SharePoint Server で文書やフォルダーを共有する

職場または学校用の OneDrive に格納するドキュメントとフォルダーは、共有を決定するまで非公開です。 同様に、サイト ライブラリでは、このサイトにアクセス権を持たないユーザーとの、ドキュメントやフォルダーの共有が必要になることもあります。 ドキュメントやフォルダーを共有するときには、他のユーザーがドキュメントを編集できるようにするのか、表示だけ可能にするのかを決定できます。

ドキュメントまたはフォルダーを共有する

1. 職場または学校用の OneDrive、または共有するドキュメントまたはフォルダーがあるサイト ライブラリに移動します。
2. 目的のドキュメントまたはフォルダーの隣にある省略記号 (...) を選択し、ドキュメントの吹き出しを開いて、[共有] を選択します。
   
3. [ 共有 ] ダイアログ ボックスに、ドキュメントまたはフォルダーを共有するユーザーの名前またはメール アドレスを入力します。
4. ドキュメントまたはフォルダーが共有されているすべてのユーザーのアクセス許可設定を選択します。
   
5. 必要であれば、メールで招待者全員に送信するメッセージを入力できます。 このメールには、共有ドキュメントへのリンクが含まれています。
6. 準備ができたら、[送信] を選択します。 共有されているドキュメントまたはフォルダーを通知するすべての受信者に、含まれているメッセージと共に通知が送信されます。 

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よく寄せられる質問

• ドキュメントまたはフォルダーへの共有可能なリンクを作成操作方法。
• 自分の組織のすべてのユーザーとドキュメントやフォルダーを共有する方法
• 自分が全員と共有したドキュメントやフォルダーを、ほかのユーザーが見つける方法
• ドキュメントやフォルダーの共有相手を確認する方法
• ドキュメントやフォルダーの共有を止める方法

ドキュメントまたはフォルダーへの共有可能なリンクを作成操作方法。

 職場または学校用の OneDrive では、他のユーザーに提供できる共有可能なリンクを作成できます。

• [ 共有 ] ダイアログ ボックスを開き、アクセス許可を設定した後 ( 「ドキュメントまたはフォルダーを共有する」を参照)、[ リンクのコピー] を選択します。 既定の設定では、organization内のすべてのユーザーが、設定したアクセス許可を持つドキュメントまたはフォルダーにアクセスできるようになります。 

  

• リンク設定にアクセスするには、[リンクのコピー] の右側にある設定アイコンを選択します。 

  

• [リンクの設定] で、リンクが機能するユーザーを選択し、アクセス許可レベルを変更し、リンクの有効期限を設定できます。 

  

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自分の組織のすべてのユーザーとドキュメントを共有する方法

職場または学校向け OneDrive では、すべてのユーザーとドキュメントを共有する 2 つの方法があります。

• [共有] ダイアログ ボックスを使用します。 上で説明した手順と同じ手順に従って ドキュメントまたはフォルダーを共有しますが、名前フィールドに「 Everyone 」と入力します。
  
• "Shared with Everyone" フォルダー (または同じような名前のフォルダー) を作成し、ドキュメントを作成するときにそのフォルダーにドキュメントを配置します。 フォルダーを作成するには、[ + 新規>新しいフォルダー] をクリックします。 フォルダーは、作成後に他のユーザーと共有できます。
  

[共有] ダイアログ ボックスでは、"外部ユーザーを除くすべてのユーザー" を選択できます。 組織で外部との共有が許可されている場合は、"すべてのユーザー" との共有を許可すると、自分、または組織内のほかのユーザーによって、以前にゲストとしてドキュメントの共有に招待されたことのある組織外のユーザーが含まれます。

自分用にプロビジョニングされた Shared with Everyone フォルダーがある場合は、アクセス許可の設定を変更しない限り、または OneDrive for Work または School が 2014 年 6 月より前に作成されていない限り、すべてのユーザーが [Shared with Everyone] フォルダーに配置したドキュメントを編集する権限を取得します。 職場または学校用の OneDrive がその日付より前に作成された場合は、[全員と共有] フォルダーが表示専用のアクセス許可で開始されました。 権限設定は、この記事の前半で説明した、フォルダー共有の手順に従っていつでも変更できます。

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自分が全員と共有したドキュメントを、ほかのユーザーが見つける方法

すべてのユーザーと共有するドキュメントは、職場または学校向け OneDrive の [自分と共有] ビューには表示されません。 なぜでしょうか。 組織の規模によっては、全員と共有されるドキュメントが数百件にも及ぶ場合があります。 また、招待付きのメールを組織の全員に送信したくないということも考えられます。

そこで、これらのドキュメントは次の方法で見つけることができます。

• メールで直接送信するリンクをクリックする。
  ドキュメントの右側にある elipsis (...) を選択し、[ リンクのコピー] を選択すると、ドキュメントの Web URL を生成または取得できます。
  
  この URL をコピーして、通知したいユーザー宛てのメールに貼り付けます。

• ページの上部にある [検索 ] ボックスを使用します。
  この例では、Adele Vance が キーワード (keyword) "International marketing" を検索して、organizationで彼女と共有されている関連ドキュメントを検索します。

  

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ドキュメントの共有相手を確認する方法

1. 目的のドキュメントの横にある 省略記号 (...) を選択し、[ アクセスの管理] を選択します。
   ドキュメントを共有しているユーザーの名前、アクセス権を持つユーザーの数、およびアクセス許可が一覧表示されます。 リストをスクロールしてすべての名前を表示したり、検索フィールドを使用して特定のユーザーを見つけたりすることができます。 
   
    

   ヒント

   作業中のライブラリに [共有 ] 列がある場合は、テキストを選択して [ アクセスの管理 ] ダイアログ ボックスを開くことができます。

   

2. 共有しているグループが [グループ] タブに表示されます。一覧の上部にある [グループ] タブを選択すると、ドキュメントとそのアクセス許可にアクセスできるすべてのグループがorganizationに表示されます。
   

3. ドキュメントに共有可能なリンクが生成されている場合は、[リンク] タブの下に表示されます。一覧の上部にある [ リンク ] タブを選択すると、ドキュメントに対して生成されたすべてのリンク、アクセス権を持つユーザー、およびアクセス許可のレベルが表示されます。 

   

ドキュメントやフォルダーの共有を止める方法

ドキュメントやフォルダーを個人専用に戻すには、共有を停止します。

個人またはグループとの共有を停止するには:

1. [アクセスの管理] ダイアログ ボックスにアクセスします (アクセス方法については、「操作方法ドキュメントを共有しているユーザーを確認する」を参照してください)。

2. [ アクセスの管理 ] ダイアログ ボックスで、共有を停止するユーザーのアクセス許可を選択します。

3. アクセス許可の一覧から [ 直接アクセスの削除] を選択します。 

   

共有リンクを非アクティブ化するには:

1. [アクセスの管理] ダイアログ ボックスにアクセスします (アクセス方法については、「操作方法ドキュメントを共有しているユーザーを確認する」を参照してください)。

2. [ アクセスの管理 ] ダイアログ ボックスで、[ リンク ] タブを選択します。

3. [リンクの削除] アイコンを選択してリンクを削除します。 

   

4. 確認を求められたら 、[削除] を選択します。

すべての共有を停止するには:

1. [アクセスの管理] ダイアログ ボックスにアクセスします (アクセス方法については、「操作方法ドキュメントを共有しているユーザーを確認する」を参照してください)。

2. [ アクセスの管理 ] ダイアログ ボックスで、[ 共有の停止] を選択します。

   

3. 確認を求められたら、[ 共有の停止] を選択します。

   注

   [ 共有の停止 ] を選択すると、選択したドキュメントまたはファイル (個人、グループを含む) のすべての共有が削除され、生成された共有リンクが非アクティブになります。 

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