発行承認のワークフローの操作

適用先
SharePoint Server 2013 Enterprise

発行承認のワークフローは、レビューと承認のために案件の専門家と利害関係者にコンテンツを自動的に回覧する点で他の SharePoint ワークフローと似ています。 発行承認のワークフローは、新規および更新済みの Web ページの発行が細かく管理される発行サイト専用にデザインされていることが他のワークフローとは異なります。 これらの種類のサイトでは、ワークフロー内のすべての承認者によって承認されるまで新しいコンテンツは発行できません。

この記事では、既に発行サイトがあることを前提としています。 そのサイトは、Publishing Site with Workflow サイト テンプレートに基づいている必要があります。 発行サイトの構築の詳細については、「 SharePoint 発行サイトの構築」を参照してください。

注

この記事は、SharePoint 2010 ワークフロー プラットフォームにのみ適用されます。 2 つの SharePoint ワークフロー プラットフォームの詳細については、「 2 つの SharePoint ワークフロー プラットフォーム」を参照してください。

この記事の内容

発行承認ワークフローを使用する

発行サイトを作成すると、発行承認ワークフローは既定で有効になっています。 このワークフローは、Web ページを自動的にルーティングし、レビュー タスクを割り当てて進行状況を追跡し、必要に応じてリマインダーと通知を承認者に送信します。 ワークフロー イベントの履歴が完了後 60 日間保持される中央のステータス ページから、ワークフロー アクティビティを監視および調整できます。

リスト、ライブラリ、またはコンテンツ タイプに他の承認ワークフローを使用したことがある場合は、承認者を割り当て、ワークフロー内でコンテンツの変更と拒否を処理する方法を決定できる関連付けおよび開始フォームに精通しているかもしれません。 公開承認ワークフローでは、これらのオプションは使用できません。 承認者は 承認者グループによって制御され、そのグループのメンバーのみが承認プロセスに参加できます。 承認者グループを編集してメンバーを追加または削除できますが、そのためにはサイト所有者のアクセス許可が必要です。

承認のためにページを送信する

  1. 承認のために送信する発行サイトのページに移動します。
  2. [公開] タブで、[ 送信] をクリックします。
  3. [要求] に、各承認者が受け取るメールのテキストを入力します。 (ワークフローが電子メール通知とリマインダーを送信するには、サイトで Email を有効にする必要があります。メールが有効になっているかどうかわからない場合は、SharePoint 管理者にチェックしてください。)
  4. [すべてのタスクの期限] で、日付選択を使用して、すべての承認を完了する必要がある日付を選択します。
  5. [タスクあたりの期間] で、承認ワークフローの各タスクに割り当てる日数、週数、または月数を指定します。 たとえば、手順 5 で指定された期限まで 3 週間あり、ワークフローに 3 人の承認者がある場合、承認者ごとに 1 週間を割り当てることができます。
  6. 期間の単位で、期間を日、週、または月のいずれで測定するかを指定します。
  7. CC で、ワークフローの開始時と終了時に通知を受ける各ユーザーの電子メール アドレスを入力します。 ここにリストされているユーザーには、ワークフローの一部としてタスクが割り当てられることはありません。
  8. [開始] をクリックします。
    ワークフロー画面の画像

承認を取り消す

承認ワークフローが開始されると、[送信] ボタンが [承認のキャンセル] に変わります。 承認ワークフローをキャンセルすると、ページは下書き状態のままになり、サイト訪問者には表示されません。 承認者リストの People と CC によって識別されたユーザーには、キャンセルのメールが通知されます。 承認ワークフローを取り消すには:

  1. [ 公開 ] タブをクリックします。
  2. [発行] グループで、[ 承認のキャンセル] をクリックします。
    承認の取り消しボタンを示すリボン

承認状態を確認する

承認ワークフローを通過するページのステータスは、承認がキャンセルまたは完了した後でも、いつでもチェックできます。 状態をチェックするには:

  1. [ 公開 ] タブをクリックします。
  2. [ワークフロー] グループで、[ 状態] をクリックします。
    承認状態ボタンを示すリボン

ページの先頭へ

サイト コレクションに発行承認ワークフローを追加する

組み込みの発行承認ワークフローは、サイト コレクションを公開するために使用できないことに気付いたかもしれません。公開サイトでのみサポートされています。 発行サイト コレクションで承認を発行するには、カスタム ワークフローを使用することをお勧めします。 開始するには、「 SharePoint 2013 ワークフローの概要」を参照してください。

発行承認ワークフローをカスタマイズまたは作成する

SharePoint 公開承認ワークフローがニーズを完全に満たしていないことがわかった場合は、カスタマイズするか、独自に作成できます。 手順については、「 SharePoint 2013 ワークフローの概要」を参照してください。

ページの先頭へ