新しいデータベースを作成する

この記事の内容

• 概要

• テンプレートを使用してデータベースを作成する

• テンプレートを使用せずにデータベースを作成する

• 別のソースから Access テーブルにデータをコピーする

• 別のソースからデータをインポート、追加、またはリンクする

• アプリケーション パーツを追加する

• 既存の Access データベースを開く

概要

最初に Access を起動したとき、または Access を閉じずにデータベースを閉じると、Microsoft Office Backstage ビューが表示されます。

Backstage ビューは、新しいデータベースを作成し、既存のデータベースを開き、 Office.com から注目のコンテンツを表示する開始点です。Access を使用してデータベース ファイルまたはデータベースの外部に対して実行できるあらゆる操作をデータベース内で行うことができます。

テンプレートを使用してデータベースを作成する

Access には、そのまままたは出発点として使用できるさまざまなテンプレートが付属しています。 テンプレートは、特定のタスクを実行するために必要なすべてのテーブル、クエリ、フォーム、マクロ、レポートを含むすぐに使用できるデータベースです。 たとえば、問題の追跡、連絡先の管理、経費の記録に使用できるテンプレートがあります。 一部のテンプレートには、その使用を示すために役立ついくつかのサンプル レコードが含まれています。

これらのテンプレートのいずれかがニーズに合う場合は、通常、それを使用することがデータベースを開始する最も速い方法です。 ただし、Access にインポートするデータが別のプログラムにある場合は、テンプレートを使用せずにデータベースを作成することをお勧めします。 テンプレートにはデータ構造が既に定義されており、既存のデータをテンプレートの構造に適応させるために多くの作業が必要になる場合があります。

1. データベースを開いている場合は、[ ファイル ] タブの [ 閉じる] をクリックします。 Backstage ビューに [ 新規 ] タブが表示されます。

2. [ 新しい ] タブにはいくつかのテンプレート セットが用意されており、その一部は Access に組み込まれています。 Office.comから追加のテンプレートをダウンロードできます。 詳細については、この記事の次のセクションを参照してください。

3. 使用するテンプレートを選択します。

4. [ファイル名] ボックスにデータベースのファイル 名 が表示されます。必要に応じて、ファイル名を変更できます。 ファイル名ボックスの下に表示されるフォルダーとは別のフォルダーにデータベースを保存するには、[ ] をクリックし、保存するフォルダーを参照して、[OK] をクリック します。 必要に応じて、データベースを作成して SharePoint サイトにリンクできます。

5. [Create] (作成) をクリックします。

   選択したテンプレートからデータベースが作成され、データベースが開きます。 多くのテンプレートでは、データの入力を開始できるフォームが表示されます。 テンプレートにサンプル データが含まれている場合は、レコード セレクター (レコードの左側にある網掛けボックスまたはバー) をクリックし、次の操作を行って、各レコードを削除できます。

   [ホーム] タブの [レコード] グループで、[削除] をクリックします。

6. データの入力を開始するには、フォームの最初の空のセルをクリックして入力を開始します。 ナビゲーション ウィンドウ を使用して、使用する可能性がある他のフォームまたはレポートを参照します。 一部のテンプレートには、さまざまなデータベース オブジェクト間を移動できるナビゲーション フォームが含まれています。

テンプレートの操作の詳細については、「テンプレートを 使用して Access デスクトップ データベースを作成する」を参照してください。

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テンプレートを使用せずにデータベースを作成する

テンプレートの使用に関心がない場合は、独自のテーブル、フォーム、レポート、およびその他のデータベース オブジェクトを作成してデータベースを作成できます。 ほとんどの場合、これには次のいずれかまたは両方が含まれます。

• 新しいデータベースの作成時に作成されたテーブルにデータを入力、貼り付け、またはインポートし、[作成] タブの [テーブル] コマンドを使用して、作成した新しいテーブルでプロセスを繰り返します。

• 他のソースからデータをインポートし、そのプロセスで新しいテーブルを作成する。

別のソースから Access テーブルにデータをコピーする

現在、Excel などの別のプログラムにデータが格納されている場合は、コピーして Access テーブルに貼り付けることができます。 一般に、これは、データが Excel ワークシート内にあるように、既に列に分割されている場合に最適です。 データがワープロ プログラムにある場合は、タブを使用してデータの列を区切るか、データをコピーする前にワープロ プログラムのテーブルにデータを変換することをお勧めします。 データに編集や操作が必要な場合 (たとえば、完全な名前を姓と名に区切るなど)、データをコピーする前に、特に Access に慣れていない場合は、これを行う必要があります。

空のテーブルにデータを貼り付けると、Access によって、検索されるデータの種類に応じて各フィールドのデータ型が設定されます。 たとえば、貼り付けたフィールドに日付値以外の値が含まれている場合、Access はそのフィールドに Date/Time データ型を適用します。 貼り付けたフィールドに "はい" と "no" という単語のみが含まれている場合、Access は Yes/No データ型をフィールドに適用します。

貼り付けたデータの最初の行で見つかった内容に応じて、フィールドに名前が付けられます。 貼り付けたデータの最初の行の型が後続の行と似ている場合、Access は最初の行がデータの一部であると判断し、フィールドのジェネリック名 (F1、F2 など) を割り当てます。 貼り付けたデータの最初の行が後続の行と似ていなければ、最初の行がフィールド名で構成されていることが Access によって判断されます。 アクセスはそれに応じてフィールドに名前を付け、データの最初の行は含まれません。

Access で汎用フィールド名が割り当てられている場合は、混乱を避けるために、できるだけ早くフィールドの名前を変更する必要があります。 次の手順で行います。

1. Ctrl キーを押しながら S キーを押してテーブルを保存します。

2. データシート ビューで、各列見出しをダブルクリックし、各列の説明フィールド名を入力します。

3. テーブルをもう一度保存します。

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別のソースからデータをインポート、追加、またはリンクする

別のプログラムに格納されているデータがあり、そのデータを新しいテーブルにインポートするか、Access の既存のテーブルに追加したい場合があります。 または、他のプログラムにデータを保持しているユーザーと連携し、それにリンクして Access でデータを操作することもできます。 どちらの方法でも、Access を使用すると、他のソースのデータを簡単に操作できます。 Excel ワークシート、別の Access データベース内のテーブル、SharePoint リスト、またはその他のさまざまなソースからデータをインポートできます。 使用するプロセスはソースによって若干異なりますが、次の手順を開始します。

1. [アクセス] の [ 外部データ ] タブの [& リンクのインポート ] グループで、[ 新しいデータ ソース] を選択し、インポートするファイルの種類のコマンドを選択します。

   たとえば、Excel ワークシートからデータをインポートする場合は、[ 新しいデータ ソース ] > [ファイルから > Excel] をクリック します。

   注:  [& リンクのインポート] グループに正しい形式の種類が見つからない場合は、そのデータを Access にインポートする前に、最初にデータを作成したプログラムを開始し、そのプログラムを使用して共通のファイル形式 ( 区切りテキスト ファイルなど) でデータを保存する必要がある場合があります。

2. [ 外部データの取得 ] ダイアログ ボックスで、[ 参照 ] をクリックしてソース データ ファイルを検索するか、[ ファイル名 ] ボックスにソース データ ファイルの完全なパスを入力します。

3. [ 現在のデータベースにデータを格納する方法と場所を指定する] で、必要なオプション (すべてのプログラムをインポートでき、一部は追加またはリンク可能) をクリックします。 インポートされたデータを使用する新しいテーブルを作成するか、(一部のプログラムで) 既存のテーブルにデータを追加するか、ソース プログラム内のデータへのリンクを保持するリンクテーブルを作成できます。

4. ウィザードが起動する場合は、ウィザードの次のいくつかのページの指示に従います。 ウィザードの最後のページで、[完了] をクリックします。

   Access データベースからオブジェクトをインポートするか、テーブルをリンクすると、[ オブジェクトのインポート ] ダイアログ ボックスまたは [ テーブルのリンク ] ダイアログ ボックスが表示されます。 目的の項目を選択し、[OK] をクリック します。

   正確なプロセスは、データのインポート、追加、またはリンクを選択するかどうかによって異なります。

5. 完了したインポート操作の詳細を保存するかどうかを確認するメッセージが表示されます。 今後、この同じインポート操作を再度実行すると思われる場合は、[ インポート手順の保存] をクリックし、詳細を入力します。 その後、[外部データ] タブの [インポート & リンク] グループで [保存されたインポート] をクリックすると、後で簡単に操作を繰り返すことができます。 操作の詳細を保存しない場合は、[ 閉じる] をクリックします。

テーブルのインポートを選択した場合、Access は新しいテーブルにデータをインポートし、ナビゲーション ウィンドウの [テーブル ] グループの下にテーブルを表示します。 既存のテーブルにデータを追加する場合は、そのテーブルにデータが追加されます。 データへのリンクを選択した場合、Access はナビゲーション ウィンドウの [テーブル ] グループの下にリンクされたテーブルを作成します。

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アプリケーション パーツを追加する

アプリケーション パーツを使用して、既存のデータベースに機能を追加できます。 アプリケーション パーツは、1 つのテーブルと同じくらい単純にすることも、テーブルやバインドされたフォームなど、いくつかの関連オブジェクトを構成することもできます。

たとえば、Comments アプリケーション パーツは、AutoNumber ID フィールド、日付フィールド、メモ フィールドを含むテーブルで構成されます。 任意のデータベースに追加し、そのまま使用することも、最小限のカスタマイズで使用することもできます。

1. アプリケーション パーツを追加するデータベースを開きます。

2. [作成] タブをクリックします。

3. [テンプレート] グループ で 、[ アプリケーション パーツ] をクリックします。 使用可能なパーツの一覧が開きます。

4. 追加するアプリケーション パーツをクリックします。

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既存の Access データベースを開く

1. [ファイル] タブの [開く] をクリックします。

2. [ 開く ] ダイアログ ボックスで、開くデータベースを参照します。

3. 次のいずれかの操作を行います。

   • データベースをダブルクリックして、[ アクセス オプション] ダイアログ ボックスで指定された既定のモード、または管理ポリシーによって設定されたモードでデータベースを開きます。

   • [ 開く ] をクリックして、ユーザーと他のユーザーがデータベースの読み取りと書き込みを行えるように、マルチユーザー環境で共有アクセス用のデータベースを開きます。

   • [ 開く ] ボタンの横にある矢印をクリックし、[ 読み取り専用を開く ] をクリックして読み取り専用アクセス用のデータベースを開き、表示できますが編集できないようにします。 他のユーザーは引き続きデータベースの読み取りと書き込みを行うことができます。

   • [ 開く ] ボタンの横にある矢印をクリックし、[排他的に開く] をクリックして 、排他 アクセスを使用してデータベースを開きます。 排他的アクセス権を持つデータベースを開いている場合、データベースを開こうとする他のユーザーは、"ファイルが既に使用されています" というメッセージを受け取ります。

   • [ 開く ] ボタンの横にある矢印をクリックし、[ 排他的読み取り専用を開く ] をクリックして、読み取り専用アクセス用のデータベースを開きます。 他のユーザーは引き続きデータベースを開くことができますが、読み取り専用モードに制限されています。