一意のドキュメント ID を有効化および構成する

ドキュメント Id は、ドキュメントやレコードの管理に役立ちます。 サイトのドキュメント ID サービスを有効にして、サイト上の各ファイルにドキュメント ID を追加します。

この記事の内容

概要

ドキュメント ID を使用してファイルを移動する

ドキュメント ID をアクティブ化、有効化、および構成する

ドキュメント ID のサイト コレクション機能をアクティブ化する

サイトコレクションでドキュメント Id の使用を有効にし、構成する

概要

ドキュメント ID を使うと、場所にかかわらずアイテムを簡単に追跡することができるので、ドキュメントの管理に役立ちます。 たとえば、あるサイトのドキュメントライブラリから別のサイトのドキュメントライブラリに、法律契約が移動した場合、そのドキュメント ID に基づいて簡単に見つけることができます。 ドキュメント ID は、アップロードされたドキュメントに自動的に割り当てられ、この ID はアイテムのライフサイクル全体を通じてフォローされます。 ドキュメント ID はドキュメント セットに割り当てることもできます。

ドキュメント ID と共に項目を記録する

ドキュメント ID サービスを初めて有効にすると、サイトコレクション内の新しいドキュメントに新しい Id が自動的に割り当てられます。 タイマージョブは、サイトコレクション内に既にあるドキュメントに Id を割り当てるようにスケジュールされています。

また、サービスが有効になっていると、ドキュメントとドキュメントセットのコンテンツタイプに新しい列が自動的に追加されます。 [ドキュメント ID] 列には、アイテムに割り当てられている ID が表示されます。

コンテンツ管理システムでドキュメント ID 機能を使用する前に、ドキュメントが保存されている各サイトコレクションでその機能を有効にする必要があります。

ドキュメント ID を使用してファイルを移動する

通常、文書 ID は SharePoint ファイルと共に移動します。 ただし、送信先サイトにドキュメント ID サービスが有効化されていない場合、ドキュメントにドキュメント ID は表示されなくなります。

サイト内のドキュメント ID を保持する唯一の方法は、ドキュメントの移動中にサイトの設定で [サイトコンテンツと構造の管理] ページを使用することです。 SharePoint Server

ドキュメント ID を使用したファイルのコピー

ファイルのコピーが作成されると、そのコピーに対して新しいドキュメント ID が作成されます。 たとえば、あるサイトからダウンロードして別のファイルにアップロードしたファイルはコピーです。 ただし、送信先サイトにドキュメント ID サービスが有効化されていない場合、コピーにはドキュメント id は表示されません。

ドキュメント ID をアクティブ化、有効化、および構成する

最初にドキュメント Id を使用してドキュメントまたはレコードを追跡するには、次の2段階のプロセスを実行する必要があります。

ドキュメント ID のサイト コレクション機能をアクティブ化する

注: ドキュメント ID 機能を有効にするには、サイトコレクションの管理者である必要があります。

  1. トップレベルのサイトコレクションに移動します。

  2. [サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイト コレクションの管理] で、[サイト コレクションの機能] をクリックします。

  4. ドキュメント ID サービスの横にある [アクティブ化] をクリックします。 アイテムの横にアクティブのアイコンが表示され、現在のサイト コレクションに対してこの機能がアクティブ化されます。

サイトコレクションでドキュメント Id の使用を有効にし、構成する

特定のサイトコレクションでドキュメント ID 機能を有効にすると、サイトコレクション内のすべてのドキュメントにドキュメント ID が自動的に割り当てられます。 サイトコレクション内に存在するドキュメントの数によっては、このプロセスに時間がかかる場合があることに注意してください。

注: ドキュメント ID 機能を有効にして構成するには、サイトコレクションの管理者である必要があります。

  1. トップレベルのサイトコレクションに移動します。

  2. [サイトの操作] をクリックし、[サイトの設定] をクリックします。

  3. [サイト コレクションの管理] で、[ドキュメント ID の設定] をクリックします。

  4. [ドキュメント ID の設定] ページの [ドキュメント Id の割り当て] セクションで、[ドキュメント id の割り当て] チェックボックスがオンになっていることを確認します。

注: サイトコレクション内の最初のドキュメント Id の割り当てを有効にすると、メッセージが表示されます。ドキュメント ID 機能の構成は、自動プロセスで完了する予定です。 つまり、タイマージョブは、サイトコレクション内のすべてのドキュメントにドキュメント Id の割り当てを完了する責任を負います。 このプロセスにかかる時間は、サイトコレクション内のドキュメントの数によって異なります。

  1. 各ドキュメント ID の先頭に自動的に追加される文字または数値のカスタム文字列を設定するには、[ID の先頭に付ける文字] の下に文字列を入力します。

  2. サイト コレクションの既存のすべてのドキュメント ID に接頭辞を自動的に追加する場合は、[これらの文字で始まる、このサイト コレクションのすべてのドキュメント ID をリセットする] チェック ボックスをオンにします。

  3. ドキュメント ID 検索の検索範囲セクションで、ID ルックアップの検索範囲として使用するサイトを選びます。

  4. [OK] をクリックします。

    注: 上で説明したように、特定のサイトコレクションでドキュメント ID サービスが有効になっている場合、サイトコレクションレベルとしてドキュメントとドキュメントセットのコンテンツタイプに列が追加されます。 [ドキュメント ID] 列は、アイテムに割り当てられている ID を表示するために使用されます。

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注:  このページは、自動翻訳によって翻訳されているため、文章校正のエラーや不正確な情報が含まれている可能性があります。 私たちの目的は、このコンテンツがお客様の役に立つようにすることです。 情報が役に立ったかどうか、ご意見をお寄せください。 参考までに、こちらから英語の記事をお読みいただけます。

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