ドキュメント ID は、ドキュメントまたはレコードの管理に役立ちます。 サイトのドキュメント ID サービスを有効にして、サイト上の各ファイルにドキュメント ID を追加します。
この記事の内容
概要
ドキュメント ID を使うと、場所にかかわらずアイテムを簡単に追跡することができるので、ドキュメントの管理に役立ちます。 たとえば、あるサイトのドキュメント ライブラリから別のサイトのドキュメント ライブラリに法的契約が移動された場合、そのドキュメント ID に基づいてコントラクトを簡単に見つけることができます。 ドキュメント ID はアップロードされたドキュメントに自動的に割り当てられ、この ID はライフサイクル全体を通じてアイテムに従います。 ドキュメント ID はドキュメント セットに割り当てることもできます。
ドキュメント ID サービスが最初に有効になると、サイト コレクション内の新しいドキュメントに新しい ID が自動的に割り当てられます。 タイマー ジョブは、サイト コレクションに既に存在するドキュメントに ID を割り当てるようスケジュールされています。
また、サービスを有効にすると、新しい列がドキュメント および ドキュメント セット コンテンツ タイプに自動的に追加されます。 [ドキュメント ID] 列には、アイテムに割り当てられた ID が表示されます。
コンテンツ管理システムでドキュメント ID 機能を使用する前に、まずドキュメントが配置されているサイト コレクションごとにドキュメント ID 機能を有効にする必要があります。
ドキュメント ID を使用したファイルの移動
SharePoint では、ドキュメント ID は通常、ファイルと共に移動します。 ただし、コピー先サイトでドキュメント ID サービスが有効になっていない場合、ドキュメントにはドキュメント ID が設定されなくなります。
SharePoint Server サイト内でドキュメント ID を保持する唯一の方法は、ドキュメントの移動中に [サイトの設定] の [サイト コンテンツと構造] 管理ページを使用することです。
ドキュメント ID を使用したファイルのコピー
ファイルのコピーが作成されると、そのコピーに対して新しいドキュメント ID が作成されます。 たとえば、あるサイトからダウンロードされ、別のサイトにアップロードされたファイルはコピーです。 ただし、コピー先サイトでドキュメント ID サービスが有効になっていない場合、コピーにはドキュメント ID は含まれません。
ドキュメント ID をアクティブ化、有効化、および構成する
最初にドキュメント ID を使用してドキュメントまたはレコードを追跡するには、2 段階のプロセスに従う必要があります。
ドキュメント ID のサイト コレクション機能をアクティブ化する
注: ドキュメント ID 機能を有効にするには、サイト コレクション管理者である必要があります。
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最上位のサイト コレクションに移動します。
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[設定] を 選択し、[サイトの設定] を選択します。
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[サイト コレクションの管理] で [サイト コレクションの機能] を選びます。
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[ドキュメント ID サービス] の横にある [アクティブ化] を選択します。 アイテムの横に [アクティブ] ラベルが表示され、現在のサイト コレクションに対して機能がアクティブになります。
サイト コレクションでのドキュメント ID の使用を有効にして構成する
特定のサイト コレクションに対してドキュメント ID 機能を有効にすると、サイト コレクション内のすべてのドキュメントにドキュメント ID が自動的に割り当てられます。 サイト コレクションに存在するドキュメントの数によっては、このプロセスに時間がかかる場合があることに注意してください。
注: ドキュメント ID 機能を有効にして構成するには、サイト コレクション管理者である必要があります。
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最上位のサイト コレクションに移動します。
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[設定] を選択し、[サイトの設定] を選択します。
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[ サイト コレクションの管理] で、[ドキュメント ID の設定] を選択します。
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[ドキュメント ID の設定] ページの [ドキュメント ID の割り当て] セクションで、[ドキュメント ID の割り当て] ボックスにチェックマークがチェックされていることを確認します。
注: サイト コレクション内の最初のドキュメント ID の割り当てを有効にすると、自動プロセスによってドキュメント ID 機能の構成が完了するようにスケジュールされているというメッセージが表示されます。 つまり、タイマー ジョブは、サイト コレクション内のすべてのドキュメントへのドキュメント ID の割り当てを完了する役割を担います。 このプロセスにかかる時間は、サイト コレクション内のドキュメントの数によって異なります。
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各ドキュメント ID の先頭に自動的に追加される文字または数値のカスタム文字列を設定するには、次の文字で [ 開始 ID] に文字列を入力します。
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サイト コレクションの既存のすべてのドキュメント ID に接頭辞を自動的に追加する場合は、[これらの文字で始まる、このサイト コレクションのすべてのドキュメント ID をリセットする] チェック ボックスをオンにします。
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[ ドキュメント ID 参照検索スコープ ] セクションで、ID 参照の検索スコープとして使用するサイトを選択します。
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[OK] を選択します。
注: 前述のように、ドキュメント ID サービスが特定のサイト コレクションに対して有効になっている場合は、サイト コレクション レベルとして [ドキュメント] および [ドキュメント セット] コンテンツ タイプに列が追加されます。 [ドキュメント ID] 列は、アイテムに割り当てられた ID を表示するために使用されます。
