差し込み印刷に関する一般的な問題

この記事では、 Publisherを使用する場合の最も一般的な差し込み印刷の問題に対する回答を得る方法について説明します。差し込み印刷プロセス中にデータ ソースまたはアドレス一覧を変更し、必要に合った外観の差し込みフィールドにスペースを追加し、差し込み印刷文書を保存し、異なる差し込み印刷ページをシートに印刷します (たとえば、ラベルのシート上の異なるラベル)。

既存のアドレス一覧を編集する

差し込み印刷文書を編集中で、データ ソースまたはアドレス一覧を変更する場合は、次の操作を行います。

  1. [ 宛先リストの作成] で、[既存のリスト 使用] をクリックし、[次へ: 受信者リストを作成 または接続する] をクリックします

    既定では、Microsoft Publisher はデータ ソースを [マイ データ ソース ] フォルダーに保存 します。 参照してデータ ソースを見つけることが必要な場合があります。

  2. [データ ソースの選択] ダイアログ ボックスで、目的のデータ ソースをクリックします。

  3. [開く] をクリックします。

    選んだデータ ソースの種類によっては、特定の情報を要求する他のダイアログ ボックスが表示される場合があります。

    たとえば、データ ソースが複数のワークシートの情報を含む Microsoft Office Excel ブックの場合、必要な情報を含むワークシートを選択し 、[OK]をクリックする必要があります。

  4. [差 し込み印刷の宛先 ] ダイアログ ボックスで、データ ソースの名前をクリックし、[編集] をクリック します

    既存のアドレス一覧を編集する

  5. [データ ソースの編集] ボックス では、既存のアドレスを編集または削除したり、新しいエントリを追加することができます。

  6. アドレス一覧の編集が完了したら、[OK]をクリックし、[はい] をクリックしてアドレス一覧を更新します。

注: データ ソースまたはアドレス一覧の作成の詳細については、「差し込み印刷用にデータ ソースを作成する 」を参照してください

文書に差し込みフィールドを挿入する最も一般的な問題は、特に中央のイニシャルなど、常に存在しない差し込みフィールドで、差し込みフィールドの間に正しい間隔を取得する点です。 差し込み印刷フィールド間でページにスペースを直接追加できますが、一部の住所ですべての差し込みフィールドが使用されない場合は、余分なスペースが追加されます。 すべてのフィールドに必要な領域を確保するには、アドレス一覧自体にスペースを挿入します。

たとえば、アドレス一覧の項目に中央のイニシャルが含まれているかどうかに関係ない場合に、参照先の名前が正しく表示されるようにするには、次の操作を行います。

  1. [Middile Initial] を含む各受信者の [中央のイニシャル] エントリで、スペース バーを押して、最初の値の前と後にスペースを追加します。

  2. イニシャルが含まれている受信者ごとに、[中央の最初の項目] エントリにスペースを追加します。

    アドレス帳内の間隔

差し込み印刷には、各コピーで同じ情報と、各コピーに固有の情報のプレースホルダーの両方が含まれる。 この例は、ニュースレターの本文がすべての受信者に同じで、郵送先住所と紹介が異なるパーソナライズされたニュースレターです。

差し込み印刷文書の作成で最も一般的な問題は、差し込み印刷フィールドを含む文書と差し込み印刷ページ文書の両方を保存しないという点です。

差し込み印刷ウィザードの 手順 3 は、差し込み印刷文書の作成です。 この手順では、次の 3 つの選択肢があります。

  1. 印刷      このオプションを選択すると、結合された文書が印刷されます。

  2. 新しい文書に差し込む      このオプションを選択すると、差し込み印刷データの各セットのページが含まれる新しい文書が開きます。

  3. 既存の文書に追加する このオプションでは、文書を選択するように求めるメッセージが表示され、その文書の末尾に結合されたページが追加されます。

差し込み印刷文書と差し込みフィールドを含む文書の両方を保存するには、[新しい文書に差し込み印刷 ] オプションをクリック します。 新しい文書ウィンドウが開き、結合されたページの文書が表示されます。 差し込み印刷フィールド文書は、差し込み印刷ページ文書の背後に表示されません。 必ず両方の文書を保存してください。

その後、結合されたページの文書を印刷できます。

文書の印刷に関する最も一般的な問題は、1 枚の用紙に、結合された各ページの 1 つ (たとえば、郵送ラベル用紙の各異なる郵送ラベルの 1 つ) を印刷する場合です。

これは、[印刷] オプションを選ぶと、[印刷] ダイアログ ボックスの既定の [シート 1 枚に複数部] オプションが設定され、各住所のラベルのシート全体が印刷され、1 枚のラベルに 1 つの住所が印刷されるのではなく、印刷されます。

差し込み印刷データの異なるセット (名前や住所など) を各用紙に印刷するには、[印刷オプション] セクションの [用紙 1 枚に複数ページ]をクリックします。

[用紙 1 枚に複数ページ] オプションを設定した [印刷] ダイアログ ボックス

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