Microsoft Teams での通知のベスト プラクティス
毎日、職場で Teams を構築して使用する人々から、Microsoft Teams を使用するためのヒントとテクニックが満載の生産性ガイドです。
Teams では、チャット、会議、ファイル共有、プロジェクト計画などのさまざまなアクティビティが飛び交っています。 ただし、気をつけないと、効率に影響が出るほどせわしなくなる可能性があります。 通知の管理を行うと、生産性が向上し、 より気持ちよく作業を行えるようになります。
次のような管理を行うことをお勧めします。
1. 自分に関係のあるチャットやチャネルのみをフォローする。
Teams は、現代のワークスペースであるととらえることができます。 物理的なワークスペースの場合、たとえ他のグループからの最新情報が興味深いものであったとしても、自分のグループに関係のないものはキープしたりしません。ところが、Teams ではこれをやってしまいがちです。 チャットやチャネルで自分がタグ付けされると、会話がそこにあるという理由だけで、その会話が自分とは関係なくなった後もいつまでもフォローし続けてしまいます。
チャネルを管理すると、次のことが可能になります。
-
自分に関係のないチャネルを [非表示] にする。 必要な情報が含まれるチャネルのみを [表示] する。
-
関連性と優先度に基づいて、各チャネルの通知を調整する。
-
重要なチャネルをピン留めして、アクセスしやすくします。
チャットの場合は、次の操作を行えます。
-
後で確認したいチャットは、[ミュート] および [固定] する。
-
関係のないチャットからは、[退出] する。
チャットまたはチャネルの設定を変更するには、[その他のオプション] 
2. 作業に集中する必要があるときに状態を変更する。
状態を変更するには、アプリの右上にあるプロフィール画像に移動し、一覧から状態を選択します。
出席する会議が多いために、作業に集中する時間が思うように確保できないという人は非常に多いと思います。 ようやく確保した時間を、特に集中力を必要としない簡単な質問や会話に使ってしまってしまうのはもったいない話です。
すぐには対応できないということを他の人に知らせるには、状態を [取り込み中] または [応答不可] に変更します。(ユーザーが会議に出席している場合や共有を行っている最中は、この変更は Teams により自動的に行われます。ユーザーが自分で設定をすることもできます。)
[ 期間 ] を選択して、選択した状態で一定の時間を設定することもできます。
状態が [取り込み中] または [応答不可] の場合でも他のユーザーはメッセージを送信できますが、この状態にすることで、返信が遅れる可能性があることを伝えられます。
3. 設定を調整して通知の頻度と表示場所を指定する。
必要な通知だけを受け取るようにするには、通知の設定を調整します。
さまざまな種類の内容に関する通知の頻度や表示場所の選択はユーザーの好みに合わせて行います。同じチーム内でもユーザーにより好みはさまざまです。 すべての通知を有効にしているユーザーもいれば、すべてを無効にしているユーザーもいます。
[設定] に移動し 、[設定] > [通知とアクティビティ] を> すると、Teams から通知を受け取る方法を調整するためのカテゴリがいくつか表示されます。
-
全般
-
チャットとチャネル
-
会議
-
予定表
-
アプリ (注: アプリ のオプションは、初めてアプリ レベルの通知を構成した後にのみ表示されます)。
Teams には、さまざまな機能にわたって通知とアクティビティを管理するための複数のオプションがあります。
メール通知
ほとんどの作業時間をメールではなく Teams 内で過ごすユーザーの場合、メール通知を無効することをお勧めします。 メールで作業を行う時間が長いユーザーの場合は、チームの情報を把握できるよう、このオプションを有効にしておくことをお勧めします。
バナー通知
多くのユーザーは、他のユーザーからの返信、自分に対する @メンション、会議の開始など、すぐに知る必要がある事柄についてのみバナー通知を使用します。
チームの規模が大きい際に他の事柄に関してもバナー通知を取得する場合、通知数が多くなり過ぎる可能性があります。 たとえば、「高評価」の場合を考えてみましょう。 仲の良いチームでは、「了解しました」という意味でメッセージに高評価を付けることが多い場合がありますが、受け取った高評価のすべてについてバナー通知が表示された場合、一日中バナーだらけになりかねません。 一方、チームでの高評価の使用方法が異なる場合 (例: 承認として使用)、他のユーザーが自分のメッセージに高評価を付けたときにバナー通知が表示されるように設定するのが適切な場合があります。
アクティビティ フィード
フィードを To Do リストとして使用する場合は、フィードは操作が必要なアイテム (例: 返信や @メンション) に制限することができます。 (リストを作成することが好きなユーザーとっては、便利な機能です。)
このスペースは、チームの最新情報を確認したり、その時ごとに緊急性がより高いアイテムに対応したり、時間がある場合はお勧めやトレンドのアクティビティを確認したりするためにも使用できます。
Teams の通知の詳細については、「Teams で通知を管理する」を参照してください。
ヘルプを表示
その他のオプションが必要ですか?
サブスクリプションの特典の参照、トレーニング コースの閲覧、デバイスのセキュリティ保護方法などについて説明します。
コミュニティは、質問をしたり質問の答えを得たり、フィードバックを提供したり、豊富な知識を持つ専門家の意見を聞いたりするのに役立ちます。
