顧客、タスク、予定、または投稿を含む外部リストをMicrosoft Outlook 2013で接続できます。 データが連絡先情報の場合は (顧客など)、電話をかけたり、メール メッセージを送信したり、会議出席依頼を送信できます。
更新するデータが顧客に関連する連絡先情報である場合は、顧客に電話をかけ、電子メール メッセージを送信し、会議出席依頼を行うことができます。 TE102606426 の変更内容は、外部データ ソースに自動的に同期されます。 Outlook 2013 で行われた変更は、外部データ ソースと自動的に同期されます。 外部データ ソースに加えられた変更は Outlook 2013 のアイテムと同期されますが、更新操作が必要になる場合があります。
詳細については、「外部データに関する情報を探す」を参照してください。
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始める前に
外部データを使うには、データに安全にアクセスできるよう、いくつかの必須タスクを実行する必要があります。 後続の手順を計画するには、次に示す情報が役に立ちます。 また、外部データを使うときに問題が発生した場合にも、この情報で問題を特定できます。 外部データにアクセスするには、ユーザーまたは管理者は次の手順を行う必要があります。
一般的な必須タスク
外部データ ソースを準備する 管理者は、適切なユーザーがデータにアクセスでき、データが間違った手に入らないように、アカウントを作成し、データ ソースにアクセス許可を与える必要がある場合があります。 外部データベースでは、特定のテーブル、ビュー、クエリなどを作成して、結果を必要なものだけに制限し、パフォーマンスの向上に役立てることもできます。
SharePoint サービスとアカウントを構成する 管理者は、Business Data Connectivity Services と Secure Store Services をアクティブにする必要があります。
Secure Store Services の構成 管理者は、外部データ ソースに最適なアクセス モードを決定し、ターゲット アプリケーションを作成し、ターゲット アプリケーションの資格情報を設定する必要があります。
ビジネス データ接続サービスの構成 管理者は、外部コンテンツ タイプを作成するユーザーが Business Data Connectivity メタデータ ストアに対するアクセス許可を持ち、適切なユーザーが外部リストの基になっている外部コンテンツ タイプにアクセスできることを確認する必要があります。
外部コンテンツ タイプを作成する ユーザーは、接続、アクセス、操作方法、列、フィルター、および外部データ ソースからデータを取得するために使用されるその他のメタデータに関する情報を含む外部コンテンツ タイプを定義する必要があります。
外部リストを作成する ユーザーは、必要に応じて、外部コンテンツ タイプと外部リストの 1 つ以上のビューに基づいて外部リストを作成する必要があります。
Office 製品を使用する準備ができていることを確認する外部データを Office 製品と同期するには、Windows 7 以降と次のフリー ソフトウェア製品 (SQL Server Compact 4.0、.NET Framework 4、WCF Data Services 5.0 for OData V3 が必要です (必要に応じて、ソフトウェアのダウンロードが自動的に求められます)。 このオプションにより、Business Connectivity Services Client Runtime がインストールされます。 これは、外部データのキャッシュと同期、ビジネス データと外部コンテンツ タイプのマッピング、Office 製品での外部アイテム ピッカーの表示を行うほか、Office 製品内でカスタム ソリューションを実行します。
Outlook 固有の必須タスク
外部リストのオフライン同期機能をアクティブ化 するファームとサイトの機能である 外部リストのオフライン同期もアクティブである必要があります。 この機能は既定ではファーム レベルでアクティブですが、サイト レベルでは既定ではアクティブではありません。
Outlook でサポートされる外部コンテンツ タイプを作成する 外部コンテンツ タイプを作成する場合、ユーザーは オフライン同期サポート オプションを有効にし、[ Office アイテムの種類 ] フィールドを [連絡先]、[ 予定]、[ タスク]、または [ 投稿] のいずれかに設定する必要があります。
対応するフィールドをマップする ユーザーは、1 つ以上の外部コンテンツ タイプ フィールドをそれぞれの Outlook フィールドにマップする必要があります。
顧客などの外部コンテンツ タイプを Outlook アイテムタイプ (連絡先など) にマップする場合は、外部コンテンツ タイプの個々のフィールド (顧客名、顧客の姓、顧客住所、顧客電話番号など) を、連絡先の FirstName などのそれぞれの Outlook アイテムタイプフィールドに明示的にマップする必要があります。 LastName、BusinessAddress、BusinessPhone。
対応するすべてのフィールドをマップする必要はありません。マップする必要がある必須のフィールドは次のとおりです。
| Outlook アイテムの種類 | Outlook アイテムのフィールド |
|---|---|
| 連絡先 | 姓 |
| タスク | 件名 |
| 予定 | Start、End、Subject |
| 投稿 | 件名 |
マップされないフィールドについては、その数に応じて、次のように拡張されたプロパティとして表示されます。
- 結合 Outlook フォームの既定のページの下部にあるフォーム領域に追加されます (フィールドが 2 ～ 5 個の場合)。
- 別 Outlook フォームに新しいページとして追加されました (6 つ以上のフィールド)。
外部コンテンツ タイプが Outlook アイテムの種類に直接対応しない場合は、フィールドを Outlook の投稿アイテム (最も汎用的な種類のアイテム) にマップできます。
外部リストを Outlook 2013 に接続する
- 外部リストを含む SharePoint サイトに移動します。
- [リスト]> [Outlook に接続] をクリックします。
- 必要に応じて、Outlook 2013 が開き、ナビゲーション ウィンドウに SharePoint 外部リスト と呼ばれる新しい Outlook データ ファイル (BCSStorage.pst) が作成され、 <Site> - <External List> という名前のフォルダーが作成されます。
ヒント
既定では、データは 6 時間ごとに自動的に更新されますが、この間隔は変更できます。 外部データ ソースの現在のデータが表示されていることを確認するには、フォルダーを右クリックし、[ 今すぐ同期] をクリックします。
注
既定では、Outlook 2013 には、外部コンテンツ タイプの作成者によってそれぞれの Outlook フィールドに明示的にマップされたフィールドのみが表示されます。 マップされているかどうかに関係なく外部リストのすべてのフィールドを表示するには、次の操作を行います。
- フォームで 1 つのアイテムを開きます ([ 連絡先 ] タブの [表示 ] グループで、[ <name> 詳細] をクリックします)。
- Outlook でカスタム ビューを作成し、外部リストのすべてのフィールドを含めます。
フィールドの表示とカスタム ビューの作成について詳しくは、Outlook のヘルプをご覧ください。