プロジェクトを完了すると、すぐにプロジェクトにアクセスする必要がなくなり、プロジェクト センターやチーム メンバーの [マイ タスク] ビューに表示されないようにすることができます。 完了したプロジェクトをアーカイブおよび非表示にすると、これらのビューの "雑然" が減り、ユーザーがアクティブでなくなったプロジェクトに変更を加えるのを防ぐことができます。
Microsoft Project Server 2010を使用してプロジェクトを効果的にアーカイブするための 1 つの "標準" 方法があります。 その方法がニーズを満たしていない場合は、組織に適した代替方法がいくつかあります。 この記事では、これらのメソッドと、長期的なアーカイブのベスト プラクティスについて説明します。
この記事の内容
標準メソッドを使用してプロジェクトをアーカイブする
プロジェクトをアーカイブするための標準的な方法は、複数ステップのプロセスです。
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手順 1: すべてのプロジェクト タスクを公開解除する
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手順 2: プロジェクトの概要タスクで更新プログラムをオフにする
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手順 3: 管理者ではないユーザーのセキュリティ グループを設定する
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手順 4: アーカイブ セキュリティ カテゴリを設定する
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手順 5: プロジェクト チーム サイトをアーカイブする
これらの手順は、次の各セクションで説明されているように、プロジェクト マネージャーと管理者によって実行されます。
手順 1: すべてのプロジェクト タスクを公開解除する
プロジェクトが以前にチーム メンバーに発行されていて、プロジェクトとそのタスクをビューから削除する場合、プロジェクト マネージャーはアーカイブするプロジェクト内のすべてのタスクを非公開にする必要があります。 プロジェクト マネージャーは Microsoft Project Web Appでこのプロセスを開始できますが、実際の非公開プロセスは Microsoft Project Professional 2010で行われます。
注: タスクを非公開にしても、プロジェクトから受け入れられ、適用された作業は削除されません。 ただし、タスクに関連付けられている更新プログラムの承認履歴はすべて削除されます。
すべてのプロジェクト タスクを発行解除するには:
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サイド リンク バーの [ プロジェクト] で、[ プロジェクト センター] をクリックします。
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[プロジェクト名] 列で、アーカイブする プロジェクトの名前 をクリックします。
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[タスク] タブの [プロジェクト] グループで、[編集] ボタンの矢印をクリックし、[Project Professional] をクリックします。
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Project Professional 2010 で、ガント チャート ビューのテーブル部分の右端の列までスクロールし、[ 新しい列の追加 ] ヘッダーをクリックして、[ 発行] をクリックします。 ガント チャート ビューに [発行] 列が既に表示されている場合は、この手順をスキップします。
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プロジェクト内の各タスクの [発行 ] 列で、[ いいえ] をクリックします。
ヒント: 大規模なプロジェクトでこのプロセスを高速化するには、最初のタスクを [いいえ] に設定します。 次に、セルの右下隅にあるハンドルをクリックし、ドラッグして [発行] 列のセルの内容をコピーします。
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[ ファイル ] タブで、[ 発行] をクリックします。
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プロジェクトが発行されたら、プロジェクトを閉じてチェックインします。
手順 2: プロジェクトの概要タスクで更新プログラムをオフにする
次に、プロジェクト マネージャーは、タイムシートレポートを作成できないように、プロジェクトの概要タスクの更新を無効にする必要がある場合があります。
プロジェクトの概要タスクで更新を無効にするには、
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サイド リンク バーの [ プロジェクト] で、[ プロジェクト センター] をクリックします。
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[プロジェクト名] 列で、アーカイブする プロジェクトの名前 をクリックします。
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[ オプション ] タブの [ 表示/非表示 ] グループで、[ プロジェクトの概要タスク ] チェック ボックスをオンにします。
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[オプション] タブの [タスク] グループで、[更新に閉じる] をクリックします。
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[ タスクの選択 ] セクションで、プロジェクトサマリー タスクのチェック ボックス (ID は 0) を選択し、[ 発行] をクリックします。
手順 3: 管理者ではないユーザーのセキュリティ グループを設定する
プロジェクト マネージャーがアーカイブ用にプロジェクトを準備すると、管理者は管理者を除くすべてのユーザーを含むセキュリティ グループを作成します。
管理者ではないユーザーのセキュリティ グループを作成するには、
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サイド リンク バーの [設定] で、[ サーバーの設定] をクリックします。
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[ サーバー設定] ページの [ セキュリティ] で、[ グループの管理] をクリックします。
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[新しいグループ] をクリックします。
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[グループ情報] セクションで、[グループ名] ボックスに「管理以外のすべてのユーザー」と入力します。
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[ ユーザー ] セクションの [ 使用可能なユーザー ] ボックスで、管理者ではないすべてのユーザーの名前を選択し、[ 追加 ] をクリックして [ 選択したユーザー ] ボックスに移動します。
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[保存] をクリックします。
手順 4: アーカイブ セキュリティ カテゴリを設定する
管理者が [すべての非管理 ユーザー] グループを作成したら、次の手順ではアーカイブ セキュリティ カテゴリを作成します。 このプロセスの間、管理者は、アーカイブするプロジェクトをこのカテゴリに含めることによって選択します。
アーカイブ セキュリティ カテゴリを作成するには:
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サイド リンク バーの [設定] で、[ サーバーの設定] をクリックします。
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[ サーバー設定] ページの [ セキュリティ] で、[ カテゴリの管理] をクリックします。
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[ カテゴリの管理 ] ページで、[ 新しいカテゴリ] をクリックします。
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[名前と説明] セクションで、[カテゴリ名] ボックスに「アーカイブ」と入力します。
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[ユーザーとグループ] セクションの [使用可能なユーザーとグループ] の [すべての非管理 ユーザー] をクリックし、[追加] をクリックしてグループを [アクセス許可を持つユーザーとグループ] ボックスに移動します。
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[すべての非管理 ユーザー (グループ)] で、すべてのアクセス許可の [拒否] チェック ボックスをオンにします。
ヒント: 各最上位アクセス許可ノード (Project と Resource) の [拒否] チェック ボックスをオンにすると、各ノードの下にインデントされたすべてのアクセス許可が拒否されます。
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[ プロジェクト] セクションで、 指定されたプロジェクトのみを選択し、[ 使用可能な プロジェクト] ボックスでアーカイブするプロジェクトの名前をクリックします。
注: [上記のプロジェクト セキュリティアクセス許可をすべてのプロジェクトに適用する] に一覧表示されているチェック ボックスをオンにしないでください。 これを行うと、他のプロジェクトやリソースに対するアクセス許可の問題が発生する可能性があります。
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[ 追加] をクリックして、プロジェクトを [選択したプロジェクト] ボックスに移動します。
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[保存] をクリックします。
手順 5: プロジェクト チーム サイトをアーカイブする
多くのプロジェクトでは、関連するプロジェクト チーム サイトを使用して、プロジェクトスケジュールを補完する情報を収集します。 この情報も確実にアーカイブされるようにすることができます。 Microsoft SharePoint Server 2010 サイト レベルのバックアップを有効にします。 管理者がこの手順を完了する方法の詳細については、「 サイト、リスト、またはドキュメント ライブラリのエクスポート (SharePoint Server 2010)」を参照してください。
サイトがバックアップされたら、管理者はサイトを削除できます。
プロジェクト チーム サイトを削除するには:
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サイド リンク バーの [設定] で、[ サーバーの設定] をクリックします。
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[ サーバー設定] ページの [運用ポリシー] で、[ プロジェクト サイト] をクリックします。
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バックアップしたプロジェクト チーム サイトを含む行をクリックし、[ サイトの削除] をクリックします。
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削除を確定する場合は、[OK] をクリックします。
別の方法を使用してプロジェクトをアーカイブする
アーカイブの標準的な方法は徹底的であり、必要に応じて復旧を可能にします。 ただし、広範なアーカイブは、組織が必要としているとは限りません。 完了したプロジェクトをビューから非表示にするか、プロジェクトをローカルに保存するだけで、アーカイブ要件を満たすのに十分な場合があります。
標準的なアーカイブ方法がニーズに合っていないように見える場合は、次のいくつかの代替手段を示します。
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プロジェクト センターでプロジェクトを非表示にする プロジェクト センターで完了したプロジェクトを非表示にするだけの場合は、[プロジェクトの詳細] ページにアーカイブ フラグを追加し、プロジェクト センター ビューをフィルター処理して、[アーカイブ] フラグが [いいえ] に設定されているプロジェクトのみを表示できます。
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下書きデータベースからプロジェクトを削除する もう 1 つのオプションは、プロジェクトが アーカイブ データベースにバックアップされていることを確認し、 下書き、 発行済み、レポート データベースからプロジェクト を削除することです 。 後でアーカイブされたプロジェクトのデータが必要な場合は、[サーバー設定] ページの [管理復元] オプションを使用して下書きデータベースに戻し、プロジェクトを再発行します。
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プロジェクトを .MPP ファイル Project Server からプロジェクトを完全に削除する場合は、別のオプションとして、 Project Professional 2010を使用して Project Server からプロジェクトを開き、プロジェクトを MPP ファイルとして保存します。 詳細については、「プロジェクトを保存する」の「プロジェクトをローカルに保存する」というタイトルのセクション を参照してください。 MPP ファイルが Project Server のユーザー設定フィールドに加えられた追加の変更から分離されるように、すべてのユーザー設定フィールド データを含むプロジェクトを保存することをお勧めします。 プロジェクトを MPP ファイルとして保存してバックアップすると、Project Server から削除される可能性があります。 後でプロジェクトを復旧する必要がある場合は、Project Server への接続中に Project Professional 2010 で MPP ファイルを開き、プロジェクトをサーバーに保存できます。
注: この方法を使用すると、Project Server 内のプロジェクトとそのプロジェクト チーム サイト間の成果物、問題、リスクのリンクが中断されます。
長期アーカイブのベスト プラクティス
プロジェクト MPP ファイル形式、Project Server コンテンツ データベース スキーマ、SharePoint サイト スキーマは、新しい機能を反映するように変更される場合があります。 これは、MPP ファイルとして保存されたプロジェクト、Project Server コンテンツ データベースの古いバックアップ、またはプロジェクト チーム サイトのバックアップがすぐに使用できない場合がある程度の下位互換性に影響を与える可能性があります。
ベスト プラクティスは、アップグレード計画にアーカイブされたコンテンツを含めることについて常に計画することです。 これにより、古いプロジェクトを復旧する時間が短縮されます。それ以外の場合は、いくつかのアップグレード手順が必要になる可能性があります。
