Project Web App でタスクの作業時間を反映することは重要ですが、より一般的な方法で物事の進捗状況についてプロジェクト マネージャーに連絡を取ることも同様に重要です。
この記事では、次の内容を説明します。
時間とタスクの進捗状況、およびその違い
Project Web App でタスクの進捗状況を報告する方法について説明する前に、時間とタスクの進捗状況の違いを明確にしておくことが重要です。
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時間は、特定のタスクの作業に費やした実際の時間数です。
タイムシートにこの時間を入力することによって、稼働日の間にさまざまなことに費やした時間を取り込みます。 |
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タスクの進捗状況は、タスクで完了した作業 (達成率) と、タスクの完了前に実行すべき残りの作業量 (残存作業時間) などを示す包括的な用語です。 |
タスクの進捗状況を提出すると、タスクの進行状況についてどのように考えているかを全体的に示すことができます。
例を見てみましょう。
この例では、40 時間の予定のタスクに割り当てられています。
このタスクについて、月曜日に 8 時間、火曜日に 4 時間、水曜日に 8 時間で合計 20 時間を費やしました。
| 月 | 火 | 水 | 木 | 金 | 合計 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 実績 | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| 計画 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
タイムシートに入力する 時間 です。
それでは、 タスクの進捗の 観点から行った作業を見てみましょう。
タスクの 40 時間のうち 20 時間を費やしていますが、50% 完了しているとは思えないかもしれません。
たとえば、前倒しで 75% の完了、または、遅れて 25% の完了と考えられる場合などがあります。
40 時間のうちの 20 時間はこのように表示されます。
ただし、このようにスケジュールより進んでいる可能性があります。
または、このようにスケジュールより遅れている可能性があります。
推定 完了率を伝えると、これがタスクの進捗状況です。 タスクで残っていると推定される時間数 (残存作業時間) を伝えることも、タスクの進捗状況と見なされます。
この例で引き続き説明すると、40 時間の作業予定時間のうち 20 時間を完了しても、タスクの完了には 20 時間以上の作業が残っていると思われるかもしれません。 残存作業時間の見積りをプロジェクト マネージャーに送信することで、タスクの進捗状況を伝えることになります。
このようなプロセスが必要な理由
タイムシートと同様に、 タスクの進捗状況のレポートは、率直に言って、あなたに関するものではありません。 これは、プロジェクト自体がスケジュールどおりに予算内で進められていることを確認するものです。
何らかの理由で、作業中のタスクに予想以上に時間がかかる場合は、プロジェクト マネージャーがプロジェクト全体が脱線しないように、将来的に 物事を再配置できる場合があります 。
自分の業務について最大限努力しても、予定どおりにはいかない場合もあります。 優れたプロジェクト マネージャーはみなこれを理解しているので、タスクの進捗状況が予定どおりにいかなくても心配しないでください。 率直に進捗状況を共有し、自分の担当業務をこなしてプロジェクトが予定どおり進むようにしてください。
タスクの進捗状況を入力する場所
これには少し注意が必要です。 タスクの進捗状況を入力するように Project Web App を設定するには、2 つの方法があります。
時間とタスクの進捗状況の個別のビュー。 organization がこの方法で Project Web App を設定している場合、チーム メンバーはタイムシート ビューで時間を入力して送信し、タスク ビューでタスクの進捗状況を入力します。
- 時間: タイムシート ビューに時間単位で入力
- タスクの進捗状況: タスク ビューの達成率 + タスク ビューの残存作業時間として入力
時間とタスクの進捗状況を組み合わせた 1 つのビュー。 organization がこの方法で Project Web App を設定している場合、チーム メンバーはタイムシート ビューで時間とタスクの進捗状況の両方を記録できます。 この場合、タスクの進捗状況は達成率ではなく作業時間と残存作業時間で示されます。
- 時間: タイムシート ビューに時間単位で入力
- タスクの進捗状況: タイムシート ビューの残存作業時間として入力
この “ビューの組み合わせ” 方式 (管理者の間では “単一入力モード” と呼ばれる場合があります) では 2 箇所に記録する必要はありませんが、より一般的な意味 (“このタスクの 25% を完了” など) で達成率を報告できなくなります。 このため、長所と短所があります。 最終的にはチーム メンバーとして組織の選択に従うことになりますが、背景の詳細を知っておくと役立つ場合があります。
作業に関するコメントの追加
タスクの進捗状況を伝えるもう 1 つの方法は、プロジェクト マネージャーに更新を送信するときにコメントを追加することです。 場合によっては、作業が予定より長くかかる理由を説明する必要がある場合があります ("残り作業を 20 時間追加したのは...")、その週に行った作業についてもう少し詳細を説明する必要がある場合があります ("火曜日にその作業に 6 時間を費やしました...")
コメントを追加するには、タイムシートやタスクの進捗を送信する前に、リボンの [提出のコメント] チェックボックスをオンにします。変更内容がプロジェクト マネージャーに送信される前に、コメント ボックスに入力できるようになります。