FindTime ポーリングを作成する方法

FindTime は、会議をスケジュールするための Outlook アドインです。 開催者は、FindTime を介して複数の時間オプションを送信し、スケジュールの前後のメールを最小限に抑えることができます。

FindTime を使用して Outlookで会議をスケジュールするには:

1. 新しいメールを作成するか、返信するメールを選択します。

2. 会議に必要なユーザーを [宛先 ] に、オプションの参加者を Cc で一覧表示 します。 

3. [ ホーム ] タブ で、[会議の投票で返信] を選択します。
   
   

4. 会議の設定を選択します:
   
   

   • 期間: 一覧から期間を選択します。

     • 1 日の会議の場合は、[8 時間] を選択します。

     • 時間ドロップダウン メニューで [ カスタム ] を選択して、独自の時刻を設定します。 最大期間は 23 時間 59 分です。

   • 勤務時間: 推奨される会議時間を勤務日と時間のみに制限する場合に確認します。

     注: 既定で使用される稼働時間は、開催者の設定から取得され、Exchange 設定に失敗します。 設定が見つからない場合、既定値は午前 8 時から午後 5 時です。

   • タイム ゾーン: タイム ゾーンドロップダウン メニューを選択して、会議のタイム ゾーンを変更します。

     注: 

     • 使用されるタイム ゾーンは開催者の設定から取得されますが、一覧から新しいタイム ゾーンを選択できます。

     • 夏時間が考慮され、年単位の切り替え後の会議で正しい時刻が表示される

5. FindTime は、出席者のスケジュール (使用可能な場合) を確認し、適切な会議時間を提案します。

   注: FindTime では、Microsoft 365 ビジネス アカウントを使用して、予定表とorganizationの出席者の予定表にアクセスして、可用性を判断します。 Microsoft 365 アカウントに関連付けられていない予定表はサポートされていません。

   リンクを使用して会議オプションを並べ替えます。

   

   • 可用性: 最適なオプション (必要なすべての会議参加者が無料の場合) を最初に一覧表示します。 最適なオプションを決定するために使用される要因としては、無料の出席者の数、必要な出席者の数、無料の省略可能な出席者の数、競合する出席者が予定表で仮のコミットメントまたはビジーコミットメントを持っているかどうかなどがあります。

   • 時間: オプションを時系列で一覧表示します。
     
     注: 矢印を使用して日と月をスクロールできます。 使用可能な日数は緑色で下線が付きます。 濃い緑は最も多くのオプションを持つ日を示し、明るい緑と赤は最も競合を示します。 [ 勤務時間 ] が選択されていない場合、週末は使用可能とマークされます。

   • [People] アイコンには、会議参加者が必要かどうかと、その空き時間が表示されます。

     

     • 下線: 必須

     • 緑: 使用可能

     • 黄色: ビジー状態の場合があります

     • 赤: ビジー

     • 灰色: 不明

   • アイコンを使用すると、詳細情報にアクセスできます。

     • [ ] を選択して、出席者のステータス トレイを開きます。

     • 各ユーザー アイコンにマウス ポインターを合わせるか、可用性情報を表示します。

     • [ ] を選択して予定表を表示します。

6. 適切な会議時間をいくつか選択します。

   • 選択すると、タイム ボックスが青に変わります。
     
     

     注: 20 個以下の提案がある世論調査は、合意に達する可能性が高くなります。 

7. [次へ] を選択します。

8. 会議の場所を入力します。

   • オンライン会議は既定で有効になっています。 [オンライン会議チェック] ボックスを選択して無効にします。 
     
     
     
     [オンライン会議] が選択されている場合、FindTime はSkype for Business またはMicrosoft Teams 会議をスケジュールします。 FindTime では、既定のオンライン会議チャネルとしてorganizationによって設定されている方が使用されます。 

     注:  Skype for Business設定をダッシュボードに保存した場合、FindTime では Microsoft Teamsではなく、 が使用されます。 Microsoft Teamsを使用する場合は、ダッシュボードのSkype for Business設定を削除します。

9. [ ポーリング設定 ] を選択し、 オン/オフ オプションを切り替えます。

   注: [選択した時間] ボックスの一覧で [X ] を選択すると、この時点で 選択した会議時間 を削除できます。

   • 投票の更新について通知する: 出席者が投票するたびにメールが届きます。 メッセージには、現在のポーリング状態とスケジュールするオプションが含まれています。

   • 出席者が合意に達したときにスケジュールする: 必要なすべての出席者が特定の時間オプションを優先して投票した場合、予定表イベントが自動的にスケジュールされます。 複数のオプションが使用可能な場合は、最も早いオプションがスケジュールされます。

   • 予定表で選択した時間を保持する: 提案する各時間オプションに対して、仮のイベントが予定表に配置されます。 会議がスケジュールされているか、投票が取り消されると、すべての保留が削除されます。

   • 出席者の投票をロックする: 出席者は、新しい時間を提案したり、他の出席者を編集したりすることはできません。

   • 出席者に本人確認を要求する: 匿名投票を防ぐために、出席者は投票前に認証する必要があります。

   • FindTime 言語でのEmail通知: FindTime を使用する言語は、関連する電子メール通知の送信に使用されます。 それ以外の場合、これらの通知は英語で送信されます。

10. [ メールに挿入] を選択します。

11. FindTime は、提案された会議時間をメールに挿入します。 [ オプションの編集] を選択 して、必要に応じて会議の設定を変更します。

    注: 変更を加えて会議時間を再挿入する場合は、元の招待を手動で削除する必要があります。

12. [ 送信] を選択して会議出席依頼を送信し、投票プロセスを開始します。

13. 会議の投票ページへの直接リンクが表示されます。