Access の資産管理テンプレートを使用する

Access の資産管理テンプレートを使用して、コンピューター、オフィス機器、またはユーザーが所有または管理しているその他の情報を追跡します。このバージョンの一般的な Access テンプレートでは、資産の詳細の検索、列の表示と非表示、メールメッセージの送信、資産所有者の住所のマップも行います。

このテンプレートの使用に関するビデオをご覧ください。資産管理データベーステンプレートを使用する方法については、この記事を参照してください。

注: 資産管理データベーステンプレートは、ここ数年で更新されています。以下の手順は、ダウンロード可能な最新バージョンのテンプレートを参照しています。以下の手順が表示されている手順と一致しない場合は、古いバージョンのテンプレートを使用している可能性があります。

作業の開始

この記事では、資産管理テンプレートを使用する基本的な手順について説明します。

使用するデータベースを準備する

データベースを初めて開いた場合は、"ようこそ" フォームが表示されます。次にデータベースを開いた際にこのフォームが表示されるのを防ぐには、[このデータベースを開いた場合にようこそを表示する] チェックボックスをオフにします。

[ようこそ] フォームを閉じて、データベースの使用を開始します。
すべてのデータベースコンテンツが有効になっているか確認するには、メッセージバーで [このコンテンツを有効にする ] をクリックします。

データベースコンテンツを有効にする方法の詳細については、「データベースを信頼するかどうかを決定する」を参照してください。

廃止資産の表示と非表示を切り取る

廃止資産は、現在の日付以前に廃止日が設定されているアイテムです。資産が古い、壊れている、または使用されていない場合、アセットが廃止される場合があります。 [資産リスト] フォームでは、廃止資産を表示または非表示にできます。

[資産 リスト] フォーム で、[廃止] チェックボックスを オンまたは オフにします。

資産または連絡先を検索する

クイック検索ボックスを使用すると、[資産リスト] フォームの [資産] と [連絡先リスト] フォームの連絡先をすばやく検索できます。

クイック検索ボックスに検索する テキストを入力 し、Enter キーを押します。

リストがフィルター処理され、検索したテキストを含むレコードだけが表示されます。完全な一覧に戻る場合は、[現在の検索をクリア ] をクリックします。 (検索ボックス内の X です)。

資産リストをフィルター処理する

[資産 リスト] フォームでは、資産の一覧をフィルター処理し、今後使用するためにお気に入りのフィルターを保存できます。

フォームを右クリックし、目的のフィルターを選択して、フィルターを適用します。
[フィルター の保存] をクリックします。
[フィルターの 詳細] フォームで、フィルターの名前と説明を入力し、[閉じる] をクリック します。
[お気 に入りのフィルター] ボックス を使用して保存済みのフィルターを適用するか、(フィルターのクリア ) をクリックしてフィルターを削除します。

列を表示または非表示にする

[資産 リスト] フォームと [ 連絡先 リスト] フォームでは、一部のフィールド (列) は既定で非表示になっています。表示するフィールドを変更するには:

[フィールド の表示/非表示] をクリックします。
[列 の再表示] ダイアログボックスで、表示する各列の横にあるチェックボックスをオンにします。このチェックボックスをオフにすると、列が非表示にされます。

資産または連絡先の詳細を表示する

[ 資産の詳細] フォームと [連絡先の詳細 ] フォームでは、アイテムの詳細を表示して入力できます。 [資産の詳細 ] フォームまたは [ 連絡先の 詳細] フォームを表示 するには、

[資産リスト] フォームまたは [連絡先リスト]フォームで、表示するアイテムの横にある [開く] をクリックします。

画像を追加する

[資産 の詳細] フォームと [連絡先の詳細 ] フォームでは、画像や他の添付ファイルを追加できます。

[資産の詳細] フォームの 図枠の 下で、[添付ファイルの追加または削除] をクリックします。

[連絡先の詳細] フォームの図枠の下にある [画像の編集] をクリックします。
[添付ファイル ] ダイアログ ボックスで、[追加] を クリックします。
[ファイル の選択] ダイアログボックスで、ファイルを含むフォルダーを参照します。
追加するファイルを選択し、[開く] をクリック します。
[添付ファイル ] ダイアログ ボックスで 、[OK] をクリックします。

注: ドキュメントやスプレッドシートなど、さまざまな種類のファイルを含む、アイテムごとに複数のファイルを添付できます。

Microsoft Outlook から連絡先を追加する

Microsoft Outlook を使用している場合は、情報を再入力することなく、そのプログラムから連絡先または資産所有者を追加できます。

連絡先リスト フォームで、[Outlook から追加] をクリックします。
[追加 する名前の選択 ] ダイアログボックスで、データベースに追加する名前を選択します。
[追加] をクリックし、[OK] をクリックします。

連絡先の住所の地図を表示する

[連絡先 の詳細] フォームで、連絡先の住所を入力した場合は、その場所の地図を表示できます。

[この 住所をマップする] をクリックします。

レポートを表示する

資産管理には、すべての資産、資産の詳細、廃止された資産、連絡先アドレス帳などの複数のレポートが含まれます。レポートを表示するには:

ナビゲーションウィンドウの [ レポート]で、表示するレポートをダブルクリックします。

独自のカスタムレポートを作成できます。詳細については、「単純なレポートを作成する」の記事を参照してください。

資産管理データベースを変更する

資産管理データベースをカスタマイズするには、資産テーブルに新しいフィールドを追加し、そのフィールドを資産リストフォーム、資産詳細フォーム、および資産詳細レポートに追加します。

[資産] テーブルにフィールドを追加する

開いているすべてのタブを閉じます。
ナビゲーションウィンドウで、[資産] テーブルを ダブルクリック します。
[新しいフィールドの追加] という名前の列が表示されるまで 、右にスクロールします。列見出しをダブルクリックし、フィールド名を入力します。

列に初めてデータを入力すると、Access によってデータ型が設定されます。

フォームまたはレポートにフィールドを追加する

テーブルにフィールドを追加したら、フォームまたはレポートに追加できます。

ナビゲーションウィンドウでフォームまたはレポートを右クリックし、[レイアウトビュー] を クリックします。
[デザイン] タブの [ツール] グループで [既存のフィールドの追加] をクリックします。
目的のフィールドをフィールドリストからフォームまたはレポートにドラッグします。