Create a document deletion policy in SharePoint Server 2016 (SharePoint Server 2016 でドキュメント削除ポリシーを作成する)

ポリシー テンプレート

ドキュメント削除ポリシーを 1 から作成することも、サンプル ポリシーのいずれかを使用することができます。コンプライアンス ポリシー センターにサンプル ポリシーがあります。これらのサンプル ポリシーはそのまま使用することも、出発点として使用して名前を変更したり内容を変更したりすることもできます。

ドキュメント削除ポリシーの使用方法の例

サイト コレクションまたはサイト コレクション テンプレートには、2 つ以上のポリシーを割り当てることができ、各ポリシーにはそれぞれ 1 つまたは複数のルールを含めることができます。ただし、サイト当たりアクティブにすることができるポリシーは 1 つだけあり、またサイト内のライブラリに対してはいかなる場合も 1 つの削除ルールしかアクティブにすることはがきません。

さらに、ポリシーを必須または既定のポリシーとして選び、削除ルールを既定のルールとして選ぶことができます。

• 必須ポリシー : ポリシーが必須としてマークされている場合、サイトコレクションまたはテンプレートに割り当てることができるポリシーは1つだけです。ポリシーは既定としてマークする必要があり、すべてのサイトに適用されます。サイトの所有者はポリシーを無効にすることはできません。

• 既定のポリシー : ポリシーが既定として設定されている場合、ポリシーは、サイトの所有者によって要求された操作がない状態で割り当てられているすべてのサイトで自動的にアクティブになります。

• 既定のルール-削除ルールが既定として設定されている場合、ポリシーを使用するサイト内のすべてのライブラリに自動的に適用されます。

次の例では、どのようなときに必須のポリシー、既定のポリシー、および既定のルールを使用すればよいかを説明します。

ドキュメント削除ポリシーを作成する

1. [コンプライアンスポリシーセンター] の左側のナビゲーションで、[削除ポリシー] を選びます。

   

2. [新しいアイテム] を選択します。

3. ポリシー名と説明を入力します。サイト所有者は、この名前と説明に基づいてサイトのポリシーを選ぶことがあるので、サイト所有者が適切なポリシーを選択できるように十分な情報を含めます。

4. ルールを作成するには、[新規] を選択します。

5. 名前を入力し、次のオプションを選択します。

   • 仕分けルールを使ってドキュメントを完全に削除するか、またはごみ箱に削除するかを選択します。ごみ箱は、アイテムがサイトから完全に削除される前に、第2段階のセーフティネットを提供します。ごみ箱の詳細については、「ごみ箱を空にする」または「ファイルを復元する」を参照してください。

   • 削除日をドキュメントの作成日または前回の変更日のいずれを基に算出するかを選択します。

   • 日数、月数、または年数を入力します。ドキュメントは、これらの期間が経過すると削除されます。

   • ルールを既定のルールとするかどうかを選択します。最初に作成したルールは自動的に既定のルールとして設定されます。既定のルールは、ポリシーを使用するサイト内のすべてのライブラリに自動的に適用されます。

   

6. [Save] を選びます。

7. サイト所有者が別のルールを選んでサイトに適用できるようにする場合は、別のルールを作成します。サイト所有者が何も行わなければ、既定のルール (存在する場合) が適用されます。

8. ポリシーから仕分けルールを削除するには、[ルール]、[削除] の順に選びます。

   注: ルールを削除してもポリシーに既定のルールが含まれていない場合、そのポリシーにはルールは適用されません。つまり、ドキュメントは削除されません。

サイト コレクション テンプレートにドキュメント削除ポリシーを割り当てる

ドキュメント削除ポリシーに対して指定される期間は、ドキュメントが割り当てられてからの時間ではなく、ドキュメントが作成または変更されてからの時間であることに注意してください。ポリシーを最初に割り当てると、サイト内のすべてのドキュメントが評価され、条件を満たしているドキュメントがあれば削除されます。この処理は、ポリシーの割り当てられて以降に新規に作成されたドキュメントだけでなく、すべての既存のドキュメントに適用されます。

1. [コンプライアンスポリシーセンター] の左側のナビゲーションで、[テンプレートのポリシーの割り当て] を選びます。

   

2. [新しいアイテム] を選択します。

3. 次のいずれかの操作を実行します。

   • チームサイトテンプレートなどのサイトコレクションテンプレートにポリシーを割り当てるには、[サイトコレクションテンプレートに割り当てる] を選択し、[サイトコレクション] テンプレートを選択します。

   • ポリシーをユーザーの1つのドライブ for business サイトに割り当てるには、以下で強調表示されている [ OneDrive for business テンプレートへの割り当て] を選びます。

     サイト コレクション テンプレートにポリシーを割り当てると、ポリシーは、テンプレートから作成された既存のサイト コレクションと、将来的に作成されるサイト コレクションの両方で利用できるようになります。

     

4. [保存] を選びます。

   注: 各テンプレートには、1つのポリシーセットのみを割り当てることができます。このテンプレートに既にポリシーが割り当てられているというエラーが表示された場合は、左のナビゲーションで [キャンセル]、[テンプレートのポリシーの割り当て] の順に選び、既に割り当てられているポリシーのセットを表示して管理するためのテンプレートを選択します。

5. [割り当てポリシーの管理] を選択し、割り当てるポリシーを選択し、1 つのポリシーを既定のポリシーとするかどうかを選択します。既定のポリシーを設定すると、サイト所有者が操作を行わなくても、そのポリシーに割り当てられたすべてのサイトでそのポリシーが自動的にアクティブになります。

   

6. [Save] を選びます。

7. すべてのサイトに対してポリシーを適用し、サイト所有者による無効化を許可しない場合は、[ポリシーを必須としてマークする] を選択します。ポリシーを必須としてマークすると、サイト コレクション テンプレートにはそのポリシーしか割り当てることができなくなります。ポリシーは既定値としてマークすることも必要です。

   このオプションが淡色表示になっている場合は、[割り当てポリシーの管理] を選択し、少なくとも 1 つのポリシーが割り当てられ、既定値として設定されていることを確認します。

8. [Save] を選びます。

サイト コレクションにドキュメント削除ポリシーを割り当てる

ドキュメント削除ポリシーに対して指定される期間は、ドキュメントが割り当てられてからの時間ではなく、ドキュメントが作成または変更されてからの時間であることに注意してください。ポリシーを最初に割り当てると、サイト内のすべてのドキュメントが評価され、条件を満たしているドキュメントがあれば削除されます。この処理は、ポリシーの割り当てられて以降に新規に作成されたドキュメントだけでなく、すべての既存のドキュメントに適用されます。

1. コンプライアンスポリシーセンターの左側のナビゲーションで、[サイトコレクションのポリシー割り当て] を選びます。

   

2. [新しいアイテム] を選択します。

3. [サイトコレクション]、[名前または URL によるサイトコレクションの検索]、[サイトコレクションの選択]、[保存] の順に選びます。

   ヒント: サイト コレクションを検索する場合、検索コレクションのタイトルを検索するときにアスタリスク (*) のワイルドカードを使用できます。たとえば、"*サイト*" を検索すると、"コンテンツ サイト" と "既定の発行サイト" というサイト コレクションが両方返されます。また、検索ボックスに 1 つのアスタリスクのみを入力し、検索を実行すると、多数のサイト コレクション (全コレクションではありません) を簡単に表示できます。

   

   注: 各サイトコレクションには、1つのポリシーセットのみを割り当てることができます。このサイトコレクションに既にポリシーが割り当てられているというエラーが表示された場合は、左側のナビゲーションの [キャンセル]、[サイトコレクションのポリシー割り当て]、[サイトコレクションの選択] の順に選び、ポリシーのセットを表示して管理します。既に割り当てられています。

4. [割り当てポリシーの管理] を選択し、割り当てるポリシーを選択し、1 つのポリシーを既定のポリシーとするかどうかを選択します。既定のポリシーを設定すると、サイト所有者が操作を行わなくても、そのポリシーに割り当てられたすべてのサイトでそのポリシーが自動的にアクティブになります。

   

5. [Save] を選びます。

6. すべてのサイトに対してポリシーを適用し、サイト所有者による無効化を許可しない場合は、[ポリシーを必須としてマークする] を選択します。ポリシーを必須としてマークすると、サイト コレクション テンプレートにはそのポリシーしか割り当てることができなくなります。ポリシーは既定値としてマークすることも必要です。

   このオプションが淡色表示になっている場合は、[割り当てポリシーの管理] を選択し、少なくとも 1 つのポリシーが割り当てられ、既定値として設定されていることを確認します。

7. [Save] を選びます。

ポリシーの割り当てを削除する

割り当てを削除すると、割り当てられているポリシーは、サイトコレクションに含まれているサイトやサイトコレクションテンプレートから作成されたすべてに適用されなくなります。

1. コンプライアンスポリシーセンターの左側のナビゲーションで、[テンプレートのポリシーの割り当て] または [サイトコレクションのポリシーの割り当て] のいずれかを選択します。

2. 割り当てアイテムを選択し、[...]、[アイテムの削除] の順に選択します。

ポリシーを削除する

使用中のポリシーを削除することはできません。ポリシーを削除するには、まず、そのポリシーを含むサイトコレクションとテンプレートに対するすべての割り当てを削除する必要があります。

1. [コンプライアンスポリシーセンター] の左側のナビゲーションで、[削除ポリシー] を選びます。

2. ポリシーを選択します。

3. リボンの [アイテム] タブを選択し、[ポリシーの削除] を選択します。

   

4. ポリシーが使用中である場合、そのポリシーを使用しているすべてのサイト コレクションから削除するかどうかを尋ねるメッセージが表示されます。削除しても問題ないことを確認したら、[OK] を選択します。

詳細情報

• SharePoint Server 2016 でのドキュメント削除ポリシーの概要

• サイトにドキュメント削除ポリシーを適用または削除する

• SharePoint Server 2016 のインプレース ホールドの概要