Word 2000 でフォームレターを作成する差し込み印刷を使用する方法

この資料の Word 2002 のバージョンを参照してください。
294683。
Microsoft Word 97 版のこの資料には、次を参照してください。
141922。

この作業では

概要
- 差し込み印刷とは何ですか。
参照
- その他のリソース
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概要

この資料では、どのような差し込み印刷は、Microsoft Word で、定型書簡を作成する基本的な差し込み印刷を実行する方法について説明します。

詳細については、他の種類のデータ、および問題を解決する方法の他の種類とマージして、差し込み印刷を実行するには、この資料の関連記事の「記事の一覧を確認します。

この資料で使用する用語については、この資料の用語集」を参照してください。

差し込み印刷とは何ですか。

差し込み印刷は、Word の機能です。差し込み印刷 (名前のデータベース) とお客様のアドレスなどの変数の情報を定型書簡) などの定型的な情報を結合できます。この方法はほぼ同じドキュメントを持つことができます: ドキュメントの内容は、すべてのお客様にさらに各ドキュメントは、データベース内の特定の個人にカスタマイズされています。

差し込み印刷を次の 3 つの主要なコンポーネントがあります。

定型情報を含むメイン文書: テキストとグラフィック。メイン文書に差し込み後の文書の書式も決定します。たとえば、定型書簡、封筒、またはラベルにします。
変数情報を含むデータソース: 名前、住所などのリストです。
定型テキストと変数の情報の組み合わせを含む差し込み印刷した文書です。

メイン文書には、定型テキストと差し込み印刷した文書のすべてのバージョンに必要なグラフィックスが含まれています。メインの文書では、特別な手順については、差し込み印刷フィールドと呼ばれる変数の情報を表示する場所を指定するを挿入します。メイン文書をデータソース内の情報をマージするときに変数の情報には、個別化された情報を使用して差し込み印刷フィールドが置き換えられます。定型テキストと変数の情報の組み合わせが含まれている差し込み印刷文書になります。

データソースには、ドキュメントのバージョンごとに変化する情報 (名前、住所、および電話番号) などが含まれています。ほとんどの場合、Word 文書に、データを格納することができます。ただし、Word では、他の形式も認識します。たとえば、データソースには、Microsoft Excel のワークシート、Microsoft Access データベース、または変数のコンマ区切り (CSV) ファイルができます。

データソースは、ヘッダー行 (ヘッダーレコードとも呼ばれます) とデータのレコードを設定します。ヘッダー行は、データソースの最初の項目です。変数の情報を識別するフィールド名が含まれています。データレコードには、個別化された情報が含まれています。各データレコードは、変数ごとにある情報の量によって、1 つまたは複数のフィールドで構成されています。この一連の情報は、1 つのデータレコードが構成できます。

差し込み印刷の処理には、次の 4 つの主な手順があります。

開くか、メイン文書を作成します。
開くか、データソースを作成します。
メイン文書を編集します。
差し込み印刷を実行します。

次の手順では、定型書簡を作成、データソースに接続、フォーマット、およびドキュメントをマージする方法を示します。差し込み印刷の封筒またはラベルを作成する手順は似ています。詳細についてに記載されている適切な資料を参照してください、
この資料の関連記事のセクションです。

手順 1: 開くか、メイン文書を作成します。

使用する定型テキストを含むドキュメントがあれば、それを開きます。または、新しい定型書簡を作成する空白の文書が現在表示されていない場合は、[標準] ツールバーの [新規] をクリックします。
[ツール] メニューの [差し込み印刷] をクリックします。
[差し込み印刷ヘルパー ] ダイアログボックスの [メイン文書] 領域で [作成] をクリックします。
[定型書簡] をクリックします。

メイン文書の作業中のウィンドウを使用するか、新しいメイン文書を作成するように求められます。作業中のウィンドウをクリックします。作業中の文書では、差し込み印刷のメイン文書になります。

Word は、差し込み印刷ヘルパーを返します。
移動手順 2: 開くか、データソースを作成します。

手順 2: 開くか、データソースを作成します。

開くまたは、差し込み印刷ヘルパーを使用してデータソースを作成することについては変数の特定のセットを使用して、差し込み印刷でを指定します。メイン文書をデータソースにアタッチするのにには、次の方法のいずれかの方法を使用します。

方法 1: 名前とアドレスを初めて入力する場合

新しいデータベースを作成するには、以下の手順を実行します。

[差し込み印刷ヘルパー ] ダイアログボックスの [データソース] 領域で、データの取り込みをクリックします。
データソースを作成する] をクリックします。

データソースの作成] ダイアログボックスが表示されます。このダイアログボックスで、データソースに含めるフィールド名を指定できます。見出し行にフィールド名] ボックスには、定型書簡、宛名ラベル、封筒などに頻繁に使用されるフィールド名が一覧表示されます。選択する必要がないフィールドは、一度に 1 つずつクリックし、フィールド名の削除削除することができます。新しいフィールド名を作成する場合は、フィールド名] ボックスに新しいフィールド名を入力し、[フィールド名の追加] をクリックします。

新しいフィールドを作成して、必要のないフィールドの削除が完了したら、[ OK] をクリックします。
[名前を付けて保存] ダイアログボックスが表示されます。ファイル名] ボックスで、データソースを提供する名を入力し、[保存] をクリックします。
データソースの編集] または [メイン文書を設定するダイアログボックスが表示されたら、データソースの編集] をクリックします。
データフォーム] ダイアログボックスが表示されたら、フォームに情報を入力します。特定のフィールドの情報がない場合、ボックスを空白のままにします。既定では、Word は、データフォームに空白のエントリは、差し込み印刷は影響を受けていないため、空白のフィールドをスキップします。各フォーム内の情報のセットは、1 つのデータレコードが構成します。
レコードの情報を入力すると、新規追加の次のレコードに移動するをクリックします。
すべてのデータを追加した後は、メイン文書に戻るには[ok]をクリックします。

差し込み印刷] ツールバーに注目してください。
メイン文書を保存します。

この時点でメイン文書を保存するときも、データソースを保存してメイン文書に添付すること。
移動手順 3: メイン文書を編集するです。

方法 2: 既存のデータソースを使用している場合

既存のデータソースを使用するには、以下の手順を実行します。

[差し込み印刷ヘルパー ] ダイアログボックスで、データの取り込みをクリックします。
[データソースを開く] をクリックします。
データソースを開く] ダイアログボックスで、使用する変数情報が含まれているファイルを選択し、[し、[開く] をクリックします。

注: ファイルの一覧で、データソースが見つからない場合は、適切なドライブとフォルダーを選択します。必要に応じて、 [ファイルの種類] ボックスで適切なオプションを選択します。ファイルを選択し、[開く] をクリックします。

Word には、次のメッセージが表示されます。

メイン文書に差し込み印刷フィールドが見つかりません。メイン文書に差し込みフィールドを挿入するメイン文書の編集] ボタンを選択します。
メイン文書に戻るには、メイン文書の編集] をクリックします。

差し込み印刷] ツールバーに注目してください。
メイン文書を保存します。この時点でメイン文書を保存するときも、データソースを保存してメイン文書に添付すること。
移動手順 3: メイン文書を編集するです。

手順 3: メイン文書を編集します。

手順 1 では、既存のドキュメントを開くか、新規に作成するを選択しました。手順 1 で行った選択に基づいて、次のいずれかを使用します。

方法 1: 既存のドキュメントを使用している場合

データソースから情報を挿入する] をクリックします。
差し込み印刷] ツールバーで、[差し込みフィールドの挿入] をクリックし、[差し込み印刷フィールドを使用する] をクリックします。

注: 2 つの差し込みフィールドの間または差し込みフィールドの後、スペースや句読点を入力するかどうかを確認します。フォーマットすることもできます (太字や斜体の書式を適用)、差し込み印刷フィールドは、通常のテキストの場合と同様です。
文書に追加する差し込み印刷フィールドごとに手順 1 および 2 を繰り返します。
メイン文書の編集が終了したら、[ファイル] メニューの [保存] または [名前を付けて保存をクリックします。ファイルの名前を指定し、保存] をクリックします。
移動手順 4: 差し込み印刷を実行するです。

方法 2: 新しいメイン文書を使用している場合

入力するか、テキストや、レターにする画像を追加します。
データソースから情報を挿入する場所が表示されるたびに [差し込み印刷] ツールバーの [差し込みフィールドの挿入] をクリックしを使用する差し込み印刷フィールドをクリックします。

注: 2 つの差し込みフィールドの間または差し込みフィールドの後、スペースや句読点を入力するかどうかを確認します。フォーマットすることもできます (太字や斜体の書式を適用)、差し込み印刷フィールドは、通常のテキストの場合と同様です。
メイン文書の編集が終了したら、[ファイル] メニューの [保存] または [名前を付けて保存をクリックします。ファイルの名前を指定し、保存] をクリックします。
移動手順 4: 差し込み印刷を実行するです。

手順 4: 差し込み印刷を実行します。

[ツール] メニューの [差し込み印刷] をクリックします。
ドキュメントを使用してデータを差し込み印刷をには、[差し込み] をクリックします。
差し込み] ダイアログボックス差し込み印刷ををクリックし、差し込み印刷した文書が画面に表示する新しい文書を選択します。差し込み印刷文書を印刷するには、[ファイル] メニューの印刷をクリックします。

注:差し込み先] ボックスで、画面に表示せず、差し込み印刷文書をプリンターに送信する場合にプリンターを選択します。
[マージ] をクリックします。

用語集

定型。各定型書簡、宛名ラベル、封筒、またはカタログ内で重複する一般的な情報です。

データフィールドです。データソース内の情報のカテゴリです。データフィールドは、データソース内の情報の 1 つの列に対応します。各データフィールドの名前は、データソースの最初の行 (ヘッダー行) に表示されます。「郵便番号」や「氏名」は、データフィールド名の例を示します。

データレコードです。データソースに関連する情報の完全なセットです。データレコードは、データソース内の情報の 1 つの行に対応します。クライアントのメーリングリストに 1 つのクライアントに関するすべての情報は、データレコードの例です。

データソース。データソースは、差し込み印刷した文書の各コピーが変化するデータを含むファイルです。たとえば、データソースでは、名前と定型書簡の各受信者のアドレスを含めることができます。

区切られています。テキストファイルのデータフィールドが含まれる区切られた (または区切り) を段落記号で区切られたタブ文字またはコンマ (,) とデータレコードです。

ヘッダー行です。最初の行 (またはレコード) で差し込み印刷データソースです。ヘッダー行には、データソース内の情報のカテゴリのフィールド名が含まれています。「名前」や「市町村」などヘッダー行は、ヘッダーファイルという別のドキュメントにも格納できます。

メイン文書です。テキストとグラフィックは、差し込み印刷文書の各バージョンで同じが含まれている文書の差し込み印刷操作でなど、戻り値のアドレスと、定型書簡の本文です。

差し込み印刷フィールド。メイン文書に挿入するプレースホルダーです。差し込み印刷フィールドは、データソースから特定の情報を挿入する位置を Word に指示します。たとえば、「東京」など、"市区町村」データフィールドに格納されている市区町村名を挿入する差し込み印刷フィールド「市」を挿入します。

差し込み印刷した文書。メイン文書にデータソースからデータをマージすることによって作成される文書です。

Word 2000 でフォームレターを作成する差し込み印刷を使用する方法

この作業では

概要

差し込み印刷とは何ですか。

手順 1: 開くか、メイン文書を作成します。

手順 2: 開くか、データソースを作成します。

方法 1: 名前とアドレスを初めて入力する場合

方法 2: 既存のデータソースを使用している場合

手順 3: メイン文書を編集します。

方法 1: 既存のドキュメントを使用している場合

方法 2: 新しいメイン文書を使用している場合

手順 4: 差し込み印刷を実行します。

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手順 3: メイン文書を編集します。

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