新しいデータベースを作成する

この記事の内容

• 概要

• テンプレートを使用してデータベースを作成する

• テンプレートを使用せずにデータベースを作成する

• 別のソースから Access テーブルにデータをコピーする

• 別のソースからデータをインポート、追加、またはリンクする

• アプリケーション パーツを追加する

• 既存の Access データベースを開く

概要

Access を初めて起動した場合、または Access を閉じずにデータベースを閉じると、Backstage Microsoft Officeが表示されます。

Backstage ビューは、新しいデータベースの作成、既存のデータベースの開き方、 Office.com の主なコンテンツの表示を行う開始点です。Access を使用してデータベース内ではなく、データベース ファイルまたはデータベースの外部に対して実行できるあらゆる操作を行います。

テンプレートを使用してデータベースを作成する

Access には、さまざまなテンプレートが付属しています。このテンプレートは、現在の方法でも、開始点として使用することもできます。 テンプレートは、特定のタスクを実行するために必要なすべてのテーブル、クエリ、フォーム、マクロ、レポートを含む、すぐに使用できるデータベースです。 たとえば、問題の追跡、連絡先の管理、経費の記録に使用できるテンプレートがあります。 一部のテンプレートには、使用例を示すサンプル レコードがいくつか含まれます。

これらのテンプレートの 1 つがニーズに合っている場合は、通常、データベースを使用する最も迅速な方法です。 ただし、Access にインポートする別のプログラムのデータがある場合は、テンプレートを使用せずにデータベースを作成する方が良い場合があります。 テンプレートには既に定義されたデータ構造が含まれており、既存のデータをテンプレートの構造に合わせるには多くの作業が必要になる場合があります。

1. データベースを開いている場合は、[ファイル]タブの [閉じる] をクリックします。 Backstage ビューに [新規] タブが表示 されます。

2. いくつかのテンプレート セットが [新規] タブ に 表示され、その一部は Access に組み込わっています。 他のテンプレートは、他のテンプレートから Office.com。 詳細については、この記事の次のセクションを参照してください。

3. 使用するテンプレートを選択します。

4. Access では、[ファイル名] ボックスにデータベースのファイル名が提案されます。必要に応じ、ファイル名を変更できます。 ファイル名ボックスの下に表示されているフォルダーとは異なるフォルダーにデータベースを保存するには、[ ] をクリックし、保存するフォルダーを参照して 、[OK]をクリックします。 必要に応じて、データベースを作成して SharePoint サイトにリンクできます。

5. [作成] をクリックします。

   選択したテンプレートからデータベースが作成され、そのデータベースが開きます。 多くのテンプレートでは、データの入力を開始できるフォームが表示されます。 テンプレートにサンプル データが含まれている場合は、レコード セレクター (レコードの左側にある網掛けボックスまたはバー) をクリックして、次の手順を実行して、各レコードを削除できます。

   [ホーム] タブの [レコード] グループで、[削除] をクリックします。

6. データの入力を開始するには、フォームの最初の空のセルをクリックし、入力を開始します。 このオプション ナビゲーション ウィンドウ 使用して、使用する可能性がある他のフォームまたはレポートを参照します。 一部のテンプレートには、さまざまなデータベース オブジェクト間を移動できるナビゲーション フォームが含まれています。

テンプレートの操作の詳細については、「テンプレートを使用して Access デスクトップ データベースを作成する 」を参照してください。

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テンプレートを使用せずにデータベースを作成する

テンプレートの使用に関心がない場合は、独自のテーブル、フォーム、レポート、その他のデータベース オブジェクトを作成してデータベースを作成できます。 ほとんどの場合、これには次の 1 つまたは両方が含まれます。

• 新しいデータベースを作成するときに作成されたテーブルにデータを入力、貼り付け、またはインポートし、[作成] タブの [テーブル] コマンドを使用して作成した新しいテーブルでプロセスを繰り返します。

• 他のソースからデータをインポートし、プロセスで新しいテーブルを作成します。

別のソースから Access テーブルにデータをコピーする

データが現在 Excel などの別のプログラムに保存されている場合は、データをコピーして Access のテーブルに貼り付けます。 一般に、これは、データが Excel ワークシートと同じ列に既に分割されている場合に最適です。 データがワード プロセス プログラム内にある場合は、タブを使用してデータの列を分離するか、またはデータをコピーする前に、ワード プロセス プログラムでデータを表に変換します。 データの編集や操作が必要な場合 (たとえば、フル ネームを名と名に分割する場合)、特に Access に慣れている場合は、データをコピーする前に、この操作を行います。

空のテーブルにデータを貼り付ける場合、各フィールドのデータ型は、検索されるデータの種類に応じて設定されます。 たとえば、貼り付けフィールドに日付値以外の値が含まれている場合、Access はそのフィールドに日付/時刻データ型を適用します。 貼り付けフィールドに "yes" と "no" の単語だけが含まれている場合、フィールドには Yes/No データ型が適用されます。

貼り付けデータの最初の行で見つけた内容に応じて、フィールドに名前が付けされます。 貼り付け先のデータの最初の行が次の行と型が似ている場合、Access は最初の行がデータの一部として判断され、フィールドに汎用名 (F1、F2 など) が割り当てされます。 貼り付けデータの最初の行が、その後の行と類似していない場合は、最初の行がフィールド名で構成されます。 Access では、フィールドに名前が付け、データの最初の行は含まれます。

Access で汎用フィールド名が割り当てらされている場合は、混乱を避けるために、できるだけ早くフィールドの名前を変更する必要があります。 次の手順で行います。

1. Ctrl キーを押しながら S キーを押して、テーブルを保存します。

2. データシート ビューで、各列見出しをダブルクリックし、各列のわかりやすいフィールド名を入力します。

3. もう一度テーブルを保存します。

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別のソースからデータをインポート、追加、またはリンクする

データが別のプログラムに保存されている場合は、そのデータを新しいテーブルにインポートするか、Access の既存のテーブルに追加します。 または、他のプログラムでデータを保持しているユーザーと一緒に作業し、Access でデータにリンクして作業したい場合があります。 いずれの場合も、Access を使用すると、他のソースからのデータを簡単に操作できます。 Excel ワークシート、別の Access データベースのテーブル、SharePoint リスト、または他のさまざまなソースからデータをインポートできます。 使用するプロセスはソースによって若干異なりますが、次の手順を実行します。

1. Access の [外部データ] タブの [&リンク] グループで、インポートするファイルの種類のコマンドをクリックします。

   

   たとえば、Excel ワークシートからデータをインポートする場合は、[Excel] をクリック します。 必要なプログラムの種類が表示された場合は、[その他] をクリック します。

   注: [& リンクのインポート] グループに正しい形式の種類が見当たらない場合は、データを Access にインポートする前に、最初にデータを作成したプログラムを起動し、そのプログラムを使用して一般的なファイル形式 ( 区切りテキスト ファイルなど) でデータを保存する必要があります。

2. [外部データの取り込み]ダイアログ ボックスで、[参照] をクリックしてソース データ ファイルを見つけるか、[ファイル名] ボックスにソース データ ファイルの完全なパスを入力します。

3. [現在のデータベースにデータを格納する方法と場所を指定する] で、必要なオプション (すべてのプログラムでインポートできるオプションと、追加またはリンクできるプログラム) を クリックします。 インポートしたデータを使用する新しいテーブルを作成したり、(一部のプログラムで) 既存のテーブルにデータを追加したり、ソース プログラムのデータへのリンクを保持するリンク テーブルを作成することができます。

4. ウィザードが起動した場合は、ウィザードの次の数ページの指示に従います。 ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。

   Access データベースからオブジェクトをインポートするか、テーブルをリンクすると、[オブジェクトのインポート] または [テーブルのリンク] ダイアログ ボックスが表示されます。 必要なアイテムを選び 、[OK]をクリックします。

   正確なプロセスは、データのインポート、追加、またはリンクを選択するかどうかによって異なります。

5. 完了したインポート操作の詳細を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されます。 今後、この同じインポート操作を再度実行すると思う場合は、[インポート手順の保存] をクリックし、詳細を入力します。 その後、[外部データ] タブの [インポートとリンク] グループの [インポート] &をクリックすると、後で操作を簡単に繰り返す可能性があります。 操作の詳細を保存しない場合は、[閉じる] をクリック します。

テーブルのインポートを選択した場合は、データが新しいテーブルにインポートされ、ナビゲーション ウィンドウの [テーブル] グループの下にテーブルが表示されます。 既存のテーブルにデータを追加することを選択した場合、そのテーブルにデータが追加されます。 データへのリンクを選んだ場合は、ナビゲーション ウィンドウの [テーブル] グループの下にリンク テーブルが作成されます。

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アプリケーション パーツを追加する

アプリケーション パーツを使用して、既存のデータベースに機能を追加できます。 アプリケーション パーツは、1 つのテーブルのようにシンプルにしたり、テーブルやバインドされたフォームなど、複数の関連オブジェクトで構成することもできます。

たとえば、コメント アプリケーションパーツは、オートナンバー ID フィールド、日付フィールド、メモ フィールドを含むテーブルで構成されます。 任意のデータベースに追加して、この方法で、または最小限のカスタマイズで使用できます。

1. アプリケーション パーツを追加するデータベースを開きます。

2. [作成] タブをクリックします。

3. [テンプレート ] グループで 、[アプリケーション パーツ] をクリックします。 使用可能なパーツの一覧が開きます。

4. 追加するアプリケーション パーツをクリックします。

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既存の Access データベースを開く

1. [ファイル] タブの [開く] をクリックします。

2. [開 く ] ダイアログ ボックスで、開くデータベースを参照します。

3. 次の操作のいずれかを行います。

   • データベースをダブルクリックして 、[Access のオプション] ダイアログ ボックスで指定された既定のモード、または管理ポリシーによって設定されたモードで開きます。

   • [ 開く ] をクリックして、ユーザーと他のユーザーがデータベースを読み書きできるよう、マルチユーザー環境で共有アクセス用のデータベースを開きます。

   • [開く] ボタンの横にある矢印をクリックし、[読み取り専用で開く] をクリックして、読み取り専用アクセス用にデータベースを開き、表示はできますが編集はできません。 他のユーザーは、引き続きデータベースの読み取りおよび書き込みを行います。

   • [開く] ボタンの横にある矢印をクリックし、[排他で開く] をクリックして排他アクセスを使用してデータベースを開きます。 排他的アクセス権を持つデータベースを開いている場合、そのデータベースを開もうとすると、"ファイルが既に使用されています" というメッセージが表示されます。

   • [開く] ボタンの横にある矢印をクリックし、[排他読み取り専用で開く] をクリックして、読み取り専用アクセス用にデータベースを開きます。 他のユーザーは引き続きデータベースを開くことができますが、読み取り専用モードに制限されています。