Access または Excel を使用してデータを管理する

Microsoft Access と Microsoft Excel には多くの類似点があります。これは、使用する必要があるプログラムを決定するのが難しい場合があります。 たとえば、両方のプログラムで大量のデータを格納し、強力なクエリと分析ツールを実行してそのデータをスライスして分析し、必要なデータを返す高度な計算を実行できます。

ただし、管理しているデータの種類や、そのデータに対して何を行うのかによって、各プログラムには明確な利点があります。 たとえば、複数のユーザーがアクセスできる形式でデータの整合性を維持する目的がある場合は、Access が最適ですが、Excel は詳細に分析する複雑な数値データに適しています。

多くの場合、両方のプログラムを使用して、それぞれのプログラムを最適な目的に採用することができます。 一般に、Access はデータ管理に優れた機能です。データを整理し、検索が簡単で、同時に複数のユーザーが利用できます。 Excel は一般に、複雑な計算の実行、考えられる結果の調査、高品質のグラフの作成など、データの分析に優れています。 Access を使用してデータを保存し、Excel を使用してデータを分析する場合は、両方のプログラムの利点を得られる可能性があります。

使用するプログラムを決定する前に、各プログラムの利点を比較し、一方または両方を使用する最適な方法を学習し、両方のプログラムを使用して目的の結果を正確に達成する方法を見つける必要があります。

注: すべての Microsoft Officeには Excel が含まれますが、すべてのスイートに Access が含まれる場合ではありません。

各プログラムの利点を比較する

最高のパフォーマンスと精度で情報にアクセスして更新するには、適切なプログラムを選択する必要があります。 達成したいタスクに最適なプログラムを見つけるには、データストレージ、データ分析、マルチユーザーコラボレーション、セキュリティに関して各プログラムが提供する利点を比較すると役立ちます。

フラット データとリレーショナル データ    データを保存するのに最適なプログラムを判断するには、次の質問をしてください。データはリレーショナルですか? 単一のテーブルまたはワークシートに効率的に含まれるデータは、フラット データまたは非相関データと呼ばれる。 たとえば、顧客の単純なリストを作成し、顧客ごとに住所と連絡先のユーザーを 1 人だけ作成する場合は、Excel の方が良い選択です。 ただし、各顧客の請求先住所と配送先住所、または顧客ごとに複数の連絡先を含む複雑な顧客リストを格納する場合は、Access が最適なソリューションです。

1 つの リレーショナル データベース情報を複数のテーブルに整理します。 よく設計されたリレーショナル データベースでは、各テーブルはフラットで、1 種類のデータに関する情報のみを含む。 たとえば、顧客データベースを作成する場合、顧客の名前は 1 つのテーブルに格納する必要があります。一方、顧客の請求先住所と配送先住所は別のテーブルに格納する必要があります。 名前とは別に住所を保存すると、各顧客が複数の住所を持つ可能性が高く、住所ごとに顧客名を再入力することなく、顧客ごとに複数の住所を入力できる必要がある場合に便利です。

ローカル データと外部データ    Access を使用してさまざまな外部データ ソースからデータに接続し、データをインポートせずに表示、クエリ、編集できます。 たとえば、Access には、Microsoft SQL Server データベース、dBASE ファイル、Outlook フォルダー内の既存のデータに接続するためのコマンドと、他の多くのデータ ソースが含まれています。 Excel を使用すると、Access、SQL Server および Analysis Services データベース、テキスト ファイルと XML ファイル、ODBC および OLE DB データ ソースなど、さまざまなデータ ソースに接続できます。 ただし、Excel のユーザー インターフェイスを使用してソース データを変更するためにデータを編集することはできません。

Access と Excel の両方に、リスト内のデータに接続するための Windows SharePoint Services があります。 ただし、Excel は SharePoint リストへの読み取り専用接続のみを提供します。Access では SharePoint リストに対してデータの読み取りおよび書き込みを行います。

データの整合性と柔軟性    一意の識別子は、データの整合性を維持するのに役立ち、2 つの行 (またはレコード) にまったく同じデータが含まれる必要はありません。 一意の識別子は、データを検索または並べ替えるときにデータを取得する最も簡単な方法を提供します。 Access では、オートナンバーデータ型を使用して、レコードごとに一意の識別子を自動的に生成できます。 その後、これらの識別子を使用して、1 つのテーブルのレコードを別のテーブルの 1 つ以上のレコードに関連付けできます。

Access がデータに適用する構造は、データの整合性を確保するのに役立ちます。 Access では、1 つのテーブルの新しいレコードに対応する値が別のテーブルに存在する必要があります。そのため、"孤立した" レコードを作成することはできません。 たとえば、顧客情報を含めなかった注文を作成するとします。 Access では、Orders テーブルのすべての新しいレコードに、Customers テーブルに対応する顧客の値を設定する必要があります。 この必須の値の対応は、 参照整合性。

また、独自の制約とルールを適用して、データが正しく入力されるようにすることもできます。 Excel では、より自由な形式でデータを入力できますが、Excel ではリレーショナル データがサポートされていないので、参照整合性をサポートすることはできません。 ただし、[データの入力規則] コマンドを使用 して、Excel でのデータ入力を制御できます。

クエリ    状況やイベントの変化に応じて、さまざまな方法でデータを表示する必要がある場合は、データを保存して操作する方が Access の方が良い場合があります。 Access では、構造化照会言語 (SQL) クエリを使用して、データが 1 つのテーブルまたは多数のテーブルに含まれているかどうかに関して、必要なデータの行と列を簡単に取得できます。 クエリで式を使用して、計算フィールドを作成することもできます。 Access で式を使用する方法は、Excel で数式を使用して値を計算するプロセスと似ています。 Access クエリを使用して、データを集計し、合計、平均、カウントなどの集計値を表示することもできます。

モデリング    Excel では、ワークシート モデル What-If 分析 予測するためのツールを使用できます。 What-If 分析を使用すると、最適なケースや最悪のケースのシナリオなど、データに対してさまざまなシナリオを実行し、概要レポートで複数のシナリオの結果データを比較できます。 Access では、同様の機能は使用できません。

ピボットとグラフ    どちらのプログラムでも、ピボットテーブル レポートとピボットテーブル グラフを作成できます。 ただし、Excel には、Access よりも高度なピボットテーブル レポート機能とグラフ機能があります。 広範なピボットテーブル レポートを作成する場合や、プロフェッショナルな外観のグラフを定期的に提供する場合は、Access の同じ機能ではなく、Excel でピボットテーブル レポートまたはピボットテーブル グラフを使用する必要があります。

Access と Excel の両方を、Windows SharePoint Services やネットワーク ファイル共有などの共同作業環境で使用できますが、複数のユーザーがデータにアクセスする方法には違いがあります。

複数のユーザーがデータにアクセスする    通常の操作では、複数のユーザーが 1 つのデータベースを同時に開くことができます。これは、編集中のデータのみをロックするため、正常に機能します。その結果、他のユーザーは競合なしで異なるレコードを編集できます。 Excel では、ブックを他のユーザーと共有できますが、複数ユーザーの共同作業機能は、ユーザーが同時ではなく異なる時間にブック内のデータを編集する場合に最適です。 実際には、Access データベースのユーザーは一連のデータで共同作業を行い、Excel ブックのユーザーはドキュメントで共同作業を行います

共同作業にWindows SharePoint Servicesを使用する    どちらのプログラムも、SharePoint リストWindows SharePoint Servicesドキュメント ライブラリなどの Microsoft Windows SharePoint Services テクノロジと統合されています。

Access では、SharePoint サイトで複数のユーザーと共同作業を行うさまざまな方法が提供されます。 たとえば、完全なデータベースを Windows SharePoint Services ドキュメント ライブラリにアップロードし、フォームとレポートを Windows SharePoint Services ビューとして使用し、データベースを SharePoint リストに格納されているデータにリンクすることができます。

Excel では、1 つのサイトで複数のユーザーと共同作業を行SharePoint Servicesのみです。 ブックを Windows SharePoint Services ドキュメント ライブラリにアップロードすると、個々のユーザーがブックをチェックアウトして変更を加え、他のユーザーが同時にブックを変更できません。 ユーザーはブックをドキュメント ライブラリからチェックアウトせずに編集できます。その場合は、データの競合を回避するために他のユーザーと調整する必要があります。

コラボレーションにネットワーク フォルダーを使用する    Access データベースを共有ネットワーク フォルダーに保存すると、複数のユーザーがデータベースを開き、そのデータを同時に処理できます。 個々のレコードは、ユーザーが編集するとロックされます。 共有ネットワーク フォルダーに Excel ブックを保存する場合、ブックを一度に編集できるのは 1 人のユーザーのみです。 表示目的で、複数のユーザーが別のユーザーがブックを編集している間にブックを開く場合がありますが、ブックを編集しているユーザーがブックを閉じるまで、それらのユーザーはデータを変更できません。

どちらのプログラムも同様の機能 (パスワードと暗号化) を備え、データの損失を防ぎ、不正アクセスからデータを保護するのに役立ちます。 ただし、Access と Excel には、ユーザー レベルのデータ保護の動作にはいくつかの違いがあります。

データ損失防止    Access では、予期しない障害が発生した場合に多くの作業が失われる可能性が低い (場合)、作業が継続的に保存されます。 ただし、Access では作業が継続的に保存されるので、後でコミットしない変更を加える可能性があります。 データベースを必要な方法で復元するには、ニーズに合ったスケジュールでデータベース ファイルのバックアップ コピーを作成する必要があります。 バックアップからデータベース全体を復元するか、必要なテーブルまたは他のデータベース オブジェクトを復元できます。 ファイル システムバックアップ ユーティリティを使用する場合は、ファイル システムバックアップからデータベースのコピーを使用してデータを復元することもできます。 Excel では、データを更新する間に、設定された間隔で自動回復情報を保存できます。

ユーザー レベルのデータ保護    Excel では、データの列と行を非表示にし、ワークシート全体を保護して非表示のデータへのユーザー アクセスを制御することで、重要なデータまたはプライベート データをビューから削除できます。 ワークシートとその要素を保護する以外に、ワークシート内のセルのロックとロック解除を行って、他のユーザーが誤って重要なデータを変更するのを防ぐ方法があります。

ファイル レベルのセキュリティ    ファイル レベルでは、両方のプログラム 暗号化 を使用して、承認されていないユーザーがデータを表示するのを防ぐ方法があります。 データベース ファイルまたはブックを開 パスワード を入力する必要がある場合があります。 さらに、データベース ファイルやブックをセキュリティで保護するには、次の デジタル署名。

データへのアクセスが制限されている    Excel では、データにアクセスするためのユーザー ベースの権限を指定したり、他のユーザーがアクセス権を持つデータを変更したりしない読み取り専用権限を設定できます。 Access にはユーザー レベルのセキュリティ機能は提供されませんが、Access は接続するデータベース サーバーのユーザー セキュリティ モデルをサポートしています。 たとえば、SharePoint リストにリンクすると、Access は SharePoint リストに対するユーザーの権限を確認します。 権限のないユーザーを Access データから守りたい場合は、パスワードを設定してデータベースを暗号化できます。 ユーザーは、Excel などの別のプログラムを使用してアクセスした場合でも、データベースからデータを読み取るパスワードを入力する必要があります。

データを保護する方法の詳細については 、「Access 2007 以上で Access 2003 ユーザー レベルのセキュリティを設定または変更する」および 「Excelの保護とセキュリティ」を参照してください。

Access を使用する場合

非常に一般的な用語では、データを定期的に追跡して記録し、そのデータのサブセットを表示、エクスポート、または印刷する必要がある場合に、Access が最適な選択です。 Access フォームは、データを操作する Excel ワークシートよりも便利なインターフェイスを提供します。 Access を使用して頻繁に実行される操作を自動化し、Access レポートを使用すると、印刷または電子形式でデータを要約できます。 Access は、データの構造を高め、たとえば、入力できるデータの種類、入力できる値を制御し、1 つのテーブルのデータと他のテーブルのデータとの関係を指定できます。 この構造を使用すると、正しい種類のデータのみを入力できます。

Access では、ワークシートと同じように表示されるテーブルにデータが格納されますが、Access のテーブルは、他のテーブルに格納されているデータを基準にした複雑なクエリ用に設計されています。

Access は、次の場合に使用します。

  • データベースで多くのユーザーが作業する可能性を予測し、レコードのロックや競合の解決など、データの更新を安全に処理する堅牢なオプションが必要です。

  • フラット テーブルまたは非関連テーブルとして作成されたデータ セットにテーブルを追加する必要が生じ、予想されます。

  • 複雑なクエリを実行する場合。

  • さまざまなレポートや郵送ラベルを作成する場合。

  • 連絡先の管理    連絡先と住所を管理し、Access でレポートを作成したり、Microsoft Office Word とデータを結合して、レター、封筒、またはラベルを印刷することができます。

  • インベントリと資産管理    家庭やビジネスでアイテムの在庫を作成したり、写真や他の関連ドキュメントをデータと共に保存することができます。

  • 注文の追跡    製品、顧客、注文に関する情報を入力し、従業員別、地域別、期間別、その他の値別に売上を表示するレポートを作成できます。

  • タスクの追跡    ユーザーグループのタスクを追跡し、他のユーザーが同じデータベース内の既存のタスクを更新すると同時に、新しいタスクを入力できます。

  • ライブラリを整理する    Access を使用すると、書籍や CD に関するデータを保存し、それらを誰に貸したのか追跡できます。

  • イベント計画    イベントの日付、場所、参加者に関する情報を入力し、イベントに関するスケジュールや概要を印刷できます。

  • 栄養の管理    レシピを追跡し、食事と運動のアクティビティを記録します。

Excel を使用する場合

Excel では、スプレッドシート プログラムとして、1 つ以上のワークシートを含むブックに大量のデータを格納できます。 ただし、Access などのデータベース管理システムとして機能する代わりに、Excel はデータの分析と計算に最適化されています。 この柔軟なプログラムを使用して、データ分析用のモデルを構築し、そのデータに対して計算を実行する単純で複雑な数式を作成し、必要な方法でデータをピボットし、さまざまなプロフェッショナルな外観のグラフでデータを表示することができます。

次の場合に Excel を使用します。

  • 複数のテーブルを使用する リレーショナル データベース の代わりに、データのフラットビューまたは非関連ビューを必要とします。また、データが主に数値である場合。

  • データの計算や統計比較を頻繁に実行します。

  • ピボットテーブル レポートを使用して、コンパクトで柔軟なレイアウトで階層データを表示する場合。

  • 定期的にグラフを作成する計画を立て、Excel で使用できる新しいグラフ形式を使用する必要があります。

  • 条件付き書式アイコン、データ バー、カラー スケールを使用してデータを強調する場合。

  • 統計、エンジニアリング、回帰分析など、高度な What-If 分析をデータに対して実行する必要がある。

  • 個人使用または限定された共同作業目的で、単純なリスト内のアイテムを追跡する必要がある。

  • 会計    Excel の強力な計算機能は、キャッシュ フロー計算書、損益計算書など、多くの財務明細書で使用できます。

  • <c0>予算</c0>個人用やビジネス用のあらゆる種類の予算を Excel で作成できます。    個人やビジネスに関係するニーズに関係ない場合でも、マーケティング予算計画、イベント予算、退職予算など、Excel で任意の種類の予算を作成できます。

  • 請求と販売    また、Excel は請求データや売上データを管理する場合にも便利で、必要なフォーム (売上請求書、梱包用紙、発注書など) を簡単に作成できます。

  • レポート    Excel では、データ分析を反映したり、データを集計したりできるさまざまな種類のレポートを作成できます。たとえば、プロジェクトの業績を測定するレポート、データの予測、データの集計、差異データの表示を行うレポートなどです。

  • 計画    Excel は、毎週の授業計画、マーケティング調査計画、年末の税計画、毎週の食事、パーティー、休暇の計画に役立つ計画など、専門的な計画や便利な計画を作成するための優れるツールです。

  • 追跡    Excel を使用すると、作業を追跡するタイム シートや機器を追跡する在庫リストなど、タイム シートまたはリスト内のデータを追跡できます。

  • 予定表を使用する    グリッドのような性質から、Excel は任意の種類の予定表 (学年度中のアクティビティを追跡する教育機関向け予定表や、ビジネス イベントやマイルストーンを追跡する会計年度の予定表など) の作成に便利です。

これらのカテゴリのいずれかの便利な Excel テンプレートについては 、「Microsoft Office Online の Excel 用テンプレート」を参照してください。

Access と Excel を組み合わせて使用する

両方のプログラムが提供する利点を活用したい場合があります。 たとえば、Excel でワークシートを作成し、データを計算および分析できますが、ワークシートが大きすぎて複雑になりすぎていて、他の多くのユーザーがデータにアクセスする必要があります。 この時点で、Excel でワークシートを操作する代わりに、ワークシートを Access にインポートまたはリンクし、データベースとして使用することができます。 または、Access データベースにデータが含まれており、詳細な Excel ピボットテーブル レポートやプロフェッショナルな外観の Excel グラフを作成したい場合があります。

最初に使用するプログラムに関係なく、いつでもデータをあるプログラムから別のプログラムに転送し、そこで作業を続けできます。 データ接続がある場合とない場合は、データをコピー、インポート、またはエクスポートすることで、Excel からデータを Access に取り込む (またはその逆) できます。

両方のプログラム間でデータを交換する方法の詳細については 、「Excelから Access にデータを移動する」を参照してください。

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