タブの [タグ] グループで 、[フォローアップ] を選択します

  2. このメッセージについて通知するフラグを選択します。

    既定では、次のフラグの開始日、期限、アラームを使用できます。

フラグ

開始日

期限日

アラーム

今日

現在の日付

現在の日付

今日の作業日の終了時刻の 1 時間前

明日

現在の日付と 1 日

現在の日付と 1 日

現在の日の開始時刻と 1 つの作業日

今週

現在の日付と 2 日が、今週の最後の作業日まで

今週の最終作業日

現在の日の開始時刻と 2 営業日

来週

来週の最初の作業日

来週の最終作業日

来週の最初の作業日の開始時刻

日付なし

日付なし

日付なし

現在の日付

ユーザー設定

現在の日付

現在の日付

現在の日付

または、[カスタム]を選択して、リストに表示されない開始日と期限を作成します。 [OK] を選択してダイアログ ボックスを閉じます。

受信者が受け取るフラグ テキストが InfoBar に表示されます。

注:  [開始日] と [期限]を指定してフラグをカスタマイズする場合、またはアラーム アラートが表示されたら変更する場合は、[フラグ] の手順に従って、ユーザーと受信者にフォローアップを通知するセクションを表示します。 [受信者のフラグ] チェック ボックス をオフにすると、表示されるフラグのみをカスタマイズできます。

ユーザーと受信者の両方に新しいメッセージにフラグを設定するには、次の操作を行います。

  1. [メッセージ ] タブの [タグ] グループで 、[フォローアップ] を選択し、[アラームの追加] を選択します

  2. [受信者 のフラグ] を選択します

    アラーム アラートなしでフラグを送信するには、[アラーム] チェック ボックスを オフにします。

  3. [自分 にフラグを設定] チェック ボックスをオンにし、必要な場合は [アラーム] チェック ボックス をオンにします。

  4. [フラグの開始日] と [期限] を指定できます

  5. [フラグ の設定] ボックス の一覧で、表示するフラグ テキストを選択します。 ボックスにカスタム テキストを入力し、Enter キーを押します。

    注:  IMAP メール アカウントを使用している場合は、フラグ テキストを変更したり、[開始日] と [期限] を設定したりすることはできません。

  6. [自分のフラグ]の [アラーム]チェック ボックスまたは [受信者のフラグ] が選択されている場合は、アラームの時刻を指定します。

  7. [OK] を選択します。

    フラグテキストが InfoBar に表示されます。

    フォローアップ アラームが表示されているメッセージの情報バー

このフラグは、メッセージの一覧とメッセージに表示されます。

  1. メッセージの一覧で、メッセージ フラグを右クリックします。

  2. [フラグをクリア] をクリックします。

    メッセージの一覧の右クリック メニューの [フラグをクリア]

メッセージが独自のウィンドウで開いている場合は、[メッセージの設定] > [クリア フラグ>] をクリックします

リボンの [フラグをクリア]

フラグを削除すると、アラームも削除されます。

アラームは、アクションが必要なときに表示されるポップアップ アラートです。

  1. メッセージの一覧で、メッセージ フラグを右クリックします。

  2. [ユーザー設定] をクリックします。

  3. [アラーム] ボックスをオフ にします。

    アラーム、開始日、期限を設定する [ユーザー設定] ダイアログ ボックス

メッセージが独自のウィンドウで開いている場合は、[メッセージ] > [ユーザー設定>をクリックし、[アラーム] ボックスをオフにします。

フラグを使用するメッセージを送信した後、応答を検索できます。

注:  既定では、送信済みのメッセージは送信済みアイテム フォルダーに保存されます。 Microsoft Exchange アカウントを使用し、送信されたアイテムを手動または AutoArchive で Outlook データ ファイル (.pst) に移動する場合、この機能は使用できません。

  1. 次のいずれかの操作を行います。

    • [送信されたアイテム] フォルダーで元 のメッセージを開 きます。

    • フラグが設定された送信メッセージを [メッセージ バー] To-Doします

    • 元のメッセージへの応答であるメッセージを開き、InfoBar を選択し、[元のフラグ付きメッセージを開く ] を選択します

  2. InfoBar を選択し、[関連するメッセージの検索 ] を選択します

    [ 高度な検索 ] ダイアログ ボックスが表示され、フラグが設定されたメッセージに対する応答であるメッセージの検索が開始されます。

アラームまたはフラグを削除またはクリアすると、メッセージが To Do アイテムだったという兆候が失われる。 フラグ付きメッセージに必要なアクションを完了したインジケーターが必要な場合は、代わりに完了にマークを付けします。 フラグがチェック マークになります。 [タスク] で、(アイテムが削除されるまで) 完了したアイテムを表示するビューを変更できます。

  1. メッセージの一覧で、メッセージをクリックします。

  2. フラグを右クリックします。

  3. [完了 ] をクリックします

メッセージの一覧の右クリック メニューの [進渉状況を終了にする]

メッセージを追跡する必要がなくなった場合は、メッセージのフラグをクリアできます。

次のいずれかの操作を行います。

  • 送信していないが、フラグを削除するメッセージにフラグを追加しました    

    1. メッセージの下書きの [メッセージ] タブの [タグ] グループで 、[フォローアップ] を選択します

    2. [フラグ のクリア] を選択します

  • 自分または他のユーザーにフラグを使用するメッセージを送信しましたが、フラグを削除する    

    次のいずれかの操作を行います。

    1. フラグが設定されているメッセージを削除するには、To-Doします。

      これにより、メール フォルダー内のメッセージも 削除 されます。

    2. メッセージが表示されている任意の場所を右クリックしOutlook[完了] または [フラグのクリア]を選択します

      注:  メッセージの受信者には、フラグが引き続き表示されます。 フラグを削除すると、表示される項目にのみ影響します。

  • フラグアラームが表示され、フラグを削除する    

    1. アラーム アラートが表示されたら、それを右クリックし、[完了のマーク] または [フラグのクリア]を選択します

      [完了マーク] と [クリア フラグ]違いを教 えて

      進捗状況を完了にする     アイテムにはフォローアップ フラグが付いたままですが、取り消し線が表示されます。 To-Do またはタスクが完了したかどうかに関係なく、すべてのタスクと To Do アイテムを表示するように構成されている場合は、メール フォルダーから削除するまでメッセージが表示されます。

      フラグをクリアする     このフラグはメッセージから削除され、メッセージのレコードが [バー] や [タスク] などのビューに表示To-Do記録されません。

      完了したアイテムのレコードを保持する場合は、[フラグの完了] を使用します。 ただし、メッセージを削除すると、すべてのビューからアイテムが完全Outlookされます。

  • フラグが設定されたメッセージに対する応答が到着し、フラグを削除する    

    1. 閲覧ウィンドウまたは開いているメッセージで、InfoBar を選択し、[元のフラグ付きメッセージを開く ] を選択します

    2. [メッセージ ] タブ の [タグ] グループで、[ フォローアップ] を選択します

    3. [フラグ のクリア] を選択します

受信したメッセージにフラグを設定して、後でフォローアップまたはアクションを実行する必要がある場合に通知できます。 受信したメッセージにフラグを設定するには、次のいずれかの操作を行います。

  • メッセージの一覧で、メッセージの横にあるフラグ列を選択します。

    既定のフラグを変更しない限り、フラグは開始日と期日に今日の日付を使用します

  • メッセージの一覧で、メッセージの横にあるフラグ列を右クリックします。 タスクの期限を選択します。

    たとえば、[次の週]を選択すると、次の月曜日の開始日と次の金曜日の期日が設定されます。 [カスタム]選択して、一覧に表示されない開始日と期限を使用します。

[OK]を選択すると、フラグテキストが InfoBar に表示されます。

フラグが設定されたメッセージは、To-Doバー、タスク、予定表の日次タスク リストに表示されます。

既定では、次のフラグ オプションを使用できます。

フラグ

開始日

期限日

アラーム

今日

現在の日付

現在の日付

今日の作業日の終了時刻の 1 時間前

明日

現在の日付と 1 日

現在の日付と 1 日

現在の日の開始時刻と 1 つの作業日

今週

現在の日付と 2 日が、今週の最後の作業日まで

今週の最終作業日

現在の日の開始時刻と 2 営業日

来週

来週の最初の作業日

来週の最終作業日

来週の最初の作業日の開始時刻

日付なし

日付なし

日付なし

現在の日付

ユーザー設定

現在の日付

現在の日付

現在の日付

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