Access または Excel を使用してデータを管理する

フラット データとリレーショナル データ    データの格納に最適なプログラムを決定するには、データリレーショナルかどうかについて次の質問をしてください。 1 つのテーブルまたはワークシートに効率的に含めることができるデータは、 フラット データまたは 非リレーショナル データと呼ばれます。 たとえば、顧客ごとに 1 人の住所と連絡先を持つ顧客の簡単なリストを作成する場合は、Excelが適している可能性があります。 ただし、各顧客の請求先住所と配送先住所、または各顧客の複数の連絡先担当者を含む、より複雑な顧客リストを格納する場合は、Access の方が優れたソリューションです。

リレーショナル データベースでは、複数のテーブルに情報を整理します。 適切に設計されたリレーショナル データベースでは、各テーブルはフラットであり、1 種類のデータに関する情報のみが含まれています。 たとえば、顧客データベースを作成する場合、顧客の名前は 1 つのテーブルに格納する必要があります。一方、顧客の請求先住所と配送先住所は別のテーブルに格納する必要があります。 各顧客は複数の住所を持つ可能性があり、各住所の顧客名を再入力しなくても、顧客ごとに複数の住所を入力できるようにする必要があるため、名前とは別に住所を格納することをお勧めします。

ローカル データと外部データ    Access を使用すると、さまざまな外部データ ソースのデータに接続して、インポートしなくてもそのデータを表示、クエリ、および編集できます。 たとえば、Access には、Microsoft SQL Server データベース、dBASE ファイル、またはOutlook フォルダー内の既存のデータに他の多くのデータ ソースと共に接続するためのコマンドが用意されています。 Excelを使用すると、Access、SQL Server および Analysis Services データベース、テキスト ファイルと XML ファイル、ODBC データ ソース、OLE DB データ ソースなど、さまざまなデータ ソースに接続できます。 ただし、Excel ユーザー インターフェイスを使用してソース データを変更するデータを編集することはできません。

Access とExcelの両方に、 Windows SharePoint Services リスト内のデータに接続するためのコマンドが用意されています。 ただし、Excelでは、SharePoint リストへの読み取り専用接続のみが提供されます。一方、Access では、SharePoint リストとの間でデータの読み取りと書き込みを行うことができます。

データの整合性と柔軟性    一意の識別子は、データの整合性を維持するのに役立ち、2 つの行 (またはレコード) にまったく同じデータが含まれないようにします。 一意の識別子は、データを検索または並べ替えるときにデータを取得する最も簡単な方法も提供します。 Access では、AutoNumber データ型を使用して、レコードごとに一意の識別子を自動的に生成できます。 その後、これらの識別子を使用して、1 つのテーブル内のレコードを別のテーブルの 1 つ以上のレコードに関連付けることができます。

Access がデータに適用される構造は、データの整合性を確保するのに役立ちます。 "orphan" レコードを作成できないように、1 つのテーブルの新しいレコードに対応する既存の値を別のテーブルに含めなければならない場合があります。 たとえば、顧客情報を含まない注文は必要ありません。 アクセスでは、Orders テーブル内のすべての新しいレコードに、顧客テーブルに対応する顧客の値が必要になる場合があります。 この必要な値の対応は、 参照整合性と呼ばれます。

独自の制約とルールを適用して、データが正しく入力されるようにすることもできます。 Excelでは、より自由な形式でデータを入力できますが、Excelはリレーショナル データをサポートしていないため、参照整合性をサポートできません。 ただし、データ検証コマンドを使用して、Excelのデータ入力を制御できます。

クエリ    多くの場合、状況やイベントの変化に応じてさまざまな方法でデータを表示する必要がある場合は、データを格納して操作する場合に Access の方が適している可能性があります。 Access を使用すると、構造化照会言語 (SQL) クエリを使用して、データが 1 つのテーブルに含まれているか、複数のテーブルに含まれているかにかかわらず、必要なデータの行と列だけを簡単に取得できます。 クエリで式を使用して、計算フィールドを作成することもできます。 Access で式を使用することは、Excelで数式を使用して値を計算するプロセスに似ています。 Access クエリを使用して、データを集計したり、集計値 (合計、平均、カウントなど) を表示したりすることもできます。

モデリング    Excelでは、 What-If 分析 ツールを使用してワークシート モデルの結果を予測できます。 What-if 分析を使用すると、最適なケースや最悪のシナリオなど、データに対してさまざまなシナリオを実行し、いくつかのシナリオの結果データを概要レポートで比較できます。 Access では、同様の機能は使用できません。

ピボットとグラフ    どちらのプログラムでも、ピボットテーブル レポートとピボットテーブル グラフを作成できます。 ただし、Excelには、Access よりも高度なピボットテーブル レポート機能とグラフ作成機能が用意されています。 広範なピボットテーブル レポートを作成する場合、またはプロフェッショナルなグラフを定期的に提供する場合は、Access の同じ機能ではなく、Excelでピボットテーブル レポートまたはピボットテーブル グラフを使用する必要があります。

Access とExcelは、Windows SharePoint Servicesやネットワーク ファイル共有などのコラボレーション環境で使用できますが、複数のユーザーがデータにアクセスする方法には違いがあります。

データへの複数のユーザー アクセス    通常の操作では、Access を使用すると、複数のユーザーが 1 つのデータベースを同時に開くことができます。これは、Access が編集中のデータのみをロックするため、適切に機能します。その結果、他のユーザーは競合することなく異なるレコードを編集できます。 Excelでは、ブックを他のユーザーと共有できますが、ユーザーが同時ではなく異なるタイミングでそのブック内のデータに対して作業する場合に、マルチユーザー コラボレーション機能が最適です。 実際、Access データベースのユーザーは一連のデータで共同作業を行い、Excel ブックのユーザーはドキュメントで共同作業します。

コラボレーションにWindows SharePoint Servicesを使用する    どちらのプログラムも、SharePoint リストやドキュメント ライブラリなどのMicrosoft Windows SharePoint Servicesテクノロジと統合されます。

Access には、SharePoint サイト上の複数のユーザーと共同作業するためのさまざまな方法が用意されています。 たとえば、完全なデータベースをWindows SharePoint Servicesドキュメント ライブラリにアップロードし、フォームとレポートをWindows SharePoint Servicesビューとして使用できるようにし、データベースをSharePointリストに格納されているデータにリンクすることができます。

Excelは、SharePoint Services サイト上の複数のユーザーと共同作業する方法を 1 つだけ提供します。 ブックをWindows SharePoint Servicesドキュメント ライブラリにアップロードできます。個々のユーザーがブックをチェックアウトして変更を加え、他のユーザーが同時にブックを変更できないようにすることができます。 ユーザーは、ドキュメント ライブラリからブックをチェックアウトせずに編集できます。その場合、データの競合を回避するために他のユーザーと調整する必要があります。

コラボレーションにネットワーク フォルダーを使用する    Access データベースを共有ネットワーク フォルダーに格納する場合、複数のユーザーがデータベースを開き、そのデータを同時に操作できます。 個々のレコードは、ユーザーが編集するとロックされます。 Excel ブックを共有ネットワーク フォルダーに保存する場合、ブックを編集できるのは一度に 1 人のユーザーだけです。 表示目的で、別のユーザーが編集している間は複数のユーザーがブックを開くことができますが、ブックを編集しているユーザーが閉じるまで、それらのユーザーはデータに変更を加えることはできません。

どちらのプログラムも同様の機能 (パスワードと暗号化) を提供します。これにより、データの損失を防ぎ、不正アクセスからデータを保護できます。 ただし、Access とExcelには、ユーザー レベルのデータ保護のしくみにはいくつかの違いがあります。

データ損失防止    Access では、予期しないエラーが発生した場合に (ある場合) 多くの作業を失う可能性が低いように、作業が継続的に保存されます。 ただし、Access は作業を継続的に保存するため、後でコミットしないと判断した変更を加えることもできます。 データベースを目的の方法で復元できるようにするには、ニーズに合ったスケジュールでデータベース ファイルのバックアップ コピーを作成する必要があります。 バックアップからデータベース全体を復旧することも、必要なテーブルまたはその他のデータベース オブジェクトだけを復元することもできます。 ファイル システム バックアップ ユーティリティを使用する場合は、ファイル システムバックアップからデータベースのコピーを使用してデータを復元することもできます。 Excelでは、データの更新中に設定された間隔で AutoRecover 情報を保存できます。

ユーザー レベルのデータ保護    Excelでは、データの列と行を非表示にすることで、重要なデータまたはプライベート データをビューから削除し、ワークシート全体を保護して非表示データへのユーザー アクセスを制御できます。 ワークシートとその要素を保護するだけでなく、ワークシート内のセルをロックおよびロック解除して、他のユーザーが重要なデータを意図せずに変更しないようにすることもできます。

ファイル レベルのセキュリティ    ファイル レベルでは、両方のプログラムで 暗号化 を使用して、承認されていないユーザーがデータを表示できないようにすることができます。 データベース ファイルまたはブックを開くために、 パスワード を入力するように要求することもできます。 さらに、 デジタル署名を使用してデータベース ファイルまたはブックをセキュリティで保護できます。

データへのアクセスの制限    Excelでは、データにアクセスするためのユーザー ベースのアクセス許可を指定したり、他のユーザーがアクセス権を持つデータを変更できないようにする読み取り専用権限を設定したりできます。 Access はユーザー レベルのセキュリティ機能を提供しませんが、Access は接続先の任意のデータベース サーバーのユーザー セキュリティ モデルをサポートします。 たとえば、SharePointリストにリンクする場合、Access はSharePointリストのユーザーアクセス許可にアクセスします。 権限のないユーザーをアクセス データから除外する場合は、パスワードを設定してデータベースを暗号化できます。 ユーザーは、別のプログラム (Excelなど) を使用してデータベースからデータにアクセスする場合でも、データベースからデータを読み取るためにパスワードを入力する必要があります。

データの保護に役立つ方法の詳細については、「Access 2007 以降の Access 2003 ユーザー レベルのセキュリティを設定または変更する」および「Excelの保護とセキュリティ」を参照してください。

• 連絡先の管理    連絡先と宛名住所を管理し、Access でレポートを作成するか、データを Microsoft Office Word とマージして、フォーム文字、封筒、または宛名ラベルを印刷できます。

• インベントリと資産の追跡    自宅やビジネスでアイテムのインベントリを作成し、写真やその他の関連ドキュメントをデータと共に保存できます。

• 注文の追跡    製品、顧客、注文に関する情報を入力し、従業員、地域、期間、またはその他の価値別の売上を示すレポートを作成できます。

• タスクの追跡    ユーザーのグループのタスクを追跡し、他のユーザーが同じデータベース内の既存のタスクを更新すると同時に新しいタスクを入力できます。

• 貸し出しライブラリの整理    Access を使用すると、書籍やCD に関するデータを保存し、それらを貸した相手を追跡できます。

• イベント計画    イベントの日付、場所、および参加者に関する情報を入力し、イベントに関するスケジュールまたは概要を印刷できます。

• ニュートリニュートリの追跡    レシピを追跡し、食事と運動のアクティビティを記録します。

• 会計    多くの財務会計明細書 (キャッシュ フロー明細書、損益計算書、損益計算書など) では、Excelの強力な計算機能を使用できます。

• <c0>予算</c0>個人用やビジネス用のあらゆる種類の予算を Excel で作成できます。    ニーズが個人またはビジネスに関連しているかどうかに関係なく、Excelで任意の種類の予算 (マーケティング予算計画、イベント予算、退職予算など) を作成できます。

• 請求と販売    Excelは、課金データと売上データの管理にも役立ちます。また、必要なフォーム (売上請求書、梱包明細、発注書など) を簡単に作成できます。

• レポート    Excelでは、データ分析を反映したり、データを集計したりするさまざまな種類のレポート (たとえば、プロジェクトのパフォーマンスを測定するレポート、予測データ、集計データ、差異データを表示するレポートなど) を作成できます。

• 計画    Excelは、毎週のクラスプラン、マーケティングリサーチプラン、年末税計画、毎週の食事、パーティー、休暇の計画に役立つプランナーなど、プロフェッショナルなプランや便利なプランナーを作成するための優れたツールです。

• 追跡    Excelを使用すると、作業を追跡するためのタイム シートや、機器を追跡するインベントリ リストなど、タイム シートまたはリスト内のデータを追跡できます。

• 予定表の使用    グリッドに似た性質のため、Excelはあらゆる種類のカレンダーを作成するのに適しています。たとえば、学年中にアクティビティを追跡する学術カレンダーや、ビジネス イベントやマイルストーンを追跡するための会計年度カレンダーなどです。

これらのカテゴリのいずれかで有用なExcel テンプレートについては、「Microsoft Office Online のExcel用テンプレート」を参照してください。