Office ファミリの製品を使用する場合は、Excel を使用するか、Access を使用して表形式データを管理する必要がありますか? コンパニオン記事「 Access または Excel を使用してデータを管理する」では、各製品の利点と、それらがテーブルにもたらす内容について説明します。 しかし、なぜどちらかを選ぶのですか? Access にデータを格納し、Excel から接続すると、両方の利点が得られます。 Excel と Access を組み合わせて使用すると、多くの意味を持つ 10 の理由を次に示します。
Excel はデータベースではありませんが、データの格納に広く使用され、単純なデータベースの問題を解決するためによく使用されます。 ただし、Excel はフラット ファイル データベースであり、リレーショナル データベースではありません。 単純なテーブルを関連データの複数のテーブルに展開する必要がある場合、インフォメーション ワーカーがデータベース アプリケーションをすばやく作成するための最初の選択肢は Access です。 Access は、エンタープライズ全体でさまざまなデータを収集および統合するための優れた "データ ランディング パッド" であり、その多くは Excel ブック内に存在します。 データが Access に入ったら、テーブルを追加して結合し、クエリ (またはデータのビュー) を作成し、データを構造化し、データ型を定義して、データの整合性を確保し、多くのユーザー間でデータを共有および更新し、強力なレポートとフォームを作成できます。
Excel の単純なスプレッドシート レイアウトとは異なり、Access は、最初は困難に見える相互に関連する複数のオブジェクトで異なる方法で編成されています。 ただし、Access を使用する専門家である必要はありません。 アクセスはあらゆる種類のユーザー向けに設計されており、必要な限りアクセスできます。
一度にレイヤーを剥がします。
1. Access は、時折ユーザー、パワー ユーザー、または開発者の 3 つの方法で使用します。
2. テーブル、クエリ、フォーム、レポートは相互に構築され、データベース アプリケーションの中心になります。
3. 場合によっては、ウィザード、プロパティ ビルダー、Office Fluent ユーザー インターフェイス、Excel のような機能を使用して、すぐに作業を完了できます。
4. Power ユーザーには、マクロ、プロパティ ウィンドウ、式、データベース設計ツールがあり、詳細を掘り下げてより多くのことを行うことができます。
5. 開発者はモジュールを操作し、VBA コードを開発してカスタム データベース ソリューションを作成し、ランタイム アプリケーションをデプロイできます。
作業を開始する良い方法は、Excel から Access にデータをコピーすることです。 Access テーブルを作成し、Excel ワークシートによく似たデータシート ビューに表示できます。 データシート ビューでデータ型、フィールド名、新しいフィールドを定義するなど、一般的なテーブル作成タスクを実行できます。 たとえば、空白のフィールドに日付を入力すると、そのフィールドは日付/時刻型に設定されます。 名前などのテキストを入力すると、Access によって [テキスト] データ型がフィールドに適用されます。 フィールドを移動する場合は、クリックしてドラッグします。
Excel からデータをコピーして Access に貼り付ける場合、最初にテーブルを作成したり、データシート ビューでテーブルを開いたりする必要もありません。 データにヘッダーがあるかどうかを自動的に確認し、適切なデータ型を使用して適切な推測を行い、Access テーブルを作成します。 それは簡単にすることはできませんでした。
詳細については、「 空のデータシートを開く」を参照してください。
Excel と Access の両方の利点を導き出す最も簡単な方法の 1 つは、Excel ワークシートを Access テーブルにリンクすることです。 データを Excel に保持する予定の場合は Access リンクを使用しますが、レポートやクエリなど、多くの Access 機能の一部も定期的に利用します。 Excel からではなく、Access からデータをリンクします。
Access では、基本的に異なる 2 つの方法でデータベース テーブルを作成できます。 ユーザーは、Access データベースにデータを格納する新しいネイティブ テーブルを作成することも、Access データベースの外部にある既存のデータへのリンクを作成することもできます。 リンク テーブル内のデータは、ネイティブ テーブルと同様にさまざまな方法で表示され、動作します。 リンク テーブル マネージャー ウィザードを使用すると、Excel ワークシートやその他のデータ ソースが移動してリンクが切断された場合に、追跡、検索、および更新できます。
Excel ワークシートまたは名前付き範囲にリンクすると、Excel データにリンクされた新しいテーブルが作成されます。 データを追加、編集、または削除する場合は、Excel で変更を加え、Access テーブル内のデータを更新 (または再クエリ) します。 ただし、Access ではテーブルの内容を編集できません。 データを Excel にリンクすると、Access でレポート、クエリ、読み取り専用フォームを作成できます。
詳細については、「 Excel ブック内のデータをインポートまたはリンクする」を参照してください。
データ コードを切断する場合は、データを Access にインポートすることで、Excel にデータを移動できます。 インポートという単語には、Excel と Access の間で 2 つの異なる意味があることに注意してください。 Excel では、インポート (または接続) 時に、更新できるデータへの永続的な接続を行います。 Access では、インポート時に、永続的なデータ接続を使用せずに、1 回 Access にデータを取り込みます。 データをインポートすると、Excel でデータを変更することなく、新しいテーブルまたは既存のテーブルにデータが格納されます。 Access では、Excel ブック内のワークシートの一部またはすべてを 1 回の操作でインポートできます。
インポート ウィザードでは、インポート手順について説明し、データ型を変更してヘッダーを追加するかどうかに関する重要な決定を行うのに役立ちます。 データをインポートするときにエラーが発生した場合は、Access によって警告が表示され、エラーをテーブルに保存して、エラーをすばやく見つけて修正できます。 たとえば、すべての数値と思われる列に英数字の郵便番号が深く埋め込まれたり、主キー フィールドに重複する ID が検出された場合があります。 Excel ブックで変更を加えてデータを再インポートするか、新しい Access テーブルで変更を加えることができます。 操作を完了すると、使用した手順を保存し、Outlook タスクを作成して、インポート操作を定期的に実行するタイミングを通知することもできます。
データがインポートされると、Access にネイティブになり、データシートとフォームを使用してデータを追加、編集、削除できます。 データをインポートした後、Excel からデータを削除するかどうかを決定できます。 通常、データを更新するための場所は 1 つだけにすることをお勧めします。
注: Excel から Access にデータをインポートしても、数式はインポートされず、それらの数式の結果のみがインポートされます。
詳細については、次のトピックを参照してください。
Access データを Excel に再接続することもできます。 これを行うには、多くの場合、Office Data Connection ファイル (.odc) に格納されている Excel で Access データベースへの接続を作成し、テーブルまたはクエリからすべてのデータを取得します。 データに接続した後は、データベースが新しい情報で更新されるたびに、元の Access データベースから Excel ブックを自動的に更新 (または更新) することもできます。
詳細については、次のトピックを参照してください。
データが Access に入ると、レポート作成とカスタマイズ ツールの素晴らしい配列を利用できます。 数回クリックするだけでレポートを作成しますか? レポート ウィザードを使用します。 ライブ データを使用してレポート レイアウトをリアルタイムで設計および変更したり、データ ブロックを移動およびサイズ変更したり、フィールドを追加および削除したり、変更をすぐに確認したりしたいですか? [レイアウト] ビューを使用します。 レポートと対話して、ライブ データを検索、フィルター処理、並べ替えしますか? レポート ビューを使用します。 コマンド ボタン、ページ番号、画像、ハイパーリンク、プロフェッショナルなスタイルをすべて自分で追加しますか? リボンの [デザイン] タブの [コントロールとレイアウト] グループで、多数のコントロール ウィザードとギャラリーを使用します。 Access を使用すると、簡単なレポート、グループレポートとサマリー レポート、メーリング ラベル、グラフィカル レポート、サブレポートを簡単に作成できます。
レポートが作成されたら、Access を使用してレポートを電子的に配布します。 たとえば、メール メッセージを使用してレポートを送信したり、Access スナップショットや PDF ファイルなどのさまざまな形式でレポートを保存して Web ページや SharePoint サイトに追加したりできます。
詳細については、次のトピックを参照してください。
データが Access に入ると、多くのフォーム作成ツールとカスタマイズ ツールを利用できます。 数回クリックするだけでフォームを作成しますか? フォーム ウィザードを使用します。 ライブ データを使用してリアルタイムでフォーム レイアウトを設計および変更し、データ ブロックの移動とサイズ変更、フィールドの追加と削除、ビルド時の変更をすぐに確認したいですか? [レイアウト] ビューを使用します。 コマンド ボタン、リスト ボックス、コンボ ボックス、オプション グループ、画像、入力マスク、グラフ、ハイパーリンク、プロフェッショナルなスタイルをすべて自分で追加しますか? リボンの [デザイン] タブの [コントロールとレイアウト] グループで、多数のコントロール ウィザードとギャラリーを使用します。 Access を使用すると、簡単なフォーム、タブ付きフォーム、連続フォーム、ポップアップ フォーム、モーダル ダイアログ ボックス、サブフォームを簡単に作成できます。
Access では、同期されたデータシートとフォーム ビューを表示する分割フォームを簡単に作成して、両方を最大限に利用できます。 洗練されたフォームを作成すると、フォームの下部にある標準のナビゲーション ボタンと検索ボックスを使用して、フォームの背後にあるデータを簡単にスクロール、フィルター処理、検索できます。
詳細については、次のトピックを参照してください。
どの製品を使用する場合でも、データをフィルター処理してデータのサブセットを操作し、データを並べ替えて目的の順序に並べ替えます。 Access では、Excel ユーザーは、まったく新しいユーザー インターフェイスを再学習することなく、データシート ビューでデータをフィルター処理および並べ替えることができます。 アイコン、コマンド メニュー、コマンド、条件、ダイアログ ボックスは、テキスト、数値、日付、空白のいずれを操作している場合でも、非常によく似ています。 データシート ビューと共にフィルターと並べ替えを保存することもできます。
Access でクエリを作成でき、SQL が何を意味するのかさえわかりません。 4 つのクエリ ウィザードを使用すると、単純なクエリの作成、重複の検索、一致しないレコードの検索、クロス集計クエリの作成に役立ちます。 クエリを作成する必要もありません。見た目に合わせてデータをフィルター処理して並べ替えるだけで、データシートで保存されます。
詳細については、次のトピックを参照してください。
あなたの家族が成長したので、あなたの休日カードリストは突然大きくなり、あなたはより多くの誕生日や記念日を追跡する必要があります。 心配いりません。 Access テーブルまたはクエリを差し込み印刷データ ソースとして使用し、Word差し込み印刷ウィザードを使用して、文字、カード、電子メール メッセージ、封筒の差し込み印刷操作を作成できます。 メーリング ラベルを作成するだけの場合は、Access のラベル ウィザードを使用して、作成したレポートからラベルを作成して印刷します。 各顧客住所に対応するバーコードを自動的に追加することもできます。
詳細については、次のトピックを参照してください。
Access と Excel の両方に、SharePoint リスト内のデータに接続するためのコマンドが用意されています。 Excel では、リンクされた SharePoint リストへの読み取り専用 (一方向) 接続が提供されます。一方、Access を使用すると、リンクされた SharePoint リスト内の (双方向の) データを読み書きできます。 Access と SharePoint リストは非常によく連携します。 リッチ テキスト、追加のみ (メモ フィールドでの履歴履歴の追跡をサポートするため)、添付ファイル、AutoNumber、ルックアップ、複数値フィールドなどのアクセスと SharePoint のデータ型は、スムーズな統合を実現し、データの不整合が少ない場合はごく一部です。
SharePoint リスト データを Access データベースにリンクすると、ローカル Access データベースで SharePoint リスト データをオフラインにし、データをローカルで操作し、SharePoint サイトに再接続して変更をアップロードすることもできます。 他のユーザーによって行われた競合データの変更は、競合解決ウィザードによって処理されます。 Access で作成したフォームとレポートは、同じデータに基づいていますが、SharePoint リストにリンクされています。
Excel には、SharePoint Server との次の統合ポイントが用意されています。
1. Excel ワークシート データから SharePoint リストにインポートを 1 回行うか、Excel ワークシート データを SharePoint リストにエクスポートして永続的な一方向のデータ接続を作成する。
2. 永続的な一方向のデータ接続を使って、SharePoint リストから Excel ワークシートのデータを更新する。
3. Excel Servicesで Excel ブックを発行し、Web パーツ ページの Excel Web Access Web パーツを使用してデータを表示および操作します。
4. OLAP サーバー、SQL Serverおよび Access データベース、フラット ファイルから Excel ブックにデータをインポート (接続) します。
Access には、SharePoint Server との次の統合ポイントが用意されています。
1. Access ビューと SharePoint リストの間で、データのインポートまたはエクスポートを 1 回実行します。
2. 永続的な双方向接続を作成して、Access テーブルと SharePoint リストの間でデータをリンクします。 (更新されたリスト データは Access テーブルに表示され、更新された Access テーブル データはリストに表示されます)。
3. リスト データをオフラインにして、Access で更新します。その後もう一度オンラインにしてから、更新を同期して、競合を解決します。
4. リスト データを Access データシート、フォーム、レポート ビューに表示して編集します。
詳細については、次のトピックを参照してください。
1 行の VBA コードを記述することなく、非常に高度なデスクトップ データベース アプリケーションを作成できます。 各 Access オブジェクトには、ソリューションのカスタマイズに役立つプロパティ シートから簡単にアクセスできるプロパティとイベントの広範なセットがあります。 各オブジェクトには、使用可能なすべての機能を表示する詳細なデザイナーがあります。 その他のデータベース テンプレートは、Office Online で入手できます。 フィールド テンプレートとテーブル テンプレートは、新しいテーブルを迅速に作成およびカスタマイズするのに役立ちます。 組み込みのデータベース設計ツールを使用して、新しいデータベースをゼロから設計できます。
アクセス マクロでは、VBA コードを記述する必要のない宣言型環境が使用されるため、開発者である必要はありません。 各マクロ アクションは、フォームの開き方、クエリの実行、レコードの検索、メッセージの表示などのタスクを実行します。 レポート、フォーム、またはコントロールの任意のイベントにマクロを埋め込むことができます。 ほとんどのマクロには引数があり、条件付きロジックをそれらに追加して、必要な操作を行うことができます。 VBA コードを記述せずに、変数を定義し、エラー チェックを行うこともできます。
プロトタイプを設計し、IT 部門が実行します。 チームができるだけ早く必要なときにソリューションを作成し、ベアボーンスタッフと共に靴ひもで行います。 会社のパーティーのために販売されたチケットを追跡し、製造材料の保存期間を追跡するか、部品の受け入れタグを印刷します。 チーム プロジェクトのタスク、問題、成果物を追跡します。 販売パイプライン データベースを作成して、小規模な営業担当者グループ内の見込み売上を監視します。
