Excel から Access にデータを移動する

手順 1: Excel からアクセスにデータをインポートする

データのインポートは、データの準備とクリーンアップに少し時間がかかると、よりスムーズに実行できる操作です。 データのインポートは、新しいホームに移動するようなものです。 引っ越し前に持ち物を片付けて整理すると、新しい家に落ち着くのがずっと簡単です。

インポートする前にデータをクリーンアップする

Access にデータをインポートする前に、Excel で次の手順を実行することをお勧めします。

• 非アトミック データ (つまり、1 つのセル内の複数の値) を含むセルを複数の列に変換します。 たとえば、"C# プログラミング"、"VBA プログラミング"、"Web デザイン" などの複数のスキル値を含む "Skills" 列のセルを、それぞれ 1 つのスキル値のみを含む個別の列に分割する必要があります。

• TRIM コマンドを使用して、先頭、末尾、および複数の埋め込みスペースを削除します。

• 印刷されていない文字を削除します。

• スペル チェックと句読点のエラーを見つけて修正します。

• 重複する行または重複するフィールドを削除します。

• データの列に、特にテキストとして書式設定された数値や数値として書式設定された日付など、混在した形式が含まれていないことを確認します。

詳細については、次の Excel ヘルプ トピックを参照してください。

• データをクリーンアップする方法トップ 10

• 重複しない値を抽出する、または重複する値を削除する

• 文字列として保存されている数値を数値形式に変換する

• 文字列形式の日付を日付形式に変換する

インポート時に最適なデータ型を選択する

Access のインポート操作中に、手動による介入を必要とする変換エラーが少ない (存在する場合) ように、適切な選択を行う必要があります。 次の表は、Excel から Access にデータをインポートするときに Excel の数値形式と Access データ型がどのように変換されるかをまとめたものであり、スプレッドシートのインポート ウィザードで選択する最適なデータ型に関するヒントを示しています。

データが Access に入ったら、Excel データを削除できます。 元の Excel ブックを削除する前に、最初にバックアップすることを忘れないでください。

詳細については、「Access ヘルプ」トピック 「Excel ブック内のデータをインポートまたはリンクする」を参照してください。

簡単な方法でデータを自動的に追加する

Excel ユーザーが抱えている一般的な問題は、同じ列を含むデータを 1 つの大きなワークシートに追加することです。 たとえば、Excel で始まったが、現在は多くのワークグループや部門のファイルを含むように拡張された資産追跡ソリューションがあるとします。 このデータは、異なるワークシートやブック内、または他のシステムからのデータ フィードであるテキスト ファイル内にある場合があります。 ユーザー インターフェイス コマンドや同様のデータを Excel に簡単に追加する方法はありません。

最適な解決策は、Access を使用することです。ここで、スプレッドシートのインポート ウィザードを使用して、データを 1 つのテーブルに簡単にインポートして追加できます。 さらに、1 つのテーブルに大量のデータを追加できます。 インポート操作を保存したり、スケジュールされた Microsoft Outlook タスクとして追加したり、マクロを使用してプロセスを自動化したりできます。

手順 2: Table Analyzer ウィザードを使用してデータを正規化する

一見すると、データを正規化するプロセスをステップ実行するのは困難な作業のように思えるかもしれません。 幸いなことに、Access でのテーブルの正規化は、テーブル アナライザー ウィザードのおかげではるかに簡単なプロセスです。

1. 選択した列を新しいテーブルにドラッグし、リレーションシップを自動的に作成する

2. ボタン コマンドを使用してテーブルの名前を変更し、主キーを追加し、既存の列を主キーにして、最後の操作を元に戻します

このウィザードを使用して、次の操作を行うことができます。

• テーブルを一連の小さなテーブルに変換し、テーブル間に主キーと外部キーのリレーションシップを自動的に作成します。

• 一意の値を含む既存のフィールドに主キーを追加するか、AutoNumber データ型を使用する新しい ID フィールドを作成します。

• 連鎖更新を使用して参照整合性を適用するリレーションシップを自動的に作成します。 カスケード削除は、誤ってデータを削除しないように自動的には追加されませんが、後でカスケード削除を簡単に追加できます。

• 新しいテーブルで冗長データまたは重複データ (2 つの異なる電話番号を持つ同じ顧客など) を検索し、必要に応じてこれを更新します。

• 元のテーブルをバックアップし、名前に "_OLD" を追加して名前を変更します。 次に、元のテーブルを再構築するクエリを作成し、元のテーブル名を使用して、元のテーブルに基づく既存のフォームまたはレポートが新しいテーブル構造で動作するようにします。

詳細については、「 Table Analyzer を使用してデータを正規化する」を参照してください。

手順 3: Excel から Access データに接続する

Access でデータが正規化され、元のデータを再構築するクエリまたはテーブルが作成された後は、Excel から Access データに接続するだけで済みます。 これで、データは外部データ ソースとして Access に存在するため、データ接続を介してブックに接続できます。これは、外部データ ソースの検索、ログオン、およびアクセスに使用される情報のコンテナーです。 接続情報はブックに格納され、Office Data Connection (ODC) ファイル (.odc ファイル名拡張子) やデータ ソース名ファイル (.dsn 拡張子) などの接続ファイルに格納することもできます。 外部データに接続した後は、Access でデータが更新されるたびに、Access から Excel ブックを自動的に更新 (または更新) することもできます。

詳細については、「 外部データ ソースからのデータのインポート (Power Query)」を参照してください。

Access にデータを取り込む

このセクションでは、データを正規化する次のフェーズについて説明します。Salesperson 列と Address 列の値を最もアトミックな部分に分割し、関連するサブジェクトを独自のテーブルに分離し、Excel から Access にそれらのテーブルをコピーして貼り付け、新しく作成した Access テーブル間にキーリレーションシップを作成し、Access で簡単なクエリを作成して実行して情報を返します。

正規化されていない形式のデータの例

次のワークシートには、Salesperson 列と Address 列に非アトミック値が含まれています。 両方の列を 2 つ以上の個別の列に分割する必要があります。 このワークシートには、営業担当者、製品、顧客、注文に関する情報も含まれています。 また、この情報は、サブジェクトごとに別のテーブルにさらに分割する必要があります。

補足説明

Excel Tech Communityで、いつでも専門家に質問できます。また、コミュニティでは、サポートを受けられます。