レコードをアーカイブまたは管理する

この SharePoint 、アーカイブ内のレコードを管理したり、アクティブなドキュメントと同じドキュメント リポジトリ内のレコードを管理することができます。 SharePoint イン place アプローチを使用して、ドキュメントがレコードになったと宣言すると、レコードはそのまま残りますが、 SharePoint ではレコードとして管理されます。 たとえば、ドキュメントがレコードとして宣言されている場合、またはユーザーが編集できない場合に、ドキュメントに別のアイテム保持ポリシーが適用される場合があります。

2 つの管理方法を組み合わせて使うこともできます。 たとえば、アクティブなドキュメントを含むレコードを 2 年間保持し、プロジェクトの完了時にレコードをレコード アーカイブに移動できます。

別のレコード センター サイトでレコードを管理するか、ドキュメントが作成されたのと同じコラボレーション サイトでレコードを管理するかについて考える場合は、次の質問を検討してください。

• コラボレーション サイトのガバナンスはレコード管理に適切ですか。 業界の規制要件により、レコードとアクティブなドキュメントを別々に保管する必要がありますか。 コラボレーション サイトの管理者を信頼し、レコードを含むサイト管理を任せられますか。 コラボレーション サイトよりも、アクセス制限の厳しいサイトにレコードを保管した方がよいですか。または、別のスケジュールでバックアップを実行するサイトにレコードを保管する必要がありますか。

• コラボレーション サイトの予定使用期間はどのくらいですか。 プロジェクトの進行中よりも長くレコードを保持する必要がある場合は、イン Place Records Management 戦略を選択すると、使用されなくなった後でも、コラボレーション サイトを維持する必要があります。

• ドキュメントがレコードになった後も、プロジェクト メンバーはドキュメントに頻繁にアクセスする必要がありますか。 インプレース レコード管理方法を使えば、プロジェクト メンバーは、ドキュメントがアクティブであるかレコードであるかにかかわらず、同じ方法でそのドキュメントにアクセスできます。

• 組織内のレコード マネージャーはレコードのみを担当するか、アクティブかレコードかにかかわらず、すべての情報に対して責任を負いますか。 レコード マネージャーが正式なレコードのみを担当している場合は、レコード センター サイトを個別に作成する方が簡単な場合があります。

次の表では、レコード センターのレコードで実行できる操作と、コラボレーション サイトでインサイトで管理されているレコードの違いについて説明します。 これらの違いは、プロジェクト チームで共同作業を行うレコード マネージャーと従業員の両方の観点から提示されます。

次の表では、IT リソースの管理方法に影響を与える可能性がある 2 つのレコード管理アプローチの違いについて説明します。