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従業員データから自動的に組織図を作成する

組織図は、従業員や役職、グループ間の関係を表す図面です。

従業員のすべての情報がドキュメント (Excel ワークシートなど) や Exchange Server ディレクトリに含まれている場合は、図形やコネクタを含む図面を Visio で自動的に生成できます。 組織図を自動的に生成しない場合は、外部データ ソースを使わずに作成できます。

組織図ウィザードを開始するには、[ ファイル ] > [ 新規作成 ] をクリックし、[ 組織図 ] カテゴリをクリックして、[ 作成] をクリックします。

Visio 2016 で、[ ファイル ] > [ 新しい > ビジネス > 組織図] をクリックし、[ 作成] をクリックします。

組織図

既存のデータ ソースから自動的に組織図を生成する

テンプレートから組織図を作成するように選択すると、組織図ウィザードが起動します。 ウィザードの最初のページで、[ファイルまたはデータベースに既に保存されている情報を使用する] を選択し、ウィザードに表示される指示に従って操作します。

使用できるデータ ソース

  • Microsoft Excel ワークシート

  • テキスト ファイル

  • Microsoft Exchange Server ディレクトリ

  • ODBC 準拠のデータ ソース

データ ソースに必要な列

データ ソースには、従業員名、一意の識別子、従業員が報告するユーザーの列が必要です。 ウィザードでは、従業員名とレポート先名を含む列 (またはフィールド名) を手動で識別するため、データ ソース内の列名は関係ありません。

  • 従業員名    組織図図形の従業員名の表示形式は、このフィールドでの従業員名の表示と同じ形式になります。

  • 一意のID     すべての従業員名が一意である場合は、この列に従業員名を使用できます。 そうでない場合は、各従業員を一意に識別する値を含む列を使用します。

  • 従業員が報告する相手    このフィールドには、その識別子が名前か ID 番号かに関係なく、各マネージャーの一意の識別子が含まれている必要があります。 organizationグラフの上部にある従業員の場合、このフィールドは空白のままにします。

テキスト ファイルをデータ ソースとして使う場合の例

次のテキストでは、5 つの列と 4 行のコンマ区切りテキスト ファイルの例を示します。最初の行はヘッダー行です。 Visio では、このサンプル テキスト ファイルが生成されます。 組織図ウィザードを起動し、ウィザード を使用して入力した情報を選択し、[ 次へ] をクリックします。 次のページで、[ 区切りテキスト] を選択し、ファイル名を入力して、[ 次へ] をクリックします。 Visio では、このサンプル データをガイドとして含むテキスト エディターが開きます。

名前,報告先,役職,部署,電話番号

Joe Sampleboss、、CEO、エグゼクティブ、x5555
Jane Samplemgr、Joe Sampleboss、Development Manager、Product Development、x6666
John Samplepos,Jane Samplemgr,Software Developer,Product Development,x6667

新しいデータ ファイルから組織図を作成する

別のプログラムのデータがまだなくても、必要な場合は、Visio から適切な形式のサンプル データを Excel またはテキスト エディターで開くことができます。 そのサンプル データを実際のデータに置き換えて、ウィザードの手順を完了すると、組織図が生成されます。

  1. 組織図ウィザードを開始するには、[ ファイル ] > [ 新規作成 ] をクリックし、[ 組織図 ] カテゴリをクリックして、[ 作成] をクリックします。

    Visio 2016 で、[ ファイル ] > [ 新しい > ビジネス > 組織図] をクリックし、[ 作成] をクリックします。

  2. ウィザードの最初のページで、[このウィザードを使って情報を入力する] を選択し、[次へ] をクリックします。

  3. [Excel] または [区切り文字付きテキスト] を選択し、新規作成するファイルの名前を入力して、[次へ] をクリックします。
    [Excel] を選択すると、Microsoft Excel ワークシートが開き、サンプル テキストが表示されます。 [区切り文字付きテキスト] を選択した場合は、メモ帳が開いてサンプル テキストが表示されます。

  4. Excel またはメモ帳が開いたら、サンプル テキストを参考にして入力すべき情報を特定し、これらのテキストに上書きして情報を入力します。 従業員名と報告先の列は必須ですが、その他の列は追加したり削除したりできます。

  5. Excel またはメモ帳を終了し、ウィザードの操作を完了してください。

レイアウトの変更、図形の変更、図の挿入

[組織図] のテンプレートでは、リボンに [組織図] というタブが追加されます。 このタブのツールを使うと、図面の外観を大幅に変更できます。

[レイアウト] と [配置] には、図形のレイアウトと階層を変更するためのツールが含まれています。

図形 ギャラリーを使用して、グラフ内の図形のスタイルを選択します。 [] のツールを使うと、選択した図形に図を挿入したり、プレースホルダーの図を削除し、図形に図を挿入した後の変更もできます。 ウィザードを使用してすべての図形に画像を追加しなかった場合は、今すぐ追加できます。 [ 組織図 ] タブで、[ 複数 > 挿入] をクリックします。 画像はすべて、"Employee Name.FileType" という形式のファイル名を持つ 1 つのフォルダーに存在する必要があります (たとえば、Jonathan Foster.jpg (名前はデータ ソース内の名前と正確に一致する必要があります)。

[組織データ] には、ウィザードを使って外部ソースのデータをインポートするためのツール、組織データを Excel またはテキスト ファイルにエクスポートするためのツール、図面のデータを外部データ ソースと比較するためのツールが含まれています。

チーム枠または仮想従属関係を使用してチームを表示する

組織図を作成した後で、仮想チームの関係を反映するために情報の配置を変更することができます。 関連する図形を近くに移動した後、仮想直属関係を表すコネクタを追加して 2 次的な職位を表します。 または [チーム枠] を使用して仮想チームを強調します。 [図形] ウィンドウから [チーム枠] の図形を図面ページにドラッグし、上下左右のサイズ変更ハンドルを使用して、仮想チームに個人が含まれるようにします。

チーム枠

外部データ ソースを使用する組織図を更新する

組織の構造の変更を反映するには、組織図のデータを更新するか、組織図を手動で更新することができます。

  • [データ]、[外部データ]、[すべて更新] の順にクリックします。

新しいデータが、組織図を作成したときのデータと完全に一致しない場合、個人を手動で移動させる必要があります。

新しい組織図がある場合、Visio を使用して旧組織図と比較することで、変更された内容がわかります。

  1. 組織図の新しいバージョンまたは旧バージョンのいずれかを開きます。

  2. [組織図]、[組織データ]、[比較] の順にクリックします。 [組織データの比較] ボックスで、比較するバージョンを確認します。

  3. [比較方法] で、開いている組織図のバージョンに応じて状況を選択します。

  4. [レポートの種類] で、目的のオプションを選択します。

  5. [OK] をクリックします。

これで目的の組織図が思うように更新されない場合は、組織図を再構築する必要があります。

さらに詳しく

サンプル組織図 Visio テンプレートと図を検索する

関連項目

Visio Web アプリで組織図を作成する

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