レコードの収集方法を計画する

レコードを手動で作成する

ドキュメント ライブラリに対してイン Place Records Management が有効になっている場合、ユーザーはドキュメントのコンプライアンスの詳細を編集することで、ライブラリ内のドキュメントをレコードとして明示的に宣言できます。 サイト コレクション管理者がイン Place Records Management を有効にした場合、サイト コレクション管理者は、レコードの宣言と宣言を取り戻す必要があるユーザー、およびユーザーがレコードになった後にドキュメントを編集または削除できるかどうかを指定します。

レコード センター サイトへの接続が作成された場合、ユーザーは [送信] コマンドを使用して手動でドキュメントをレコード センター サイト に送信 できます。 ファーム管理者がレコード センター サイトへの接続を構成すると、このコマンドは、すべてのアクティブなドキュメントで使用できます。 接続の構成方法に応じて、ドキュメントをレコード センター サイトにコピーするか、レコード センター サイトに移動するか、管理されているドキュメントへのリンクを含むレコード センター サイトに移動できます。

レコード センター サイトに手動でレコードを送信する方法は実用的な大規模なソリューションではありません。ただし、それを使用して、レコードを作成する他の方法を補足することができます。

ポリシーの定義

アイテム保持ポリシーは、特定の時点でドキュメントに対して実行するアクションを指定します。 ポリシー アクションは自動的に実行されます。 ユーザーがアクションを開始する必要はありません。

2 つのポリシー アクションは、特にレコードの管理に関連しています。ドキュメントを別の場所に転送し、ドキュメントをレコードとして宣言します。 レコード センター サイトへの接続が存在する場合は、ドキュメントをレコード センター サイトに送信するポリシーを作成できます。 また、ポリシーでは、ドキュメントをレコード センター サイトにコピーするか、移動するか、移動してドキュメント ライブラリのリンクを残すのかを指定します。 サイトに対してイン Place Records Management が有効になっている場合は、ドキュメントをレコードとして宣言するポリシーを作成できます。 また、カスタム オブジェクト モデルSharePointカスタム アクションを作成できます。

アイテム保持ポリシーには複数のステージを設定できます。 たとえば、ドキュメントが最後に変更された 1 年後にドキュメントのすべての以前のバージョンを削除し、ドキュメントが最後に変更された 5 年後にドキュメントをレコード センター サイトに転送するアイテム保持ポリシーを作成できます。

サイトに対してイン Place Records Management が有効になっている場合、サイトにはアクティブなドキュメントとレコードの両方を含めできます。 この場合、アクティブなドキュメントとレコードに対して異なるアイテム保持ポリシーを指定できます。 たとえば、ドキュメントが作成された 2 年後にアクティブなドキュメントをレコードとして宣言するポリシーを作成し、レコードとして宣言された 7 年後にレコードを削除する 2 つ目のポリシーを作成できます。

ワークフローの作成

ワークフローを作成するときに、項目をリポジトリに送信するアクションを追加できます。 このアクションを使用すると、ドキュメントをレコード センター サイトに送信するワークフローを作成できます。 ワークフローに他のアクションを含め、その他のアクションを追加できます。 たとえば、承認を要求するドキュメントの作成者に電子メール メッセージを送信し、そのドキュメントをレコード センター サイトに送信するワークフローを作成できます。 ドキュメントの作成から 1 年後に新しいワークフローを実行するアイテム保持ポリシーを作成することで、ポリシーとワークフローを結合できます。

レコード センター サイトにSharePointカスタム ワークフローを作成するために、新しいオブジェクト モデルを使用することもできます。 レコード センター サイトにファイルを送信するワークフローは、ドキュメントのライフ サイクルを案内するワークフローの一部として、ドキュメント管理システムに統合できます。 経費報告書など、予測可能なライフ サイクルを持つドキュメントの種類の場合は、さまざまな段階でドキュメントをガイドし、最後の手順としてドキュメントのコピーをレコード センター サイトに送信するワークフローを実装できます。 ワークフローは、新しいドキュメントを作成することでトリガーできます。

カスタム ソリューションの使用

Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy 名前空間のオブジェクトを使用して、他のデータ ソースからレコード センター サイトにコンテンツを送信するカスタム ソリューションを開発できます。 SharePoint オブジェクト モデルを使用してカスタム ソリューションを実装する方法の詳細については、 SharePointソフトウェア 開発キット (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788) を参照してください。