3段階の状態管理ワークフローは、3つの状態 (フェーズ) を通じてリスト項目の状態を追跡します。 この機能を使うと、顧客サポートの問題、潜在顧客、プロジェクトタスクなど、大量の問題やアイテムを追跡する必要があるビジネスプロセスを管理できます。 たとえば、プロジェクトタスクの3つの状態は、[開始]、[進行中]、[完了] である場合があります。

注: SharePoint 2010 ワークフローは、2020年8月1日以降、新しいテナントで廃止され、2020年11月1日に既存のテナントから削除されています。  SharePoint 2010 ワークフローを使用している場合は、Power Automate またはその他のサポートされているソリューションに移行することをお勧めします。 詳しくは、「 SharePoint 2010 ワークフローの廃止」をご覧ください。

この記事の内容

3段階の状態管理ワークフローはどのように機能しますか?

3段階の状態管理ワークフローでは、案件またはアイテムの状態を3つの状態と状態間の2つの切り替えで追跡する必要があるビジネスプロセスをサポートしています。 状態間の切り替えを行うたびに、ワークフローによってタスクがユーザーに割り当てられ、そのユーザーにタスクに関するメール通知が送信されます。 このタスクが完了すると、アイテムの状態が更新されて、次の状態に進みます。 3段階の状態管理ワークフローは、 案件管理 リストテンプレートに対応しています。 ただし、3つ以上の値を持つ Choice 列を含めるように設定された任意のリストで使用することができます。 この Choice 列の値は、ワークフローが追跡する状態として機能します。

リストには複数の選択肢列を含めることができ、choice 列には3つ以上の値を指定できます。 ただし、3段階の状態管理ワークフローは、選んだ列のうちの1つのみを使用するように構成することができます。また、選択した選択肢列の値のうちの3つだけを使用できます。 3段階の状態管理ワークフローをリストまたはライブラリに追加するときは、列によって提供される選択肢列と値の3つを選択します。

3段階の状態管理ワークフローを使用すると、顧客サポートの問題、潜在顧客、プロジェクトタスクなど、大量の問題やアイテムを追跡する必要があるビジネスプロセスを管理できます。 たとえば、小さなイベント計画会社の従業員は、問題追跡リストとカスタマイズされた3段階の状態管理ワークフローを使って、計画しているイベントに関連する多くのタスクを管理できます。 ワークフローは、次の3つの状態 ( アクティブレビューの準備完了、 完了) を通じてイベント計画タスクを追跡します。 特定のイベントに関連するすべてのイベント準備タスクは、そのイベント用に作成され、 アクティブとマークされた案件管理リストにコンパイルされます。 イベントコーディネーターは、個々のタスクをチームメンバーに割り当て、これらのアイテムに対してワークフローを開始して、イベントタスクで作業を開始します。

ワークフローが開始されると、指定したユーザーのタスクが作成されます。 チームメンバーがタスクを受け取ると、タスクを完了するために必要な作業を実行します。 これは、案件管理リストが配置されているリストまたはサイトの外部で発生する可能性があります。 たとえば、チームメンバーが catering プランを開発するためにワークフロータスクを受け取った場合は、catering の会社に連絡して、それらのユーザーと協力してプランを作成します。 Catering プランがドラフトされると、チームメンバーはワークフロータスクを完了としてマークします。 この時点で、ワークフローによって、案件管理リストのイベントタスクの状態が [ アクティブ ] から [ レビュー待ち] に更新され、イベントコーディネーターが catering プランを確認するための2番目のタスクが作成されます。 イベントコーディネーターは、catering プランを確認して承認した後、ワークフロータスクを完了としてマークし、ワークフローはタスクの状態を更新して完了できるようにします。

注: ワークフローの参加者は、3段階の状態管理ワークフローでワークフロータスクを完了するには、次の2つの方法があります。 参加者はワークフロータスクを編集して完了としてマークしたり、参加者がリスト内のワークフローアイテムの状態を変更したりすることができます (参加者がリストを変更する権限を持っている場合)。 参加者がリスト内のワークフローアイテムの状態を手動で更新すると、ワークフロータスクは完了します。 参加者がワークフロータスクを編集して完了としてマークすると、リスト内のワークフローアイテムの状態が [ 完了] に更新されます。

前の例の3段階の状態管理ワークフローのアクションは、次のプロセスを使用します。

3 段階の状態管理ワークフローの例のフロー チャート

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3段階の状態管理ワークフローで使用するリストを設定する

3段階の状態管理ワークフローを使用する前に、ワークフローで追跡または管理する予定のアイテムが含まれているリストを設定する必要があります。 案件管理リストテンプレートは、3段階の状態管理ワークフローで動作します。 ただし、これらのワークフローで使用するカスタムリストを作成することもできます。 ユーザー設定リストを作成する場合は、リストに 3 つ以上の選択肢列が 含まれていることを確認してください。 リストで使用するようにワークフローを設定するときは、ワークフローが追跡する状態の値を含む 選択肢 列を指定します。

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案件管理リストを作成する

既定では、3段階の状態管理ワークフローは、" 案件管理 " リストテンプレートから作成した任意のリストで使用できます。

  1. [ 設定 ] メニューの Office 365 の [設定] ボタンで、[ アプリの追加] をクリックします。

  2. [自分のアプリ] ページで、[ 案件管理] をクリックし、リストの名前を入力します。 リスト名が必要です

  3. リストの説明を指定する場合は、[ 詳細オプション] をクリックします。

    • [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。 説明の入力は省略できます。

  4. [作成] をクリックします。

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3段階の状態管理ワークフローで使用するカスタムリストを作成する

3段階の状態管理ワークフローで使用するカスタムリストを作成する場合は、少なくとも1つの 選択肢 列を追加する必要があります。これには、ワークフローで追跡する必要のある少なくとも3つの状態値が含まれている必要があります。

  1. [ 設定 ] メニューの Office 365 の [設定] ボタンで、[ アプリの追加] をクリックします。

  2. [自分のアプリ] ページで、[ ユーザー設定リスト] をクリックし、リストの名前を入力します。 リストの名前は必須です。

  3. リストの説明を指定する場合は、[ 詳細オプション] をクリックします。

  4. [説明] ボックスに、リストの用途に関する説明を入力します。 説明の入力は省略できます。

  5. [作成] をクリックします。

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3段階の状態管理ワークフローで使用するカスタムリストをカスタマイズする

  1. 前の手順で作成したユーザー設定リストをクリックします。

  2. リボンの [リスト] タブをクリックし、[設定] グループの [リストの設定] をクリックします。

  3. [ ] の [ 列の作成] をクリックします。

  4. [ 名前と種類 ] セクションの [ 列名] に、ワークフローの状態値の指定に使用する列の名前を入力します。 たとえば、ワークフローの状態として名前を入力することができます。

  5. [ この列の情報の種類] で、[ 選択肢 (メニューから選択)] を選択します。

  6. [ 列のその他の設定 ] セクションの [ 説明] で、列の説明を入力します (省略可能)。

  7. [ この列への情報の入力を必須にする] で [ はい]をクリックします。

  8. リストボックスの [ それぞれの行に選択肢を入力してください] の下で、この列に使用する3つ以上の選択値を入力します。 これらの値は、ワークフローの状態になります。 たとえば、「Active」と入力してレビューを開始し、3つの選択肢のいずれかとして完了することができます。

  9. [ 選択肢の表示方法] で、 ドロップダウンメニュー または ラジオボタンのいずれかを選択します。

  10. [ 入力オプションを許可する] で [ いいえ] をクリックします。

  11. この列に特定の既定値を含めるかどうか、またはリストの既定のビューに追加するかどうかを指定します。

  12. [OK] をクリックします。

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3段階の状態管理ワークフローをリストに追加する

リスト内のアイテムに対して使用する前に、3段階の状態管理ワークフローをリストに追加する必要があります。 3段階の状態管理ワークフローをリストに追加するときは、ワークフローで追跡する状態の値が含まれているリストの列を指定します。 また、ワークフローの各ステージで何を実行するかに関する情報を指定することもできます。 たとえば、タスクの受信者が受け取るメール通知の件名とテキストを指定できます。

3段階の状態管理ワークフローは、ほとんどの種類のサイトで既定で有効になっています。 ただし、サイトコレクションの管理者はこの機能を無効にすることができます。 3段階の状態管理ワークフローを利用できない場合は、サイトコレクション管理者に問い合わせてください。

重要: ワークフローをリストに追加するには、リストの管理権限が必要です。

  1. 3段階の状態管理ワークフローを追加するリストを開きます。

  2. [ リスト ] タブをクリックし> リストの設定] をクリックするか、開いているライブラリの種類の設定をクリックします。 たとえば、ドキュメント ​​ライブラリで [ドキュメント ライブラリ設定の変更] をクリックします。

  3. [ 権限と管理] の [ ワークフロー設定] をクリックします。

  4. [ワークフロー設定] ページで、[ ワークフローの追加] をクリックします。

  5. [ワークフローの追加] ページの [ ワークフロー ] セクションの [ワークフローテンプレートの選択] で、[ 3段階] をクリックします。

  6. [ 名前 ] セクションにワークフローの一意の名前を入力します。

  7. [ タスクリスト ] セクションで、ワークフローで使用するタスクリストを指定します。

    注: 

    • 既定のタスクリストを使用するか、新しい タスク リストを作成することができます。 既定のタスクリストを使用している場合、ワークフローの参加者は、タスクリストの [マイタスク] ビューを使用して、自分のワークフロータスクを簡単に検索して表示することができます。

    • このワークフローのタスクによって、一般的なタスクリストとは区別しておく必要のある機密データが表示される場合は、新しいタスクリストを作成します。

    • 組織に多くのワークフローがある場合、またはワークフローに多くのタスクが含まれている場合は、新しいタスクリストを作成します。 この場合は、ワークフローごとにタスクリストを作成することができます。

  8. [ 履歴リスト ] セクションで、このワークフローで使用する履歴リストを選択します。 履歴リストには、ワークフローの各インスタンスで発生するすべてのイベントが表示されます。

    注: 既定の 履歴 リストを使用するか、新しいリストを作成することができます。 組織に多くのワークフローがある場合は、ワークフローごとに個別の履歴リストを作成することができます。

  9. [ 開始オプション ] セクションで、次のいずれかの操作を行います。

    • ワークフローを手動で開始できるようにする場合は、[ 参加権限を持つ認証済みユーザーがこのワークフローを手動で開始 することを許可する] チェックボックスをオンにします。 ワークフローを開始するための追加の権限が必要な場合は、[ ワークフローの開始にリストの権限を管理する ] チェックボックスをオンにします。

    • 新しいアイテムが作成されたときにワークフローを自動的に開始するには、[ 新しいアイテムが作成されたら、このワークフローを開始 する] チェックボックスをオンにします。

  10. [次へ] をクリックします。

  11. [ ワークフローの状態 ] セクションの [ ' 選択肢の選択] フィールドで、ワークフローの状態に使用する値が含まれているリストから [ 選択肢 ] 列を選び、ワークフローの 初期状態中間状態、および 最終的な状態 にする列の値を選びます。

  12. 2つのセクションで、 ワークフローの開始時に何を行うかを指定 します (ワークフロー内の最初のタスクのオプション)。 ワークフローが中間状態に変更 されたときに実行する処理 (ワークフロー内の2番目のタスクのオプション) を指定するには、次の情報を指定します。

    タスクの詳細

フィールド

説明

タスクのタイトル:

必要に応じて、ワークフローが開始されたとき、または中間状態になったときに、タスクに表示されるメッセージのタイトルを変更することができます。 [ リストフィールドを含める ] チェックボックスをオンにすると、選択したフィールドがメッセージの末尾に追加されます。

タスクの説明:

タスクの説明に含める情報を入力します。 [ リストフィールドを含める ] チェックボックスをオンにすると、選択したフィールドがメッセージの末尾に追加されます。 [ リストアイテムへのリンクを挿入 する] チェックボックスをオンにすると、リストアイテムへのリンクが説明に含まれます。

タスクの期限:

タスクの期限を指定するには、[ リストフィールドを含める ] チェックボックスをオンにし、期限として使用する日付情報が含まれるリストから日付列を選びます。

タスクの割り当て先:

リストで指定されたユーザーにタスクを割り当てるには、[ リストフィールドを含める] をクリックし、使用するユーザー情報が含まれているリストから列を選択します。 このワークフローが開始されると、ワークフローアイテムのこの列に名前が表示されているユーザーに最初のタスクが割り当てられます。

このワークフローのすべてのインスタンスで指定したユーザーにこのタスクを割り当てるには、[ ユーザー設定] をクリックし、タスクを割り当てるユーザーの名前を入力するか選択します。

  1. ワークフロータスクに関する電子メール通知をワークフロー参加者に送信する場合は、[ 電子メールメッセージを送信 する] チェックボックスをオンにします。

    注: ワークフローが開始された後にワークフロータスクに関する電子メール通知とアラームをワークフローの参加者が受信できるようにするには、サイトコレクション管理者に連絡して、サイトでメールが有効になっていることを確認します。

    電子メールメッセージの詳細

フィールド

説明

結果

ワークフロータスクの送信先のメール通知を送信するユーザーの名前を入力します。 タスクの所有者にメール通知を送信する場合は、[ 割り当てられたタスクを含める ] チェックボックスをオンにします。

件名

メール通知に使用する件名行を入力します。 メールメッセージの件名行にタスクのタイトルを追加するには、[ タスクのタイトルを使用 する] チェックボックスをオンにします。

'96'7b

メール通知のメッセージ本文に表示する情報を入力します。 メッセージ内のリストアイテムへのリンクを含める場合は、[ リストアイテムへのリンクを挿入 する] チェックボックスをオンにします。

  1. [OK] をクリックします。

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アイテムで3段階の状態管理ワークフローを手動で開始する

最初に3段階の状態管理ワークフローをリストに追加して、そのリスト内のアイテムで使用できるようにする必要があります。 詳細については、前のセクションを参照してください。

3段階の状態管理ワークフローは、新しいアイテムがリストに追加されたときに自動的に開始するように構成することができます。また、ワークフローを手動で開始するように特定の権限を持つユーザーに対して構成することもできます。 ワークフローによっては、両方のオプションを使用できる場合があります。

リストアイテムで3段階の状態管理ワークフローを手動で開始するには、次の手順を実行します。 リストのアイテムの編集権限を持っている必要があります。 ワークフローによっては、リストの管理権限が必要な場合があります。

注: ワークフローを開始した後にワークフロータスクについて、ワークフローの参加者がメール通知とアラームを受け取ることができるようにするには、サイトコレクション管理者に連絡して、サイトでメールが有効になっていることを確認します。

  1. 3段階の状態管理ワークフローを開始するアイテムを含むリストを開きます。

  2. ワークフローを開始するアイテムの横にある省略記号をクリックし、表示されるメニューの [ ワークフロー] をクリックします。

    注: [ ワークフロー ] コマンドは、1つ以上のワークフローが関連付けられているリストまたはライブラリにアイテムがある場合にのみ使用できます。

  3. Office 365 の [設定] ボタンの [ 設定 ] メニューで、[ すべてのサイトコンテンツの表示] をクリックします。

  4. [ 新しいワークフローの開始] で、開始する3段階の状態管理ワークフローの名前をクリックします。

    ワークフローは直ちに開始されます。

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3段階の状態管理ワークフローのワークフロータスクを完了する

3段階の状態管理ワークフローのワークフロータスクを完了するには、ワークフロータスクが記録されているタスクリストに対して少なくともアイテムの編集のアクセス許可を持っている必要があります。

  1. サイトのタスクリストを開き、[表示] メニューの [マイタスク] を選択して、自分のワークフロータスクを探します。

    注: ワークフローで [既定のサイト タスク ] リストが使用されていない場合、ワークフロータスクが [ タスク ] リストに表示されないことがあります。 ワークフロータスクを検索するには、ワークフローアイテムが保存されているリストまたはライブラリに移動します。 実行するアイテムの名前をポイントし、表示される矢印をクリックして、[ ワークフロー] をクリックします。 [ワークフローの状態] ページの [ 実行中のワークフロー] で、自分が参加しているワークフローの名前をクリックします。 [ タスク] で、[ワークフロー] タスクをクリックし、手順3に進みます。

  2. 完了としてマークするアイテムが含まれているリストを開きます。

  3. 実行するタスクの名前をポイントし、表示される矢印をクリックして、[ アイテムの編集] をクリックします。

  4. [ タスク ] ダイアログボックスで、タスクを完了するために必要な情報を入力するか選択し、[ 保存] をクリックします。

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