スタッフのシフトをスケジュールする

概念イメージ

Microsoft Teams には、スタッフのスケジュール管理のニーズに対応するシフトアプリが含まれています。

シフトを使用して、チームのスケジュールを作成、管理、更新します。必要に応じて、チームメンバーを追加し、シフトを割り当て、空きシフトを追加してスケジュールのギャップを埋めます。

スケジュールを発行すると、チームメンバーは簡単に自分のシフトの追跡、チームのシフトの確認、休暇のリクエスト、空きシフトのリクエスト、入れ替え、シフトのオファーが行えます。

何を学習しますか?

シフトでスケジュールを作成する方法
スケジュールにシフトを追加する方法
スケジュールの公開方法

必要なもの

Microsoft Teams
10 分

1. Shifts でスケジュールを作成する

チームのスケジュールを作成して設定します。

スケジュールを作成するには、チーム所有者である必要があります。 Shifts では、Teams の各チームに対して 1 つのスケジュールが割り当てられ、所有者である任意のチームのスケジュールを作成して管理できます。

Teams デスクトップまたは Web の左側にある [ シフト ] を選択して開きます。 [シフト] が表示されない場合は、[その他のアプリを表示] 、アプリのリストでシフトを見つけます。
チームのスケジュールを作成します。
1. シフトの左上隅にある [スケジュールの選択または作成] を選択し、新しいスケジュールを選択します。
2. スケジュールを作成するチームの横にある [ 作成 ] を選択します。
3. チームの場所のタイムゾーンを設定し、最寄りの都市を選択してから 、[確認] を選択します。
スケジュールにスケジュールグループを追加します。グループは、役割や部署など、チーム内の共通の特性に基づいて、スケジュール内のユーザーを整理します。
グループを追加するには:
1. [ グループの追加] を選択します。
2. [その他のオプション] 名前の変更グループに名前を付け、[保存] を選択します。
  
  ヒント
  
  名前は Teams のチャットやチャネル投稿の @mentions で使用できるため、認識しやすい名前を選んでください。
各グループにチームメンバーを追加します。
1. 目的のグループの横にある [ ユーザーの追加] を選択します。
2. ユーザーの名前またはメールアドレスを入力し、一覧から名前を選択して、[ 追加] を選択します。
3. 必要に応じて、人の追加を続行します。完了したら、[閉じる] を選びます。
[ 設定 ] タブに移動します。ここから、スケジュールオプションを定義し、チームが使用できるようにするシフト機能を選択します。

各設定の詳細については、「シフトでチームのスケジュールの設定を構成する」を参照してください。

簡単なサポートが必要な場合は? Shifts でスケジュールを作成する方法について説明します。

2. スケジュールにシフトを追加する

グループとスケジュール設定を設定したので、スケジュールを入力する準備が整いました。チームメンバーにシフトを割り当て、必要に応じて各グループに空きシフトを追加します。

チームメンバーにシフトを割り当てる

シフトを割り当てるユーザーの行に移動します。
目的の日付の下で、[その他のオプション] か>シフトを追加するか、空のシフトをダブルクリックします。
シフトの情報を入力し、[ 保存] を選択します。

空きシフトをスケジュールに追加する

空きシフトとは、誰にも割り当てられていないシフトのことです。各スケジュールグループには、ユーザーが要求する空き シフトを追加できる空きシフト 行があります。

空き シフトを追加するグループの [空きシフト ] 行に移動します。
目的の日付の下で、[その他のオプション] か>空きシフトを追加、または空のシフトをダブルクリックします。
シフトの情報を入力し、[ 保存] を選択します。

簡単なサポートが必要な場合は? Shifts のスケジュールにシフトを追加する方法の詳細について説明します。

3. スケジュールを公開する

スケジュールを共有 (公開) すると、チームがスケジュールを利用できるようになります。

新しいスケジュールを作成する場合でも、既存のスケジュールを更新する場合でも、チームメンバーが変更を表示できるようにするには、スケジュールを共有する必要があります。共有されると、チームメンバーは自分のシフトとチームのシフトをスケジュールで確認できます。

スケジュールの右上隅にある [チームと共有*] を選択します。
[ チームと共有] ダイアログで、表示されている時間枠が共有する期間であることを確認します。
影響を受けるチームメンバーに通知するかどうか (割り当てられたシフトの場合)、グループメンバーをスケジュールするかどうか (空きシフトの場合) を決定します。
- チームメンバーやスケジュールグループメンバーに通知することを選択した場合、それらのメンバーは Teams アクティビティフィードで通知を受け取ります。
- [ 通知しない] を選択した場合、誰も通知を受け取れません。
[共有] を選択します。