差し込み印刷のルールを設定する

メーリング リストにレターを送信する場合は、メッセージをカスタマイズできます。 たとえば、データ ソースの特定のフィールドの値に基づいて、一部の受信者の "期限切れ" という単語を含めます。 カスタマイズは、マージの実行時に実行されるルールに基づいています。

"Past due" の例では 、If..を使用します。そうしたら。。。それ以外 の場合は、期限フィールドの値が過去の受信者に対して "期限切れ" というテキストを含むように指定します。

ルールの設定は、差し込み印刷の受信者を選択した後、および文書に差し込み印刷フィールドを挿入した後に行われます。

[メーリング>Rule] に移動し、以下の説明に基づいてルールを選択します。

尋ねる

たとえば、四半期ごとの会議に同じ招待を送信しているとします。 データ ソースは会議の日付を格納せず、会議の日付は招待に複数回表示されます。

文書にブックマークを配置し、Ask フィールドを含めることで、会議ごとに同じ差し込み印刷を実行できます。 入力する必要があるのは会議日だけであり、1 回だけ入力します。

1. 差し込み印刷文書で Ctrl キーを押しながら F9 キーを押し、名前を入力してブックマークを作成します。 同じ名前を使用して、文書に Ask フィールドへの応答を表示するすべての場所で、これを繰り返します。
2. 先ほど作成した最初のブックマークの前に、文書内のどこかにカーソルを置きます。
3. [メーリング>Rules>Ask] に移動します。
4. 先ほど作成したブックマークを選択 (または名前を入力) し、[プロンプト] ボックスに "イベントの日付" などの プロンプト を入力します。
5. [ OK] を選択し、もう一度 [OK] を選択します 。
6. プロセスの終了時に、[ 完了] & [マージ] を選択したら、[個々の ドキュメントの編集] を選択します。 各受信者の応答を求めるメッセージが表示されます。 その応答は、指定したブックマークに、差し込み印刷の結果のドキュメントに挿入されます。

詳細情報: フィールド コード: Ask フィールド

Fill-in (文字列の書き込み)

たとえば、四半期ごとの会議に同じ招待を送信しているとします。 データ ソースは会議の日付を格納せず、会議の日付は招待に 1 回だけ表示されます。

文書に [入力] フィールドを配置すると、会議ごとに同じ差し込み印刷を実行できます。 入力する必要があるのは、会議の日付だけです。

1. 入力テキストを移動する場所にカーソルを置きます。
2. [ メーリング ] タブで、[ ルール>フィルイン] に移動します。
3. [プロンプト] ボックスに「イベントの日付」などの プロンプト を入力します。
4. [ OK] を選択し、もう一度 [OK] を選択します 。
5. プロセスの最後に、[完了] & [マージ] をクリックすると、[個々のドキュメントの編集] を選択します。 各受信者の応答を求めるメッセージが表示されます。 その応答は、差し込み印刷の結果のドキュメントの [入力] フィールドに挿入されます。

詳細情報: フィールド コード: Fill-In フィールド

もし。。。そうしたら。。。他

たとえば、国内と海外の両方を旅行している会議出席者の一覧に対応を送信します。 データ ソースの [国/地域] フィールドは、国内の出席者には空白になる場合があります。 If..を使用できます。そうしたら。。。他。。。ルールを使用して、すべての受信者のメッセージをカスタマイズします。 [Country/Region]\(国/地域\) フィールドが空白の受信者には、「到着時にゲートで歓迎されます」と表示されるのに対し、他のすべての受信者は「税関の近くのデスクで歓迎されます」と表示される場合があります。

1. 条件付きテキストを移動する場所にカーソルを置きます。
2. [メーリング>Rules>If... に移動します。そうしたら。。。それ以外の場合。
3. [ フィールド名 ] ボックスの一覧で、条件付きテキストを決定するデータ ソースのフィールドを選択します。
4. [ 比較 ] リストで、データ値を比較する方法を選択します。
5. [ 比較対象 ] ボックスに比較値を入力します (比較対象として 空白 または 空白でない場合は 、この値をスキップします)。
6. [ このテキスト ボックスを挿入する] に、比較条件が満たされたときにドキュメント内に表示されるテキストを入力します。
7. [ それ以外の場合は、このテキスト ボックスを挿入します] で、比較基準が満たされていない場合にドキュメントに含まれるテキストを入力します。
8. [OK] を選択します。

詳細情報: フィールド コード: IF フィールド

Merge Record #

たとえば、各受信者に待機リスト内の位置を表示する通信を使用します。 受信者リストをサインアップの時系列順に並べ替え、差し込みレコード # ルールを使用して、受信者の番号付き位置を一覧に表示できます。

レコード番号には、マージの前にデータ ソースに適用した並べ替えまたはフィルター処理が反映されます。

1. レコード番号を表示する場所にカーソルを置きます。
2. [メーリング>Rules>Merge Record #] に移動します。

詳細情報: フィールド コード: MergeRec フィールド

Merge Sequence # (差し込み順序)

たとえば、各受信者にイベントにサインアップしたユーザーの総数を通知する通信を作成します。 マージ シーケンス # ルールを使用すると、マージされたドキュメント内のレコードの数が表示されます。

1. レコード番号を表示する場所にカーソルを置きます。
2. [メーリング>Rules>Merge Sequence # に移動します。

詳細情報: フィールド コード: MergeSeq フィールド

[次のレコード]

たとえば、差し込み印刷を使用して、連絡先リストを 1 枚の用紙に印刷します。 [次のレコード] ルールを使用して、新しいページを開始せずに次のレコードに進むようWordに指示します。

1. 次のレコードのデータを表示する場所にカーソルを置きます。
2. [メーリング>Rules>次のレコード] に移動します。
3. 次に必要なデータの差し込みフィールドを挿入する
   会社名の一覧は次のようになります。
   «Company_Name»
   «次のレコード»«Company_Name»
   «次のレコード»«Company_Name»

詳細情報: フィールド コード: 次のフィールド

Next Record If (条件により次のレコード)

たとえば、1 枚の用紙に国内旅行会議の出席者の一覧を表示し、別の用紙に国際旅行出席者を一覧表示します。 データ ソースの [国/地域] フィールドは、国内の旅行者にとって空白になる場合があります。 [次のレコードの場合] ルールを使用すると、国/地域フィールドが空白でない受信者に到達するまで、Wordが新しいページを開始できないようにすることができます。 これを実現するには、まず、国/地域でデータ ソースを並べ替えます。

1. 次のレコードのデータを表示する場所にカーソルを置きます。
2. [メーリング>Rules>Next Record If] に移動します。
3. [ フィールド名 ] ボックスの一覧で、 市区町村などの差し込みフィールド名を選択します。
4. [ 比較 ] リストで、データ値を比較する方法を選択します。 たとえば、特定の市区町村の受取人だけを選び出すには、[=] を選択します。
5. [ 比較対象 ] ボックスに、使用する値を入力します。 たとえば、東京で受信者をシングルアウトするには、「 Tokyo 」と入力します (比較で 空白 または 空白でない場合は 、これをスキップします)。

詳細情報: フィールド コード: NextIf フィールド

Set フィールド

たとえば、基調話者がまだ確定していない会議への招待を準備しています。 文書全体で話者の名前のプレースホルダーを残し、[ブックマークの設定] ルールを含めることができます。ここで、スピーカーの名前を 1 回入力すると、すべてのプレースホルダーに表示されます。

プレースホルダーは Ref フィールドです。[ブックマークの設定] ルールは、ドキュメントに表示されないフィールドを挿入します (Alt キーを押しながら F9 キーを押してフィールド コードを表示しない限り)。

1. 文書内の任意の場所にカーソルを置きます。
2. [メーリング>Rules>ブックマークの設定] に移動し、名前を入力し、[OK] を選択します。
3. ブックマーク テキストを表示する場所にカーソルを置きます。
4. [挿入>クイック パーツ>Field] に移動し、[参照] を選択します。
5. 作成したブックマーク名を選択し、[OK] を選択します。
6. ブックマーク テキストを表示するすべての場所に [参照] フィールドを挿入します。
7. 差し込み印刷を実行する前に、[設定] フィールドを右クリックし、[ フィールドの編集] を選択し、[ テキスト ] ボックスに目的のテキストを入力します。
8. [OK] を選択します。

詳細情報: フィールド コード: フィールドの設定 

Skip Record If (条件によりレコードをスキップ)

たとえば、衣料品店を所有していて、最も人気のあるサイズではなく、特定のTシャツの過剰在庫があることがわかります。 販売チラシを送信する準備ができたら、特定のサイズを着用している顧客を除外します。 顧客のサイズ データの内容を除外するサイズと比較するには、Skip Record If ルールを使用します。

1. [ メーリング>Rules>Skip Record If] に移動します。
2. [ フィールド名] ボックスの一覧で、[サイズ] などの差し込みフィールド名 を選択します。
3. [ 比較 ] リストで、データ値を比較する方法を選択します。 たとえば、特定のサイズを着用している顧客を 1 つ選ぶには、[ 等しい] を選択します。
4. [ 比較対象 ] ボックスに、使用する値を入力します。 たとえば、サイズが特に小さいサイズの顧客を選ぶには、[ XS ] を選択します (比較として [空白 ] または [ 空白でない ] を選択した場合は、これをスキップします)。

詳細情報: フィールド コード: SkipIf フィールド