SharePoint でコンテンツタイプとワークフローを計画する

つまり コンテンツタイプとワークフローを SharePoint 2013 ドキュメント管理ソリューションに統合する方法について説明します。

この記事では、コンテンツタイプとワークフローについて説明し、それらを SharePoint Server 2016 ドキュメント管理ソリューションに統合する計画を立てる方法についてのガイダンスを示します。コンテンツタイプは、 SharePoint Server 2016 リストまたはドキュメントライブラリ内のアイテムまたはドキュメントのカテゴリに関する、再利用可能なメタデータ (列)、ワークフロー、動作、その他の設定のコレクションです。コンテンツタイプを使用すると、情報のカテゴリの設定を一元管理された再利用可能な方法で管理できます。ワークフローを使用すると、ビジネスプロセスを SharePoint Server 2016内のアイテムに添付することができます。

この記事の内容:

コンテンツタイプの概要
ドキュメントコンテンツタイプを計画する
計画リストコンテンツタイプ
ワークフローを計画する
ワークシート

この記事に記載されているコンテンツタイプとワークフロー計画(https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkID=165878) ワークシートを使用してコンテンツタイプとワークフローを計画する前に、「ユーザーを確認し、SharePoint 2013 でドキュメントの使用状況を分析する」を参照して、その記事に関連付けられている "ドキュメントの使用状況の分析" ワークシートを完成させます。

コンテンツタイプの概要

コンテンツタイプは、リストアイテム、ドキュメント、またはフォルダーの属性を定義します。各コンテンツタイプでは、次の情報を指定できます。

その種類の項目に関連付けるプロパティ。
その型の項目に関連付けるメタデータ。
その種類のアイテムから開始できるワークフロー。
種類のアイテムに関連付けられる情報管理ポリシー。
ドキュメントテンプレート (ドキュメントコンテンツタイプ用)。
カスタム機能。

コンテンツタイプをリストまたはライブラリに関連付けることができます。この操作を行うと、リストまたはライブラリにそのコンテンツタイプのアイテムを含めることができます。また、そのリストまたはライブラリの [新規] コマンドを使用して、その種類の新しいアイテムを作成することができます。

注: プロパティ、ワークフロー、ポリシー、およびテンプレートをリストまたはライブラリに直接関連付けることもできます。ただし、この操作を行うと、これらの関連付けがリストまたはライブラリに制限され、ソリューション全体で再利用されることはありません。 SharePoint Server 2016では、サイトレベルのワークフローを複数のリストまたはライブラリに関連付けることができます。

ドキュメントライブラリとリストには、複数のコンテンツタイプを含めることができます。たとえば、ライブラリには、プロジェクトに関係するドキュメントと画像の両方を格納できます。リストまたはライブラリに複数のコンテンツタイプが含まれている場合、次のようになります。

既定では、リストまたはライブラリの [新規] コマンドを使用すると、ユーザーは新しいアイテムを作成するときに、利用可能なすべてのコンテンツタイプから選ぶことができます。コンテンツタイプの所有者は、特定のコンテンツタイプのみを表示するように新しいコマンドを構成できます。
使用可能なすべてのコンテンツタイプに関連付けられた列が表示されます。

サイトのコンテンツタイプギャラリーで、ユーザー設定のコンテンツタイプを定義できます。カスタムコンテンツタイプは、ドキュメントやアイテムなどのコアコンテンツタイプから直接または間接的に派生させる必要があります。サイトで定義されたユーザー設定のコンテンツタイプは、そのサイトおよびそのサイトの下にあるすべてのサイトで使用できます。コンテンツタイプをサイトコレクション全体で幅広く利用できるようにするには、トップレベルサイトのコンテンツタイプギャラリーでコンテンツタイプを定義します。 SharePoint Server 2016では、managed metadata service インスタンスで定義されているコンテンツタイプハブ内にカスタムコンテンツタイプを作成することもできます。コンテンツタイプハブで作成されると、そのコンテンツタイプは、その managed metadata service インスタンスに関連付けられている web アプリケーションの一部である他のサイトコレクションで利用できるようになります。

注: Managed Metadata service と content type hub は SharePoint Foundation 2013では利用できません。

たとえば、特定の契約テンプレートを使用している組織では、サイトコレクションのトップレベルサイトのコンテンツタイプギャラリーで、そのコントラクトのメタデータを定義するコンテンツタイプを作成することができます。これには、契約をレビューして完了するために必要なワークフローが含まれます。その後、契約コンテンツタイプに関連付けられたすべてのドキュメントライブラリに、これらのすべての機能が含まれ、作成者がテンプレートに基づいて新しい契約を作成できるようになります。

SharePoint Server 2016に基づくサイトでは、既定のリストアイテムまたはライブラリアイテム (連絡先、タスク、ドキュメントなど) には、サイトのコンテンツタイプギャラリーに対応するコアコンテンツタイプがあります。コンテンツタイプを計画するときは、これらの主要コンテンツタイプ定義を開始点として使用し、必要に応じて既存のコンテンツタイプに基づく新しいコンテンツタイプを作成することができます。

コンテンツタイプは階層に整理され、1つのコンテンツタイプが他のコンテンツタイプからその特性を継承できるようにします。この継承により、ドキュメントのクラスは組織全体で特性を共有できるようになり、特定のサイトまたはリストに対してこれらの特性をチームがカスタマイズできるようになります。

たとえば、企業内のすべてのユーザーの成果物のドキュメントでは、アカウント番号、プロジェクト番号、プロジェクトマネージャーなどのメタデータのセットが必要になる場合があります。他のすべての顧客成果物のドキュメントタイプを継承するトップレベルの顧客成果物コンテンツタイプを作成することで、アカウント番号やプロジェクト番号などの必要な情報が、組織内のすべてのユーザーの成果物ドキュメントに関連付けられていることを確認します。コンテンツタイプの所有者が、トップレベルの顧客成果物のコンテンツタイプに別の必須列を追加した場合、コンテンツタイプの所有者は、その変更を継承するすべてのコンテンツタイプに適用することができます。これにより、新しい列がすべての顧客の成果物のドキュメントに追加されます。

Office 2016とのプロパティの統合

Microsoft Office systemでは、ユーザーが SharePoint Server 2016 ドキュメント管理サーバーからドキュメントを編集すると、ドキュメントの上部にドキュメント情報パネルが表示されます。ドキュメント情報パネルには、サーバー上のドキュメントのプロパティの編集可能な形式が表示されます。

SharePoint Server 2016 を使用すると、コンテンツタイプのプロパティフォームを簡単にカスタマイズできます。コンテンツタイプを構成する場合は、 InfoPath 2016を開始することができます。これにより、コンテンツタイプのプロパティに基づく既定のプロパティフォームが生成されます。既定のフォームには、カスタムフォームが定義されていない場合に使用する InfoPath 2016 と同じコントロール、レイアウト、スキーマが含まれています。他の InfoPath 2016 フォームと同じように、フォームをカスタマイズして展開することができます。たとえば、会社のロゴ、フォント、配色パターンをフォームに追加することができます。カスタムデータソースに接続する条件ロジックを追加します。ロールに基づいてユーザーが使用できるフォーム機能をデザインします。

[ドキュメント情報パネル] の [プロパティの編集] に加えて、 Word 2016 を使用している作成者は、サーバーで定義されているプロパティをドキュメントに挿入することができます。たとえば、ドキュメントのプロパティにプロジェクトマネージャー名が含まれている場合、この名前はタイトルページ、フッター、またはその名前が文書で使用されている場所に挿入できます。新しいプロジェクトマネージャーがプロジェクトに割り当てられている場合、[プロジェクトマネージャー] プロパティはドキュメント管理サーバーで更新できます。この更新されたプロジェクトマネージャー名は、文書に挿入されたこのプロパティのすべてのインスタンスに反映されます。

コンテンツタイプでのメタデータの使用

メタデータは、コンテンツを分類して分類するために使用されるドキュメントに関する情報です。メタデータは、コンテンツタイプに列として関連付けられています。メタデータは、作成者、件名、対象ユーザー、言語などに関連付けて、ドキュメントに関するコンテキスト情報を提供することができます。プロパティとは異なり、メタデータは列として保存され、インデックスを作成して SharePoint 検索エンジンで検索することができます。

サイトコレクションレベルで追加されたメタデータは、コンテンツタイプに関連付けることができます。コンテンツタイプのメタデータを使うことによって、すべてのコンテンツタイプは、親コンテンツタイプからのメタデータの一部またはすべてをサイトコレクションレベルで継承できます。その他のメタデータは、1つのドキュメントなどの下位レベルで追加することができます。

列テンプレート

コンテンツタイプに関連付けられたメタデータの各アイテムは、情報を格納するリスト内の場所である列です。リストまたはライブラリは、情報の列としてグラフィカルに表示されることがよくあります。ただし、リストに関連付けられているビューに応じて、列は他のフォーム (予定表ディスプレイなど) に表示されることがあります。リストまたはライブラリに関連付けられたフォームでは、列はフィールドとして表示されます。

複数のコンテンツタイプで使用する列を定義できます。これを行うには、列テンプレートギャラリーで作成します。サイトコレクション内の各サイトには、列テンプレートギャラリーがあります。コンテンツタイプの場合と同様に、サイトの列テンプレートギャラリーで定義されている列は、そのサイトとその下にあるすべてのサイトで使用できます。

フォルダーのコンテンツタイプ

フォルダーコンテンツタイプは、リストまたはライブラリ内のフォルダーに関連付けられたメタデータを定義します。リストまたはライブラリにフォルダーコンテンツタイプを適用すると、そのリストまたはライブラリの [新規] コマンドにはフォルダーのコンテンツタイプが含まれます。これにより、ユーザーはその種類のフォルダーを作成できます。

特定のコンテンツタイプのフォルダーでのみ利用可能なリストまたはライブラリのビューを定義できます。この機能は、特定の種類のドキュメントをフォルダーに含める場合に便利です。そのフォルダー内のビューに、そのフォルダーに含まれているドキュメントの種類に関連する列のみが表示されるようにしたい場合に便利です。

SharePoint 製品オブジェクトモデルを使用すると、フォルダーコンテンツタイプの [新規作成] コマンドをカスタマイズして、ユーザーがその種類の新しいフォルダーを作成したときに、サーバーに保存されているテンプレートに基づいて、複数のファイルとドキュメントでそのフォルダーを事前に設定できます。これは、たとえば、1つの成果物ドキュメントに複数のファイルを投稿する必要がある複合ドキュメント型を実装する場合に便利です。

ドキュメントセットは、複数のドキュメントにわたる成果物を管理するために Office 2016 を使用できる SharePoint Server 2016 の機能です。ドキュメントセットは、1つの成果物または作業生産物を管理するために使用される特別な種類のフォルダーであり、複数のドキュメントを複数の場所に含めることができます。ドキュメントセットを作成するには、 SharePoint Server 2016に用意されている拡張テンプレートを使用します。また、ドキュメントセットテンプレートをカスタマイズして、組織に関連する業務製品を表すこともできます。ドキュメントセットにはバージョンコントロールも含まれます。これにより、ライフサイクルのさまざまなポイントでドキュメントセット全体の状態をキャプチャすることができます。ドキュメントセットの詳細については、「ドキュメントセットの計画 (SharePoint Server 2010)」を参照してください。

ドキュメントコンテンツタイプを計画する

ドキュメントのコンテンツタイプの計画の最初のステージでは、[ドキュメントの使用状況(https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873)] ワークシートに記載されている各ドキュメントの種類を確認して、既存のコンテンツタイプがその種類のドキュメントに対して機能するかどうかを確認します。各ドキュメントのコンテンツタイプは、コアドキュメントコンテンツタイプから直接、またはドキュメントコンテンツタイプから派生したコンテンツタイプから、その設定を継承する必要があります。こうすることで、ドキュメントの種類の基本的な列 ([タイトル] や [作成者] など) が表示され、テンプレートをコンテンツタイプに関連付けることができます。コアコンテンツタイプ (ドキュメントなど) が十分である場合は、"ドキュメントの利用状況の分析" ワークシートの [コンテンツタイプ] 列でコンテンツタイプの名前を入力します。

注: サポートされているコアコンテンツタイプには、PDF ファイルは含まれません。

コアコンテンツタイプを変更する方法については、ホワイトペーパー「事前に定義されたコンテンツタイプとサイト列を編集するためのガイダンス(https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922)」をダウンロードしてください。

計画リストコンテンツタイプ

リストコンテンツタイプの要素には、コンテンツタイプに関連付けられたメタデータ列と、そのコンテンツタイプのアイテムに対して実行できるワークフローが含まれます。リストコンテンツタイプを使って、ソリューション固有のリストアイテムの種類を定義します。たとえば、サポート担当者がお客様の技術的な問題を調査して解決する顧客コールセンターソリューションでは、リストコンテンツタイプを使用して、各サポートインシデントのデータを標準化し、ワークフローを使用してインシデントを追跡することができます。

ワークフローを計画する

ワークフローは、 SharePoint Server 2016のドキュメント、web ページ、フォーム、リストアイテムに対するビジネスプロセスを実装します。ライブラリ、リスト、またはコンテンツタイプに関連付けることができます。

ドキュメント管理では、ワークフローを使って、ドキュメントの確認、ドキュメントの承認、廃棄の管理などのドキュメント管理タスクを行うことができるように、ドキュメントをユーザー間でルーティングします。また、カスタムワークフローを使用して、ドキュメントを1つのサイトまたはライブラリから別のサイトまたはライブラリに移動します。たとえば、ドキュメントのアーカイブがスケジュールされているときに、あるサイトから別のサイトにドキュメントをコピーするワークフローを設計できます。

SharePoint Server 2016 には3段階の状態管理ワークフローが含まれています。このワークフローを使用して、3つの状態またはフェーズを通じてアイテムの状態を追跡するビジネスプロセスを管理できます。 SharePoint Server 2016 ドキュメント管理のニーズに対応する次のワークフローも含まれています。

フィードバックを収集する 校閲のためにドキュメントを送信します。
承認承認のためにドキュメントを送信します。多くの場合、それを公開するための前提条件として使用します。
後処理 ドキュメントの有効期限と廃棄を管理します。
署名の収集 ドキュメントを署名用に回覧します。

そのコンテンツタイプが使用されているときにワークフローを利用できるようにする場合は、ワークフローをコンテンツタイプに関連付けます。たとえば、発注書のコンテンツタイプでは、トランザクションが完了する前に、マネージャーによる承認が必要になる場合があります。発注書が開始されたときに承認ワークフローを常に使用できるようにするには、発注書のコンテンツタイプを作成し、それに承認ワークフローを関連付けます。次に、発注書のコンテンツタイプを、発注書が保存されている任意のドキュメントライブラリに追加します。

ドキュメント管理ソリューションのワークフローを計画するには、各ドキュメントのコンテンツタイプを分析し、その種類のコンテンツに対して実行できる必要があるビジネスプロセスを特定します。次に、そのコンテンツで利用できるようにする必要があるワークフローを特定します。

次に示すのは、契約コンテンツタイプのワークフローを分析するサンプルテーブルです。

表: 契約コンテンツタイプのワークフロー

契約プロセス	契約ワークフロー
下書きを確認します。	フィードバックを収集する
上司および法務顧問から承認を得ます。	承認
未解決の問題を解決します。	案件管理
署名を取得します。	署名を収集する