Excel에서 Access로 데이터 이동

이 문서에서는 Microsoft Excel을 사용 하 고 Access를 함께 사용할 수 있도록 Excel 데이터를 이동 하 여 관계형 테이블로 데이터에 액세스 하 고 변환 하는 방법을 설명 합니다. 요약 하자면, 데이터를 캡처, 저장, 쿼리 및 공유 하는 데 가장 적합 하며 Excel은 데이터를 계산, 분석 및 시각화 하는 데 가장 적합 합니다.

Access 또는 excel을 사용 하 여 데이터를 관리 하 고 excel에서 access를 사용 하는 10 가지 이유를 설명 하 고, 특정 작업에 가장 적합 한 프로그램과 excel 및 Access를 함께 사용 하 여 실용적인 솔루션을 만드는 방법에 대해 알아보세요.

Excel에서 Access로 데이터를 이동 하면 프로세스에 대 한 세 가지 기본 단계가 있습니다.

기본 3단계

참고: Access의 데이터 모델링과 관계에 대 한 자세한 내용은 데이터베이스 디자인의 기초를 참조 하세요.

1 단계: Access로 Excel에서 데이터 가져오기

데이터 가져오기는 데이터를 준비 하 고 정리 하는 데 시간이 오래 걸리는 경우 더욱 원활 하 게 진행할 수 있는 작업입니다. 데이터 가져오기는 새 집으로 이동 하는 것과 같습니다. 이동 하기 전에 possessions를 정리 하 고 구성 하는 경우 새 집으로 정하기 하는 것이 훨씬 쉬워졌습니다.

가져오기 전에 데이터 정리

Excel에서 Access로 데이터를 가져오기 전에 다음을 수행 하는 것이 좋습니다.

  • 비 원자 데이터 (즉, 한 셀의 여러 값)가 포함 된 셀을 여러 열로 변환 합니다. 예를 들어 "c # 프로그래밍," "VBA 프로그래밍" 및 "웹 디자인"과 같이 여러 기술 값이 포함 된 "Skills" 열의 셀은 하나의 기술 값만 포함 하는 별도 열로 분류 되어야 합니다.

  • TRIM 명령을 사용 하 여 선행, 후행 및 여러 개의 포함 된 공백을 제거 합니다.

  • 인쇄할 문자가 아닌 문자를 제거 합니다.

  • 맞춤법 및 문장 부호 오류를 찾아 수정 합니다.

  • 중복 행 또는 중복 된 필드를 제거 합니다.

  • 데이터 열에 특히 텍스트 또는 숫자로 서식이 지정 된 날짜 형식의 숫자와 혼합 서식이 포함 되어 있지 않은지 확인 합니다.

자세한 내용은 다음 Excel 도움말 항목을 참조 하세요.

참고: 데이터 정리 요구 사항이 복잡 하거나 프로세스를 자동화 하는 시간이 나 리소스가 없다면 타사 공급 업체를 사용 하는 것이 좋을 수 있습니다. 자세한 내용을 보려면 웹 브라우저에서 자주 사용 하는 검색 엔진을 사용 하 여 "데이터 정리 소프트웨어" 또는 "데이터 품질"을 검색 하세요.

가져올 때 가장 적합 한 데이터 형식 선택

Access에서 가져오기 작업을 수행 하는 동안 수동 개입을 요구 하는 변환 오류를 몇 개 수신할 수 있도록 적절 한 옵션을 선택 하 게 됩니다. 다음 표에는 Excel에서 Access로 데이터를 가져올 때 Excel 숫자 서식 및 Access 데이터 형식이 변환 되는 방법이 요약 되어 있으며, 스프레드시트 가져오기 마법사에서 선택 하는 가장 좋은 데이터 형식에 대 한 몇 가지 팁을 제공 합니다.

Excel 숫자 서식

Access 데이터 형식

메모

모범 사례

텍스트

텍스트, 메모

Access 텍스트 데이터 형식에는 최대 255 자의 영숫자 데이터가 저장 됩니다. Access 메모 데이터 형식에는 최대 65535 자의 영숫자 데이터가 저장 됩니다.

데이터를 잘라내지 않으려면 메모 를 선택 합니다.

숫자, 백분율, 분수, 과학적

number

Access에는 필드 크기 속성 (Byte, Integer, Long 정수, 1, 2, 10 진수)에 따라 달라 지는 하나의 숫자 데이터 형식이 있습니다.

데이터 변환 오류가 발생 하지 않도록 하려면 Double 을 선택 합니다.

Date

날짜

Access와 Excel 모두 날짜를 저장 하는 데 같은 일련의 날짜 번호를 사용 합니다. Access에서 날짜 범위는-657434 (1 월 1 일, 100 A.D.)에서 2958465 (9999 년 12 월 31 일)로 증가 합니다.

Access는 1904 date 시스템 (Macintosh 용 Excel에서 사용 됨)을 인식 하지 못하기 때문에 Excel 또는 Access에서 날짜를 변환 해야 혼동을 피할 수 있습니다.

자세한 내용은 날짜 시스템, 형식 또는 두 자리 연도 해석 변경Excel 통합 문서의 데이터 가져오기 또는 연결을 참조 하세요.

날짜를 선택 합니다.

Time

시간

Access와 Excel 모두 동일한 데이터 형식을 사용 하 여 시간 값을 저장 합니다.

시간(일반적으로 기본값)을 선택 합니다.

통화, 회계

통화

Access에서 통화 데이터 형식은 데이터를 정밀도가 4 자리인 8 바이트 숫자로 저장 하며 재무 데이터를 저장 하 고 값의 반올림을 방지 하는 데 사용 됩니다.

기본적으로 통화를 선택 합니다.

부울

예/아니요

Access에서는 모든 예 값에 대해-1을, 모든 아니요 값에 대해 0을 사용 하는 반면, Excel에서는 모든 TRUE 값에 대해 1을 사용 하 고 모든 FALSE 값에 대해 0

기본 값을 자동으로 변환 하는 예/아니요를 선택 합니다.

하이퍼링크

하이퍼링크

Excel의 하이퍼링크와 Access에는 클릭 하 여 팔 로우 할 수 있는 URL 이나 웹 주소가 포함 되어 있습니다.

하이퍼링크를 선택 하면 Access에서 기본적으로 텍스트 데이터 형식을 사용할 수 있습니다.

데이터가 Access에 있으면 Excel 데이터를 삭제할 수 있습니다. 원본 Excel 통합 문서를 삭제 하기 전에 먼저 백업 하는 것을 잊지 마세요.

자세한 내용은 Access 도움말 항목 Excel 통합 문서의 데이터 가져오기 또는 연결을 참고 하세요.

손쉬운 방법으로 데이터를 자동으로 추가

일반적으로 Excel 사용자는 같은 열의 데이터를 하나의 큰 워크시트에 추가 하는 문제가 발생 합니다. 예를 들어 Excel에서 시작 된 자산 추적 솔루션을 사용 하는 경우, 이제 많은 작업 그룹과 부서의 파일을 포함할 수 있습니다. 이 데이터는 서로 다른 워크시트와 통합 문서에 있거나 다른 시스템의 데이터 피드 인 텍스트 파일에 있을 수 있습니다. Excel에서 유사한 데이터를 추가 하는 방법은 사용자 인터페이스 명령이 없으며, 쉽게 할 수 있습니다.

최상의 해결 방법은 스프레드시트 가져오기 마법사를 사용 하 여 데이터를 쉽게 가져와 한 테이블에 추가할 수 있는 Access를 사용 하는 것입니다. 또한 테이블 하나에 많은 양의 데이터를 추가할 수 있습니다. 가져오기 작업을 저장 하 고, 예정 된 Microsoft Outlook 작업으로 추가 하 고, 매크로를 사용 하 여 프로세스를 자동화할 수 있습니다.

2 단계: 테이블 분석 마법사를 사용 하 여 데이터 정규화

처음에는 데이터를 정규화 하는 과정을 단계별로 진행 하는 것이 어렵게 보일 수 있습니다. 다행히도 Access에서 테이블을 정규화 하는 과정은 테이블 분석 마법사의 덕분에 훨씬 쉽습니다.

테이블 분석 마법사

1. 선택한 열을 새 테이블로 끌어 자동으로 관계 만들기

2. 단추 명령을 사용 하 여 테이블 이름 바꾸기, 기본 키 추가, 기존 열을 기본 키로 설정, 마지막 작업 실행 취소

이 마법사를 사용 하 여 다음을 수행할 수 있습니다.

  • 테이블을 작은 테이블 집합으로 변환 하 고 테이블 간에 기본 및 외래 키 관계를 자동으로 만듭니다.

  • 고유 값이 포함 된 기존 필드에 기본 키를 추가 하거나 일련 번호 데이터 형식을 사용 하는 새 ID 필드를 만듭니다.

  • 자동으로 관계를 만들어 연속 업데이트를 사용 하 여 참조 무결성을 유지 합니다. 실수로 데이터를 삭제 하는 것을 방지 하기 위해 연속 삭제는 자동으로 추가 되지 않지만 나중에 계단식 삭제를 쉽게 추가할 수 있습니다.

  • 새 테이블에서 중복 데이터 (예: 서로 다른 두 개의 전화 번호가 있는 같은 고객)를 검색 하 여 원하는 대로 업데이트 합니다.

  • 원본 테이블을 백업 하 고 이름에 "_OLD"를 추가 하 여 이름을 바꿉니다. 그런 다음 원래 테이블을 기반으로 하는 기존 폼 이나 보고서가 새 테이블 구조에서 작동 하도록 원본 테이블을 다시 구성 하는 쿼리를 만듭니다.

자세한 내용은 테이블 분석 마법사를 사용 하 여 데이터 표준화를 참조 하세요.

3 단계: Excel에서 데이터에 액세스 하기 위한 연결

Access에서 데이터를 정규화 하 고 원래 데이터를 다시 만드는 쿼리 또는 테이블을 만든 후에는 Excel의 Access 데이터에 연결 하는 것이 매우 중요 합니다. 데이터는 이제 외부 데이터 원본으로 액세스 되므로 데이터 연결을 통해 통합 문서에 연결 될 수 있으며,이는 외부 데이터 원본 찾기, 로그온 및 액세스에 사용 되는 정보의 컨테이너입니다. 연결 정보는 통합 문서에 저장 되며 ODC (Office 데이터 연결) 파일 (.odc 확장명) 또는 데이터 원본 이름 파일 (dsn 확장명) 등의 연결 파일에 저장할 수도 있습니다. 외부 데이터에 연결한 후 Access에서 데이터가 업데이트 될 때마다 Excel 통합 문서를 자동으로 새로 고침 (또는 업데이트) 할 수도 있습니다.

자세한 내용은 외부 데이터 원본에서 데이터 가져오기 (파워 쿼리)를 참조 하세요.

Access로 데이터 가져오기

이 섹션에서는 데이터를 정규화 하는 다음 단계를 안내 합니다. 판매원 및 주소 열의 값을 최대 원자 조각으로 나누고 관련 주제를 자체 테이블로 분리 하 고 Excel에서 해당 표를 복사 하 여 붙여 넣습니다. Access에서는 새로 만든 Access 테이블 간의 키 관계를 만들고 Access에서 간단한 쿼리를 만들고 실행 하 여 정보를 반환 합니다.

정규화 되지 않은 형식의 예제 데이터

다음 워크시트에는 판매원 열과 주소 열에 비 원자 값이 포함 되어 있습니다. 두 열 모두 별개의 열로 분할 되어야 합니다. 이 워크시트에는 영업 직원, 제품, 고객, 주문에 대 한 정보도 포함 되어 있습니다. 또한이 정보는 제목별로 별도의 테이블로 분할 되어야 합니다.

판매원

주문 ID

주문 날짜

제품 ID

수량

가격

고객 이름

주소

전화

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

동남 상사 ㈜

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

동남 상사 ㈜

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

씨, 김영희

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 컬럼비아 Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

씨, 김영희

2350

3/4/09

F-198

6

$5.25

Adventure Works

1025 컬럼비아 Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

씨, 김영희

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 컬럼비아 Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, 승

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

극동 무역

2302 Harvard Ave 수원, WA 98227

425-555-0222

Hance, 승

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 컬럼비아 Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, 승

2352

3/5/09

D-4420

3

$7.25

Adventure Works

1025 컬럼비아 Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, 리드

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

동남 상사 ㈜

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, 리드

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

동남 상사 ㈜

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

가장 작은 부분에 대 한 정보: 원자성 데이터

이 예제에서 데이터 작업 Excel의 텍스트 나누기 명령을 사용 하 여 셀의 "원자" 부분 (예: 주소, 구/군/시, 주, 우편 번호)을 불연속 열로 분리할 수 있습니다.

다음 표에서는 모든 값을 원자 단위로 만들기 위해 분할 된 다음 같은 워크시트에 있는 새 열을 보여 줍니다. 판매원 열의 정보는 성과 이름 열로 나뉘어 있고 주소 열의 정보는 주소, 구/군/시, 시/도, 우편 번호 열로 분할 되어 있음을 참고 하세요. 이 데이터는 "최초 기본 폼"에 있습니다.

이름

이름

 

도로명 주소

도시

시/도

우편번호

Li

Yale

2302 Harvard Ave

수원

WA

98227

김영희

1025 컬럼비아 원

성대

WA

98234

Hance

김병재

2302 Harvard Ave

수원

WA

98227

Koch

리드

7007 Cornell St Redmond

레드몬드

WA

98199

Excel에서 구조화 된 제목으로 데이터 나누기

팔 로우 하는 여러 예제 데이터 표는 판매원, 제품, 고객, 주문에 대 한 테이블로 분할 된 후 Excel 워크시트에서 동일한 정보를 보여 줍니다. 테이블 디자인은 최종본이 아니지만 올바른 트랙에 있습니다.

판매원 테이블에는 판매 담당자에 대 한 정보만 포함 됩니다. 각 레코드에는 고유 ID (판매원 ID)가 있습니다. 판매원 ID 값은 주문 테이블에서 판매 사원을 대상으로 주문을 연결 하는 데 사용 됩니다.

직원이

영업 직원 번호

이름

이름

101

Li

Yale

103

김영희

105

Hance

김병재

107

Koch

리드

Products 테이블에는 제품에 대 한 정보만 포함 됩니다. 각 레코드에는 고유 ID (제품 ID)가 있습니다. 제품 ID 값은 주문 정보 표에 제품 정보를 연결 하는 데 사용 됩니다.

Products

제품 ID

가격

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

고객 테이블에는 고객에 대 한 정보만 포함 됩니다. 각 레코드에는 고유 ID (고객 ID)가 있습니다. 고객 ID 값은 주문 테이블에 고객 정보를 연결 하는 데 사용 됩니다.

고객

고객 ID

이름

도로명 주소

도시

시/도

우편번호

전화

1001

극동 무역

2302 Harvard Ave

수원

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 컬럼비아 원

성대

WA

98234

425-555-0185

1005

동남 상사 ㈜

7007 Cornell St

레드몬드

WA

98199

425-555-0201

Orders 테이블에는 주문, 영업 직원, 고객, 제품에 대 한 정보가 포함 되어 있습니다. 각 레코드에는 고유 ID (주문 ID)가 있습니다. 주문 테이블에 고유한 주문 ID, 주문 날짜, 영업 직원 ID, 고객 ID만 포함 되도록이 테이블의 일부 정보는 주문 세부 정보를 포함 하는 추가 테이블로 분할 해야 합니다. 여기에 표시 된 테이블은 아직 주문 정보 테이블에 분할 되지 않았습니다.

주문

주문 ID

주문 날짜

영업 직원 번호

고객 ID

제품 ID

수량

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

주문 세부 정보 (예: 제품 ID 및 수량)는 주문 테이블에서 이동 하 고 주문 세부 정보 라는 테이블에 저장 됩니다. 9 개의 주문이 있으므로이 테이블에는 9 개의 레코드가 있다는 점에 유의 하세요. Orders 테이블에는 주문 정보 테이블에서 참조 하는 고유 ID (주문 ID)가 있습니다.

Orders 테이블의 최종 디자인은 다음과 같아야 합니다.

주문

주문 ID

주문 날짜

영업 직원 번호

고객 ID

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

주문 정보 테이블에 고유 값이 필요한 열이 포함 되지 않은 경우 (즉, 기본 키가 없음) 모든 열에 "중복" 데이터를 포함 하는 것이 좋습니다. 그러나이 테이블의 두 레코드는 완전히 동일 해야 합니다 (이 규칙은 데이터베이스의 모든 테이블에 적용 됨). 이 표에는 각각 개별 주문의 제품에 해당 하는 17 개의 레코드가 있어야 합니다. 예를 들어 주문 2349에서 3 개의 C-789 제품은 전체 주문의 두 부분 중 하나로 구성 됩니다.

주문 내역 테이블은 다음과 같이 표시 되어야 합니다.

주문 정보

주문 ID

제품 ID

수량

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Access에 Excel 데이터 복사 및 붙여넣기

이제 Excel에서 영업 직원, 고객, 제품, 주문, 주문 정보에 대 한 정보를 별도의 주제별로 나누어 해당 데이터를 Access에 직접 복사 하 여 테이블이 될 수 있습니다.

Access 테이블 간의 관계를 만들고 쿼리를 실행 합니다.

Access로 데이터를 이동한 후에는 테이블 간의 관계를 만든 다음 쿼리를 만들어 다양 한 주제에 대 한 정보를 반환할 수 있습니다. 예를 들어 주문 ID와 3/05/09과 3/08/09 사이에 입력 된 주문의 판매 직원 이름을 반환 하는 쿼리를 만들 수 있습니다.

또한 양식 및 보고서를 만들어 데이터 입력 및 판매 분석을 쉽게 할 수 있습니다.

추가 지원

Excel 기술 커뮤니티의 전문가에게 질문하고, Answers 커뮤니티에서 지원을 받고, Excel 사용자 의견에서 새로운 기능이나 개선 사항을 제안해 보세요.

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