プロジェクトを管理する最初の手順の 1 つは、プロジェクトを完了するタスクを追加することです。 タスク リストには、完了する必要がある作業のチェックリストのような単純なものや、開始日と終了日、他のタスクとの関係、その他の関連タスク情報など、より複雑なものにすることもできます。 単純なタスク チェックリストとタスクのスケジュールされたリストの両方がサイトで同じリストを使用するため、単純なチェックリストから始めて、後でタスクに詳細を追加して、スケジュールされたタスク リストを作成できます。
タスクの簡単なチェックリストを追加する
プロジェクト計画を始めたばかりの場合、またはこのプロジェクトが特に複雑であるとは予想されていない場合は、プロジェクトを効果的に管理するには、タスクの簡単なチェックリストで十分な場合があります。 チェックリストには、プロジェクトのタスクの期日や、プロジェクト チーム メンバーへの割り当てが含まれる場合があります。
タスクの単純なチェックリストを追加するには:
- サイトのサイド リンク バーで、[ タスク] をクリックします。
- [ タスク] ページで、[ 編集] をクリックします。
- [ タスク名 ] 列に、プロジェクトで完了する必要がある各タスクの名前を入力します。 タスクを追加した後、 Enter キーを押して次の行に移動します。
ヒント
すでにリストされている 2 つのタスクの間に新しいタスクを追加しますか? 既存のタスクのチェック ボックスの左側にあるスペースをクリックし、Ins キーを押します。 選択した既存のタスクの上に新しい行が追加されます。 [タスク] タブの [階層] グループの [挿入] をクリックすることもできます。
[ 期限 ] 列で、リスト内の各タスクを完了する日付を入力するか選択します。 タスクを完了する必要があるタイミングがわからない場合は、そのタスクのこの列を空白のままにします。
[ 割り当て先] 列で、リスト内の各タスクに取り組む各ユーザーの名前を入力または選択します。
ヒント
ベスト プラクティスは、各タスクに 1 人だけを割り当てることです。 複数のユーザーを割り当てる必要がある場合、タスクを完了としてマークする際に問題が発生する可能性があります。 Ann がタスクの作業を終えたら、[マイ タスク] ページでタスクを完了としてチェックするのが理にかなっています。 ただし、これにより、Ann だけでなく、割り当てられたすべてのユーザーのタスクが完了したものとしてマークされます。 タスクの他の誰かにはまだやるべき作業があるかもしれません。 1 つのタスクに複数の人を割り当てる必要がある場合は、名前をセミコロン (;) で区切ることができます。
タスクの単純なチェックリストの追加が完了したら、[ 停止] をクリックします。
タスクのシンプルなチェックリストを追加するもう 1 つの簡単な方法は、Excel ワークシートからリストを貼り付けることです。 ワークシートで使用する列が [ タスク] ページに表示される列と一致していれば、タスク リスト内をクリックしてワークシート データを貼り付けることができます。 可能な場合、名前は [割り当て先 ] 列のアカウントとペアになります。
プロジェクトで作業するときに、タスクの完了時に各タスク名の横にあるチェック ボックスをオンにすることができます。
簡単なチェックリストのタスクをより細かく制御する必要がある場合は、次のセクションの手順を使用してタスクに詳細を追加し、より堅牢なスケジュール リストを作成できます。
タスクのスケジュールされたリストを追加する
プロジェクトがやや複雑な場合は、タスクのスケジュールされたリストを使用すると、より管理しやすい方法で作業を追跡できます。
タスクのスケジュールされたリストを追加するには:
サイトのサイド リンク バーで、[ タスク] をクリックします。
「 タスク」 ページで、「 新しいタスク」をクリックします。 または、リボンの [タスク] タブで [新しい項目] をクリックします。
注
最初にタスクの簡単なチェックリストを作成していたが、プロジェクトが少し複雑になった場合は、既存のタスクに詳細を簡単に追加できます。 タスクを選択するには、タスクのチェック ボックスの左側にあるスペースをクリックし、リボンの [タスク] タブの [アイテムの編集] をクリックします。 これによりタスクが開き、より詳細なスケジューリングを追加できます。
[ タスク名 ] ボックスにタスクの名前を入力します。
[ 開始日 ] ボックスと [ 期限 ] ボックスで、タスクの開始日と終了日を入力するか選択します。 これらの日付のいずれかがわからない場合は、この情報は今のところ除外してください。 後でいつでも戻って、タスクを編集して情報を追加できます。
[ 割り当て先 ] ボックスに、タスクで作業するユーザーの名前または電子メール アドレスを入力します。
ヒント
ベスト プラクティスは、各タスクに 1 人だけを割り当てることです。 複数のユーザーを割り当てる必要がある場合、タスクを完了としてマークする際に問題が発生する可能性があります。 Ann がタスクの作業を終えたら、[マイ タスク] ページでタスクを完了としてチェックするのが理にかなっています。 ただし、これにより、Ann だけでなく、割り当てられたすべてのユーザーのタスクが完了したものとしてマークされます。 タスクの他の誰かにはまだやるべき作業があるかもしれません。 1 つのタスクに複数の人を割り当てる必要がある場合は、名前をセミコロン (;) で区切ることができます。
タスクの作業が既に始まっている場合は、[ 達成率] ボックスにパーセンテージを入力して、おおよその完了した作業量と残存作業量を示します。
ヒント
これは、プロジェクトのチーム メンバーが定期的に更新するのに最適なフィールドです。 プロジェクトの作業の進捗状況や、プロジェクトが予定どおりに完了するよう順調に進んでいるかどうかを把握するのに役立ちます。
関連する作業の詳細を指定する場合は、[ 説明] ボックスにタスクの簡単な説明を入力します。 これは、プロジェクトを理解しようとしているエグゼクティブやその他の利害関係者に役立つ場合があります。
[ 先行タスク ] の横にあるボックスやボタンを使用して、現在のタスクを開始する前に完了する必要があるプロジェクトのタスクを示します。
たとえば、"プレス リリースの発行" というタスクを作成するとします。これは、"プレス リリースの作成" タスクが完了するまで開始できないとします。 左側のボックスから [プレス リリースの作成] タスクを選択し、[ 追加 ] をクリックして右側のボックスに移動します。 これは、"プレス リリースの作成" タスクが "プレス リリースの発行" タスクの前身 (つまり前行) であることを示しています。[ 優先度] リストから適切な優先度レベルを選択します。
「 タスクステータス」 リストから適切なステータスレベルを選択します。
ヒント
これも、プロジェクト チームのメンバーが定期的に更新する際に役立つフィールドです。 作業の詰まり、スケジュールの遅延、その他の重要なスケジュールの問題を常に把握するのに役立ちます。
[保存] をクリックします。
タスク リストを操作する
タスクのリストを操作すると、期限が赤で表示されているタスクは遅れます。 タスクの横にあるチェック ボックスをオンにして、遅れたタスクを完了としてマークすると、期限が赤色のテキストで表示されなくなります。
また、リストの上にある表示リンクをクリックして、タスク リストの異なるビューを切り替えることもできます。 [すべてのタスク]、[Calendar]、[完了済み]、[ガント チャート]、[遅れたタスク]、[マイ タスク]、[今後のタスク] から選択するか、既存のビューを変更するか、タスク リストの独自のビューを作成できます。 使用するビューがタスク リストの上に表示されない場合は、ビュー リンクの横にある [クリックして 追加オプション (...)] をクリックし、使用するビューを選びます。 独自のビューの作成の詳細については、「 リストまたはライブラリのビューを作成、変更、または削除する」を参照してください。
プロジェクトに詳細なタスクを追加した後、次の操作を行うことができます。